REGOLAMENTO SUL GOVERNO DELLE SOCIETA' PARTECIPATE DELLA PROVINCIA DI RIETI

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1 REGOLAMENTO SUL GOVERNO DELLE SOCIETA' PARTECIPATE DELLA PROVINCIA DI RIETI Modalità di indirizzo, coordinamento e controllo Strategico delle aziende partecipate Approvato con deliberazione di Consiglio provinciale n. 24 del 22/04/2009, modificato con deliberazione di Consiglio provinciale n. 86 del 22/12/2009 1

2 RELAZIONE ILLUSTRATIVA... 3 I PARTE MODALITA' DI NOMINA E DESIGNAZIONE E REVOCA DEI RAPPRESENTANTI DELLA PROVINCIA PRESSO ENTI AZIENDE ED ISTITUZIONI... 5 Art. 1 La competenza del Presidente... 5 Art. 2 Il Comitato di Controllo Interno... 5 Art. 3 Pubblicità e trasparenza delle nomine... 6 Art. 4 Criteri di nomina e designazione dei rappresentanti della Provincia... 6 Art. 5 Compiti e funzioni dei rappresentanti della Provincia... 6 Art. 6 Revoca e dimissioni... 7 II PARTE MODALITA' DI VERIFICA ECONTROLLO STRATEGICO ED OPERATIVO SULLE AZIENDE PARTECIPATE... 8 Art. 7 Ambito di applicazione e modalità del controllo... 8 Art. 8 Servizio partecipazioni societarie... 8 Art. 9 Controllo Analogo sulle società che gestiscono sevizi affidati dalla Provincia in House Providing... 9 Art. 9.1 Indirizzi strategici e piano Operativo Annuale... 9 Art. 9.2 Controllo operativo e strumenti di monitoraggio Art. 9.3 Sorveglianza sulle prestazioni operative e gestionali Art. 10 Controllo sulle società a partecipazione maggioritaria Art Indirizzi strategici e piano Operativo Annuale Art Controllo operativo e strumenti di monitoraggio Art Sorveglianza sulle prestazioni operative e gestionali Art. 11 Partecipazione dei presidenti delle Società alle riunioni dei Consigli e delle Commissioni Art. 12 Rispetto dei principi comunitari e delle normativa pubblica Art. 13 Omesso invio della documentazione Art. 14 Accesso agli atti societari da parte dei consiglieri provinciali pag. III PARTE DISPOSIZIONE FINALE Art. 15 Entrata in vigore

3 RELAZIONE ILLUSTRATIVA La Provincia di Rieti ha sentito l'esigenza di adottare un codice di comportamento al fine di attuare una più efficace azione di indirizzo e di controllo nelle società cui partecipa, e in quelle in cui parteciperà tenendo conto delle modifiche intervenute nella normativa sulle società partecipate da enti locali, previste dal novellato art. 113 del Tuel (D.lgs. 267/2000), e di quelle previste dal nuovo diritto societario (D.lgs. 6/2003), dalla Finanziaria 2008 (Legge 244/2007) ed anche in seguito alla deliberazione di Consiglio n. 102 del 22 dicembre 2008 che, ai sensi della vigente normativa, ha provveduto allo screening di tutte le partecipate ed alla individuazione di quelle da mantenere. Nel perseguire una più efficacie azione di indirizzo e controllo la Provincia intende attivare gli strumenti che consentano anche una più estesa partecipazione alle decisioni da parte del Consiglio Provinciale, nella considerazione che le società partecipate coinvolgano un interesse di carattere generale. In questo senso il codice di comportamento intende individuare: 1. in modo organico ed omogeneo i comportamenti dei rappresentanti della Provincia all'interno degli organi delle società partecipate 2. le diverse competenze degli organismi dell'amministrazione provinciale in merito a decisioni ex ante ed ex post riguardanti le società cui partecipa la Provincia stessa. Le previsioni contenute nel codice sono, teoricamente, applicabili a tutte le società partecipate dalla Provincia anche se il modello base è diretto a società in cui la Provincia sia unico socio o quello di maggioranza. Per le società partecipate nella quale la provincia non dovesse disporre della maggioranza dei voti assembleari il codice rappresenta un compendio di principi di comportamento cui ispirarsi tenuto conto che la diretta applicazione presuppone la condivisione degli altri soci. Il sistema articolato dal codice si basa sui seguenti punti fondamentali: creazione di un sistema efficiente di informazioni ex ante ed ex post dalle società al socio Provincia di Rieti; rendere chiari e trasparenti i sistemi attraverso i quali la provincia, tenuto conto della specifica competenza dei suoi organismi, può fornire direttive (o indirizzi) alle società. Nel Testo Unico degli enti locali (D.lgs. 267/2000) il riparto di competenza tra gli organi di Governo degli enti locali è articolato tra: il presidente dell'ente, organo monocratico costituito per legge, a capo dell'amministrazione locale e titolare di funzioni sia proprie che derivate; il Consiglio provinciale, organo collegiale cui la legge riserva funzioni di indirizzo e di programmazione generale dell'attività di governo dell'ente, oltreché il controllo politico-amministrativo, con competenze limitate ed esclusive nelle materie individuate nell'art. 42 del Tuel, cui aggiungere quelle stabilite in leggi speciali; la Giunta provinciale, che in quanto organo collegiale ha funzioni di ausilio del Presidente con compiti residuali rispetto agli altri due organi di governo; 3

