Good Practice 2014/2015. Milano, 3 Novembre 2014

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1 Good Practice 2014/2015 Milano, 3 Novembre

2 Agenda Introduzione Quadro GP 2014/2015 Gli atenei partecipanti GP 2014/2015: La struttura e le modalità di rilevazione Efficacia Efficienza Laboratori Presentazione e revisione questionari customer 2

3 Quadro GP 2014/2015 Efficienza Efficacia Laboratori Raccolta dati costo Efficacia oggettiva Risk Management Outsourcing Efficacia percepita Social Media Docenti e PTA Studenti 3

4 Gli atenei partecipanti 1 Politecnico di Milano 2 Politecnico di Bari 3 Università degli di Studi di Bologna 4 Università degli Studi di Pavia 5 Università degli Studi di Sassari 6 Università degli Studi dell Insubria 7 Università degli Studi di Milano-Bicocca 8 Università degli Studi di Udine 9 Scuola Superiore Sant Anna 10 Università degli Studi di Ferrara 11 Università degli Studi di Brescia 12 Università degli Studi di Verona 13 Scuola Normale Superiore di Pisa 14 Università degli Studi di Torino 15 Università Ca Foscari Venezia 16 Scuola Internazionale Superiore di Studi Avanzati 17 Università degli Studi di Parma 18 Università degli Studi Gabriele D Annunzio 19 Università degli Studi di Milano 20 Politecnico di Torino 21 Università Iuav di Venezia 22 Università degli Studi del Piemonte Orientale 23 Università degli Studi di Padova 24 Sapienza Università di Roma 25 Napoli Federico II 26 Università degli Studi di Genova 4

5 Efficacia EFFICACIA PERCEPITA EFFICACIA OGGETTIVA Questionari di Customer Satisfaction - Modalità - Input necessari - Tempistiche Analisi di tempi FOCUS: processo specifico - Modalità - Tempistiche 5

6 EFFICACIA PERCEPITA Modalità Questionari di Customer Satisfaction - Docenti Proposta variabili - Studenti segmentazione - Personale Tecnico Amministrativo (PTA) Input necessario (a breve) Indicare Server di Ateneo vs Server Politecnico di Milano 6

7 EFFICACIA PERCEPITA Tempistiche Destinatario Docenti e PTA Aggiornamento questionario Novembre/Dicembre 2014 Invio questionario Finestra di apertura Consegna risultati Gennaio 2014 Gennaio-Febbraio 2015 Aprile 2015 NOVEMBRE/DICEMBRE Novembre Riunione operativa: Presentazione e discussione questionario 4-7 Novembre Aggiorname nto questionario post-riunione 7 Novembre Proposta questionario 7-25 Novembre Raccolta Commenti dagli Atenei 25 Nov- 1 Dic Rielaborazione Questionario 3 Dicembre 5-18 Dicembre Proposta definitiva questionario e chiusura Implementazione questionario Dicembre Check del link Destinatario Invio questionario Studenti Aprile 2015 Finestra di apertura Maggio-Giugno 2015* Consegna risultati Luglio 2015 *Variabile a seconda del numero di Atenei che si appoggiano al server PoliMI 7

8 EFFICACIA OGGETTIVA Obiettivo: Misurare le tempistiche di uno specifico processo interno; Raccolta proposte dagli Atenei partecipanti Definizione di Modalità Tempistiche 8

9 Efficienza Il modello della rilevazione di Efficienza L obiettivo Le strutture oggetto di analisi Il protocollo di rilevazione I servizi Le unità di personale Outsourcing: edilizia, sistemi informativi, servizi generali Livelli di servizio La modalità di rilevazione Le tempistiche 9

10 Il modello della rilevazione di Efficienza L OBIETTIVO INPUT SISTEMA OUTPUT (EFFICACIA) OUTPUT (EFFICIENZA) Costo per unità di output: Costo totale servizio x Output servizio x Costo totale per ogni servizio: Il personale che svolge l attività amministrativa I tempi dedicati a ciascuna attività Output servizio: misurato attraverso l individuazione di un opportuno driver 10

11 Il modello della rilevazione di Efficienza LE STRUTTURE Il GP rileva le prestazioni a livello di intero ateneo: AG ATENEO DIP GP 2013/ Rilevazione attraverso codici DALIA Amministrazione Centrale Poli Territoriali Centri, Scuole, altre strutture 1^ Livello * GP 2014/ Crescita del livello di dettaglio: possibilità di mappare l andamento anche degli uffici centrali tramite codici fittizi forniti da CINECA Ufficio XX Ufficio XX Ufficio XX 2^ Livello 11

