Eventi di comunicazione. Pagina 1

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1 Eventi di comunicazione Pagina 1

2 Dalle sponsorizzazioni agli eventi Sul piano storico, la sponsorizzazione di manifestazioni (anni 70-80) ha anticipato, nel mondo d impresa, il successivo exploit della comunicazione per eventi (anni 90-00); Per l impresa, la ricerca di una maggiore autonomia nella gestione di eventi (e non solo nella loro comunicazione) risponde a specifiche esigenze di: 1) riduzione dei costi; 2) massimizzazione dell efficacia. Pagina 2

3 L evento come strumento del communication-mix Evento di comunicazione = manifestazione pubblica organizzata al fine di comunicare un messaggio di rilievo ad un preciso segmento di pubblico e, dunque, al fine di attirare attenzione sul/i soggetto/i promotore/i. [E. Invernizzi (a cura di), Le relazioni pubbliche. Le competenze, le tecniche e i servizi di base Vol. 1, McGraw-Hill, Milano, 2001, p. 409] 3

4 Grandi e mega eventi d impresa

5 L evento come strumento di comunicazione Un evento di comunicazione si caratterizza per: 1) un carattere non routinario e di festività ; 2) la partecipazione di un pubblico più o meno allargato, interessato ai contenuti presentati in loco; 3) finalità strumentali per il/i soggetto/i promotore/i, volte a: attivare una comunicazione mirata a target specifici, più o meno specialistici e ampi; suscitare visibilità presso il sistema dei media e, dunque, verso più ampi settori dell opinione pubblica. Pagina 5

6 Il mercato degli eventi in Italia (milioni di Euro) ,3% -11,6% ,3% ,8% ,5% % Pag. 6 Fonte: Astra per ADC, Nono Monitor sul Mercato degli Eventi in Italia 2013

7 Eventi di RP: principali formati di riferimento Fra le tipologie classiche di evento di RP: fiere; inaugurazioni/eventi di lancio; convegni, congressi, tavole rotonde; convention; visite e open day; feste e celebrazioni; conferenza stampa; Oltre i formati classici: autonoma produzione di eventi sportivi, culturali, sociali. Pagina 7

8 1. Fiere Sono eventi collettivi che si svolgono a cadenza periodica in spazi appositamente attrezzati, dove è possibile vendere e/o esporre e/o illustrare i prodotti/servizi di diverse organizzazioni; A fronte di un tradizionale orientamento commerciale, tendono oggi a prevalere obiettivi di tipo corporate; Il contenuto può essere più o meno mirato: si va da fiere generiche, in cui sono presenti settori eterogenei, ad appuntamenti specializzati per espositori/pubblici di settore; E decisivo un efficace raccordo comunicativo con il contesto (ubicazione e design dello stand, personale, materiali illustrativi, animazione ed eventi in loco ecc.) e centrale il ruolo della comunicazione interpersonale; Le principali categorie di attori coinvolti: organizzatori, espositori, visitatori, giornalisti. Pagina 8

9 2. Convegni, congressi, tavole rotonde Eventi di parola, che presentano molteplici caratteristiche comuni dal punto di vista sia contenutistico che organizzativo: puntano ad approfondire temi tecnico-scientifici rilevanti per l organizzazione promotrice e per i suoi pubblici; il convegno riunisce - in qualità di relatori e destinatari - pubblici diversi accomunati dall interesse per uno specifico tema, mentre il congresso è un iniziativa ufficiale, di solito a cadenza ciclica, rivolta a pubblici specifici e omogenei, appartenenti a una stessa categoria professionale/sociale; la tavola rotonda si differenzia per la più breve durata e la finalità di stimolare un confronto tra esperti in presenza di una platea generalmente più ristretta (spesso all interno di eventi più ampi), o persino in assenza di pubblico; prevedono il coinvolgimento di attori quali: organizzatori, relatori, moderatore (chairperson), partecipanti, giornalisti. Pagina 9