4 i Dirigenti cui competono attribuzioni di gestione. Il riparto di competenza degli organi provinciali, previsto dal presente codice, nel rispetto delle norme di legge, declina alcuni compiti in relazione alla specificità degli atti societari e assume significato di indirizzo etico teso a favorire la massima partecipazione delle minoranze e la massima efficacia dell'esercizio della rappresentanza dell'ente nella società partecipata. Il presente regolamento disciplina altresì le modalità di nomina, designazione e revoca dei rappresentanti della Provincia di Rieti in seno alle aziende proprie e/o partecipate dalla stessa e le modalità di indirizzo, coordinamento e controllo strategico delle stesse. I PARTE MODALITA' DI NOMINA, DESIGNAZIONE E REVOCA 4

5 DEI RAPPRESENTANTI DELLA PROVINCIA PRESSO ENTI, AZIENDE ED ISTITUZIONI Art. 1 La competenza del Presidente Il Presidente, nella sua qualità di legale rappresentante della Provincia di Rieti, partecipa alle assemblee dei soci ed esprime il proprio voto sulla base del PEG approvato dalla Giunta, giusta l'autorizzazione conferitagli con il bilancio annuale e triennale approvato in sede di consiglio provinciale. Il Presidente con proprio atto procede ad esprimere e nominare direttamente gli amministratori ed i componenti del collegio sindacale. La nomina portata dal decreto del Presidente viene recepita nel verbale dell'assemblea dei soci della società partecipata, avente ad oggetto la nomina degli amministratori e sindaci, ai fini degli adempimenti di deposito ed iscrizione al Registro delle imprese. Per l'individuazione dei nominativi degli amministratori delle società partecipate il Presidente si attiene agli indirizzi previsti dalla deliberazione del Consiglio Provinciale, ai senti dell'art. 42, comma 2 lett. m) del TUEL. Art. 2 Il Comitato di controllo interno Il Consiglio provinciale provvede alla nomina, con voto limitato e separato, di sue esperti dotati di adeguata professionalità (dottori commercialisti, revisori contabili avvocati in materie societarie) in rappresentanza della maggioranza e della minoranza nell'ambito del Comitato di Controllo Interno, composto: dal Segretario Generale; dal Direttore Generale; da due esperti professionisti del Consiglio Provinciale (di cui uno in rappresentanza della maggioranza ed uno in rappresentanza della minoranza); da Dirigente delle partecipate se diverso dal Direttore Generale Il Comitato paritetico di Controllo Interno, nel rispetto delle competenze attribuite dallo statuto della società, dovrà, in particolare: valutare i piani strategici, industriali e finanziari, al fine di ottimizzare le risorse disponibili della o delle società provinciali; valutare gli assetti organizzativi, amministrativi e contabili della società, con particolare attenzione ai meccanismi di controllo interno e agli eventuali conflitti di interesse; esaminare preventivamente le operazioni di maggior valore strategico delle società controllate, allo scopo di monitorare la situazione patrimoniale di queste ultime e di valutare i riflessi di tali operazioni sulla Provincia. Tale procedura preventiva dovrà mettere in condizione l'azionista di essere a conoscenza di operazioni che possono determinare perdite eventuali e/o erosione del capitale delle società; 5

