Apros s.r.l. è lieta di presentarvi

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1 Apros s.r.l. è lieta di presentarvi Apros Configurator è uno strumento facile ed intuitivo nel suo utilizzo, che vi permetterà di realizzare in breve tempo il dimensionamento di canne fumarie e renderà più semplice e veloce l invio di ordini. Semplicemente collegandosi al sito ed entrando nell area riservata, ovviamente previa registrazione e abilitazione da parte di Apros, sarete in grado di monitorare in tempo reale lo stato di avanzamento dei vostri ordini ovunque voi siate! Proprio perché di facile accesso e utilizzo, Apros Configurator da oggi in poi è da considerarsi come la principale piattaforma di comunicazione ed interfaccia tra il cliente e l azienda, in grado di ridurre i tempi di attesa nelle risposte e tenere sempre il cliente aggiornato su tutte le novità che riguarderanno Apros! Questo manuale intende fornire le principali istruzioni da seguire per inviare correttamente un ordine e verificarne lo stato. APROS s.r.l. pag. 1

2 ISTRUZIONI PER L USO COME REGISTRARSI? 1) Collegarsi al sito di Apros s.r.l. all indirizzo 2) Cliccare in alto a destra o in basso a sinistra per accedere all area riservata del configuratore. 3) Proseguire cliccando sul pulsante Registrati qui. 4) Compilare il form con tutti i dati richiesti. A richiesta ultimata, riceverete un di avviso di avvenuta registrazione nella casella di posta da voi indicata nel form. L abilitazione ad entrare nell area riservata verrà comunicata entro qualche giorno dal momento della registrazione tramite un di conferma. Se erroneamente chiudete Apros Configurator dopo aver completato il primo step, alla sua riapertura dovrete comunque terminare di compilare solo il secondo. Affinchè la compilazione risulti ultimata, bisognerà che tutto il form sia compilato. pag. 2

3 AREA RISERVATA Dopo al massimo un paio di giorni dalla corretta registrazione, vi arriverà un con la conferma di avvenuta abilitazione. Fino a tale momento non potrete perciò accedere all area riservata che andremo a spiegarvi ora. Una volta ricevuta l di abilitazione, sarà necessario loggarvi con la vostra e la vostra password, entrando sempre nel sito di Apros e cliccando su Apros Configurator. Ecco qui di seguito il menù principale di Apros Configurator con i vari strumenti usufruibili nell area riservata: Formulazione di offerte per i vostri clienti e invio ordini. Documenti per i rilievi in cantiere. Rubrica dei vostri clienti. Controllo in tempo reale dello stato di avanzamento di tutti gli ordini e possibilità di scaricare i relativi documenti (conferma d ordine, documento di trasporto, fattura). È importante, prima di procedere con la lettura del manuale, passando alla parte pratica del configuratore, capire la logica adottata da tale strumento. Il configuratore vi dà la possibilità di formulare delle offerte da inviare direttamente ai vostri clienti. Pertanto prima di procedere con la formulazione dell ordine bisogna sempre inserire un offerta! pag. 3

4 FORMULAZIONE DI OFFERTE E INVIO ORDINI Vediamo ora nel concreto come inserire ed inviare correttamente un ordine. Iniziamo cliccando su AREA OFFERTE/ORDINI STORICO OFFERTE Cliccando su NUOVO CLIENTE si apre una scheda anagrafica dove posso inserire i dati dell utente finale, ossia del vostro cliente. Poiché si presume che non sempre abbiate bisogno di formulare offerte per utenti finali ma che abbiate bisogno di inviare anche ordini di materiale che vi serve internamente o a magazzino, vi consigliamo di creare un utente fittizio a piacere (per esempio denominato MAGAZZINO ), nel quale caricherete tutti gli ordini per voi. In questa sezione potrete visualizzare tutti i vostri clienti che avete registrato, consultando anche lo storico delle offerte redatte per loro. Procediamo cliccando il tasto Il configuratore vi chiede di indicare l utente finale per il quale si vuole fare una nuova offerta. Se l utente finale è già stato registrato nella lista clienti, digitando le iniziali del nome appariranno tutti i nominativi che iniziano con quelle lettere, altrimenti bisognerà obbligatoriamente procedere alla registrazione di una nuova utenza. pag. 4