12 Il modello della rilevazione di Efficienza LE STRUTTURE: PRIMO E SECONDO LIVELLO Input CODICE_DALIA_STRUTTURA DENOMINAZIONE_STRUTTURA_DALIA DENOMINAZIONE_STRUTTURA_II_LIVELLO DC052 AMMINISTRAZIONE CENTRALE Ufficio 1 DC052 AMMINISTRAZIONE CENTRALE Ufficio 2 DC052 AMMINISTRAZIONE CENTRALE Ufficio 3 DC080 ALTRE STRUTTURE Ufficio 1 DC080 ALTRE STRUTTURE Ufficio 2 DC080 ALTRE STRUTTURE Ufficio 3 Output CODICE_DALIA_STRUTTUR A DENOMINAZIONE_STRUTTURA_DALI A CODICE_STRUTTURA_II_LIVELLO DC052 AMMINISTRAZIONE CENTRALE DC052_01 Ufficio 1 DC052 AMMINISTRAZIONE CENTRALE DC052_02 Ufficio 2 DC052 AMMINISTRAZIONE CENTRALE DC052_03 Ufficio 3 DC080 ALTRE STRUTTURE DC080_01 Ufficio 1 DC080 ALTRE STRUTTURE DC080_02 Ufficio 2 DC080 ALTRE STRUTTURE DC080_03 Ufficio 3 DENOMINAZIONE_STRUTTURA_II_LIVELL O 12

13 Il protocollo di rilevazione I SERVIZI MACRO-AREE 1. Personale 2. Didattica 3. Ricerca 4. Infrastrutture 5. SBA SERVIZI 3.1. Trasferimento tecnologico 3.2. Supporto alla gestione dei progetti nazionali 3.3. Supporto alla gestione dei progetti internazionali 3.4. Supporto tecnico all attività di ricerca ATTIVITA Gestione brevetti Valorizzazione brevetti Istruttoria per spin-off Gestione spin-off Altre attività 13

14 1. Area Personale - SERVIZI E DRIVER SERVIZIO Pianificazione, controllo e statistica Contabilità Affari legali e istituzionali Comunicazione Servizi sociali e welfare Personale Internazionalizzazio ne docenti, ricercatori e TA Supporto alle gestione ospedaliera DRIVER Tot Entrate + Tot Uscite al netto di partite di giro e trasferimenti (dato di competenza del 2014) Tot Entrate + Tot Uscite al netto di partite di giro e trasferimenti (dato di competenza del 2014) N mandati di pagamento + N reversali N unità di personale afferenti alla struttura in oggetto (personale TA determinato e indeterminato + docenti + docenti in convenzione che operano nella struttura in oggetto + ricercatori determinato e indeterminato + CEL) Nessuno N unità di personale afferenti alla struttura in oggetto (personale TA determinato e indeterminato + docenti + ricercatori determinato e indeterminato + CEL) N unità di personale afferenti alla struttura in oggetto (docenti, docenti a contratto, ricercatori determinato e indeterminato, personale TA determinato e indeterminato, collaboratori linguistici e a progetto, assegnisti di ricerca e specializzandi). Tra i collaboratori escludere gli studenti 150 ore. N docenti, personale TA, dottorandi e ricercatori in mobilità, sia in entrata che in uscita N personale convenzionato con la facoltà di medicina + numero specializzandi delle scuole di medicina 14

15 ATENEI PARTECIPANTI CEP (31/12/2013) FIN (31/12/2013) 1 Politecnico di Milano 2 Politecnico di Bari 3 Università degli di Studi di Bologna 4 Università degli Studi di Pavia 5 Università degli Studi di Sassari 6 Università degli Studi dell Insubria 7 Università degli Studi di Milano-Bicocca 8 Università degli Studi di Udine 9 Scuola Superiore Sant Anna 10 Università degli Studi di Ferrara 11 Università degli Studi di Brescia 12 Università degli Studi di Verona 13 Scuola Normale Superiore di Pisa 14 Università degli Studi di Torino 15 Università Ca Foscari Venezia 16 Scuola Internazionale Superiore di Studi Avanzati 17 Università degli Studi di Parma 18 Università degli Studi Gabriele D Annunzio 19 Università degli Studi di Milano 20 Politecnico di Torino 21 Università Iuav di Venezia 22 Università degli Studi del Piemonte Orientale 23 Università degli Studi di Padova 24 Sapienza Università di Roma 25 Napoli Federico II 26 Università degli Studi di Genova 15

