Le regole per l interscambio documentale

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1 Le regole per l interscambio documentale febbraio giugno 2013 Loredana Bozzi Donatella Righi

2 Sistemi di comunicazione telematica Posta elettronica (posta elettronica semplice, PEC, CEC PAC e PEC-ID) Interoperabilità Comunicazioni on-line Nota bene: rimangono invariate le modalità di utilizzo della carta e del fax fino al 1 gennaio 2014

3 Posta elettronica Posta elettronica semplice : casella di posta rilasciata mediante riconoscimento debole del soggetto richiedente nessuna garanzia legalmente riconosciuta di spedizione, consegna e ricezione

4 Le caselle certificate (PEC - PEC-ID - CEC PAC) Caratteristiche comuni: raccomandata A.R., garanzia di avvenuta spedizione e ricezione, integrità del messaggio, data e ora di spedizione e consegna Differenze: PEC: casella rilasciata senza identificazione diretta del richiedente, può essere rilasciata sia per persone fisiche sia giuridiche PEC-ID: identificazione diretta del richiedente da parte del gestore, può essere rilasciata sia per persone fisiche sia giuridiche CEC PAC: identificazione diretta del richiedente, rilasciata a persone fisiche LIMITE: rilasciata ai cittadini per le SOLE comunicazioni con la PA e GPS (invio messaggi SOLO a PEC presenti nell indice PA)

5 La differenza tra e PEC

6 Tipologie di posta elettronica Identificazione soggetto Garanzia legale spedizione, consegna e ricezione Tipo di canale Posta elettronica semplice debole NO multidirezionale PEC debole SI = raccomandata A.R. + integrità del messaggio multidirezionale PEC-ID SI SI = raccomandata A.R. + integrità del messaggio multidirezionale CEC PAC SI SI = raccomandata A.R. + integrità del messaggio bidirezionale

7 Tipologie di posta elettronica Posta elettronica semplice PEC Identificazione soggetto debole debole Garanzia legale spedizione, consegna e ricezione NO SI = raccomandata A.R. + integrità del messaggio Per inviare messaggi Tipo di canale a soggetti diversi (cittadini, imprese, avvocati, multidirezionale commercialisti, ecc.) occorre una casella PEC multidirezionale PEC-ID CEC PAC SI E possibile inviare messaggi solo a PEC presenti nell indice PA e GPS SI SI = raccomandata A.R. + integrità del messaggio SI = raccomandata A.R. + integrità del messaggio multidirezionale bidirezionale

8 Mezzo = sottoscrizione La normativa equipara l utilizzo della casella di posta certificata, con riconoscimento FORTE del titolare, alla sottoscrizione del documento CEC PAC PEC ID

9 Chi la deve avere: Obbligo di PEC amministrazioni pubbliche tutte le società iscritte al Registro delle Imprese professionisti iscritti agli Ordini professionali

10 Obbligo istituzione casella PEC Scopo della casella PEC per la pubblica amministrazione: garantire una valida comunicazione digitale con cittadini, imprese, altre P.A. La casella PEC DEVE essere presidiata quotidianamente Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000 Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 428 art. 15

11 Vantaggi integrazione PEC/Protocollo evitare la perdita di documenti mediante l acquisizione automatica o semi-automatica su sistema di protocollo dalla casella PEC evitare la conservazione dei documenti sui server dei gestori PEC (limiti temporali) per i documenti in uscita: formare automaticamente messaggi PEC e spedirli (decentramento della spedizione) e associazione automatica delle ricevute al documento spedito Circolare n. 2/ Presidenza Consiglio dei Ministri (Brunetta)

12 Il concetto di interoperabilità L'interoperabilità è la capacità dei sistemi informatici di scambiarsi e riutilizzare le informazioni ricevute. filmato

13 Interoperabilità del protocollo informatico QUESTO PROTOCOLLO E A NORMA QUESTO PROTOCOLLO E A NORMA QUESTO PROTOCOLLO E A NORMA QUESTO PROTOCOLLO E A NORMA Se i protocolli sono a norma possono comunicare tra loro

14 Come avviene l interoperabilità? L interoperabilità tra protocolli informatici degli enti avviene tramite la posta elettronica certificata (PEC). PEC amministrazione mittente PEC amministrazione ricevente

