Catalogo on line dei Tirocini Garanzia Giovani

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1 Catalogo on line dei Tirocini Garanzia Giovani MANUALE UTENTE PER IL PROMOTORE MANUALE UTENTE PER IL PROMOTORE 1

2 INDICE Chi fa cosa...3 Introduzione...4 Registrazione Soggetti Promotori / Ospitanti...5 Accesso al Catalogo...9 Convenzioni. 12 Proposte...14 Candidature...16 Piano Formativo. 18 MANUALE UTENTE PER IL PROMOTORE 2

3 CHI FA COSA REGISTRAZIONE Il Promotore si registra. La Pubblica Amministrazione lo valida; L Ospitante si registra; Il Tirocinante si registra. ACCESSO Il Promotore accede usando come user name la mail inserita all atto della registrazione. Nella sezione Dati Anagrafici può aggiungere sedi e personale; L Ospitante accede usando come user name la mail inserita all atto della registrazione. Nella sezione Dati Anagrafici può aggiungere sedi e personale; Il Tirocinante accede usando come user name la mail inserita all atto della registrazione. Nella sezione Dati Anagrafici DEVE aggiungere altri dati personali; CONVENZIONE Il Promotore inserisce i dati della convenzione e valida telematicamente le informazioni; L Ospitante completa la convenzione con i propri dati e valida telematicamente; La Convenzione è attiva. PROPOSTA DI TIROCINIO L Ospitante inserisce la Proposta di Tirocinio valida telematicamente; Il Promotore verifica la Proposta e valida telematicamente; Il Nucleo di valutazione della Pubblica Amministrazione valida la proposta. La Proposta diventa disponibile nel Catalogo Pubblico dei Tirocini. La Proposta di Tirocinio resterà pubblicata fino a quando non avrà ricevuto 5 candidature o non saranno passati 10 giorni dall inserimento della prima. CANDIDATURA Il Centro per l Impiego prende in carico il giovane che ha aderito a Garanzia Giovani, gli assegna una misura di tirocinio ed inserisce in una specifica sezione della sua anagrafica fino a tre macroaree (III licello CP 2011) coerenti; MANUALE UTENTE PER IL PROMOTORE 3

4 Il Tirocinante accedendo al sistema con user name e password avrà la possibilità di candidarsi su una qualunque delle proposte di tirocinio il cui CP 2011 è coerente con le macroaree ad esso assegnate dal Centro per l Impiego. Il Tirocinante può inserire fino a tre candidature contemporanee. VALUTAZIONE DELLE CANDIDATURE Una volta che la Proposta di Tirocinio esce dal Catalogo Pubblico, il sistema avverte con una mail Promotore, Ospitante e tutti i Candidati; L Ospitante, in collaborazione con il Promotore gestisce la fase dei colloqui e della valutazione dei candidati. Inserisce a sistema gli esiti e valida telematicamente; Il Promotore valida telematicamente gli esiti. PROGETTO FORMATIVO L Ospitante, insieme al candidato idoneo ed in collaborazione con il Promotore, definisce il Progetto formativo, lo inserisce a sistema e lo valida telematicamente; Tirocinante e Promotore validano telematicamente Il Progetto Formativo; Il nucleo di valutazione della Pubblica Amministrazione valuta il Progetto Formativo. In caso di esito positivo il Tirocinio può essere finalmente avviato. INTRODUZIONE Il tirocinio è una misura formativa di politica attiva che fa parte delle azioni del Programma Garanzia Giovani, il cui fine è quello di stabilire un contatto diretto tra un soggetto ospitante e il tirocinante il quale ha così la possibilità di vivere temporanee esperienze all interno di dimensioni lavorative, orientare le proprie scelte professionali e arricchire il proprio bagaglio di conoscenze e competenze. I tirocini sono regolati da apposite convenzioni, stipulate tra i soggetti promotori e i soggetti ospitanti pubblici e privati. Alla convenzione deve essere allegato un progetto formativo per ogni tirocinio, sottoscritto dai tre soggetti coinvolti nell esperienza di tirocinio (soggetto promotore, soggetto ospitante e tirocinante). Il presente manuale illustra il funzionamento del portale per la gestione dei tirocini. Si accede al portale tramite la seguente url:htpps://catalogotirocini.regione.umbria.it Home page Nella home page sono presenti, oltre ad una informativa generale sulla Garanzia giovani e sulla relativa misura di tirocinio, una serie di pulsanti di navigazione sulla sinistra della pagina. MANUALE UTENTE PER IL PROMOTORE 4

