C O M U N E D I C E T O N A Provincia di Siena

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1 C O M U N E D I C E T O N A Provincia di Siena VERBALE DI DELIBERAZIONE DELLA GIUNTA COMUNALE Oggetto: Approvazione Manuale di Gestione Ufficio Protocollo-Archivio del Comune di CETONA N. 144 del Reg. Data L anno Duemilaquindici, addì Ventinove del mese di Dicembre alle ore 22:30 in Cetona, convocata nelle forme prescritte dalla legge, nella Civica Sede si è riunita la Giunta Comunale presieduta dal Sig. BARBANERA EVA, e risultano: Presenti BARBANERA EVA (Sindaco) FORCONI EMANUELA Assenti TORRONI GIANFRANCO (Vice Sindaco) Tot. Presenti: 2 Tot. Assenti: 1 Assiste il Segretario Comunale Signor. CHIACCHIO ANNALISA. Il Presidente, previa verifica che il numero degli intervenuti è sufficiente per legalmente deliberare, dichiara aperta la seduta ed invita a deliberare sull'oggetto sopra indicato. Deliberazione della Giunta n 144 del Pagina 1 di 6

2 VISTI: LA GIUNTA COMUNALE COPIA - il Capo IV del D.P.R n. 445 Testo Unico delle Disposizioni Legislative e Regolamentari in materia di Documentazione Amministrativa (sostituisce D.P.R n. 428 Regolamento recante norme per la gestione del protocollo informatico da parte dele amministrazioni pubbliche ) ed in particolare l art. 50 comma 3 - il D.P.C.M Regole Tecniche per il protocollo informatico di cui al D.P.R n. 428 ; - la Circolare AIPA n. 31 del Art. 7, comma 6, D.P.C.M Requisiti minimi di sicurezza dei sistemi operativi disponibili commercialmente ; - la Direttiva del Ministro per l innovazione e le tecnologie ; - il Decreto del Ministro per l innovazione e le tecnologie ; VISTO che con delibera della G.C. n. 239 del 24/12/2003 si stabiliva di: individuare una unica Area Organizzativa Omogenea per tutto l Ente; di istituire il Servizio per la tenuta del protocollo informatico e la gestione dei flussi documentali e degli archivi posto alle dirette dipendenze della AOO e collocato nell Area Segreteria - Affari generali, (Area Amministrativa); di considerare come responsabile del servizio, il Responsabile dell Area Amministrativa e come vicario l addetto al Protocollo; VISTA la deliberazione della G.C. n. 114 del con la quale è stato approvato il Manuale di Gestione del protocollo Informatico e dell Archivio del Comune di Cetona, dando atto che il testo del suddetto Manuale faceva riferimento ad una situazione caratterizzata dalla sperimentazione di nuove tecnologie e nuove soluzioni organizzative e che pertanto il Manuale di gestione e doveva essere periodicamente aggiornato e rivisto, in particolare in occasione di modifiche normative o di acquisizione di nuove tecnologie; VISTA la deliberazione della G.C. n. 142 del , avente per oggetto Adesione al progetto pilota per l implementazione del protocollo informatico, formulato dalla Comunità Montana del Cetona con affiancamento della Regione Toscana e del Centro Regionale di Competenza della Toscana; CONSIDERATO che in attuazione di tale progetto l ufficio CED della Comunità Montana ha installato il sistema di protocollo informatico Folium gestione documentale e dei procedimenti a norme AIPA integrato per la firma digitale, collegato ai 5 comuni aderenti al progetto; VISTA la deliberazione della Giunta Comunale n. 241 del 29/12/2005 con la quale si procedeva ad aggiornare ed approvare nuovamente il Manuale per la Gestione del Protocollo Informatico dei Flussi Documentali e degli Archivi del Comune di Cetona, da adottare dal 1 gennaio 2006; VISTI: il Codice dell'amministrazione Digitale (CAD) approvato con D. Lgs. n. 82/2005 nel testo coordinato e aggiornato con le modifiche ed integrazioni introdotte dal D.Lgs. 30/12/2010, n.235; il DPCM 03/12/2013 avente ad oggetto Regole Tecniche per il protocollo informatico ai sensi Deliberazione della Giunta n 144 del Pagina 2 di 6