6 predisporre, almeno una volta l'anno, una scheda informativa sul governo della società e sulle modalità di applicazione di quanto previsto nel presente comma. Per la partecipazione alle sedute del Comitato di controllo interno da parte dei due esperti spetta un gettone di presenza pari a quello percepito dai Consiglieri Provinciali per la partecipazione alle sedute del Consiglio. Art. 3 Pubblicità e trasparenza delle nomine La pubblicità delle nomine e designazioni dei rappresentanti della provincia presso enti, aziende ed istituzioni è garantita da avviso pubblicato all'albo on line della Provincia di Rieti e sul sito internet nonché da comunicazioni ai Gruppi Consiliari e ai presidenti delle Commissioni Consiliari, se già costituite. Nell'avviso saranno indicati: l'organismo e la carica cui si riferisce la nomina o la designazione; i requisiti di carattere generale e le cause di incompatibilità e di esclusione; la data di scadenza per la presentazione delle candidature. Art. 4 Criteri di nomina e designazione dei rappresentanti della Provincia Il presidente provvede alla nomina e designazione dei rappresentanti della Provincia presso Enti, Aziende ed Istituzioni, anche quando agisca in qualità di socio nelle Assemblee dei soci dell'azienda o delle Aziende partecipate. Le nomine devono rispettare le regole di trasparenza e pubblicità e devono essere individuate, preferibilmente, competenze nelle materie specifiche previste dall'oggetto sociale delle società partecipate anche con riferimento al dettato dell'art del Codice Civile. Art. 5 Compiti e funzioni dei rappresentanti della Provincia I rappresentanti della Provincia nominati presso enti, aziende ed istituzioni si impegnano formalmente al rispetto degli indirizzi programmatici (strategici) stabiliti dal Consiglio provinciale per l'ente interessato anche se formulati successivamente alla loro nomina. Sono inoltre tenuti ai seguenti adempimenti: riferire al Presidente ed al Presidente del Consiglio provinciale eventuali procedure in atto ritenute in contrasto o non compatibili con gli indirizzi programmatici approvati dal Consiglio provinciale o in presenza di gravi carenze nell'attività o nella gestione aziendale; i membri del Collegio Sindacale, di nomina provinciale, sono tenuti a inviare al Presidente dell'ente ed al presidente del Consiglio provinciale, relazioni scritte su 6

7 raccomandazioni, procedure ritenute non regolari e su parere contrari, da loro espressi sulle iniziative dell'organo amministrativo. Art. 6 Revoca e dimissioni Il presidente procede con proprio atto alla revoca delle nomine e delle designazioni della provincia qualora si verificasse la mancanza anche di uno solo dei requisiti di cui all'art. 2 e per sopraggiunta incompatibilità, ovvero per motivate gravi ragioni relative a comportamenti contraddittori od omissivi o a reiterate inottemperanze alle direttive espresse dall'amministrazione provinciale, inosservanza degli obblighi e delle norme stabilite dal presente Regolamento, nonché in caso di reiterate assenze ingiustificate. II PARTE MODALITA' DI VERIFICA E CONTROLLO STRATEGICO ED OPERATIVO SULLE AZIENDE PARTECIPATE 7

