MANUALE OPERATIVO POPOLAMENTO INA

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1 Pag. 1 di 18 MANUALE PERATIV PPLAMENT INA Decreto interministeriale del recante Regolamento dell Indice Nazionale delle Anagrafi 1/18

2 Pag. 2 di 18 1 Introduzione Il sistema Cosa è l INA... 6 Che cosa è il popolamento INA Flusso funzionale del popolamento Dismissione delle precedenti modalità di popolamento Nuova procedura di popolamento unico Estensione del sistema con l introduzione di campi aggiuntivi nell INA Cosa è il SAIA Flusso dei dati dal software di anagrafe agli Enti Centrali Le comunicazioni tramite SAIA biettivi del sistema - popolamento e variazioni anagrafiche Comportamento da tenere, linee guida e indicazioni Modalità di popolamento Fase transitoria avvio a regime del sistema Abilitazione alla versione 3 del sistema SAIA Procedura di abilitazione Adeguamento delle procedure al comune /18

3 Pag. 3 di 18 1 INTRDUZINE Il presente documento fornisce le linee guida per il popolamento e l aggiornamento dell Indice Nazionale delle Anagrafi, con riferimento alle prescrizioni di cui nel Decreto Interministeriale del ed in particolare all estensione dell INA con le informazioni connesse all indirizzo di residenza, alla famiglia anagrafica e alla cittadinanza Vengono descritte le modalità operative attraverso le quali tale processo si sostanzia ed in particolare si descrive la procedura di popolamento mediante l utilizzo del software XML-SAIA. Prima di entrare nel merito delle operazioni viene tracciato un quadro d insieme degli strumenti a disposizione del comune per adempiere ai propri obblighi normativi in tema di circolarità anagrafica. 3/18

4 Pag. 4 di 18 2 IL SISTEMA Il sistema costituisce l elemento centrale del circuito di circolarità anagrafica, lo strumento di interscambio del dato anagrafico mediante il quale le informazioni sono trasmesse dal comune agli enti centrali e regionali collegati al CNSD. Le funzione del sistema consentono di mantenere nel tempo l allineamento delle informazioni tra gli interlocutori coinvolti nei processi di circolarità anagrafica. Fig.1 Il sistema Il presente documento tratta nel dettaglio le modalità di caricamento ed allineamento dati tra APR ed INA e definisce i criteri di utilizzo corretto delle funzionalità di sistema in coerenza con i 4/18

5 Pag. 5 di 18 principi di circolarità anagrafica, con particolare riferimento alla componente XML-SAIA Client installata presso i Comuni. Un utilizzo corretto delle funzionalità di sistema assicurerà che il popolamento e i successivi aggiornamenti dell Indice Nazionale delle Anagrafi siano delle operazioni utili ed efficaci. 5/18

6 Pag. 6 di Cosa è l INA L Indice Nazionale delle Anagrafi è un contenitore all interno del quale sono conservati i dati essenziali all individuazione dei cittadini residenti in Italia. Può essere considerato anche un puntatore, attraverso la residenza, al Comune che detiene la globalità delle informazioni dei cittadini. L inserimento e l aggiornamento dei dati dell INA è a carico dei Comuni italiani, titolari del dato anagrafico. La titolarità dell informazione relativa al codice fiscale è invece dell'agenzia delle Entrate, a cui spetta il compiti di attribuzione e validazione dello stesso. A seguito dell emanazione del Decreto Interministeriale citato in premessa, l Indice Nazionale delle Anagrafi viene integrato con i dati relativi all indirizzo di residenza, alla cittadinanza ed alla famiglia anagrafica dei cittadini. Di seguito si descrivono le informazioni che, a seguito dell ampliamento dei campi, saranno contenute in INA. Informazione Dettaglio delle informazioni Descrizione Codice Fiscale Codice Fiscale del cittadino Cognome Cognome del cittadino Nome Nome del cittadino Data di nascita Data di nascita del cittadino Luogo di nascita Comune o Stato estero di nascita del cittadino Comune di residenza Codice Istat del Comune di residenza del cittadino Indirizzo Toponimo (specie e denominazione) Il toponimo ed il prefisso toponomastico (via, viale, piazza, ecc) dell indirizzo in cui risiede il Famiglia Anagrafica Cittadinanza Numero civico (Numero, Lettera, Colore, Interno, Corte, Scala, ecc) Codice Istat della sezione di censimento Data decorrenza indirizzo Componenti della Famiglia Relazione parentela Denominazione Stato Tabella 1. Informazioni contenute nell Indice Nazionale delle Anagrafi cittadino Il numero civico dell indirizzo in cui risiede il cittadino Data di Decorrenza al presente indirizzo da parte del cittadino Il codice indicante la relazione di parentela del cittadino (per gli adottati il codice indicante la relazione di parentela da utilizzare è quello identificativo dei figli) 6/18

