Conformità soluzioni applicative INA SAIA COD. PROD. D.6.3

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1 Conformità soluzioni applicative INA SAIA COD. PROD. D.6.3

2 PREMESSA Con decreto legge del n. 392, convertito con legge n. 26, é stato istituito, presso il Ministero dell Interno, l Indice Nazionale delle Anagrafi (INA), per un migliore esercizio della funzione di vigilanza e di gestione dei dati anagrafici. Il decreto ha modificato l articolo 1 della legge 24 dicembre 1954, n sull Ordinamento delle anagrafi della popolazione residente. L INA rappresenta l infrastruttura tecnologica di riferimento e di interscambio dei dati anagrafici comunali tra le Pubbliche Amministrazioni: l associazione fra i dati identificativi del cittadino e il Comune di residenza completa la circolarità anagrafica al fine di conseguire l obiettivo della semplificazione e razionalizzazione dell azione amministrativa. La garanzia dell identificazione del cittadino su tutti gli archivi della Pubblica Amministrazione é data dalla chiave di ricerca univoca individuata nel codice fiscale. L INA, realizzato e gestito dal Ministero dell Interno, é un servizio gratuito accessibile in rete a tutti i Comuni ed a diversi Enti della Pubblica Amministrazione Centrale. I Comuni sono tenuti a partecipare alla creazione ed al suo continuo e costante aggiornamento tramite l inoltro telematico regolare (entro 24 ore dalla definizione dell evento) ento) delle variazioni anagrafiche intervenute.non solo. Le variazioni anagrafiche inoltrate telematicamente sono distribuite anche alle Amministrazioni Pubbliche abilitate alla ricezione automatica dei dati di interesse. Il processo di distribuzione si compie tramite l utilizzo di una infrastruttura di sicurezza, controllo e documentazione per lo scambio certificato di informazioni anagrafiche: il progetto INA-SAIA. Il progetto INA SAIA si occupa di garantire l interconnessione dei Comuni e razionalizzare l interazione tra questi e le Amministrazioni centrali e territoriali in materia di informazione anagrafica; garantire la presenza dell iscrizione di un cittadino in una sola anagrafe comunale ed eliminare le eventuali duplicazioni d iscrizione; offrire servizi ai Comuni ed a tutte le pubbliche amministrazioni collegate (attualmente sono collegate al SAIA il Ministero dell Economia - Anagrafe Tributaria, Ministero dei trasporti - Motorizzazione Civile, Istituto Nazionale Previdenza Sociale, alcune Regioni, Istat e la totalità dei Comuni italiani). fornire uno strumento in grado di aumentare la qualità dei servizi offerti, controllando la qualità e l univocità dei dati delle variazioni anagrafiche trasmesse e facilitando l attività di vigilanza sulle anagrafi da parte della Direzione Centrale dei Servizi Demografici del Ministero dell Interno. 2

3 Il sistema INA-SAIA costituisce dunque l elemento centrale del circuito di circolarità anagrafica, lo strumento di interscambio del dato anagrafico mediante il quale le informazioni sono trasmesse dal Comune agli enti centrali e regionali collegati al CNSD. Il presente documento definisce i criteri di utilizzo corretto delle funzionalità del Sistema in coerenza con i principi di circolarità anagrafica, con particolare riferimento alle caratteristiche che ogni modulo applicativo SAIA deve avere per assicurare al Comune il governo amministrativo del Sistema INA SAIA a norma di legge. SERVIZIO NAZIONALE SAIA - IL MODELLO Il Sistema SAIA, acronimo di Sistema di Accesso e di Interscambio Anagrafico, è la piattaforma software istituzionale che consente di far comunicare i Comuni con gli Enti Centrali e Regionali. Le fasi individuate per una corretta gestione del processo SAIA sono le seguenti: 1. Infrastruttura tecnica: per operare con SAIA in Comune deve essere presente e mantenuta efficiente l infrastruttura tecnica all uopo predisposta dal Ministero dell Interno. 2. Estrazione dati: : in questa fase le variazioni anagrafiche da trasmettereal SAIA sono estratte dalla banca dati dell anagrafe del Comune e formattate secondo regole condivise 3. Invio dati: : in questa fase le variazioni anagrafiche sono trasmesse dal Comune al Sistema centrale SAIA; 4. Lettura accettazione: in questa fase, tramite apposita configurazione dei sistemi informatici, il Comune prende in carico le risposte di accettazione o di scarto generate dal SAIA 5. Interpretazione mancata accettazione: : il Comune, in questa fase, si fa carico di interpretare le risposte di mancata accettazione pervenute dal sistema SAIA e di prendere i provvedimenti necessari a risolvere le situazioni di errore e/o anomalia 6. Inoltro ad INA ed Enti Centrali: in questa fase le variazioni anagrafiche sono inoltrate all Indice Nazionale delle Anagrafi. I relativi dati sono così memorizzati in INA e trasmessi agli Enti Centrali; 7. Esiti da INA e da Enti Centrali: : in questa fase vengono generate le risposte (gli esiti) da far pervenire al Comune con l indicazione delle situazioni di errore o anomalia nei dati; 8. Lettura esiti: Il Comune, in questa fase, tramite apposita configurazione dei sistemi informatici, prende in carico le risposte generate dagli Enti destinatari della notifica; 9. Interpretazione risposte: il Comune, in questa fase, si fa carico di interpretare le risposte pervenute dagli Enti Centrali e di prendere i provvedimenti necessari a risolvere le situazioni di errore e/o anomalia prima di provvedere eventualmente a generare delle nuove comunicazioni. 3