8 Art. 7 Ambito di applicazione e modalità di controllo La presente sezione disciplina le modalità di controllo strategico ed operativo sulle società di cui all'art. 113, 5 comma, lett. c del T.U.E.L. 267/2000, nonché sulle società a capitale misto pubblico/privato che forniscono servizi pubblici, strumentali e di interesse generale nel territorio provinciale. Le tipologie di controllo applicate sono: 1. controllo analogo: applicato alla o alle società che gestiscono servizi in house providing. Per controllo analogo si intende un'attività di monitoraggio pari a quella svolta istituzionalmente dall'ente in virtù della titolarità dei servizi pubblici locali e del suo ruolo di garante nei confronti dell'utenza, anche nel rispetto degli art. 3, comma 1 lettere b) e c), e art. 14 del decreto legislativo 3 febbraio 1993 n. 29 e successive modifiche e integrazioni. Le tipologie di controllo analogo effettuate sono di tre tipi: economico- patrimoniale, qualità erogata e percepita dai clienti/utenti dei servizi, controllo ambientale. 2. Controllo sulle prestazioni di servizi: applicato alla o alle società che gestiscono servizi sul territorio provinciale 3. controllo sulle società a partecipazione maggioritaria Le diverse tipologie di controllo vengono esercitate sulla base di informazioni di carattere amministrativo, gestionale, finanziario-contabile e con audit (verifiche) anche presso le sedi delle aziende stesse. Art. 8 Servizio partecipazioni societarie La Giunta provinciale, in sede di approvazione di PEG, assegna la responsabilità e definisce forme e contenuti del servizio. Il Servizio partecipazioni societarie costituisce il punto di raccordo tra l'amministrazione provinciale e gli organi societari nonché tra i settori provinciali che gestiscono gli affidamenti dei servizi a società partecipate dall'ente e gli organi gestionali delle predette società. Il Servizio cura i rapporti con le singole società, verifica e sollecita l'invio della documentazione e delle attività previste dal presente regolamento e presiede al controllo delle norme vigenti in materia societaria. Il Servizio assiste gli organi politici nell'elaborazione delle linee d'indirizzo strategico annualmente deliberate dal Consiglio Provinciale, ai sensi del successivo art. 9.1, elaborando le informazioni derivanti dai rapporti di cui sopra con le aziende e predisponendo periodici report di analisi sull'andamento delle società. 8

9 Il Servizio inoltre: è di supporto a commissioni e comitati per il controllo analogo sui servizi affidati con l'istituto dell'in-house providing; cura la tenuta e la raccolta di tutti gli statuti, regolamenti, contratti di servizio e reportistica inerenti le aziende partecipate dall'ente; cura la pubblicazione e l'aggiornamento della sezione del sito web dedicata alle società partecipate ed in particolare alla pubblicazione dei dati relativi ai compensi dei presidenti ed dei consiglieri di amministrazione e di ogni altro atto previsto dalle norme e/o regolamenti. Art. 9 Controllo Analogo sulle società che gestiscono servizi affidati dalla provincia in House Providing. Il presente articolo disciplina le modalità di controllo analogo sulla o sulle società che gestiscono servizi affidati dalla provincia con l'istituto dell'in-house providing. Art. 9.1 Indirizzi Strategici e Piano Operativo Annuale Le società, entro il 30 novembre di ciascun anno rendicontano all'amministrazione provinciale l'andamento degli obiettivi e la situazione economico-finanziaria in corso secondo modalità operative da concordare. A seguito di consultazioni tra le società e sulla base dell'analisi di tali documenti, entro la data di approvazione del Bilancio preventivo dell'ente, anche come allegato al Bilancio, il Consiglio Provinciale delibera gli indirizzi strategici per i diversi servizi gestiti dalle società: indirizzi economico-patrimoniali e di investimento e sviluppo; indirizzi sulla qualità dei servizi e sulle prestazioni aziendali. Sulla base di tali indirizzi, entro 30 giorni dalla data della predetta deliberazione, le società trasmetteranno all'amministrazione provinciale la proposta di piano Operativo Annuale per l'anno successivo. Sono fatti salvi termini più brevi eventualmente previsti dagli statuti o dai contratti di servizio delle società. Il Piano Operativo Annuale delle aziende è il documento di riferimento attraverso il quale le società attuano le strategie emanate dall'amministrazione e deve essere esaustivo di tutte le informazioni necessarie a valutarne chiaramente il contenuto. E' composto almeno dai seguenti documenti: budget economico elaborato per centri di costo analitici (settori di attività) con le modalità preventivamente concordate con l'unità operativa società partecipate; programma degli investimenti, in conformità al piano pluriennale approvato, indicando i relativi strumenti di finanziamento e prospetto riepilogativo degli 9

