Compilazione software Fedra compilazione e codici atto Per la presentazione del bilancio è necessario utilizzare il modello B del software Fedra

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1 DEPOSITO BILANCIO CONSOLIDATO DELLA SOCIETÀ CONTROLLANTE da parte della società controllata che si avvale dell esonero art. 27, commi 3 e 5, D.Lv. 127/91 Consigli sul software da utilizzare per il deposito Per il deposito del bilancio CONSOLIDATO DELLA SOCIETÀ CONTROLLANTE DA PARTE DELLA CONTROLLATA l ufficio, in considerazione della facilità d uso, consiglia di utilizzare Bilanci on line E possibile comunque utilizzare FEDRAPLUS 6.6 Vedi anche paragrafo Modalità di deposito in vigore Compilazione software Fedra dati da indicare i dati necessari per la compilazione della pratica sono i seguenti: numero REA nome dell obbligato al deposito ( amministratore o procuratore speciale o professionista incaricato ) denominazione società forma giuridica codice fiscale tipo bilancio (bilancio consolidato della società controllante) e relativa data di chiusura atti allegati e relative date Compilazione software Fedra compilazione e codici atto Per la presentazione del bilancio è necessario utilizzare il modello B del software Fedra Nei modelli di riepilogo di Fedra si dovranno indicare: codice atto 711 nella pratica relativa al deposito del bilancio ordinario codice atto 714 nella pratica relativa al deposito del bilancio consolidato della società controllante Non saranno accettati altri tipi di codici atto, come ad esempio A99 - A Dal mese di aprile 2005 sul sistema Telemaco sono attivi dei controlli che respingono le pratiche che, nel modello di riepilogo, riportano codici atto non conformi. avvertenze per la compilazione con Fedraplus 6.6 In fase di compilazione del modello B nella sezione Allegando della maschera Deposito bilancio e situazione patrimoniale, è possibile indicare solo le informazioni relative al verbale di approvazione. Se la controllante è italiana e, per la completa presentazione del bilancio sia necessario inviare ulteriori documenti (es. bilancio consolidato con la relazione sulla gestione), questi dovranno essere allegati nel modello di riepilogo (RP), compilando le rispettive occorrenze. Se la controllante è straniera e non si ha la necessità di inviare ulteriori documenti, sarà necessario indicare una data fittizia nel campo Verbale approvazione bilancio al in quanto il software prevede l obbligatorietà dell indicazione della data del verbale di assemblea in fase di compilazione del modello B

2 Documenti allegati 1) se la controllante è italiana bilancio consolidato: composto da stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa al consolidato relazione sulla gestione relativa al bilancio consolidato relazione di certificazione del bilancio consolidato: ai sensi dell art ter I comma c.c. verbale di assemblea di approvazione del bilancio d esercizio della controllante o ricevuta di avvenuto deposito al Registro Imprese N.B. Se la società esonerata e la controllante sono entrambe iscritte presso il Registro delle Imprese di Lodi.la società esonerata, in alternativa al bilancio consolidato della controllante, può depositare una dichiarazione dell obbligato al deposito. Nella dichiarazione si indicheranno gli estremi dell avvenuto deposito del bilancio consolidato da parte della controllante. 2) se la controllante è straniera bilancio consolidato Così come redatto all estero, allegando traduzione giurata in lingua italiana. oppure per le Società soggette al diritto di uno Stato membro dell Unione Europea, Bilancio Consolidato redatto in lingua italiana e firmato dall amministratore della Società Controllante o di quella italiana che provvede al deposito. Per la suddivisione dei file vedere il paragrafo "Predisposizione dei file da allegare" Termini La società controllata, a sua volta controllante, che si avvale dell esonero dalla redazione del bilancio consolidato ai sensi dell art. 27 D.Lv. 127/91, deve depositare il bilancio consolidato della propria controllante nei termini concessi alla controllante per lo stesso deposito. Pertanto: 1. nel caso di controllante italiana, la società esonerata deve effettuare il deposito entro 30 giorni dalla data di assemblea di approvazione del bilancio d esercizio della controllante. 2. nel caso di controllante straniera non sono previsti termini per il deposito. L eventuale sanzione sarà notificata dall ufficio tramite invio postale. Nota la società esonerata dovrà depositare il proprio bilancio d esercizio e, separatamente, il bilancio consolidato della controllante. sono esonerate dalla redazione del bilancio consolidato le imprese che si trovano nelle condizioni previste dall art. 27 del D.Lgs. 127/

3 GLI ERRORI PIU FREQUENTI Tra i principali motivi di sospeso si segnalano: mancata attestazione dell'avvenuta registrazione del verbale di assemblea di approvazione del bilancio che prevede la distribuzione degli utili la mancanza dell indicazione del codice pratica sulla procura speciale nel caso di reinvio, la corrispondenza tra il codice pratica indicato sul modello di procura e quello corrispondente alla pratica inviata a regolarizzazione mancanza o l illeggibilità di uno o più documenti da allegare (nota integrativa, documento d'identità ecc.) nelle pratiche di bilancio delle SRL la compilazione del modello S per la conferma o la variazione dell elenco soci dichiarazione del professionista incaricato al deposito degli atti al Registro delle Imprese incompleta mancato aggiornamento del software di firma (il sistema respinge le pratiche contenenti firme non conformi alle normativa vigente). file del bilancio in formato Pdf/A allegato anche se non previsto. Il prospetto contabile in formato Pdf/A deve essere allegato alla pratica di deposito, in aggiunta al file in formato XBRL, solo nell'ipotesi in cui la vigente tassonomia non sia giudicata compatibile con i principi di chiarezza, correttezza e verità di cui all art c.c.; in tal caso sarà necessario indicare le motivazioni del doppio deposito inserendo apposita dichiarazione a cura esclusivamente del legale rappresentante in calce alla nota integrativa (con conseguente certificazione del solo bilancio in formato Pdf/A) ancora numerosi i casi in cui viene erroneamente utilizzato il modello B per il deposito del bilancio finale di liquidazione. Si ricorda che il deposito del bilancio finale deve compilando il modello S3 da inviare con modalità "Comunica". L'adempimento non è soggetto a termini