3 degli articoli 40 bis, 41, 47, 57 bis e 71 del Codice dell Amministrazione Digitale di cui al D.Lgs. n. 82/2005; il DPCM 13/11/2014 avente ad oggetto Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71 del Codice dell'amministrazione digitale di cui al D.Lgs. n. 82/2005; DATO ATTO che, ai sensi e secondo le norme sopracitate, le Pubbliche Amministrazioni devono: a) adottare il protocollo informatico per la registrazione dei dati e documenti; b) formare e conservare i documenti informatici, gestire in modalità informatica il sistema ed i flussi documentali sulla base delle regole tecniche di cui ai DPCM 03/12/2013; c) realizzare la sottoscrizione elettronica dei documenti informatici; d) individuare le Aree Organizzative Omogenee (AOO) per la gestione del protocollo informatico e dei flussi documentali e i relativi uffici di riferimento; e) nominare il Responsabile delle attività relative alla tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi; f) nominare il Responsabile della conservazione dei documenti informatici; g) adottare, su proposta del detto Responsabile, il Manuale di gestione dei documenti previsto dalle Regole tecniche di cui al DPCM 31/10/2000 e s.m.i., che descrive il sistema di gestione e dì conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni necessarie al corretto funzionamento del protocollo informatico; h) realizzare la sicurezza dei dati, dei documenti e delle tecnologie sulla base delle disposizioni del Codice in materia di dati personali (D.Lgs. 30/06/2003, n. 196); VISTO il Decreto del Sindaco n. 15 del 13/10/2015 con il quale è stato nominato il Responsabile della gestione documentale del Comune ed il suo sostituto; VISTO che, sulla base delle nuove regole tecniche per il protocollo informatico, occorre provvedere ad un aggiornamento del Manuale al momento in vigore presso l'ente, e determinare di riapprovarlo nel suo testo integrale, che va a sostituire quello precedente; VISTO il testo del Manuale di Gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi (con i relativi allegati), predisposto dal Responsabile della gestione documentale secondo le disposizioni normative in materia, che è allegato alla presente deliberazione per formarne parte integrante e sostanziale; TENUTO conto che il testo del Manuale allegato alla presente deliberazione fa riferimento alla situazione attuale, caratterizzata dalla sperimentazione di nuove tecnologie e nuove soluzioni organizzative e che lo stesso dovrà essere periodicamente aggiornato e rivisto, in particolare in occasione di modifiche normative o di acquisizione di nuove tecnologie; RITENUTO, per quanto sopra, di procedere all approvazione del più volte citato Manuale di Gestione e relativi allegati; ACQUISITO il parere favorevole espresso dal responsabile dell Area Affari Generali in ordine alla regolarità tecnica del presente atto, ai sensi e per gli effetti di cui all articolo 49-1 comma - del d.lgs. 18 agosto 2000, n. 267 e del vigente regolamento comunale sui controlli interni; Deliberazione della Giunta n 144 del Pagina 3 di 6

4 DATO ATTO che non è necessario il parere del Responsabile finanziario in ordine alla regolarità contabile in quanto il presente atto non comporta effetti diretto o indiretti sul bilancio e sl patrimonio dell'ente; VISTI il D.lgs. 267/2000 e ss.mm.ii., il vigente statuto comunale; Con votazione unanime DELIBERA 1. di confermare l'individuazione di un'unica AOO per tutto l'ente; 2. Di confermare l'istituzione del Servizio per la tenuta del Protocollo informatico e la gestione dei flussi documentali e degli archivi posto alle dirette dipendenze della AOO e collocato nell'area amministrativa Servizio Segreteria; 3. Di aggiornare, riapprovando il testo integrale, il Manuale di Gestione del Protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi e relativi n. 11 allegati, che forma parte integrante e sostanziale del presente provvedimento; 4. di prendere atto che il Manuale di Gestione è strumento di lavoro necessario alla corretta tenuta del protocollo ed alla precisa gestione del flusso documentale e dell archivio e pertanto dovrà essere aggiornato quando innovazioni tecnologiche, nuove situazioni organizzative o normative lo richiedano o, comunque, quando si rende necessario ai fini di una corretta gestione documentale; 5. di adottare gli strumenti archivistici del piano di classificazione e del piano di conservazione dell archivio, in conformità alla versione ministeriale, già a far data dalla gestione documentale 2015; 6. di provvedere alla pubblicazione del predetto Manuale sul sito internet del Comune di Cetona (omessi gli allegati sottratti a diffusione per ragioni di sicurezza informatica, tutela dati personali ed informazioni tecnico-commerciali di proprietà di terzi), di darne comunicazione al personale dipendente incaricato di farne uso; Successivamente, Attesa l urgenza di provvedere, al fine di espletare tempestivamente i consequenziali provvedimenti; Ai sensi e per gli effetti dell art. 134, comma 4, del D.Lgs n 267/2000; DELIBERA di dichiarare il presente atto immediatamente eseguibile. Deliberazione della Giunta n 144 del Pagina 4 di 6

5 Settore Affari Generali Responsabile: Betti Mara PROPOSTA DI DELIBERAZIONE DELLA GIUNTA n. PRDG Oggetto: Approvazione Manuale di Gestione Ufficio Protocollo-Archivio del Comune di CETONA PARERE DI REGOLARITA' TECNICA Ai sensi dell'art. 49, comma 1 e dell'art.147 bis del D.Lgs. n. 267/2000, si esprime parere FAVOREVOLE alla regolarità tecnica della proposta di deliberazione n. PRDG Cetona, Il Responsabile f.to Betti Mara Deliberazione della Giunta n 144 del Pagina 5 di 6

6 Approvato e sottoscritto f.to CHIACCHIO ANNALISA IL SINDACO f.to BARBANERA EVA Il sottoscritto, visti gli atti d ufficio, ATTESTA che la presente deliberazione: è stata pubblicata, in data odierna, per rimanervi per 15 giorni consecutivi mediante inserzione nell Albo Pretorio Online Comunale (art. 32, comma 1 della legge 18 giugno 2009, n. 69, art. 124 comma 1 del T.U n. 267) è stata comunicata ai capigruppo consiliari (art. 125) con lettera n. 356 in data Dalla residenza comunale, lì Timbro f.to CHIACCHIO ANNALISA Il sottoscritto Segretario comunale, visti gli atti di ufficio, ATTESTA che la presente deliberazione, in applicazione del D.L.gs 18 agosto 2000 n.267: è' stata pubblicata all'albo pretorio on line, come prescritto dall'art. 124 comma 1, per quindici giorni consecutivi dal al è divenuta esecutiva dal giorno [X] perché resa immediatamente eseguibile (art. 134, comma 4); [] perché trascorsi dieci giorni dalla pubblicazione (art. 134, comma 3,T.U n. 267) Dalla residenza comunale, lì f.to CHIACCHIO ANNALISA E' copia conforme all'originale da servire per uso amministrativo. Dalla residenza comunale, lì Deliberazione della Giunta n 144 del Pagina 6 di 6