15 Come avviene l interoperabilità? Il sistema di protocollo mittente invia un che contiene: il documento principale gli eventuali allegati il file segnatura.xml con gli elementi relativi alla registrazione di protocollo QUESTO PROTOCOLLO E A NORMA segnatura.xml QUESTO PROTOCOLLO E A NORMA

16 Gli enti in P.I.Tre. Giunta provinciale di Trento e Strutture da essa dipendenti Azienda provinciale per i Servizi Sanitari Università degli Studi di Trento Regione Trentino Alto Adige Consiglio Provinciale Consorzio dei Comuni trentini 108 Comuni 15 Comunità di Valle 20 Scuole 5 Musei di rilevanza provinciale 11 Altri Enti

17 Gli enti in P.I.Tre. circa 158 Enti Giunta provinciale di Trento e Strutture da essa dipendenti Azienda provinciale per i Servizi Sanitari Università degli Studi di Trento Regione Trentino Alto Adige Consiglio Provinciale Consorzio dei Comuni trentini 108 Comuni oltre utenti ATTIVI nel sistema 15 Comunità di Valle 20 Scuole 5 Musei di rilevanza provinciale 11 Altri Enti

18 Possiamo semplificarci la vita? Interoperabilità semplificata

19 Interoperabilità semplificata intra-p.i.tre Avviene su un canale dedicato interno al sistema e condiviso dagli enti federati (no internet; no problemi legati al fornitore del servizio di posta) Minor numero di passaggi per spedizione/ricezione rispetto alla PEC Al documento protocollato in uscita viene associata automaticamente la conferma di ricezione Il sistema emette ricevute e notifiche che garantiscono la tracciabilità della corretta spedizione/ricezione

20 Comunicazioni telematiche: i numeri Anno Destinatari Mittenti Totale Documenti trasmessi e ricevuti in modalità non cartacea dall ente Provincia

21 Comunicazioni telematiche: i numeri Destinatari M ittenti Totale Documenti trasmessi e ricevuti in modalità non cartacea dall ente Provincia

22 LE DIRETTIVE CONCERNENTI LE COMUNICAZIONI CON LE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI E LO SCAMBIO DI DOCUMENTI PER VIA TELEMATICA (deliberazione Giunta provinciale n del 22 giugno 2012)

23 Le direttive sulle comunicazioni con le p.a. e lo scambio di documenti per via telematica Di cosa si tratta? Delle regole che la Provincia ha fissato per lo scambio di documenti per via telematica: - tra i propri uffici - con le altre p.a. - nei rapporti con i soggetti privati (cittadini, enti, associazioni, imprese, professionisti, ecc.) che intendono interloquire con gli uffici provinciali utilizzando le nuove tecnologie Le nuove direttive sono state approvate con deliberazione della Giunta provinciale n del 22 giugno 2012

24 Le direttive sulle comunicazioni con le p.a. e lo scambio di documenti per via telematica A chi si applicano le nuove direttive? - alle strutture provinciali - a tutti i soggetti pubblici e privati che vogliono interagire con la Provincia in via telematica - agli enti strumentali della Provincia ai soggetti terzi che svolgono attività istruttorie per conto della Provincia (linee di indirizzo) - a tutti gli enti federati in P.I.Tre (interoperabilità)

25 Le direttive sulle comunicazioni con le p.a. e lo scambio di documenti per via telematica Cosa prevedono le nuove direttive? - regole articolate in base al mittente, al contenuto della comunicazione, allo strumento telematico utilizzato e, se necessaria, alla sottoscrizione dei documenti o delle comunicazioni - individuazione dei formati ammessi (PDF/A, PDF, XML, TXT, TIFF, JPEG) A breve la delibera sarà modificata. Saranno aggiunti nuovi formati ammessi: TIF, JPG, JFIF, JPE, HTML e EML. In corso di verifica i formati compressi ZIP, RAR, ecc.