5 Una volta inserito il nome dell utente finale o direttamente scegliendolo dalla lista clienti, si prosegue alla sezione TIPOLOGIA d offerta. Come potete notare dall immagine qui sotto, a destra è riportato il nome dell utente finale. Nel caso proposto abbiamo usato il cliente fittizio indicato prima. In questa sezione si procede scegliendo il metodo che si vuole utilizzare per realizzare l offerta per il proprio utente finale. Si può utilizzare il metodo del CATALOGO, ossia una scelta libera di prodotti che si prelevano dal catalogo virtuale e si caricano nel carrello. Se si sceglie, invece, di proseguire utilizzando la CONFIGURAZIONE GUIDATA si accederà all area che permette di configurare il condotto fumario o la canna fumaria attraverso un configuratore automatico di prodotto. Vi vengono proposte diverse schermate da compilare con i dati del progetto. Al termine sono elencate le varie configurazioni calcolate dimensionando canale da fumo e canna fumaria. Il sistema indica se sono verificate o meno in base alle normative vigenti. Scegliendo la configurazione desiderata, automaticamente il programma creerà la lista prodotti, il disegno e la dichiarazione di conformità dell installazione prescelta. CATALOGO Se si sceglie di proseguire utilizzando la tipologia CATALOGO, si potrà autonomamente decidere quali prodotti inserire nell offerta. Come già detto, prima di creare qualsiasi ORDINE è necessario e obbligatorio CREARE UN OFFERTA! pag. 5

6 Selezionando nella finestra NAVIGA I PRODOTTI la linea di prodotto prescelta si accede a tutti gli articoli ad essa correlati. Ad esempio se si desidera fare un offerta per prodotti della Linea Legna si clicca il pulsante LEGNA. Il sistema propone un successivo filtro di selezione per diametro. Compariranno pertanto, per ogni articolo della linea selezionata, i prodotti del diametro sul quale abbiamo apposto il flag. Il filtro diametro esclude automaticamente tutti i prodotti dei diametri non selezionati! pag. 6

7 Posizionandosi sopra ad un prodotto e cliccando il tasto Info, si aprirà una breve scheda commerciale del prodotto. Per aggiungere il prodotto sul carrello si possono utilizzare tre metodi: 1. trascinare l etichetta del prodotto (freccia gialla) 2. cliccare il tasto aggiungi (freccia azzurra) 3. se si conosce il nostro codice articolo, senza bisogno di utilizzare la sezione naviga prodotti, scrivere il codice nella casella di ricerca e selezionarlo (freccia verde) pag. 7

8 Per ogni singolo prodotto, utilizzando i tasti + e - oppure scrivendo direttamente la cifra, è possibile aumentare o diminuire la quantità del prodotto da inserire nell offerta. Dopo aver variato la q.tà cliccare SEMPRE SALVA. Una volta completata l offerta, cliccate sul tasto per procedere. Potrete personalizzare l offerta inserendo delle note particolari e/o delle immagini in formato *. jpeg,*. gif o *.png. C è anche la possibilità di nascondere i prezzi e totali dell offerta. A questo punto ecco quali sono le opzioni possibili: confermare l offerta rifiutare l offerta eliminare l offerta modificare l offerta Nel caso l offerta fosse stata accettata dall utente finale o nel caso in cui si voglia procedere direttamente all invio dell ordine, confermo l offerta e procedo allo step successivo. pag. 8

9 In calce al riepilogo dell offerta, si trova il riassunto dei prezzi al lordo dello sconto a Voi riservato, proprio perché è un offerta che si presume proponiate al vostro utente finale. In questa casella potete inserire manualmente un eventuale sconto per il Vostro cliente. Cliccando su SALVA (che appare dopo aver inserito la percentuale) i prezzi saranno ricalcolati automaticamente. In questa casella potete variare l IVA secondo le vostre esigenze, scegliendo tra le aliquote proposte nella tendina. Sistemata l offerta, le possibili azioni successive sono le seguenti: creare una nuova offerta scaricare il file *.pdf dell offerta appena creata esportare l offerta appena creata in Excel trasformare l offerta appena creata in ordine Per trasformare un offerta in ordine si deve cliccare il tasto successivamente il tasto in basso a destra. in alto a destra e Dopo aver confermato l offerta, essa risulterà Accettata e si potrà di conseguenza creare l ordine. Selezionando l offerta (o anche più offerte) si procede con la verifica dell ordine che si sta creando: Nella pagina Elenco delle offerte confermate ( che trovate alla pagina successiva) selezionare la/le offerta/e che si vogliono trasformare in ordine apponendo il flag sotto la voce SELEZIONATE. pag. 9