10 investimenti distinti per tipologia; eventuali ulteriori interventi sul patrimonio gestito; piano annuale delle assunzioni; Piano degli Obiettivi. Il Piano degli Obiettivi è un documento che riporta la traduzione degli indirizzi strategici deliberati dal Consiglio in obiettivi operativi concordati con le società attraverso incontri di coordinamento con il gruppo di controllo. Il Piano deve essere accompagnato da una relazione previsionale descrittiva degli obiettivi. Entro 15 giorni dal ricevimento del Piano degli Obiettivi, in seguito ad eventuali incontri di coordinamento con le società, la Giunta approva il Piano Operativo Annuale per l'anno successivo. Tutti i termini di cui al presente art. 9.1 potranno essere rideterminati in ragione di esigenze particolari a cura della Giunta Provinciale. Art. 9.2 Controllo operativo e strumenti di monitoraggio Ai fini dell'esercizio del controllo analogo di cui all'art. 7, al Servizio partecipazioni societarie dovrà essere trasmessa, da ciascuna società e nelle forme documentali preventivamente concordate, ogni informazione sulla gestione operativa utile al riscontro dell'efficienza, efficacia ed economicità del servizio gestito. In particolare dovrà essere trasmessa la seguente documentazione: a. Controllo economico-patrimoniale: report economico suddiviso per centri di costo analitici (settore di attività) - quadrimestrale; report sui flussi di liquidità con periodicità da concordare con le singole società; report sullo stato di attuazione degli obiettivi programmati quadrimestrale; report con i dati utilizzati per l'applicazione delle tariffe all'utenza annuale; elenco aggregato degli acquisti di beni, servizi e lavori, indicando le modalità di individuazione dei fornitori, le gare ad evidenza pubblica e le eventuali modifiche al regolamento degli acquisti annuale. Il bilancio d'esercizio, corredato dai documenti obbligatori, dovrà essere trasmesso alla Provincia almeno 15 (quindici) giorni prima della data fissata per la prima convocazione dell'assemblea dei Soci per la sua approvazione. I collegi sindacali dovranno trasmettere all'amministrazione Provinciale, entro un mese dalla loro adunanza, effettuata ai sensi della normativa vigente, copia dei relativi verbali. b. Controllo sulla qualità dei servizi: analisi semestrale dei reclami analisi di Customer Satisfaction, con cadenza almeno biennale analisi degli indicatori relativi ai servizi eventualmente soggetti a carta dei servizi, con cadenza annuale. 10

11 Art. 9.3 Sorveglianza sulle prestazioni operative e gestionali Si esplica attraverso specifici audit (verifiche) anche presso le sedi operative e/o amministrative svolti dall'unità operativa partecipazioni societarie, o soggetto da esso delegato e anche attraverso la nomina da parte dell'amministrazione di esperti tecnici esterni, sulle attività gestionali svolte dalle società partecipate e sui risultati prestazionali delle stesse. La frequenza e la modalità di attuazione sono preventivamente concordate tra l'auditor e i referenti gestionali dell'azienda che dovranno partecipare attivamente all'audit e supportare il team di verifica nelle diverse fasi della stessa al fine di garantirne il buon esito. a. Verifiche economico patrimoniali modalità di definizione e calcolo degli indicatori gestione delle informazioni che alimentano il sistema di reporting modalità di attribuzione dei costi indiretti sui centri di costo analitici b. Verifiche sulla qualità sei servizi modalità di gestione dei reclami gestione e rispetto dei parametri delle eventuali carte di servizio Qualora lo ritenesse necessario, il presidente (o suo delegato) potrà richiedere e acquisire copia di atti o documenti relativi all'attività delle società ed assoggettare le società stesse ad ulteriori ispezioni e controlli. Ogni verifica si concluderà con la redazione da parte dell'auditor di un verbale sottoscritto tra le parti che illustra i riscontri effettuati e con la predisposizione di una relazione di commento a cura del Servizio partecipazioni societarie, tendente a mettere in evidenza richieste di chiarimenti e/o azioni per garantire il miglioramento continuo dell'attività. Art. 10 Controllo sulle società a partecipazione maggioritaria Il presente articolo disciplina le modalità di controllo sulle società a partecipazione maggioritaria della Provincia di Rieti. Art Indirizzi strategici e piano operativo annuale Si applicano, sostanzialmente, le stesse metodologie previste nell'art Art Controllo operativo e strumenti di monitoraggio 11

