GUIDA ALLA PROMOZIONE SUL SITO

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1 GUIDA ALLA PROMOZIONE SUL SITO Introduzione L attività di promozione è un momento molto importante per la crescita dell organismo. Specialmente nella fase iniziale, dove maggiore è il peso della concorrenza, è importante farsi conoscere. Questo vale ancor di più per il nostro organismo che riesce ad offrire servizi molto innovativi rispetto al panorama nazionale. I nostri principali interlocutori sono gli studi legali, posto che la stragrande maggioranza delle controversie passano attraverso gli studi legali. Anche se per lo svolgimento della procedura di conciliazione non è richiesto l intervento di alcun legale, potendo e dovendo le parti intervenire personalmente, il coinvolgimento dei legali nella fase di promozione è da ritenersi indispensabile. L organismo offre uno sconto del 20% sulle tariffe approvate dal Ministero a tutti i legali convenzionati. Ciascun legale potrà trasferire tale sconto su tutte le pratiche gestite in nome e per conto dei propri clienti. Così facendo a beneficiare dello sconto sarà in effetti una platea di utenti ben superiore ai convenzionamenti che saranno stipulati. Ma non bisogna trascurare gli enti pubblici (Comuni, Provincie, Aziende Sanitarie, ecc..) e le associazioni di categoria, vista la quantità di contenzioso che li interessa. Chi effettua la promozione L attività di promozione viene svolta dai delegati regionali, provinciali e dai singoli conciliatori, utilizzando la procedura presente sul sito. Attribuzione dei punteggi A ciascun conciliatore vengono assegnati i seguenti punteggi per l attività di promozione, ai fini dell assegnazione delle controversie:

2 ogni venti contatti inseriti punti 1 ogni convenzione conclusa punti 1 Procedura di promozione Il sistema provvede ad inviare in automatico i messaggi di posta elettronica ed i fax ai destinatari dell attività di promozione, sulla base di testi predisposti dal organismo, modificabili dal conciliatore. Nella missiva il sistema inserisce un codice di convenzione, composto da 8 caratteri, unico per ciascun soggetto. Il destinatario della proposta di convenzionamento che riceve il messaggio o il fax può decidere di convenzionarsi o meno. In caso di invio del messaggio mediante fax, il destinatario, se vuole aderire alla convenzione, dovrà semplicemente registrarsi sul sito ed inserire il codice di convenzione ricevuto in corrispondenza dell apposito campo presente nell anagrafica di ciascun soggetto. Al primo inserimento la convenzione si considera attiva e lo sconto sarà operativo. Se il messaggio è inviato mediante posta elettronica, nel messaggio inviato è presente un link, cliccando sul quale si accede ad una semplice pagina di inserimento dati iniziali. Confermando i dati immessi l'utente viene registrato sul sistema (senza necessità di ulteriore conferma), vengono concesse le pertinenti abilitazioni sul sito, viene creato in corrispondenza del proprio profilo l'anagrafica utente contenente il proprio nominativo e la convenzione sarà attivata. Accesso alla procedura di promozione Sotto la voce Home del menù principale trovate la sezione Promozione. Cliccando su questa sezione accedete alla seguente pagina: 2

3 Sono presenti vari campi. Alcuni obbligatori, altri facoltativi. I campi obbligatori sono contrassegnati da un asterisco (*). I campi e fax sono contrassegnati da due asterischi (**) in quanto deve essere compilato almeno uno dei due campi. Se nessuno dei due campi viene compilato, il sistema non manderà alcun messaggio di posta elettronica, né invierà alcun fax automatico. Dopo aver cambiato uno dei valori presenti nel campo Tipo di messaggio la pagina viene aggiornata. Per l aggiornamento della pagina occorre attendere qualche istante, a seconda della velocità della connessione. Infatti alcuni campi sono obbligatori in alcuni tipi di messaggio e non obbligatori in altri. Ad esempio, se dovete inviare un semplice messaggio di promozione generica o di ricerca conciliatori non sarà obbligatorio l inserimento dei dati di residenza del soggetto. Se, invece, volete inviare una proposta di convenzionamento, dovrete inserire anche altri dati. Si consiglia vivamente di indicare nel campo fax esclusivamente numeri di fax automatici (con esclusione quindi di numeri di fax con risponditore a voce e successiva commutazione) in quanto il sistema viene gestito in automatico. 3

4 Se si è in possesso sia dell indirizzo di posta elettronica che del numero di fax automatico, è preferibile utilizzare l indirizzo di posta elettronica invece del numero di fax, visto che il sistema di adesione alla convenzione, per i messaggi tramite posta elettronica, è semplificato. Si consiglia di non scrivere nei campi con caratteri tutti maiuscoli o tutti minuscoli. In genere per i nomi, i cognomi ed il comune si indica il primo carattere maiuscolo e gli altri minuscoli. La provincia va indicata tutto in maiuscolo. Se, ad esempio, volete inviare una proposta di convenzione all Avv. Pinco Pallino scrivete nel campo denominazione Avv. Pinco Pallino e non Pinco Pallino o AVV. PINCO PALLINO o pinco pallino o altre scritte. Questo per una semplice questione di uniformità nella gestione della banca dati. Per il campo fax inserire esclusivamente il prefisso e poi il numero (senza spazi). Non indicare il prefisso internazione +39, in quanto inserito in automatico dal sistema. Elaborazione del documento Dopo la compilazione dei campi, cliccando sul pulsante Elabora documento verrà visualizzato, nella parte inferiore della pagina, il testo del documento che sarà trasmesso. Tale testo potrà essere modificato dal conciliatore. Si consiglia di apportare unicamente quelle modifiche legate ai rapporti che vi legano al destinatario. Se, ad esempio, vi date del tu, è giusto aggiornare il testo in tal senso. Appariranno in basso due nuovi pulsanti: Invia Invia fax Il pulsante Invia sarà abilitato solamente se il campo è stato valorizzato. Cliccando sopra questo pulsante il sistema invierà in automatico il messaggio elaborato all indirizzo di posta elettronica indicato. Il pulsante Invia fax sarà abilitato solamente se il campo fax è stato valorizzato, sempre se non sia stato valorizzato il campo (in quanto in questo caso il messaggio di posta elettronica è ritenuto prioritario). Cliccando sopra questo pulsante il sistema invierà il automatico il fax al numero di fax automatico indicato. 4

5 Dopo l invio del messaggio, i campi si azzereranno ed il sistema si predisporrà per un nuovo inserimento. Se non dovessero azzerarsi i campi, vuol dire che il sistema ha riscontrato un errore. In tal caso occorre riprovare l invio. 5

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