10 In questa fase sarà ancora possibile modificare le quantità da ordinare semplicemente cliccando i tasti + e nella casella quantità. Inoltre cliccando sul tasto vi si aprirà una finestra nella quale potrete ordinare anche articoli speciali su misura, descrivendo brevemente (max 100 caratteri) l articolo. In calce all ordine si trovano le condizioni di pagamento e trasporto. Il sistema propone di default le condizioni pattuite e registrate da Apros nella sua anagrafica. Eventuali modifiche dovranno essere preventivamente concordate e inserite in ogni caso nel campo note della schermata successiva. pag. 10

11 In questa fase è ancora possibile: tornare al riepilogo annullare quanto fatto salvare l ordine creato Quando l ordine è stato salvato si passerà in automatico al menù AREA GESTIONE ORDINI, che trovate tra i tasti del menù principale. Dove sarà possibile. Nel campo note inserire qualche commento Le azioni possibili sono le seguenti: visualizzare il contenuto dell ordine con il tasto cancellare l ordine con il tasto inviare l ordine ad Apros che si riserverà di confermarlo L ordine appena inserito comparirà nel portafoglio ordini, che permette di: monitorare lo stato di avanzamento dell ordine semplicemente controllando l icona apposta nella colonna stato (vedi a pagina seguente la legenda degli stati) ; eseguire delle ricerche filtrando gli ordini per anno e per stato di avanzamento; scaricare i file *.pdf dei vari documenti che saranno collegati all ordine e cioè conferma d ordine, documento di trasporto e fattura. Quando, conseguentemente all avanzamento di stato dell ordine, i vari file saranno presenti sul web, nella colonna dedicata al documento sarà presente un icona per segnalare la presenza del file *.pdf: basterà cliccare sopra per scaricare velocemente il file prescelto. pag. 11

12 1. seleziono Area Offerte/Ordini 2. seleziono il cliente (o lo inserisco se nuovo) 3. clicco su nuova offerta CATALOGO Ordine bloccato: in questo caso contattare l agente. Ordine in attesa di conferma da Apros (non inserito a gestionale). Ordine confermato da Apros e in preparazione per l evasione. Nella riga dell ordine sarà presente il file *.pdf della conferma d ordine. Ordine spedito. Nella riga dell ordine sarà presente il file *.pdf del documento di trasporto. Ordine fatturato. Nella riga dell ordine sarà presente il file *.pdf della fattura. Ordine rifiutato: in questo caso contattare all agente. ISTRUZIONI IN BREVE a. seleziono la linea prodotto ed i diametri, carico il carrello cliccando su aggiungi o trascinando i vari prodotti o digitando il codice nell apposita casella di ricerca N.B.: quando vario la quantità, prima di procedere con la selezione di un altro prodotto clicco sempre su SALVA b. quando ho terminato di caricare il carrello, clicco su Finito vai al riepilogo ; c. una volta giunto in questa parte della procedura ho la possibilità di personalizzare l offerta ed esportarla in formato *.pdf o *.excel d. quando l offerta è stata accettata dal mio cliente (oppure se è un ordine di magazzino lo faccio subito) confermo l offerta cliccando il tasto Conferma in alto a destra; e. trasformo l offerta in ordine cliccando il tasto Ordine in basso a destra; f. seleziono l offerta (o le offerte) da trasformare in ordine; g. ricontrollo l ordine che sto per inviare e se necessario posso modificare ancora le quantità; h. clicco su Salva ; i. se devo scrivere delle note le inserisco nella finestra che compare cliccando sotto il campo note presente nella riga dell ordine in questione; j. per inviare l ordine ad Apros, clicco il pulsante Invia Ordine che compare alla fine della riga. CONFIGURAZIONE GUIDATA a. completo i dati richiesti per il progetto b. scelgo la configurazione che fa al mio caso e in automatico la procedura mi carica i prodotti nel carrello che trovo al punto a. della procedura CATALOGO e da lì procedo pag. 12