10 3. Inaugurazioni ed eventi di lancio Sono eventi promossi per suscitare visibilità attorno a nuove iniziative promosse dall organizzazione (es.: apertura di una nuova sede, punto vendita etc.; lancio di un nuovo prodotto/servizio etc.); L obiettivo è di celebrare, in modo spesso spettacolare, l avvio di una nuova attività, richiamando l attenzione di un pubblico ampio e una eco adeguata presso i media; E generalmente utile la partecipazione di personaggi di spicco (testimonials d eccezione e opinion leaders); Una particolare sottocategoria è costituita dalle presentazioni di nuovi prodotti/servizi (es.: dimostrazioni alla forza vendita; eventi di lancio etc.). Pagina 10

11 4. Convention Principale evento di comunicazione interna, con il quale l organizzazione ha la possibilità di coinvolgere con ufficialità i propri dipendenti e/o i partner per accrescerne informazione, motivazione, senso di appartenenza e spirito di gruppo; E utile al fine di individuare indirizzi comuni per il raggiungimento di obiettivi istituzionali, specie in momenti di transizione e di rinnovamento organizzativo; Si rivolge a pubblici interni in genere ampi, con i quali stabilire un confronto diretto che può aspirare a un buon riscontro anche presso i media; Può prevedere una comunicazione top-down oppure bottomup grazie alla partecipazione attiva dei partecipanti (per gruppi di lavoro o interventi individuali successivi a quelli dei relatori). Pagina 11

12 5. Visite e open day Si tratta di occasioni in cui un organizzazione consente l ingresso a soggetti esterni, così da mostrare dal vivo il proprio funzionamento; La partecipazione alle visite (o factory tour) è riservata a invitati/prenotati (e, quindi, l afflusso è prevedibile a priori), mentre quella a open day è aperta; Entrambe le tipologie possono essere più o meno mirate a specifici pubblici di partecipanti (es.: studenti, famiglie dei dipendenti, potenziali clienti etc.); Necessitano di un accurata pianificazione di itinerari, tempistica, segnaletica ed eventuali servizi di supporto (accoglienza, guide, sicurezza, catering etc.). Pagina 12

13 6. Conferenze stampa Sono momenti di incontro con i giornalisti, finalizzati a divulgare una notizia rilevante per l organizzazione e per l opinione pubblica; Prevedono interventi strutturati e/o interazioni con i giornalisti presenti; Le principali formule, caratterizzate da differenti profili organizzativi e di notiziabilità : news conference, press reception, photocall, press tour; È fondamentale fornire ai giornalisti tutte le informazioni necessarie prima, durante e dopo l evento (inviti personalizzati e recall, comunicati ex ante ed ex post, cartella stampa etc.). Pagina 13

14 7. Feste e celebrazioni Lo scopo è generare coinvolgimento intorno a una ricorrenza saliente, ottenendo risonanza anche presso gli opinion leaders (primi fra tutti, i media) e un pubblico allargato; La partecipazione è generalmente estesa a tutti i dipendenti e gli stakeholders di un organizzazione, poiché la funzione precipua è creare e rigenerare il senso comunitario e di appartenenza; «Compleanni» e anniversari aziendali, contraddistinti da un più forte carattere simbolico, sono funzionali alla storicizzazione dell attività di un organizzazione (strategia heritage). Pagina 14

15 Eventi di RP: altri formati Colloqui e riunioni; Assemblee (riunioni generali di un organizzazione); Seminari (eventi formativi) e workshop (laboratori); Meeting (riunioni tematiche di esperti); Forum (incontri-dibattito con ospiti esterni) Conferenze (incontri di approfondimento focalizzati ); Event in house (eventi ospitati nella sede aziendale o in location di proprietà dell organizzazione promotrice); Road show (eventi itineranti); Viaggi incentive (eventi turistici per i dipendenti). Pagina 15