7 Pag. 7 di 18 Una vista tecnica delle informazioni può essere consultata nel documento [INA- SAIA_Allegato_tecnico_2_Struttura_Dati_AP5.doc]. 7/18

8 Pag. 8 di 18 Che cosa è il popolamento INA Il popolamento è la procedura con la quale il comune effettua il primo invio dei dati anagrafici dei cittadini iscritti in APR all Indice Nazionale delle Anagrafi (vedi Tabella 1 per i dati). La nuova procedura di primo inserimento dati in INA prevede l invio da parte del comune di una comunicazione di Popolamento residenti per il tramite del software XML-SAIA Flusso funzionale del popolamento La funzionalità di popolamento INA, rispetto alla precedente versione, implementa un contenuto informativo più ampio. Inoltre la nuova procedura di caricamento dati semplifica l operatività in carico al comune evitandogli la fase di inoltro dei dati all Agenzia delle Entrate per le operazioni di validazione del codice fiscale. Il comune invierà i dati al sistema SAIA che provvederà ad inoltrare le richieste ad Agenzia delle Entrate preliminarmente alla fase di archiviazione nell Indice Nazionale delle Anagrafi. Fig. 2 Flusso funzionale del popolamento Di seguito si evidenzia la procedura di inserimento in INA del dato anagrafico: 1. estrazione dati: in questa fase i dati sono estratti dalla banca dati dell anagrafe del comune e formattati secondo regole condivise per essere inviati tramite il sistema SAIA; 2. invio dati: in questa fase i dati pervengono al sistema centrale SAIA; 3. verifica codice fiscale: il sistema SAIA si occupa di effettuare la verifica del codice fiscale invocando i servizi resi disponibili dall Agenzia delle Entrate; 8/18

9 Pag. 9 di risposta di Agenzia delle Entrate: in questa fase viene recuperato la risposta dei servizi di Agenzia delle Entrate in merito alla verifica del codice fiscale; 5. inserimento dati: fase di inserimento dei dati anagrafici (elencati in Tabella 1) nell INA; 6. esito del popolamento: in questa fase vengono generate le risposte (gli esiti) da far pervenire al comune che eventualmente indicano situazioni di errore o anomalia nei dati; 7. lettura risposte: Il comune, in questa fase, tramite apposita configurazione dei sistemi informatici, recupera le risposte generate dalla componente applicativa che si interfaccia con INA; 8. interpretazione risposte: Il comune, in questa fase, si fa carico di interpretare le risposte pervenute dal sistema SAIA e di prendere i provvedimenti necessari a risolvere le situazioni di errore e/o anomalia prima di provvedere eventualmente a generare delle nuove comunicazioni. 9/18

10 Pag. 10 di Dismissione delle precedenti modalità di popolamento Il sistema oggetto di descrizione nel presente documento non risulta essere compatibile con le modalità di caricamento dati esplicitate sia nella circolare MIACEL 1/2001, riferita al processo di validazione dei codici fiscali da parte dell'anagrafe Tributaria, sia nella circolare MIACEL 3/2001, riferita al processo di popolamento iniziale dell INA. Di seguito si evidenziano le principali differenze tra la nuova procedura illustrata nel presente documento e la vecchia modalità di popolamento INA Nuova procedura di popolamento unico Con l introduzione della nuova procedura di caricamento dati, le fasi che caratterizzavano il popolamento ed erano definite dalle circolari sopra citate scompaiono. Sono sostituite da un unica procedura di trasmissione dati al sistema. Il SAIA provvede in prima battuta all allineamento dei codici fiscali con l Anagrafe Tributaria ed in seconda istanza al caricamento dati in INA dei soli soggetti che risultano allineati nella prima fase Estensione del sistema con l introduzione di campi aggiuntivi nell INA Senza dubbio il punto centrale dell evoluzione è legata all introduzione dei campi aggiuntivi. Questo determina un impatto non solo sui dati conservati in INA e sul tracciato di popolamento ma anche sulle variazioni anagrafiche notificate con il sistema SAIA e sulle obbligatorietà del tracciato AP5 (vedere _Allegato_tecnico_3_Schema_di_validazione_applicativa.doc come riferimento). 10/18