4 MODALITA' DI DEPOSITO IN VIGORE I bilanci possono essere depositati con le seguenti modalità: 1) presentazione con invio telematico e firma digitale utilizzando FEDRAPLUS ) presentazione con BILANCI ON LINE Invio telematico Per l invio telematico è necessario essere dotati di dispositivo di firma digitale ed aver sottoscritto la convenzione a TelemacoPay la pratica deve essere compilata su programma FEDRAPLUS 6.6 o altro programma compatibile; deve essere firmata con il software DIKE, scaricabile gratuitamente dal sito il file deve essere inviato dal sito TELEMACO Si ricorda che sul sito Internet sono disponibili le guide operative. Invio telematico costi Se i fondi presenti non sono sufficienti per la copertura del costo dell invio richiesto, il servizio di spedizione verrà sospeso fino al reintegro del conto. Si consiglia quindi di verificare prima dell invio la consistenza del fondo prepagato utilizzando la funzione saldo disponibile in Telemaco. L eventuale integrazione potrà essere fatta dalla pagina principale di Telemaco. Per l'anno 2013 è stata confermata in 2,70 la maggiorazione dei diritti di segreteria dovuti per il deposito delle pratiche di bilancio ed elenco soci per il finanziamento dell OIC Organismo Italiano di Contabilità, che stabilisce i principi contabili di redazione dei bilanci. L aumento si applica: a tutte le tipologie di deposito bilancio o situazione patrimoniale di consorzio al deposito dell elenco soci Su tale maggiorazione del diritto di segreteria non è prevista la riduzione per le cooperative sociali. 62,70 diritti di segreteria per il deposito del bilanci con o senza elenco soci Riduzioni: le cooperative sociali pagano 32,70 Esenzioni: start-up innovative (*) 62,70 diritti di segreteria per il deposito del solo elenco soci (non contestuale al bilancio) 20,70 diritti di segreteria per il deposito del bilanci delle Istituzioni iscritte al REA 62,70 diritti di segreteria per il deposito del bilancio a rettifica 30,00 diritti di segreteria per il deposito dell elenco soci a rettifica 65,00 imposta di bollo a forfait per ogni pratica (modello + allegati), indipendentemente dal numero di pagine degli allegati Esenzioni: cooperative sociali e start-up innovative (*) 16,00 Istituzioni iscritte al REA: imposta di bollo a forfait per ogni pratica (modello + allegati), indipendentemente dal numero di pagine degli allegati 2,00 costo di invio - 4 -

5 (*) Le start-up innovative, iscritte nell apposita sezione speciale del Registro Imprese, sono esonerate dal pagamento dei diritti di segreteria e dell'imposta di bollo. L'esenzione si applica dalla data di iscrizione nella sezione speciale, quindi non è prevista per le imprese che, pur avendo presentato domanda di iscrizione come start-up innovativa, non risultano ancora iscritte. Nel caso in cui l'iscrizione come start-up innovativa sia sospesa si precisa quindi che il deposito del bilancio potrà godere dell'esenzione da diritti e bolli solo nel caso in cui, al momento del deposito, il sospeso sia stato regolarizzato e l'impresa risulti quindi iscritta già come start-up innovativa. ATTENZIONE: in fase di spedizione della pratica è possibile (nella maschera "IMPORTI") indicare l'esenzione dal bollo ma è richiesta obbligatoriamente la valorizzazione del diritto di segreteria. L'invio della pratica non comporterà, in ogni caso, alcun addebito in quanto l'importo indicato sarà automaticamente azzerato in fase di protocollazione della pratica, con evidenza nella ricevuta di protocollo

6 Bilanci on line Il servizio BILANCI ON LINE è limitato alla presentazione dei Bilanci senza elenco soci o con riconferma di quello precedente Bilanci on line cosa serve Per utilizzare BILANCI ON-LINE non è necessario usare Fedraplus 6.6 o altri prodotti analoghi Il servizio è raggiungibile dal sito webtelemaco.infocamere.it ed è utilizzabile su browser. Per accedere al servizio è necessario: aver sottoscritto una convenzione Telemaco Pay di InfoCamere, ed aver ottenuto una user-id di riconoscimento. firmare digitalmente i documenti da inviare utilizzando l opportuno software (tipo Dike) ed avere un lettore di smartcard installato per la firma digitale sarà necessario essere in possesso di un dispositivo di firma digitale rilasciato da un Certificatore accreditato. Bilanci on line costi Se i fondi presenti non sono sufficienti per la copertura del costo dell invio richiesto, il servizio di spedizione verrà sospeso fino al reintegro del conto. Si consiglia quindi di verificare prima dell invio la consistenza del fondo prepagato utilizzando la funzione saldo disponibile in Telemaco. L eventuale integrazione potrà essere fatta dalla pagina principale di Telemaco. Per l'anno 2013 è stata confermata in 2,70 la maggiorazione dei diritti di segreteria dovuti per il deposito delle pratiche di bilancio ed elenco soci per il finanziamento dell OIC Organismo Italiano di Contabilità, che stabilisce i principi contabili di redazione dei bilanci. L aumento si applica a tutte le tipologie di deposito bilancio o situazione patrimoniale di consorzio (con o senza elenco soci) Su tale maggiorazione del diritto di segreteria non è prevista la riduzione per le cooperative sociali. 62,70 diritti di segreteria per il deposito del bilanci con o senza elenco soci Riduzioni: le cooperative sociali pagano 32,70 Esenzioni: start-up innovative (*) 20,70 diritti di segreteria per il deposito del bilanci delle Istituzioni iscritte al REA 65,00 imposta di bollo a forfait per ogni pratica (modello + allegati), indipendentemente dal numero di pagine degli allegati Esenzioni: cooperative sociali e start-up innovative (*) 16,00 Istituzioni iscritte al REA: imposta di bollo a forfait per ogni pratica (modello + allegati), indipendentemente dal numero di pagine degli allegati 2,00 costo di invio - 6 -

7 (*) Le start-up innovative, iscritte nell apposita sezione speciale del Registro Imprese, sono esonerate dal pagamento dei diritti di segreteria e dell'imposta di bollo. L'esenzione si applica dalla data di iscrizione nella sezione speciale, quindi non è prevista per le imprese che, pur avendo presentato domanda di iscrizione come start-up innovativa, non risultano ancora iscritte. Nel caso in cui l'iscrizione come start-up innovativa sia sospesa si precisa quindi che il deposito del bilancio potrà godere dell'esenzione da diritti e bolli solo nel caso in cui, al momento del deposito, il sospeso sia stato regolarizzato e l'impresa risulti quindi iscritta già come start-up innovativa. ATTENZIONE: in fase di spedizione della pratica è possibile (nella maschera "IMPORTI") indicare l'esenzione dal bollo ma è richiesta obbligatoriamente la valorizzazione del diritto di segreteria. L'invio della pratica non comporterà, in ogni caso, alcun addebito in quanto l'importo indicato sarà automaticamente azzerato in fase di protocollazione della pratica, con evidenza nella ricevuta di protocollo