5 Utilizzo del portale Da tale pulsante si accede ad una maschera statica che riepiloga l elenco dei browser per le varie piattaforme supportate dal portale. In fondo vi è una ulteriore nota relativa agli utilizzatori di Internet Explorer Catalogo pubblico dei Tirocini Da tale pulsante si accede all elenco delle Proposte di tirocinio predisposte dagli Ospitanti e dai Promotori a seguito della validazione del nucleo composto da rappresentanti della regione Umbria, della Provincia di Perugia e della provincia di Terni. Il catalogo è pubblico e consultabile da chiunque (accesso senza username e password). Lo scopo è quello di mostrare l elenco completo delle proposte di Tirocinio disponibili a catalogo. MANUALE UTENTE PER IL PROMOTORE 5

6 Tutte le attività collegate a tali proposte, dalla loro predisposizione, alle candidature dei tirocinanti, alla definizione del progetto formativo, vengono invece svolte accedendo al sistema attraverso il pulsante di accesso, a seguito delle necessarie attività di registrazione. Le proposte restano aperte per le candidature e sono visibili a Catalogo fino al raggiungimento del numero di cinque candidature presentate e comunque non oltre il 10 giorno successivo all inserimento della prima candidatura. REGISTRAZIONE SOGGETTI PROMOTORI /OSPITANTI Per registrarsi al Catalogo come Soggetto Promotore o Soggetto Ospitante occorre cliccare sulla etichetta Registrazione soggetti Promotori/Ospitanti. In questa sezione occorre inserire i dati necessari alla registrazione ed all accreditamento al sistema. I dati obbligatori sono contrassegnati da asterisco (*) Dopo la presa visione delle informative e la loro accettazione, vengono chiesti i dati inerenti l azienda. Notare che la prima informazione da inserire un indirizzo . Questa mail, che verrà utilizzata anche come nome utente di accesso, serve per il completamento della procedura di accesso e come casella operativa dove ricevere le mail che il sistema invia durante il susseguirsi delle fasi di utilizzo del catalogo. E quindi necessario inserire un indirizzo mail non pec, tenuto anche conto del fatto che la pec viene richiesta in un momento successivo della registrazione. Relativamente alla password, così come indicato anche nel format di registrazione dovrà essere composta di almeno 8 caratteri e contenere almeno una lettera maiuscola, una lettera minuscola, un numero ed un carattere speciale tra!@#$%&*_). MANUALE UTENTE PER IL PROMOTORE 6

7 Altra cosa fondamentale è la necessità di inserire la spunta nella casella Soggetto Promotore. In caso contrario il sistema tratterà l azienda come semplice Soggetto Ospitante. Immediatamente sotto occorre inserire i dati del legale rappresentante o di un suo delegato. Sarà questa la persona che figurerà in convenzione e nel Progetto Formativo. Sarà inoltre necessario uploadare copia scannerizzata del documento di riconoscimento del legale rappresentante o delegato utilizzando il pulsante Sfoglia. MANUALE UTENTE PER IL PROMOTORE 7

8 Di seguito occorrerà inserire i dati della sede legale. Si ricorda che in questa ed in tutte le altre sezioni per Organico si intende sempre quello della sede e mai quello globale dell azienda. Saranno infine presenti specifiche sezioni per la presa visione delle dichiarazioni rese ai sensi del DPR 445/2000 per la loro conferma e validazione, sia per i Promotori che per gli Ospitanti. Ovviamente nel caso di Promotore che voglia anche svolgere il ruolo di Ospitante dovranno essere validate entrambe le dichiarazioni. MANUALE UTENTE PER IL PROMOTORE 8

9 Infine occorrerà premere il pulsante Registrati. A quel punto verrà inviata una mail all indirizzo mail iniziale dove sarà indicata la procedura necessaria da seguire per completare la registrazione. Una volta avvenuta con successo la registrazione si potrà accedere al sistema cliccando sulla etichetta Accesso della Home Page, digitando indirizzo e password. ATTENZIONE! Anche se ci si è registrati come Soggetto Promotore, le funzionalità relative, non saranno disponibili fino a quando la Regione Umbria non avrà validato tale ruolo. Fino a quando tale validazione non sarà effettuata da un funzionario regionale in back office, l azienda avrà disponibili solo le funzionalità di Soggetto Ospitante. All atto della validazione della Regione Umbria lo status dell azienda passerà automaticamente da Soggetto Ospitante a Soggetto Promotore ed essa sarà visibile nell Elenco Soggetti Promotori all interno del sistema. ACCESSO AL CATALOGO Una volta registrati si può accedere al sistema cliccando su Accesso. Nel format che comparirà occorrerà inserire indirizzo e password e cliccare su Login. Home page del Promotore MANUALE UTENTE PER IL PROMOTORE 9