11 Pag. 11 di Cosa è il SAIA Il sistema SAIA, acronimo di Sistema di Accesso e di Interscambio Anagrafico, è la piattaforma software che consente di far comunicare i comuni con gli Enti Centrali e Regionali, e di far pervenire i dati anagrafici a tutti gli anagrafica.. attori coinvolti nell ambito del circuito di circolarità Flusso dei dati dal software di anagrafe agli Enti Centrali A seguire descriviamo il flusso che consente di far pervenire i dati dal comune ai vari Enti tramite il SAIA Fig.3 Flusso dei dati dal software di anagrafe agli Enti Centrali tramite SAIA Le varie fasi interessate dal flusso dei dati sono le seguenti: 1. estrazione dati: in questa fase i dati sono estratti dalla banca dati dell anagrafe del comune e formattati secondo regole condivise per essere inviati tramite il sistema SAIA; 2. invio dati: in questa fase i dati pervengono al sistema centrale SAIA; 3. inoltro ad INA ed Enti Centrali: in questa fase i dati sono inoltrati all Indice Nazionale delle Anagrafi per essere opportunamente memorizzati e agli Enti Centrali; 4. risposta da INA e da Enti Centrali: in questa fase vengono generate le risposte (gli esiti) da far pervenire al comune che eventualmente indicano situazioni di errore o anomalia nei dati; 5. lettura risposte: Il comune, in questa fase, tramite apposita configurazione dei sistemi informatici, recupera le risposte generate dagli interlocutori; 11/18

12 Pag. 12 di interpretazione risposte: Il comune, in questa fase, si fa carico di interpretare le risposte pervenute dal sistema SAIA e di prendere i provvedimenti necessari a risolvere le situazioni di errore e/o anomalia prima di provvedere eventualmente a generare delle nuove comunicazioni. Nell ottica delle attività in carico al comune risulta importante che siano svolti con efficienza e tempestività le fasi 1, 2, 5, e Le comunicazioni tramite SAIA Nel dettaglio elenchiamo le funzionalità a disposizione del comune che il sistema SAIA gestisce e che danno la possibilità al comune di notificare ad INA e agli Enti Centrali i dati relativi ai cittadini presenti in APR. Nel presente prospetto si rendono evidenti quali comunicazioni (variazioni anagrafiche o popolamenti), tra quelle gestite dal SAIA, hanno un impatto sull Indice Nazionale delle Anagrafi in termini di caricamento iniziale di dati anagrafici o di aggiornamento degli stessi. Comunicazioni SAIA Nascita Immigrazione da altro comune Immigrazione dall estero Iscrizione da mancata iscrizione Morte Emigrazione in un altro comune Emigrazione all estero Cancellazione per irreperibilità Cancellazione per omessa dimora Cambio abitazione Matrimonio Vedovanza Divorzio Annullamento matrimonio Variazione di Nome Cognome Variazione di Sesso Variazione di Cittadinanza Variazione del permesso di soggiorno Variazione di paternità/maternità Impatto su INA 12/18

13 Pag. 13 di 18 Rettifica Popolamento Variazione Carta d identità Variazione Famiglia Anagrafica = Aggiornamento nell Indice Nazionale delle Anagrafi 13/18

14 Pag. 14 di biettivi del sistema - popolamento e variazioni anagrafiche 1. Il popolamento consente al comune di effettuare il primo inserimento in INA dei dati presenti nell APR ; 2. Il popolamento si riferisce ad una fotografia dell APR ad una determinata data; 3. Il popolamento via SAIA consente al comune di effettuare la verifica della validità del codice fiscale in maniera automatica invocando, mediante un meccanismo interno, i servizi messi a disposizione a tal fine da parte dell Agenzia delle Entrate; 4. Le variazioni anagrafiche implementate da XML SAIA consentono al comune, da un lato di tenere aggiornato l Indice Nazionale delle Anagrafi, dall altro di alimentare la circolarità del dato anagrafico evitando disallineamenti tra basi dati. 14/18

15 Pag. 15 di Comportamento da tenere, linee guida e indicazioni Si riportano le linee-guida e le indicazioni da seguire nell effettuazione delle operazioni da parte dell operatore comunale: 1. Un cittadino può essere inserito nell Indice Nazionale delle Anagrafi una sola volta tramite le procedure di popolamento; 2. Gli aggiornamenti all Indice Nazionale delle Anagrafi devono pervenire al sistema tramite l invio da parte del comune di una variazione anagrafica (variazione di cambio abitazione, immigrazione da altro comune o altro); 3. Il comune, prima di inviare una comunicazione di popolamento per un cittadino deve verificare se una comunicazione di variazione anagrafica soddisfa la necessità contingente; 4. Le comunicazioni di variazione anagrafica sono notificate agli Enti Centrali. La comunicazione di popolamento, invece, NN è notificata agli Enti Centrali. 15/18