8 FIRME DIGITALI E DICHIARAZIONI DI CORRISPONDENZA/CONFORMITÀ DEGLI ATTI L'amministratore e' in possesso del dispositivo di firma digitale e firma digitalmente gli allegati In questo caso la sottoscrizione digitale deve essere apposta dall amministratore: su tutti gli atti allegati al deposito. Nel caso siano in possesso di firma digitale anche i sindaci piuttosto che il segretario o il Presidente dell assemblea, possono sottoscrivere direttamente l atto di loro competenza. sulla distinta di accompagnamento, Nella compilazione della distinta: nel campo in cui bisogna indicare i dati del soggetto che presenta la pratica di bilancio, andranno inseriti il cognome e nome dell amministratore nel campo in qualità di andrà scelta dall apposita tabella di Fedra la qualifica rivestita nell ambito della società. Occorrerà rendere la dichiarazione di corrispondenza degli atti allegati utilizzando il testo seguente: Io sottoscritto amministratore della Società consapevole delle responsabilità penali previste in caso di falsa dichiarazione, attesto, ai sensi dell art. 47 del DPR 445/2000, la corrispondenza delle copie dei documenti allegati alla presente pratica ai documenti conservati agli atti della Società. Il testo della dichiarazione può essere scritto: in un unico documento che elenca tutti gli atti allegati oppure in fondo ad ogni documento allegato oppure nel modello XX Note della Distinta Fedra elencando tutti gli atti allegati Inoltre, per i soggetti obbligati al deposito del bilancio in formato XBRL, qualora l assemblea approvi il bilancio con prospetto contabile che costituisce la rappresentazione a stampa del file informatico XBRL, l amministratore che provvede al deposito al registro delle imprese inserisce, in calce alla nota integrativa in formato PDF/A, la seguente dicitura: Il/la sottoscritto/a (cognome e nome), in qualità di amministratore, consapevole delle responsabilità penali previste in caso di falsa dichiarazione, attesta, ai sensi dell art.47 D.P.R. 445/2000, la corrispondenza del documento informatico in formato XBRL contenente lo stato patrimoniale e il conto economico e la presente nota integrativa a quelli conservati agli atti della società Nel caso in cui il prospetto contabile in formato XBRL, firmato digitalmente dall amministratore, rappresenti il file informatico originale conservato dalla società, non sarà necessaria alcuna dichiarazione di conformità. In calce alla nota integrativa dovrà essere riportata la dichiarazione di veridicità del bilancio e la sua rispondenza alle risultanze delle scritture contabili. Vedi anche paragrafo Deposito bilanci da parte di dottori commercialisti, ragionieri o periti commerciali iscritti ai relativi albi - 8 -

9 L'amministratore non e' in possesso del dispositivo di firma digitale Se l amministratore non è in possesso di dispositivo di firma digitale oppure è impossibilitato all utilizzo della stessa può avvalersi della procura speciale che dovrà sottoscrivere con firma autografa. Con il modello di procura speciale l amministratore: delega il procuratore speciale alla presentazione di una specifica pratica di bilancio attesta la corrispondenza degli atti che saranno depositati. Con questa modalità non sarà necessario scrivere la dichiarazione di corrispondenza su tutti gli atti o allegare un ulteriore file che attesti la corrispondenza degli atti allegati. può eleggere il proprio domicilio presso il soggetto che provvede alla trasmissione telematica che potrà quindi eseguire eventuali rettifiche di errori formali relativi alla modulistica elettronica. Il procuratore speciale che provvederà al deposito del bilancio dovrà sottoscrivere con il proprio dispositivo di firma digitale: la distinta di accompagnamento, il bilancio, ogni altro documento allegato al bilancio, il modello di procura speciale, il documento d identità dell amministratore. Il fac-simile del modello di procura è disponibile nel Prontuario Regionale per il deposito dei bilanci. Il modello di procura speciale ed il documento d identità dell amministratore andranno scannerizzati come due distinti documenti per garantire la riservatezza dei dati personali. Nel modello RP-RIEPILOGO di FEDRA andranno indicati i seguenti codici: E20 per il file contenente la copia del documento d identità D01 per il file relativo alla procura. Il procuratore speciale indicherà il proprio cognome e nome nella compilazione della distinta Fedra e nel campo in qualità di inserirà la dicitura procuratore speciale I documenti di Bilancio ed i relativi allegati non dovranno contenere la dichiarazione di corrispondenza perché già compresa nel modello di procura speciale firmato dall amministratore. Inoltre, per i soggetti obbligati al deposito del bilancio in formato XBRL, il procuratore speciale dovrà rendere la dichiarazione di conformità dei documenti (prospetto XBRL e nota integrativa) ai sensi dell art. 22, comma 3 del D. Lgs. n. 82/2005, riproducendo in calce alla nota integrativa la seguente dichiarazione: Il sottoscritto.. delegato alla presentazione dell istanza di deposito del bilancio d esercizio, ai sensi degli articoli, 38, comma 3-bis DPR 445/2000 e 22, comma 3 del D.Lgs. n. 82/2005 dichiara che il documento informatico in formato XBRL contenente lo stato patrimoniale e il conto economico, e la presente nota integrativa in formato PDF/A, composta di n. pagine numerate da 1 a n sono conformi ai corrispondenti documenti originali da cui sono tratti. Luogo e data Vedi anche paragrafo Deposito bilanci da parte di professionisti iscritti ai relativi albi - 9 -