10 Nella Home page del Promotore, in cui per inciso si torna ogni volta che si clicca a sinistra sul collegamento Home utente, vi sono 4 pulsanti di navigazione a sinistra ed una unica finestra centrale. Vediamo di cosa si tratta. Home utente Non provoca nessun effetto (ci si trova già nella home utente). Logout Fa ritornare alla pagina iniziale del sistema e per rientrare occorre effettuare di nuovo l accesso. Elenco Soggetti Promotori Invia alla sezione corrispondente dove sono visualizzabili tutti i Soggetti Promotori che sono stati validati dalla Regione Umbria Dati anagrafici Invia alla sezione corrispondente dove poter controllare i dati già presenti, eventualmente modificarne qualcuno, ma, soprattutto, inserire ulteriori dati necessari alle successive procedure relative alla predisposizione delle Proposte di Tirocini e dei Progetti Formativi. Quest ultimo aspetto è fondamentale. Si ricorda che ad ogni proposta di tirocinio son associati: - Una Sede che non è detto sia quella legale: - Un Referente del Promotore che non è detto sia il Legale Rappresentante; - Un Tutor dell Ospitante che non è detto sia il Legale Rappresentante; - Un responsabile della 196 del Promotore e dell Ospitante che non è detto sia il Legale Rappresentante. Tutte queste informazioni, relative ad altre sede ed a diverso personale dell azienda che riveste i ruoli sopra indicati, devono essere inseriti in questa sezione successivamente alla registrazione. In questa sezione occorrerà quindi inserire le sedi relative a proposte di tirocinio su sedi diverse da quella legale e il personale diverso dal Legale Rappresentante specificandone il ruolo. Per svolgere queste operazioni sono presenti opportuni pulsanti nelle sotto sezioni Sedi e Legale Rappresentante o delegato, responsabile 196 o altro : Il pulsante Aggiungi per aggiungere una nuova sezione da compilare, il pulsante Salva per validare l inserimento MANUALE UTENTE PER IL PROMOTORE 10

11 Elenco Bandi Contiene solo il bando Garanzia Giovani. Per procedere occorre premere il pulsante Seleziona posto a destra. MANUALE UTENTE PER IL PROMOTORE 11

12 CONVENZIONI In questa pagina sono presenti tre distinte finestre che elencano durante il susseguirsi delle diverse fasi rispettivamente: - Le convenzioni validate; - Le convenzioni ancora non validate in cui si riveste il ruolo di Soggetto Ospitante; - Le convenzioni ancora non validate in cui si riveste il ruolo di Soggetto Promotore; Le varie convenzioni si trasferiranno in automatico da una finestra all altra in funzione del loro stato. E a partire da questa pagina che il Promotore predispone una nova Convenzione premendo il pulsante Richiedi una nuova convenzione Richiedi una nuova Convenzione MANUALE UTENTE PER IL PROMOTORE 12

13 Premendo il pulsante Richiedi una nuova convenzione si va nella pagina corrispondente. In essa il promotore inserisce i dati richiesti (tutti obbligatori), ricordando che i campi relativi all indennità ed alle assicurazioni sono già definiti e non modificabili in quanto stabiliti in Avviso. Una volta premuto il tasto in fondo di validazione questa proposta di convenzione sarà presente nella sezione Convenzioni ancora non validate in cui si riveste il ruolo di Soggetto Promotore di cui sopra a disposizione dell Ospitante per la sua attività di validazione. La convenzione non sarà attiva ( e quindi non transiterà nella sezione convenzioni validate di cui sopra) finché non verrà validata telematicamente anche dal Soggetto Ospitante. MANUALE UTENTE PER IL PROMOTORE 13