12 Si applicano, sostanzialmente, le stesse metodologie previste nell'art Art Sorveglianza sulle prestazioni operative e gestionali Si applicano, sostanzialmente, le stesse metodologie previste nell'art Art. 11 Partecipazione dei Presidenti delle Società alle riunioni dei Consigli e delle Commissioni I legali rappresentanti, o loro delegati, delle società oggetto del presente regolamento, ove richiesto dal Presidente dell'ente, dal Presidente del Consiglio provinciale o dal Presidente delle Commissioni consiliari, partecipano alle sedute della Giunta, del Consiglio o della Commissione, ove siano trattati argomenti che li riguardino. Qualora impossibilitati a partecipare sarà loro cura far pervenire apposite relazioni. Art. 12 Rispetto dei principi comunitari e della normativa pubblica Le aziende soggette a controllo analogo da parte della provincia adottano specifici regolamenti sulle seguenti materie: gare per l'approvvigionamento di beni e servizi e per i lavori; assunzione del personale; individuazione di professionisti e co.co.pro. Il regolamento delle gare dovrà tener conto dei principi dettati dalle direttive comunitarie e della normativa pubblica in materia, nel rispetto dei principi di trasparenza, pubblicità e par-condicio. L'assunzione del personale dovrà essere svolta nel rispetto dei principi di trasparenza, imparzialità e pari opportunità e tali principi valgono anche per l'individuazione dei professionisti e dei co.co.pro. Le aziende provvederanno ad inviare alla Provincia copia dei regolamenti approvati e invieranno qualsiasi modifica e adeguamento normativo agli stessi entro 30 giorni dall'approvazione. La Provincia di Rieti promuoverà scambi di informazioni e buone pratiche tra la Provincia e le aziende, nonché tra le aziende stesse. Art. 13 Omesso invio della documentazione Qualora le aziende che gestiscono servizi affidati in house providing non trasmettano immotivamente la documentazione richiesta o forniscano informazioni incomplete tali da 12

13 compromettere l'esecuzione del controllo analogo a quelle esercitato sui propri servizi, l'amministrazione provinciale, dopo aver esperito ogni ulteriore utile tentativo, venuti meno i presupposti per l'affidamento del servizio in house providing ai sensi dell'art. 113 del D. Lgs 267/00 e smi, valuterà la necessità di revocare il servizio stesso. Art. 14 Accesso agli atti societari da parte dei consiglieri provinciali Il diritto di accesso per i Consiglieri provinciali è direttamente funzionale alla cura di un interesse pubblico, quale la funzione di rappresentanza della collettività. Il Consigliere è tenuto al segreto d'ufficio nei casi previsti dalla legge e al rispetto delle norme sulla tutela dei dati personali. Il Consigliere non potrà utilizzare gli atti e le informazioni ottenute per finalità diverse da quelle connesse all'esercizio del mandato. In forza del diritto di controllo analogo esercitato dai Consiglieri provinciali, le richieste di atti e/o documenti rivolti alle società partecipate dalla Provincia di Rieti avviene nelle consuete forme previste dalle norme di diritto all'accesso (legge 241/90 art. 43 D. lgs 267/2000), prevista richiesta diretta alle stesse società o, in caso di ritardo presso il Servizio Organi Istituzionali della Provincia. Nel caso in cui i documenti oggetto della richiesta presentino elementi di riservatezza, la questione dovrà essere tempestivamente segnalata, a cura delle società, al Presidente, tramite nota scritta. III PARTE DISPOSIZIONE FINALE Art. 15 Entrata in vigore 13

14 a. Il presente regolamento entra in vigore dopo che sarà diventata esecutiva la deliberazione con la quale è stato approvato. b. Dalla data di entrata in vigore, sono sostituite ed abrogate tutte le disposizioni esistenti con esso incompatibili. 14