10 Deposito bilanci da parte di professionisti iscritti ai relativi albi Il legale rappresentante può incaricare alla trasmissione della pratica di bilancio un dottore commercialista, un ragioniere o un perito commerciale purché iscritto nel relativo albo. Il professionista incaricato, munito di dispositivo di firma digitale e titolare di una convenzione di pagamento dovrà effettuare una dichiarazione per ogni pratica inviata utilizzando il testo seguente: Il sottoscritto Dott./Rag..., nato a... il..., consapevole delle responsabilità penali previste in caso di falsa dichiarazione, ai sensi degli artt. 46 e 47 D.P.R. 445/2000, dichiara 1) di essere iscritto all Albo dei...della Provincia di... 2) di essere stato incaricato alla trasmissione dal legale rappresentante pro tempore della società di cui al presente adempimento". La dichiarazione può essere inserita: allegando alla pratica il modello XX Note della Distinta Fedra in uno dei documenti allegati, in un file separato Il professionista deve sottoscrivere con il proprio dispositivo di firma digitale la distinta di accompagnamento, il bilancio ed ogni altro documento allegato al bilancio; Nella compilazione della distinta dovrà essere indicato, quale obbligato alla presentazione, il cognome e nome del professionista e come qualifica quella di professionista incaricato ; La dicitura di conformità potrà essere scritta: in calce a ciascun documento nel modello XX Note che andrà allegato alla pratica Fedra anche in un file separato Per la dicitura di conformità utilizzare il testo seguente: Il/la sottoscritto/a Dott./rag,ai sensi dell art.31 comma 2-quinquies della Legge 340/2000, dichiara che il presente documento è conforme all originale depositato presso la società Inoltre, per i soggetti obbligati al deposito del bilancio in formato XBRL, qualora l assemblea approvi il bilancio con prospetto contabile che costituisce la rappresentazione a stampa del file informatico XBRL, colui che provvede al deposito al registro delle imprese inserisce, in calce alla nota integrativa in formato PDF/A, la seguente dicitura: Il sottoscritto dott./rag iscritto al n. dell Albo dei Dottori Commercialisti e degli esperti contabili, quale incaricato della società, ai sensi dell art. 31, comma 2-quater della L. 340/2000, dichiara che il documento informatico in formato XBRL contenente lo stato patrimoniale e il conto economico, e la presente nota integrativa in formato PDF/A, sono conformi ai corrispondenti documenti originali depositati presso la società

11 XBRL deposito bilancio in formato XBRL Le società di capitali devono depositare i prospetti contabili del bilancio d esercizio (stato patrimoniale, inclusi i conti d ordine, e conto economico) in formato XBRL. L obbligo è in vigore per le società di capitali che chiudono l esercizio dopo il 16 febbraio 2009; sono esclusi i bilanci approvati in date successive al 16 febbraio 2009 ma riferiti a chiusure d esercizio precedenti (es.: 31/12/08, 30/01/09). Sono altresì esonerate dalla presentazione del bilancio di esercizio e/o del bilancio consolidato in formato XBRL: le società che applicano i principi contabili internazionali IAS/IFRS tra cui le società quotate, le banche e gli altri intermediari finanziari vigilati dalla Banca d Italia le società esercenti attività di assicurazione e riassicurazione che utilizzano schemi specifici. La versione di tassonomia formato XBRL da utilizzare per il deposito 2013 dei bilanci d esercizio è la stessa dell anno scorso (versione pubblicata sul sito ministeriale DigitPA) Il file XBRL non può mai essere omesso, tranne i casi di esonero espressamente previsti dalla normativa. Il bilancio in formato XBRL è il documento destinato alla pubblicazione nel registro delle imprese, pertanto la sua mancanza è motivo di sospensione del deposito e di eventuale rifiuto dell istanza oltre che di mancata certificazione. Non sono da convertire nel nuovo formato né la nota integrativa né gli altri allegati al bilancio (es. verbale di approvazione), i quali devono comunque essere predisposti e depositati nel formato PDF/A. Se il legale rappresentante ritiene che le tassonomie previste dalla specifiche XBRL italiane non siano sufficienti a rappresentare il bilancio approvato dalla società secondo i principi della chiarezza, correttezza e verità, deve depositare, insieme alla versione in XBRL, anche una copia del bilancio in formato PDF/A, previa apposizione nel quadro Note della distinta Fedra (oppure in calce alla nota integrativa in formato PDF/a) della seguente dichiarazione: Il sottoscritto (amministratore/liquidatore) ai sensi dell art. 47 del DPR 445/2000 dichiara che lo stato patrimoniale ed il conto economico sono redatti in modalità non conforme alla tassonomia italiana XBRL, in quanto la stessa non è sufficiente a rappresentare la particolare situazione aziendale nel rispetto dei principi di chiarezza, correttezza e veridicità richiesti dall art C.C. Tale dichiarazione di difformità non può essere resa direttamente dal professionista, né dal soggetto incaricato ai sensi dell art. 38, comma 3-bis, né dal notaio ma solo all amministratore/liquidatore. Se tutti i files sono firmati digitalmente dall amministratore/liquidatore la dichiarazione andrà inserita nel riquadro note della Distinta Fedra o in un file a parte. Se invece tutti i files sono firmati dal soggetto delegato (procuratore speciale o professionista incaricato) la dichiarazione dovrà essere allegata in un file a parte in formato PDF/A con firma autografa dell amministratore/liquidatore allegando il documento di riconoscimento dello stesso nel caso di invio da parte del professionista incaricato al deposito. Ulteriori informazioni sono disponibili nel sito XBRL Italia Sul sito sono pubblicati anche approfondimenti ed esemplificazioni applicative. Successivi aggiornamenti della tassonomia saranno trasmessi da XBRL Italia a DigitPA per la pubblicazione