14 Una volta che una convenzione è stata validata sia dal Promotore che dall Ospitante si potrà accedere al dettaglio della medesima, premendo il pulsante Seleziona presente alla destra di ogni convenzione. PROPOSTE Pagina Gestisci proposte per questa convenzione In questa pagina sono presenti tre distinte finestre. Convenzione Richiama i dati essenziali del Bando Elenco Sedi disponibili Elenca le sedi disponibili inserite dall Ospitante per la convenzione in oggetto, fornendo indicazioni sull organico, sui tirocini disponibili e su quelli attivati. Elenco Proposte inserite Elenca le proposte inserite e fornisce indicazioni sullo stato delle medesime. Si ricorda che una Proposta di Tirocinio può trovarsi nei seguenti stati: - E stata validata telematicamente dall Ospitante (colui che fisicamente la predispone) ma non ancora dal Promotore; E stata validata telematicamente dal Promotore ed è passata al vaglio della Commissione di valutazione pubblica; E stata validata positivamente dalla Commissione di valutazione pubblica e quindi è diventata sia visibile nel Catalogo Pubblico dei Tirocini sia disponibile ad ospitare candidature; Non è stata validata positivamente dalla Commissione di valutazione pubblica e quindi è stata scartata; Ha ricevuto 5 candidature oppure sono passati 10 giorni dalla prima candidatura. Quindi viene tolta dal catalogo pubblico dovendo passare alla fase in cui Promotore ed Ospitante validano le candidature e stabiliscono il Candidato idoneo per il Tirocinio. MANUALE UTENTE PER IL PROMOTORE 14

15 A seconda delle stato della proposta saranno disponibili, a destra della medesima diversi pulsanti per predisporre, modificare, validare, cancellare, visualizzare la medesima. Ricordiamo che la proposta di tirocinio viene inserita dal Soggetto Ospitante coadiuvato dal Soggetto Promotore. Il Soggetto Promotore può solo validare telematicamente la proposta. Non può né modificarla né cancellarla. Se il Soggetto Promotore ritiene di non dover validare telematicamente la proposta può contattare il Soggetto Ospitante che provvederà ad inserirne una nuova. Per validare telematicamente la proposta, il Soggetto Promotore può accedere alla medesima attraverso il relativo pulsante di validazione. In questo modo accederà ad una maschera in cui potrà visualizzare la proposta e, se del caso, validarla telematicamente utilizzando lo specifico pulsante presente in fondo alla pagina. MANUALE UTENTE PER IL PROMOTORE 15

16 A questo punto la proposta passerà al vaglio del Nucleo di valutazione. Se il Nucleo giudicherà la proposta coerente, questa informazione riverbererà all interno della sezione Gestisci proposte per questa convenzione e la proposta verrà inserita a catalogo divenendo visualizzabile all interno del Catalogo pubblico dei tirocini. CANDIDATURE Solo a quel punto potranno essere inserite le Candidature degli aspiranti Tirocinanti, il numero delle quali verrà visualizzato nel riepilogo della proposta, sia sul catalogo pubblico che nell area riservata del Promotore, dove si potrà anche accedere al dettaglio delle candidature dalla sezione Gestisci proposte per questa convenzione cliccando in corrispondenza della proposta sul pulsante Candidature Gestione Candidature MANUALE UTENTE PER IL PROMOTORE 16

17 Come già ricordato una proposta resta pubblicata nel catalogo pubblico fino a quando non ha ricevuti 5 candidature e comunque non oltre i 10 giorni dalla prima. Conclusa questa fase si apre quella importantissima di validazione dei candidati. All uscita della proposta dal catalogo pubblico, il sistema invia in automatico una mail al riguardo al Promotore, all Ospitante ed a tutti i candidati. Da questo momento è obbligo dell Ospitante e del Promotore porre in essere tutte le attività atte a convocare i candidati per stabilirne o meno l idoneità. Ovviamente vi potrà essere un solo candidato idoneo, potendosi comunque verificarsi il caso in cui non si ritenga idoneo nessun candidato. Queste informazioni dovranno essere inserite a sistema a cura del Soggetto Ospitante con il solito meccanismo di validazione che coinvolgerà anche il Soggetto Promotore. MANUALE UTENTE PER IL PROMOTORE 17

18 Una volta che anche il Soggetto Promotore ha dichiarato idoneo il candidato, si potrà procedere alla stesura del Piano formativo. PROGETTO FORMATIVO Tale attività verrà svolta dal Soggetto Ospitante, ovviamente di concerto con il Candidato e con il Soggetto Promotore. Una volta che il Soggetto Ospitante avrà validato il Progetto Formativo, la stessa operazione potrà essere svolta sia dal Candidato che dal Soggetto Promotore. MANUALE UTENTE PER IL PROMOTORE 18

19 Una volta validato da tutti i soggetti coinvolti, il Progetto Formativo passa al vaglio del nucleo di valutazione. Se la valutazione da esito positivo, il Progetto Formativo viene approvato dall Amministrazione competente ed il Soggetto Ospitante può avviare il Tirocinio. MANUALE UTENTE PER IL PROMOTORE 19