16 2. Area Didattica - SERVIZI E DRIVER SERVIZIO Orientamento in entrata DRIVER N immatricolati laurea triennale, specialistica e ciclo unico nell'a.a. 2013/2014 Gestione alloggi e mense N domande totali di benefici (solo mensa + alloggi) ricevute nell'a.a. 2013/2014 Gestione delle borse di studio N domande totali di borse di studio ricevute nell'a.a. 2013/2014 Didattica in itinere per lauree di I e II livello N studenti iscritti (coloro che hanno pagato almeno la prima rata; Dato riferito all'a.a ) Formazione post-laurea Orientamento in uscita Internazionalizza zione studenti N dottorandi, N studenti iscritti a master, N studenti iscritti a corsi di perfezionamento, N specializzandi nell'a.a. 2013/2014 N laureati triennale specialistica e ciclo unico, nell'a.a. 2013/2014 (escludere i laureandi) + N di stagisti e tirocinanti che non si siano laureati nello stesso anno N studenti stranieri + N studenti totali in mobilità, sia in entrata che in uscita (Dato riferito all' A.A ). Si considera studente straniero colui che ha la cittadinanza straniera 16

17 3. Area Ricerca - SERVIZI E DRIVER SERVIZIO DRIVER Trasferimento tecnologico Supporto alla gestione dei progetti nazionali Supporto alla gestione dei progetti internazionali nessuno N docenti + N ricercatori dell'intero ateneo al 31/12/2014 Valore complessivo di cassa dei contratti/progetti di ricerca nazionali finanziati e dei contratti conto terzi (competenza + residui) Dato riferito all'intero ateneo, per gli anni solari 2012, 2013, N docenti + N ricercatori del'intero ateneo al 31/12/2014 Valore complessivo di cassa dei contratti/progetti di ricerca internazionali Dato riferito all'intero ateneo, per gli anni 2012, 2013, Supporto tecnico all'attività di ricerca nessuno 17

18 4. Area Infrastrutture - SERVIZI E DRIVER SERVIZIO DRIVER Edilizia Nuovi interventi edilizi Edilizia Interventi sul costruito Approvvigionamenti Servizi generali e logistici mq totali definiti nel progetto di nuovo intervento edilizio mq interni della struttura oggetto dell'analisi (inclusi i corridoi) Valore complessivo degli approvvigionamenti effettuati nel corso dell'anno solare Considerare il dato di competenza dell'anno (Dato riferito alla struttura oggetto dell'analisi) mq della struttura oggetto dell'analisi (interno ed esterno) Sistemi informativi N unità di personale (docenti, docenti a contratto, ricercatori a tempo determinato e indeterminato, personale TA a tempo determinato e indeterminato, collaboratori linguistici e a progetto, assegnisti di ricerca e specializzandi). Tra i collaboratori escludere gli studenti 150 ore N studenti iscritti (coloro che hanno pagato almeno la I prima rata) ai corsi di I e II livello nell'a.a (Dato riferito alla struttura in oggetto) 18

19 5. Area SBA - SERVIZI E DRIVER SERVIZIO DRIVER N utenti potenziali afferenti a tutte le biblioteche: Biblioteche Docenti Docenti a contratto TA Ricercatori Dottorandi Assegnisti Specializzandi Iscritti a corsi di perfezionamento Studenti iscritti (coloro che hanno pagato almeno la prima rata) 19

20 Interni (PD) Il protocollo di rilevazione LE UNITA DI PERSONALE Collaboratori/Consulenti esterni con uso di strutture interne (COLL) I lavoratori interinali Gli studenti dei progetti 150 ore I volontari del servizio civile Consulenti esterni senza uso di strutture interne (SER), ossia, contratti con società o professionisti che svolgono attività assimilabili a lavoro TA a supporto di: Servizi generali, edili e logistici (attività di trasloco, manutenzione, facchinaggio) Servizi legali e contabili (avvocati, commercialisti, società di revisione) Servizi informativi Altri Servizi 20

21 Il protocollo di rilevazione OUTSOURCING Per i sottostanti servizi l impatto in termini economici dei contratti esterni è elevato: Edilizia Sistemi Informativi Servizi Generali * Analisi puntuale di tutti i costi dei contratti esterni (conteggio del costo totale ed unitario al lordo e al netto del contratto) 21

22 Il protocollo di rilevazione OUTSOURCING GP 2013/ Servizi generali e logistici: incidenza costi contratti sui costi totali 100% 80% 60% 40% 90% 88% 87% 86% 86% 84% 83% 80% 79% 79% 78% 77% 76% 75% 73% 72% 72% 71% 70% 68% 67% 65% 64% 62% 62% 20% 0% % CONTRATTO % COSTO INTERNO 22