12 In sintesi le operazioni da eseguire per il deposito sono le seguenti: predisposizione dell'istanza XBRL del Prospetto Contabile (Stato Patrimoniale + Conto Economico) in base alla Tassonomia di riferimento ( attraverso l'utilizzo di opportuni strumenti di generazione ( predisposizione di tutti i documenti di bilancio con gli opportuni software gestionali, in formato pdf/a, secondo la consueta modalità per il deposito al Registro Imprese ( firma digitale di tutti gli allegati della pratica, compresa l'istanza (file.xbrl) compilazione della pratica ed indicizzazione dell'istanza allegata con il tipo documento: "BILANCIO XBRL" come da istruzioni Infocamere sul sito ATTENZIONE: in Telemaco sono disponibili gli strumenti per la generazione e la validazione del file XBRL e per la verifica della conformità dei documenti alle specifiche PDF/A Soggetti obbligati ed esonerati Le società obbligate sono tutte quelle tenute a redigere: I. un bilancio d esercizio ai sensi dell art o 2435 bis c.c. (srl\spa\cooperative), II. un bilancio consolidato ai sensi del d.lgs. 127/91, III. un bilancio d esercizio ai sensi dell art.31 del T.U. 267 del 2000 (consorzi di Enti Locali e Aziende speciali), IV. un bilancio d esercizio ai sensi dell art.6 d.lgs. n /4/98 ( Enti autonomi Lirici), V. una situazione patrimoniale ai sensi dell art.2615 bis c.c. ( Consorzi con attività esterna) VI. una situazione patrimoniale ai sensi dell art. 7 d.lgs.240/91 ( Geie) Sono escluse le seguenti tipologie societarie: 1) società quotate in mercati regolamentati; 2) le società anche non quotate che redigono i bilanci avvalendosi dei principi contabili internazionali così come previsto dal d.lgs. n. 38 del 28/2/05 3) società esercenti attività di assicurazione e riassicurazione di cui all art.1 d.lgs.7/9/05 n 209; 4) Istituti bancari tenuti a redigere i bilanci secondo il decreto legislativo 27 gennaio 1992, n. 87 ; 5) società di gestione previste dalla legge 23 marzo 1983, n. 77; 6) società finanziarie capogruppo dei gruppi bancari iscritti nell'albo; 7) società previste dalla legge 2 gennaio 1991, n. 1; 8) società esercenti altre attività finanziarie indicate nell'articolo 59, comma 1, lettera b), della legge 19 febbraio 1992, n ) società controllate incluse nel consolidato delle società di cui ai punti precedenti 10) consorzi costituiti ai sensi della Legge 326/03 (consorzi cofidi) 11) società che depositano un consolidato redatto all estero avvalendosi dell art.27 del d.lgs.127/91, solo in relazione al suddetto bilancio. ATTENZIONE: nella nuova versione di Fedraplus 6.6 è stata aggiornata la tabella dei codici collegata al campo Indicazione formato XBRL del modello B. Nella nuova tabella dei codici non è più prevista la scelta SOGGETTO NON OBBLIGATO. Tale voce è stata variata in ESERCIZIO CHIUSO IN DATA ANTECEDENTE AL 16/2/2009 e deve essere utilizzata dai soggetti che non ricadono in uno degli altri motivi di esenzione previsti dalla tabella. Nelle Note della pratica andranno riportate informazioni sul motivo per il quale la società è esclusa dall obbligo di deposito del bilancio in formato XBRL

13 Formato PDFa ATTENZIONE: in Telemaco sono disponibili gli strumenti per: generare e verificare la validità del file in formato XBRL verificare la corretta conversione in formato PDF/A dei documenti da depositare in tale formato. Il documento di bilancio (stato patrimoniale + conto economico) è da predisporre: in formato XBRL per i soggetti obbligati al deposito del bilancio in tale formato in formato PDF/A per i soggetti esonerati dal deposito in tale formato Tutti gli altri allegati alla pratica di bilancio devono essere convertiti in formato PDF/a ad eccezione: della procura speciale (si raccomanda, per evitare sospensioni della pratica, di compilare il modello in modo completo riportando il corretto codice pratica alla quale è collegato) del documento d identità (leggibile in modo chiaro) Per la predisposizione dei file in formato PDF/a è consigliato l utilizzo del programma gratuito PDF/Creator. L installazione del programma genera la creazione di una stampante virtuale che consente, con una modalità molto semplice, la conversione anche dei file in formato PDF. Non deve essere convertito in PDF/a il modello C17 (albo Cooperative)

14 INFORMAZIONI GENERALI Esclusione del deposito bilanci dalla Comunicazione Unica L invio del bilancio con o senza elenco soci e escluso dalla modalita di presentazione con la Comunicazione unica. L esclusione si applica anche ad eventuali depositi di elenchi soci inviati separatamente dal bilancio. Suddivisione dei file da allegare La modalità consigliata di predisposizione dei documenti da allegare alla pratica è di predisporre un file per ciascun allegato, quindi: istanza XBRL per i soggetti obbligati oppure bilancio in formato PDF/A per i soggetti non obbligati al deposito in formato XBRL nota integrativa (per le Società esenti dal XBRL si può fare un unico file con il bilancio) verbale di approvazione del bilancio eventuali relazioni modello di procura speciale documento di riconoscimento dell'amministratore (utilizzare il codice documento E20) modello C17 eventuale dichiarazione di mantenimento dei requisiti come start-up innovativa In alternativa è possibile predisporre un file unico, nel quale vengono accorpati tutti i documenti sopra elencati, salvo l'istanza in formato XBrl per i soggetti obbligati, l eventuale modello Procura e il documento d identità dell Amministratore che vanno comunque firmati e allegati separatamente. Un invio con le seguenti caratteristiche è soggetto a problematiche tecniche con una frequenza maggiore rispetto ai file suddivisi ed è una modalità assolutamente vietata alle società tenute a depositare il bilancio in XBRL. Scadenza in un giorno festivo se il termine per il deposito di un atto cade di sabato o di giorno festivo la scadenza si sposta al primo giorno lavorativo successivo. Dpr. 558 del 14 dicembre 1999, articolo 3, comma 2 Sanzioni previste per bilancio o elenco soci depositato fuori termine Dal 15 novembre 2011, in seguito alla modifica dell art c.c. (*) le sanzioni nel caso di tardato deposito sono: per il Bilancio 91,56 per il Bilancio, se depositato entro i 30 giorni successivi alla scadenza 274,66 per il Bilancio, se depositato oltre i 30 giorni successivi al termine di scadenza per l Elenco Soci 68,66 per l Elenco Soci, se depositato entro i 30 giorni successivi alla scadenza 206 per l Elenco Soci, se depositato oltre i 30 giorni successivi alla scadenza Su entrambe le sanzioni sono applicati 17 di spese di notifica. La sanzione per il deposito fuori termine del bilancio e dell elenco soci, è dovuta da ciascuno degli amministratori e per entrambi gli atti. L Ufficio notifica la sanzione tramite invio postale; la sanzione si deve pagare entro 60 giorni dalla notifica. ATTENZIONE: i nuovi importi si applicano agli adempimenti per i quali il 14/11/2011 era l'ultimo giorno utile per il deposito nei termini (quindi il 15 novembre 2011 era il primo giorno oltre i termini). Per gli adempimenti che al 14/11/2011 risultavano già sanzionabili (depositati oltre i termini), si applicano invece le precedenti disposizioni normative ed i relativi importi. (*) introdotta dall art. 9 comma 5 della legge 180/2011 "Statuto per le imprese" (pubblicata nella G.U n. 265 del 14/11/2011), in vigore dal 15/11/