4 1 INFRASTRUTTURA TECNICA La tabella seguente elenca i componenti minimi dell infrastruttura tecnica da predisporre per assicurare agli operatori di anagrafe una corretta gestione del colloquio con il SAIA COMPONENTE TE Postazione Certificata per il colloquio con i Secondo disposizioni, la Porta di Accesso deve essere Servizi del CNSD denominata Porta di attivata su una postazione dedicata. Accesso Installazione Protocollo di Comunicazione Client fornito dal Ministero dell Interno per assicurare la denominato XML SAIA, versione 3 trasmissione dati da e per SAIA Credenziali di accesso al sito INA WEB ed Utili per effettuare verifiche dati in INA al sito SAIA WEB Credenziali di accesso a Punto Fisco di Utili per effettuare verifiche dati in Anagrafe Tributaria Agenzia delle Entrate 2 ESTRAZIONE DATI Così come per gli operatori dell ufficio di anagrafe l inserimento dei dati al momento dell istruzione di una pratica è uno dei momenti più importanti del processo di notifica (è opportuno dunque porre grande attenzione), così uno dei momenti più importanti per i produttori di gestionali è quello dell estrazione dati. La tabella che segue elenca le caratteristiche che deve avere l estrattore dati per SAIA TE Deve essere assicurata l estrazione di La legge impone che INA contenga dati aggiornati alle tutte le variazioni anagrafiche definite 24 ore precedenti nelle 24 ore precedenti L estrazione deve rispettare le regole ed i tracciati riportati nella Sul sito della Direzione Centrale dei Servizi documentazione tecnica predisposta Demografici è possibile reperire la documentazione. dal Ministero dell Interno L estrazione deve riguardare tutti gli eventi previsti dalle disposizioni in L elenco degli eventi è riportato nella tabella seguente materia. La tabella che segue riporta tutti gli eventi che devono essere estratti dal gestionale di anagrafe in quanto gestiti dal SAIA. La tabella riporta anche, per ogni variazione, gli Enti destinatari, informazione questa molto importante per agire correttamente nella fase di ricezione esiti. 4

5 EVENTI SAIA CAUSALE DI VARIAZIONE 1 Nascita 2 Immigrazione da altro Comune 3 Immigrazione dall estero AE INPS MCTC Iscrizione da mancata iscrizione in alcun 4 Comune italiano 5 Morte 6 Emigrazione in altro Comune INA 7 Emigrazione all estero Cancellazione per irreperibilità (anagrafica 8 / al censimento) Cancellazione per omessa dichiarazione 9 di dimora abituale 10 Cambio di abitazione 11 Matrimonio 12 Vedovanza Divorzio (cessazione / scioglimento effetti 13 civili) 14 Annullamento matrimonio 15 Variazione di cognome e nome 16 Variazione di sesso 17 Variazione di cittadinanza 18 Variazione del permesso di soggiorno 19 Variazione di paternità / maternità A BREVE verifica 21 Rettifica A BREVE A BREVE A BREVE A BREVE 22 Popolamento residenti 23 Popolamento deceduti 24 Popolamento emigrati 25 Variazione di Carta di Identita 26 Variazione Famiglia Anagrafica 28 Senza Fissa Dimora verifica Immigrazione da altro Comune 29 preliminare 30 Cancellazione per accertamenti 31 Re-iscrizione per ripristino residenza 5