26 Le direttive sulle comunicazioni con le p.a. e lo scambio di documenti per via telematica MITTENTE RICHIESTE, DOCUMENTI e ALLEGATI MEZZO DI SPEDIZIONE E TIPO DI SOTTOSCRIZIONE Scansione del documento cartaceo allegato al messaggio di trasmissione CEC-PAC o PEC-ID Cittadini Scansione del documento cartaceo con firma autografa allegato al messaggio di trasmissione Documento informatico allegato al messaggio di trasmissione oppure documento scritto direttamente all interno del corpo del messaggio di trasmissione Documento informatico allegato al messaggio di trasmissione oppure documento scritto direttamente all interno del corpo del messaggio di trasmissione o PEC + scansione del documento di identità del sottoscrittore solo nel caso di istanze o dichiarazioni sostitutive dell atto di notorietà (art. 38 d.p.r. 445/00) CEC-PAC o PEC-ID o PEC + firma digitale

27 Istanze e dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà Casi d uso segnalati dagli utenti, volontà di ulteriore semplificazione La copia della carta d identità deve essere allegata SOLO per: - istanze - dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà (art. 47 DPR 445/2000)

28 Istanze DEFINIZIONE Per istanza si intende la richiesta volta ad ottenere l emanazione di un provvedimento amministrativo o il rilascio di certificati, estratti, copie o simili. NON sono istanze: presentazione di documentazione integrativa, nota spese

29 Dichiarazioni sostitutive atto notorio DEFINIZIONE La dichiarazione sostitutiva dell atto di notorietà di cui all art. 47 del DPR 445/2000 è la dichiarazione concernente stati, qualità personali o fatti (diversi da quelli espressamente elencati nell art. 46, concernente le dichiarazioni sostitutive di certificazioni) che siano a diretta conoscenza dell interessato, resa e sottoscritta con le modalità di cui all art. 38 del medesimo decreto (firma in presenza del dipendente addetto o allegazione copia fotostatica del documento di identità) Esempi: dichiarazione di non aver chiesto e/o ottenuto altri contributi per l intervento dichiarazione che la copia semplice di un titolo di studio è conforme all originale depositato presso

30 Dichiarazioni sostitutive di certificazioni (autocertificazioni) Art. 46 del DPR 445/2000 a) data e il luogo di nascita; b) residenza; c) cittadinanza; d) godimento dei diritti civili e politici; e) stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero; f) stato di famiglia; g) esistenza in vita; h) nascita del figlio, decesso del coniuge, dell'ascendente o discendente; i) iscrizione in albi, registri o elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni; l) appartenenza a ordini professionali; m) titolo di studio, esami sostenuti; n) qualifica professionale posseduta, titolo di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica; o) situazione reddituale o economica anche ai fini della concessione dei benefici di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali; p) assolvimento di specifici obblighi contributivi con l'indicazione dell'ammontare corrisposto; q) possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e di qualsiasi dato presente nell'archivio dell'anagrafe tributaria; r) stato di disoccupazione; s) qualità di pensionato e categoria di pensione; t) qualità di studente; u) qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili; v) iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo; z) tutte le situazioni relative all'adempimento degli obblighi militari, ivi comprese quelle attestate nel foglio matricolare dello stato di servizio; aa) di non aver riportato condanne penali e di non essere destinatario di provvedimenti che riguardano l'applicazione di misure di prevenzione, di decisioni civili e di provvedimenti amministrativi iscritti nel casellario giudiziale ai sensi della vigente normativa; bb) di non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali; cc) qualità di vivenza a carico; dd) tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei registri dello stato civile; ee) di non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e di non aver presentato domanda di concordato.

31 Dichiarazioni sostitutive di certificazioni (autocertificazioni) Art. 46 del DPR 445/2000 Esempi: dichiaro di essere pensionato dichiaro di essere residente a Trento, in Via Roma, 13

32 Le direttive sulle comunicazioni con le p.a. e lo scambio di documenti per via telematica MITTENTE DOCUMENTO e ALLEGATI MEZZO DI SPEDIZIONE E TIPO DI SOTTOSCRIZIONE Scansione del documento cartaceo allegato al messaggio di trasmissione PEC-ID Soggetti privati (diversi dai cittadini) Imprese Liberi professionisti Scansione del documento cartaceo con firma autografa allegato al messaggio di trasmissione Documento informatico allegato al messaggio di trasmissione oppure documento scritto direttamente all interno del corpo del messaggio di trasmissione o PEC + scansione del documento di identità del sottoscrittore solo nel caso di istanze o dichiarazioni sostitutive dell atto di notorietà (art. 38 d.p.r. 445/00) PEC-ID o PEC + firma digitale