15 Possibili cause di non accoglimento della pratica di bilancio telematica tra le possibili cause di irricevibilità si ricordano le seguenti mancanza della distinta Fedra oppure allegati riferiti ad altra società (es. distinta Fedra intestata a società ALFA e tutti gli allegati intestati a società BETA) mancanza della firma digitale dell obbligato al deposito su tutti i file mancanza della firma digitale sul modello di deposito (Distinta Fedra) l avviso di ricevimento è negativo la Camera di Commercio non è competente territorialmente alla ricezione del deposito. Non sarà considerata valida ai fini del deposito presso la Camera di Commercio di Lodi la data di un invio effettuato in precedenza ma erroneamente su altra Camera di Commercio. la domanda non è compilata con il software Fedra o con un altro programma informatico compatibile e conforme alle specifiche tecniche verificabili sul sito manca l'atto quando richiesto; manca il corretto collegamento del Numero R.E.A. al Codice Fiscale dell impresa Protocollazione automatica Nell inviare una pratica di bilancio il sistema Telemaco è predisposto affinché l invio venga protocollato automaticamente. Per il completamento della procedura sarà necessario cliccare sul tasto IMPORTI disponibile nella maschera degli Applet di Telemaco e compilare il campo diritti. Dal 10 Maggio 2006 è attivo il controllo del fondo residuo al momento della spedizione pratiche: nel caso in cui i fondi presenti sul conto prepagato siano insufficiente a coprire il costo delle operazioni richieste, il servizio di spedizione verrà sospeso fino al reintegro del conto stesso. Si raccomanda quindi di verificare la propria disponibilità con la funzione "saldo" dalla pagina principale di Telemaco. La protocollazione automatica prevede l emissione di due ricevute di protocollo: prima ricevuta Dopo l invio verrà spedita una mail cui sarà allegata una ricevuta di protocollo sulla quale non comparirà l indicazione dell operatore in quanto generata dal sistema L istruttoria della pratica avverrà successivamente seconda ricevuta Dopo l istruttoria della pratica verrà emessa una nuova ricevuta che non sarà inviata ma potrà essere scaricata dalla pagina pratiche in istruttoria su Telemaco. Su questa seconda ricevuta di protocollo sarà riportato lo stesso numero della prima spedita in automatico dal sistema e sarà indicato il nominativo dell operatore cui è stata attribuita la pratica di bilancio Se in sede di istruttoria si saranno rilevati errori nella compilazione o negli allegati, sulla ricevuta sarà indicato anche lo stato di sospeso Il motivo del sospeso e le modalità per regolarizzarlo si troveranno nelle note della stessa ricevuta e/o nel Diario messaggi in Gestione correzioni. Tra i principali motivi che bloccano la protocollazione automatica si ricordano: la mancanza di fondi necessari a coprire gli importi dovuti per diritti di segreteria e bollo la mancanza di almeno una firma valida sugli allegati

16 Le ricevute inviate dal sistema Telemaco chi invia telematicamente una pratica riceve da Infocamere le seguenti comunicazioni: AVVISO DI RICEZIONE: una mail confermerà che la pratica è stata ricevuta dal sistema Telemaco e che la pratica è stata smistata dal sistema alla Camera di Commercio selezionata nel software Fedra. L avviso di ricezione viene inviato sia in caso di esito positivo che negativo. Tra i principali casi di avvisi di ricezione negativi si ricorda la mancanza del corretto collegamento del Numero R.E.A. al Codice Fiscale dell impresa Attenzione l avviso di ricezione può essere inviato dal sistema anche per pratiche che, nella successiva istruttoria, possono essere ritenute irricevibili dalla Camera di Commercio. AVVISO DI PROTOCOLLAZIONE AUTOMATICA: la ricevuta di protocollo sarà inviata in allegato alla mail di avviso Tra i possibili casi in cui non è possibile procedere alla protocollazione automatica si ricorda: mancanza di fondi mancanza della firma digitale valida su uno degli allegati e/o sulla distinta L avviso di protocollazione viene inviato sia in caso di esito positivo che negativo. L istruttoria della pratica sarà effettuata successivamente Alla fine dell istruttoria il sistema emetterà una nuova ricevuta con lo stesso numero di protocollo e l indicazione dell operatore cui è stata assegnata la pratica, quest ultima ricevuta non sarà inviata ma sarà scaricabile dal sistema Telemaco Se dall istruttoria emergono errori nella compilazione o negli allegati, la pratica verrà sospesa e verrà richiesta la regolarizzazione. Il motivo del sospeso e le modalità per la sua regolarizzazione saranno visibili nel Diario messaggi in Gestione correzioni oppure nelle note della ricevuta di protocollazione. Nel caso in cui l indicazione sia di rinviare la pratica per procedere alla correzione si ricorda di utilizzare l opzione REINVIO in IMPORTI perché non siano addebitati ulteriori costi per la pratica. AVVISO DI EVASIONE: è la comunicazione che attesta l evasione della pratica. Sarà inviata tramite mail alla quale è allegata la visura aggiornata della società. Regolarizzazione bilanci ed elenchi soci in sospeso Se dall istruttoria della pratica emergono degli errori la pratica viene messa in sospeso e per la sua regolarizzazione basterà seguire le indicazioni dell ufficio riportate nelle note della ricevuta di protocollo e/o nel Diario messaggi in Gestione correzioni. Possono presentarsi due casi: rinvio della pratica a seguito della richiesta dell ufficio: nella nuova pratica indicare nel modello XX Note pratica spedita per regolarizzare il protocollo n.. nella fase di spedizione da Telemaco selezionare l opzione REINVIO nella maschera Importi ed indicare il numero e l anno del protocollo sopeso; in questo modo non verranno trattenuti ulteriori costi. rinvio di uno o più allegati: entrare nella funzione Gestione Correzioni e cliccare sulla voce Allegati allegare i documenti richiesti cliccando sul tasto nuovo allegato In entrambi i casi dopo aver seguito la procedura indicata entrare nella sezione in istruttoria e cliccare su chiusura correzioni ; questa procedura avviserà l ufficio che il sospeso è stato regolarizzato; non è quindi necessario avvisare tramite