16 Pag. 16 di Modalità di popolamento L operatore comunale potrà disporre di diversi strumenti per effettuare il popolamento dell INA. In una prima fase, tuttavia, sarà consentito esclusivamente il popolamento via XML-SAIA. Successivamente, ove se ne riconoscesse la necessità, saranno attivate eventuali ulteriori modalità di caricamento dati nell Indice. Di seguito si evidenziano le modalità di popolamento disponibili con un indicazione degli aspetti vantaggiosi e sfavorevoli nell utilizzo dell una rispetto alle altre. Strumento Vantaggi Svantaggi XML-SAIA Strumento ideale per effettuare il popolamento in quando presuppone Il prerequisito è che il software di anagrafe e il una completa integrazione tra sistema SAIA siano software di anagrafe e SAIA e quindi integrati; quindi uno consente una facile operatività e svantaggio potrebbe completezza delle informazioni essere il costo SAIA-WEB massivo SAIA-WEB puntuale Rappresenta una alternativa per inviare dati da parte di comuni molto piccoli che non dispongono di anagrafe informatizzata Rappresenta una alternativa per inviare i dati relativi a singoli cittadini, probabilmente utilizzabili da comuni molto piccoli dell operazione E necessaria un operazione manuale per inoltrare il file. Immissione manuale di dati nell applicativo web, quindi rischio di errore alto e mancanza di strumenti automatici di recepimento delle risposte (esiti) 16/18

17 Pag. 17 di 18 3 FASE TRANSITRIA AVVI A REGIME DEL SISTEMA Con l ampliamento delle informazioni contenute in INA, i comuni dovranno necessariamente caricare nel sistema i dati relativi all Indirizzo di residenza, alla famiglia anagrafica e alla cittadinanza mediante la funzionalità di popolamento sopra descritta. Il caricamento dati da parte dei comuni avverrà in maniera graduale è prevederà il coinvolgimento dei comuni in considerazione della loro disponibilità all operatività, coerentemente ad un piano concertato tra il Ministero dell Interno ed Agenzia delle Entrate. Il popolamento e l aggiornamento dell INA ampliata con i nuovi campi sarà reso possibile dalla nuova versione software XML-SAIA, denominata Versione 3 (V3). Prepararsi a gestire l'ampliamento dell'ina non è una attività che ha un impatto particolarmente gravoso sui software locali perché, già oggi, le comunicazioni di variazione anagrafica gestite tramite la versione 2 del software XML-SAIA utilizza i dati che sono previsti dall'ampliamento dei campi dell'ina. Sarà peraltro necessario rispettare i nuovi vincoli di obbligatorietà di inserimento di tali dati nelle comunicazioni verso SAIA. Essere compatibili con i sistemi V3 significa gestire correttamente le nuove obbligatorietà e regole definite nel modello AP5 e nel tracciato di popolamento a seguito dell introduzione delle informazioni relative a: indirizzo di residenza, famiglia anagrafica e cittadinanza. Come ogni passaggio ad un sistema che recepisce nuove regole, sarà necessario porre attenzione nella gestione della fase transitoria. Come anticipato al paragrafo 2.2, dalla data del rilascio del nuovo sistema non sarà più disponibile l attuale procedura di popolamento dell Indice Nazionale delle Anagrafi effettuato tramite invio di file il cui tracciato risultava specificato nelle circolari MIACEL n. 1/2001 e n. 3/ /18

18 Pag. 18 di Abilitazione alla versione 3 del sistema SAIA Affinché sia possibile poter disporre di un sistema comunale integrato con le nuove procedure è necessario provvedere all abilitazione dei sistemi, previo adeguamento delle procedure locali Procedura di abilitazione La procedura di abilitazione consiste nel contattare il call center del Ministero dell Interno e richiedere il passaggio dalla versione 2 alla versione 3 del software. Una volta effettuato il passaggio alla Versione 3 non è possibile tornare alla versione 2. Fig.4 Abilitazione alla Versione Adeguamento delle procedure al comune Prima di richiedere il passaggio alla Versione 3 del sistema, il software di anagrafe presso il comune e/o le altre procedure che interagiscono con il sistema SAIA, devono essere preliminarmente adeguate. Questo al fine di consentire il popolamento prima, e l aggiornamento poi, dei campi aggiuntivi (indirizzo, cittadinanza, famiglia anagrafica) nell Indice Nazionale delle Anagrafi. A tal fine sarà reso disponibile un ambiente di test. 18/18