6 3 INVIO DATI AL SAIA La tabella che segue elenca le caratteristiche (imposte e suggerite) che deve avere il gestionale per governare secondo disposizioni l attività di inoltro dati al SAIA. La colonna note riporta maggiori dettagli operativi. TE Le variazioni anagrafiche devono essere inoltrateentro 24 ore dalla Come da norma di legge definizione della pratica. Le direttive tecniche per l ampliamento INA scaduto il vincolavano il Comune a richiedere il L inoltro deve essere effettuato tramite il protocollo XML SAIA versione 3 passaggio dalla versione 2 alla versione 3 del protocollo di comunicazione XML SAIA. Il gestionale deve dunque dialogare con la versione corretta di XML SAIA. 4 - LETTURA ACCETTAZIONE SAIA Per ogni variazione anagrafica ricevuta il SAIA effettua un controllo di congruità e genera un messaggio gio di accettazione o di scarto per il Comune. La tabella che segue elenca le caratteristiche che deve avere il gestionale di anagrafe per prendere in carico le risposte di accettazione o scarto di SAIA Deve essere elaborato il flusso dati di ritorno dal SAIA ed il contenuto deve essere reso disponibile in modo chiaro e leggibile per l operatore di anagrafe Per ogni notifica deve essere memorizzato il numero di protocollo attribuito da SAIA. TE Ogni notifica di variazione anagrafica viene controllata dal sistema SAIA per validare ogni singolo dato. Se il controllo va a buon fine, viene assegnato ad ogni notifica un numero di protocollo che viene comunicato al Comune tramite un flusso dati di ritorno. Se la notifica non passa al controllo di validazione, il SAIA rigetta (scarta) la notifica stessa inoltrando al Comune un messaggio di errore sempre tramite un flusso dati di ritorno. Il gestionale deve essere in grado di elaborare (possibilmente in automatico) il flusso dati di ritorno; memorizzare il numero di protocollo per le notifiche accettate; rendere disponibile in modo chiaro e leggibile all operatore di anagrafe TUTTE le informazioni ricevute relative alla causa dello scarto affinchè sia individuato l errore. Il gestionale deve poter memorizzare, per ogni singola notifica il numero di protocollo attribuito da SAIA. E consigliato anche memorizzare data ed ora di accettazione SAIA 6

7 5 INTERPRETAZIONE MANCATA ACCETTAZIONE Il Comune in questa fase DEVE intervenire sulle notifiche che non sono state accettate dal SAIA.Non solo, deve poter operare su notifiche già inviate ed accettate. La tabella che segue elenca le caratteristiche che deve avere il gestionale di anagrafe per consentire la piena gestione delle risposte SAIA Deve essere garantita la possibilità di intervenire tempestivamente sul dato errato di ogni singola notifica in modo da risolvere in breve tempo gli errori segnalati e inoltrare nuovamente la singola notifica con i dati corretti. Deve essere possibile reiterare l invio di una variazione anagrafica già spedita ed accettata. Deve essere possibile l invio di un ANNULLAMENTO LAMENTO di una variazione anagrafica già spedita ed accettata. Invio notturno suggerito TE La notifica scartata è come se non fosse mai stata inviata. Dunque, in occasione di uno scarto, è indispensabile intervenire urgentemente per bonificare la criticità. Il Gestionale deve poi essere in grado di inoltrare la singola notifica corretta. Non sono rari i casi in cui si rende necessario reinviare una variazione anagrafica già inviata ed accettata. Il gestionale deve poter consentire questa attività Non sono rari i casi in cui si rende necessario inviare un annullamento di una variazione anagrafica già inviata ed accettata. Il gestionale deve poter consentire di generare questo evento secondo le specifiche definite. Per evitare rallentamenti nel servizio, si suggerisce ai Comuni con un numero elevato di variazioni anagrafiche giornaliere di predisporre la notifica al SAIA nelle ore notturne 6 ILTRO AD INA ED ENTI CENTRALI Il flusso dati inviato dal Comune viene dal SAIA elaborato. L elaborazione comporta la diffusione dei dati di competenza ad ognuno degli Enti attestati al Sistema SAIA. Ogni Ente destinatario attribuirà un numero di protocollo alla notifica ricevuta e produrrà per il Comune un messaggio di accettazione o di scarto (chiamato esito). Questa operazione non avviene immediatamente ma in un lasso di tempo variabile. 7