17 Deposito a rettifica di bilancio o elenco soci Qualora si rilevasse di aver proceduto all invio di una pratica sbagliata sarà possibile presentare una nuova pratica: utilizzando la funzione Reinvio (disponibile nella maschera Importi ) se la pratica da correggere non è ancora stata evasa. Rimandare una pratica completa indicando nel modello XX Note che "trattasi di reinvio relativo al protocollo n. e/o alla pratica n...". In fase di istruttoria, sarà oggetto di valutazione da parte dell'ufficio, in base allo stato della prima pratica inviata, se trattenere gli importi dovuti per la pratica a rettifica. inviando una pratica a rettifica se la prima pratica risulta già evasa. Le modalità da seguire per il deposito a rettifica di una pratica già evasa sono le seguenti: effettuare un nuovo deposito ripresentando tutta la documentazione, anche quella non modificata. Quando la rettifica è inerente il solo bilancio, perché il deposito risulti completo, è sufficiente il re-invio dell atto rettificato, inserendo un solo codice (es.: 711 o 713), senza inserire di nuovo tutti i codici del primo invio. quando la rettifica è inerente il solo elenco soci precedentemente depositato congiuntamente al bilancio è necessario compilare il modello S con modalità comunica ed indicare nel riquadro Note che si tratta di pratica a rettifica dell'elenco soci depositato con prot. NNN del XX/XX/XXXX, specificando la motivazione della rettifica. Non deve essere riallegata la documentazione relativa al bilancio. in base alle modalità di presentazione scelta versare i diritti di segreteria previsti per il deposito a rettifica e l imposta di bollo. compilare Fedra scrivendo A RETTIFICA nel campo note, indicando gli estremi del protocollo cui si riferisce il deposito a rettifica oppure basterà allegare alla pratica la copia della ricevuta di protocollo precedentemente rilasciata. Per i depositi a rettifica dell elenco soci, si ricorda che nel caso si rettifichi un anno X, la cui situazione è stata riconfermata negli anni successivi, non sarà necessario depositare una rettifica per ogni anno riconfermato ma basterà inserire nel quadro note di Fedra la seguente frase A seguito del presente deposito, si autorizza l ufficio del Registro delle Imprese Telematico alla rettifica automatica delle riconferme elenco soci con protocollo relative agli anni. Si segnala che, nel caso di invio di pratica a rettifica del solo elenco soci, in telemaco non viene data la possibilità di inserire l'importo di 30 euro dovuto per i diritti segreteria; pertanto, al fine di evitare la segnalazione di un errore bloccante al momento dell'invio, in fase di compilazione della pratica si dovrà selezionare l'importo relativo al deposito di bilancio (62,60 euro), sarà poi l'operatore in fase di istruttoria della pratica a riaccreditare l'importo non dovuto. A tal fine è molto importante che si segua in modo corretto la procedura operativa per il deposito a rettifica, in particolare nella parte che prevede la compilazione del modello XX Note. Attenzione: le società che non depositano l elenco soci, confermato o variato, con il bilancio o comunque entro 30 gg dall approvazione del bilancio, e provvedono a comunicarlo successivamente sono in sanzione. Trattandosi di deposito omesso infatti non è possibile inviare l elenco soci a rettifica Deposito a rettifica di bilancio su BILANCI ON LINE Le modalità operative da utilizzare per l invio di una pratica del bilancio a rettifica sono dettagliate nel paragrafo deposito a rettifica di bilancio o elenco soci. Con Bilanci on line non è possibile inviare il solo elenco soci a rettifica

18 Deposito elenco soci chi non deve depositarlo L'elenco soci non deve essere depositato da: S.R.L. SOCIETÀ CONSORTILI a r.l. COOPERATIVE a r.l. G.E.I.E. SOCIETÀ STRANIERE SOCIETÀ QUOTATE IN BORSA CONSORZI con attività esterna (al deposito sono invece tenuti i CONSORZI CONFIDI) Introduzione dell'euro e la pubblicazione del bilancio Per i bilanci redatti a partire dal 1/1/2002 (cioè con chiusure d esercizio nel 2002) è obbligatoria la redazione in euro. La somma del valore nominale delle azioni, nel caso di Spa, o la somma delle quote, nel caso di Srl, deve essere pari all ammontare del capitale sociale sottoscritto. Per le srl la quota, dopo la conversione, può essere inferiore ad 1 euro. Potrà essere infatti pari a 0,52 o 0,51 euro (il capitale sociale dovrà ovviamente essere multiplo di tale quota minima). Il bilancio deve essere redatto in unità di euro, senza cifre decimali, ad eccezione della nota integrativa che può essere redatta in migliaia di euro (art comma c.c.) NOTA: Solo i bilanci consolidati redatti dopo l'entrata in vigore del D.Lgs. 173 del 3/11/2008 possono essere predisposti in migliaia di Euro (Art. 29, comma 6 del D.Lgs. 127/91 modificato dal D.Lgs. 173 del 3/11/2008)

19 CASI PARTICOLARI Bilancio non approvato Si ritiene che il bilancio non approvato non sia un documento soggetto ad iscrizione o deposito, in considerazione del principio di tipicità del Registro delle Imprese. Bilancio approvato con verbale di assemblea che riporta omissis Nel caso in cui il verbale di Assemblea di approvazione del bilancio contenga parti in omissis, il verbale deve essere depositato in estratto notarile. Il file deve essere firmato digitalmente dal Notaio. Bilancio finale di liquidazione Per il bilancio finale di liquidazione non è previsto alcun termine e si deposita con modulo S3; se fatto con modulo B sarà considerato irricevibile e annullato. Bilancio consolidato di S.r.l. Le S.r.l. che redigono il bilancio consolidato devono obbligatoriamente allegare la relazione del collegio sindacale (art c.c. così come modificato dall'art. 37 D.lgs. n. 39/10). Bilancio consolidato di s.n.c. e s.a.s Le società in nome collettivo e le società in accomandita semplice devono redigere e depositare il bilancio consolidato qualora siano controllate al 100% da società di capitali (S.p.A., s.r.l., s.a.p.a.). Distribuzione utili ai soci o azionisti Il verbale di assemblea di approvazione del bilancio che prevede la distribuzione di utili ai Soci o Azionisti, deve essere registrato all'agenzia delle Entrate (Ufficio del Registro) (art. 4, lettera d, tariffa parte prima del D.P.R. 131/1986, e della Risoluzione del Ministero delle Finanze n. 174/E del 22/11/2000). Nel caso in cui l Agenzia delle Entrate non rilasci in tempo utile il verbale registrato, il legale rappresentante deve allegare una dichiarazione firmata digitalmente, indicando la data e l Ufficio presso il quale si è provveduto alla registrazione. Societa' trasformate società di capitali che si trasformano in società di persone prima dell approvazione del bilancio: non devono depositare il bilancio, mancando l organo assembleare per l approvazione dello stesso; società di persone che si trasformano in società di capitali: devono depositare il bilancio d esercizio e il relativo elenco soci a partire dal 1 bilancio d esercizio approvato dopo la trasformazione