33 Le direttive sulle comunicazioni con le p.a. e lo scambio di documenti per via telematica MITTENTE DOCUMENTO e ALLEGATI MEZZO DI SPEDIZIONE E TIPO DI SOTTOSCRIZIONE Scansione del documento cartaceo con firma autografa e protocollato allegato al messaggio di trasmissione PEC o istituzionale Amministrazioni Pubbliche Documento informatico e metadati di protocollazione allegati al messaggio di trasmissione oppure richiesta o comunicazione scritta direttamente all interno del corpo del messaggio di trasmissione e metadati di protocollazione allegati PEC o istituzionale + firma digitale o firma elettronica qualificata o firma elettronica avanzata

34 Le direttive sulle comunicazioni con le p.a. e lo scambio di documenti per via telematica MITTENTE DOCUMENTO e ALLEGATI MEZZO DI SPEDIZIONE E TIPO DI SOTTOSCRIZIONE Documento informatico e metadati di protocollazione allegati al messaggio di trasmissione Trasmissione mediante interoperabilità intra P.I.Tre + firma digitale o elettronica qualificata o elettronica avanzata Amministrazioni Pubbliche/Enti federati in P.I.Tre Scansione del documento cartaceo con firma autografa e protocollato allegato al messaggio di trasmissione Trasmissione mediante interoperabilità intra P.I.Tre

35 Effetti delle direttive? Come cambiano i processi lavorativi inerenti il protocollo e la gestione documentale? 1. Verifica sulla provenienza 2. Verifica sulla forma (formati) 3. Verifica sulla sostanza (per le firme digitali validità del certificato di firma e marca temporale e integrità del documento)

36 Verifica sulla provenienza La validità giuridica del documento inviato presuppone la verifica della provenienza e del mezzo di trasmissione l utilizzo della CEC PAC o della PEC-ID equivale a FIRMARE il documento l invio della scansione del documento cartaceo sottoscritto con firma autografa mediante posta elettronica o PEC deve essere accompagnato dalla scansione del documento di identità se si tratta di istanze o dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà previste dall art. 47 del DPR 445/2000

37 Verifica dei formati

38 DPCM 31/10/2000 Art. 16. Leggibilità dei documenti Verifica dei formati 1. Ciascuna amministrazione garantisce la leggibilità nel tempo di tutti i documenti trasmessi o ricevuti adottando i formati previsti all art. 6, comma 1, lettera b), della delibera AIPA n. 24/98 ovvero altri formati non proprietari. Formati = leggibilità dei documenti nel breve e nel lungo periodo

39 Conservazione dei documenti informatici CAD - Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 Articolo 43, c. 3 Riproduzione e conservazione dei documenti. I documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, possono essere archiviati per le esigenze correnti anche con modalità cartacee e sono conservati in modo permanente con modalità digitali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell' articolo 71.

40 Verifica firma digitale Cosa significa verificare un file firmato digitalmente? Verificare la validità del certificato Verificare l integrità del documento

41 Certificato firma digitale Scadenza Riconoscimento identità Smarrimento/furto

42 Stabilire quando un documento è stato firmato digitalmente Per garantire l autenticità di ciò che si è firmato è necessario poter dimostrare che la firma è avvenuta in un periodo di validità del certificato. La marcatura serve a stabilire in maniera certa e univoca l'esatta data e ora di un evento riferimento temporale associato al documento data in cui si effettua la verifica Fascia temporale nella quale può essere stato firmato il documento tempo inizio validità certificato fine validità certificato

43 Il protocollo come riferimento temporale La registrazione di protocollo a norma costituisce un valido riferimento temporale per i documenti firmati digitalmente in quanto fissa un riferimento temporale certo (data e ora di ingresso del documento nel sistema). Per garantire l autenticità di un documento firmato digitalmente è sufficiente protocollarlo durante il periodo di validità del certificato

44 Non modificabilità dei documenti firmati Eventuali variazioni della rappresentazione informatica di un documento firmato rendono la firma sul documento trasformato non più verificabile. E sufficiente modificare un solo bit di un documento firmato per rendere la firma digitale non valida.

45 Come si effettua la verifica della firma? Mediante meccanismi di verifica pubblicamente noti. In PAT si utilizzano il sistema di protocollo e gestione documentale P.I.Tre. e Dike

46 Quanti figli ha quest uomo?