8 La tabella che segue riporta le caratteristiche che deve avere il gestionale per governare questa fase Deve essere assicurata la possibilità di monitorare in modo chiaro e preciso le pratiche di notifica per le quali non sono ancora arrivati gliesiti. Per ogni Ente destinatario di ogni singola notifica deve essere evidenziata l attesa dell esito Deve essere assicurata la possibilità di richiedere al SAIA lo STATO DELLA CODA, ossia chiedere al SAIA quali sono le pratiche in pendenza. TE E bene che l operatore di anagrafe tenga costantemente sotto controllo le pratiche N ancora concluse. Ricordiamo infatti che l accettazione della notifica da parte di SAIA N significa che la pratica è terminata. Essa terminerà SOLO quando TUTTI gli Enti destinatari avranno fornito un esito positivo. La richiesta dello Stato della Coda consente all operatore di anagrafe di verificare in maniera oggettiva in SAIA le pratiche ancora in sospeso, ossia le notifiche che N hanno ancora ottenuto tutti gli esiti previsti. 7 - ETI DA INA E DA ENTI CENTRALI Come riportato nel punto precedente, il Comune deve ricevere l esito da ognuno degli Enti destinatari per ogni singola variazione notificata. I tempi di reazione non sono gli stessi per tutti i Comuni e gli esiti di una singola variazione possono arrivare in momenti diversi. La ricezione degli esiti dagli Enti centrali è comunque una fase fondamentale. La tabella che segue riporta le caratteristiche che deve avere il gestionale per governare questa fase Deve essere assicurata in maniera inderogabile dal gestionale la PRESA IN CARICO ETI. Questa funzione SAIA è determinante per poter chiudere le pratiche di notifica. E quanto mai opportuno che l accesso a questa funzione SAIA avvenga in automatico ad ogni connessione al SAIA. TE Come accennato, per recuperare tutti gli esiti di una singola pratica è necessario accedere più volte alla funzione SAIA di presa in carico esiti. Dunque il gestionale deve essere in grado di utilizzare questa funzione anche in assenza di variazioni anagrafiche da notificare. 8

9 8 LETTURA ETI Questa è l attività più delicata di tutto il processo di notifica. Proprio per questo motivo, il gestionale di anagrafe deve fornire sicurezza e fluidità operativa. La tabella che segue riporta le caratteristiche che deve avere il gestionale per governare questa fase Deve essere elaborato il flusso dati contenente gli esiti di ritorno dal SAIA ed il contenuto deve essere reso disponibile in modo chiaro e leggibile all operatore di anagrafe L operatore di anagrafe deve poter facilmente individuare, per ogni pratica di notifica, l Ente o gli Enti destinatari che non l hanno accettata TE Ricordiamo ancora che ogni notifica di variazione anagrafica viene controllata da ognuno degli Enti destinatari della notifica stessa. Se il controllo va a buon fine, viene assegnato, da ogni Ente e ad ogni notifica, un numero di protocollo che viene comunicato al Comune tramite un flusso dati di ritorno (esito). Se la notifica non passa al controllo di validazione, il singolo Ente rigetta (scarta) la notifica stessa comunicando al Comune un messaggio di errore sempre tramite il flusso dati di ritorno. Il gestionale deve essere in grado di elaborare (possibilmente in automatico) il flusso dati di ritorno; memorizzare il numero di protocollo di ogni Ente per le notifiche accettate; rendere disponibile in modo chiaro e leggibile all operatore di anagrafe TUTTE le informazioni ricevute relative alla causa dello scarto Ente per Ente affinchè sia individuato l errore. Questa deve essere una funzione del gestionale sviluppata con attenzione e perizia. TE L operatore di anagrafe deve poter facilmente individuare, per ogni pratica di notifica, i numeri di protocollo attribuiti dagli Enti destinatari Nei casi di variazioni anagrafiche dove è prevista l attribuzione/modifica del Codice Fiscale validato da parte di Agenzia delle Entrate, è indispensabile che venga aggiornato in automatico l archivio anagrafico con il CF pervenuto. 9

10 9 INTERPRETAZIONE DELLE RISPOSTE Con questa fase si conclude il processo di notifica delle variazioni anagrafiche al SAIA ed agli Enti al SAIA collegati. In questa fase l operatore deve prendere in considerazione tutti gli esiti negativi comunicati per ogni variazione e deve provvedere alla risoluzione delle criticità. La tabella che segue riporta le caratteristiche che deve avere il gestionale per governare questa fase Deve essere garantita la possibilità di intervenire tempestivamente sul dato errato di ogni singola notifica in modo da risolvere in breve tempo gli errori segnalati e inoltrare nuovamente la singola notifica con i dati corretti. I dati prodotti dal processo di notifica devono essere memorizzati e sempre reperibili dagli operatori TE La notifica scartata da un Ente è come se non fosse mai stata inviata a quell Ente Dunque, in occasione di uno scarto, è indispensabile intervenire urgentemente per bonificare la criticità. Il Gestionale deve poi essere in grado di inoltrare la singola notifica corretta nuovamente al SAIA iniziando una nuova pratica di notifica. Ricordiamo che il processo di notifica genera dei numeri ufficiali di protocollo e dei dati utili per la tracciabilità delle operazioni (data, ora, minuti di notifica). 10