20 Societa' in liquidazione Le società in liquidazione non sono tenute alla presentazione del bilancio iniziale di liquidazione, ma unicamente del bilancio annuale per il periodo corrispondente al normale esercizio della società secondo quanto stabilito dal nuovo art c.c. Il Liquidatore pertanto è tenuto al deposito del bilancio annuale d esercizio e del relativo elenco soci se variato (art c.c.). Il bilancio deve essere riferito alla data di chiusura dell esercizio e comparato con l esercizio precedente. Qualora il bilancio d esercizio ed il bilancio finale di liquidazione abbiano la stessa data di chiusura deve essere depositato solo il bilancio finale di liquidazione (mod S3 di Fedra); il bilancio d esercizio non dovrà essere depositato Non devono essere depositati i bilanci di periodo di durata inferiore all esercizio (come ad esempio la situazione patrimoniale iniziale di liquidazione redatta ai fini fiscali). In merito alla forma degli atti, il nuovo art bis C.C., II comma, obbliga tutte le società in liquidazione ad aggiungere nella propria denominazione sociale l indicazione in liquidazione. Se il liquidatore ritiene che le tassonomie previste dalle specifiche XBRL italiane non siano sufficienti a rappresentare il bilancio approvato dalla società secondo i principi della chiarezza, correttezza e verità, deve depositare, insieme alla versione in XBRL, anche una copia del bilancio in formato PDF/A, previa dichiarazione da apporre in calce alla distinta Fedra nel quadro Note (art. 5 comma 5 DPCM 10/12/08). La sua mancanza è motivo di sospensione del deposito e di eventuale rifiuto. Societa' in fallimento Il deposito del bilancio e dell elenco soci è facoltativo. Societa' cessate per fusione o scissione prima dell'approvazione del bilancio Nel caso di fusione o scissione con effetti differiti dopo la scadenza dell esercizio, gli adempimenti fiscali e di bilancio delle società estinte sono a carico della società beneficiaria. Il deposito del bilancio della società estinta sulla posizione Registro Imprese della stessa, deve essere fatto pertanto a cura della società beneficiaria. Non è previsto il deposito dell elenco soci. Societa' con uno o piu' patrimoni destinati ad uno specifico affare Le società che costituiscono uno o più patrimoni destinati ad uno specifico affare (di cui all art bis c.c.) devono redigere, per ciascun patrimonio, un rendiconto separato alla data di chiusura dell esercizio,allegato al bilancio indicandone la relativa data, secondo quanto previsto dagli articoli 2423 e seguenti c.c.. Societa' soggette all'altrui attivita' di direzione e coordinamento Le società soggette all altrui attività di direzione e coordinamento (di cui al nuovo art c.c.) devono esporre, in apposita sezione della nota integrativa, un prospetto riepilogativo dei dati essenziali dell ultimo bilancio della società o dell ente che esercitano su di esse l attività di direzione e coordinamento, indicando come data quella della chiusura dell esercizio. La dichiarazione di soggezione all altrui attività di direzione e coordinamento (GRUPPI SOCIETARI art.2497 bis c.c.) non è un adempimento da effettuarsi in sede di deposito bilancio. Deve essere depositato con il modello S2 + Intercalare S

21 Societa' consortile Sono soggette all applicazione delle norme per il deposito dei bilanci previste per il corrispondente tipo di Società. GEIE Il Gruppo Economico di Interesse Economico deposita obbligatoriamente solo Stato Patrimoniale e Conto Economico entro quattro mesi dalla data di chiusura dell esercizio. Art. 7 D.Lv. 240/91 Societa' mutuo assicuratrici e di mutuo soccorso Sono regolate dalle norme stabilite per le società cooperative (art c.c.) Associazioni o enti morali Non hanno nessun obbligo di deposito del bilancio al Registro Imprese. Enti autonomi lirici Tra i soggetti obbligati al deposito del bilancio d'esercizio presso il Registro delle imprese, sono da includere: gli enti autonomi lirici, le istituzioni concertistiche, gli enti operanti nel settore della musica, del teatro e della danza, che, secondo quanto disposto dal D. Lgs. 29 giugno 1996, n. 367, si sono trasformati in fondazioni di diritto privato. L'obbligo del deposito del bilancio d'esercizio deriva dalla disposizione dettata all'ultimo comma dell'articolo 16 del D.Lgs. n. 367/1996, modificato dall'articolo 6 del D. Lgs. 23 aprile 1998, n Entro 30 giorni dall'approvazione da parte del Consiglio di amministrazione, una copia del bilancio (che dovrà essere redatto dal Sovrintendente secondo le disposizioni degli articoli 2423 e seguenti del Codice civile, in quanto compatibili) deve essere, a cura degli amministratori, trasmessa al Ministero del tesoro e all'autorità di Governo competente in materia di spettacolo, e "depositata presso l'ufficio del Registro delle imprese". Come documentazione da allegare, oltre al bilancio, sono previsti il verbale del consiglio di amministrazione, la relazione di gestione e la certificazione del bilancio da parte dei revisori Aziende speciali e consorzi costituiti ai sensi del T.U. 267 del 2000 Il deposito della Situazione Patrimoniale dei Consorzi costituiti ai sensi del T.U. 267 del 2000, e per analogia, il deposito del bilancio delle Aziende Speciali, rientra tra gli obblighi di pubblicità delle imprese. (per il deposito seguire le istruzioni previste per il deposito della situazione patrimoniale dei consorzi con attività esterna). Non è previsto alcun termine per il deposito