23 Il protocollo di rilevazione OUTSOURCING: FOCUS SU MIGLIORAMENTO DEI DATI RACCOLTI Ad oggi, i costi dei contratti esterni per questi servizi (Edilizia, sistemi informativi, servizi generali) sono rilevati con riferimento ai Codici Dalia SERVIZIO Acquisto software e licenze CODICE DALIA 7325 (acquisizione o realizzazione software) 2227 (assistenza informatica e manutenzione software) 2540 (spese per l'acquisto delle licenze per l'utilizzo dei sw) 2520 (noleggi e spese accessorie) SOLO PER LA QUOTA PARTE LEGATA A SW E LICENZE Altri codici Siope usati per rilevare attività relativa ad acquisto e manutenzione di software e licenze (specificare) Ma non sempre il codice Dalia è rappresentativo della reale situazione di outsourcing. L obiettivo è quello di affinare il protocollo di raccolta dati dei contratti esterni Raccoglieremo proposte per come migliorare questo protocollo: interviste con i referenti delle 3 aree 23

24 Il protocollo di rilevazione LIVELLI DI SERVIZIO (1) Per alcuni servizi si sono identificati dei livelli di servizio e si è raccolto il posizionamento dell ateneo: Comunicazione Internazionalizzazione studenti Personale Ricerca Sistemi informativi SBA L obiettivo di questa rilevazione è quello di affinare il protocollo di riferimento dei livelli di servizio arrivando alla definizione di una vera e propria checklist 24

25 Il protocollo di rilevazione LIVELLI DI SERVIZIO (2) Il punto di partenza per definire la checklist Esempio sul caso comunicazione Comunicazione tramite social media Monitoraggio efficacia comunicativa Gestione canali internazionali Checklist Presenza attiva sui social media (Facebook, twitter e You Tube) Redazione del piano della comunicazione Utilizzo di canali di comunicazione internazionali (agenti all estero, fiere estere, canali social internazionali) Avanzato Numero di canali social attivi in ateneo (specificare la tipologia) Livello di attività delle pagine social (n. like e talking about per facebook; n. tweet e followers per twitter; n. visualizzazioni e iscritti per canale YouTube) Anno di apertura di ciascuna pagina social Frequenza media di aggiornamento di ciascuna pagina social (giornaliera, settimanale, mensile) Raccolta dati /KPI monitorati nel piano della comunicazione Frequenza di pubblicazione del piano della comunicazione Livello di attività per ciascun canale internazionale (n. agenti, n fiere all estero e n. partecipanti, livello attività su pagine social straniere) Standardizzare le domande in modo da prevedere una risposta a crocette che indirizza direttamente sul livello base o avanzato 25

26 La modalità di rilevazione * GP 2014/2015 Possibilità di rilevazione costi secondo livello (non solo a livello servizio, ma anche a livello attività) UGOV costi? Good Practice AbC Web, rilevazione attività Imputazioni : % attività Costi non rilevati da Dalia ma riconducibili ad anagrafiche Importazioni: Costi di servizi Altri costi Indicatori di efficacia ed efficienza oggettiva 26

27 Gli atenei partecipanti CSA Contabilità Allocazione 1 Politecnico di Milano Dal 2014 Dal 2014 Dal Politecnico di Bari Sì Dal 2015 Dal Università degli di Studi di Bologna Sì Dal 2015 Dal Università degli Studi di Pavia Sì Dal 2015 Dal Università degli Studi di Sassari Sì Dal 2013 Dal Università degli Studi dell Insubria Sì Dal 2014 Dal Università degli Studi di Milano-Bicocca Dal 2016 Dal 2016 Dal Università degli Studi di Udine Sì Dal 2012 Dal Scuola Superiore Sant Anna Sì Dal 2013 Dal Università degli Studi di Ferrara Sì Dal 2014 Dal Università degli Studi di Brescia Sì Dal 2014 Dal Università degli Studi di Verona Sì Dal 2015 Dal Scuola Normale Superiore di Pisa Sì Dal 2014 Dal Università degli Studi di Torino Sì Dal 2015 Dal Università Ca Foscari Venezia Sì Dal 2014 Dal Scuola Internazionale Superiore di Studi Avanzati Sì Dal 2014 Dal Università degli Studi di Parma Sì Dal 2014 Dal Università degli Studi Gabriele D Annunzio Sì Dal 2015 Dal Università degli Studi di Milano No No No 20 Politecnico di Torino Sì Dal 2011 Dal Università Iuav di Venezia Sì Dal 2013 Dal Università degli Studi del Piemonte Orientale Sì No No 23 Università degli Studi di Padova Dal 2014 Dal 2015 Dal Sapienza Università di Roma Sì Dal 2012 Dal Napoli Federico II Sì Dal 2013 Dal Università degli Studi di Genova Sì Dal 2013 Dal

28 Le tempistiche EFFICIENZA Periodo Dicembre - Gennaio Febbraio Maggio Giugno - Luglio Settembre Attività Riunione per condivisione e validazione protocollo ufficiale Avvio rilevazione Chiusura rilevazione Analisi dati da parte del team di GP Presentazione risultati 28