Protocollo di gestione degli UTENTI DI ALEPH

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1 UNIVERSITÀ DEGLI STUDI DI VERONA Servizio Automazione Biblioteche c/o Biblioteca Centralizzata "A. Frinzi" Via S. Francesco, Verona Protocollo di gestione degli UTENTI DI ALEPH a cura del Gruppo di lavoro sulla Circolazione con la supervisione del SAB Maggio 2012 Per dubbi e chiarimenti rivolgersi al Gruppo Operativo Circolazione: renato.fianco@univr.it costanza.curi@univr.it, elena.demagri@univr.it, barbara.lepidio@univr.it, domenico.panarello@univr.it 1

2 GLI UTENTI DI ALEPH Gli status utenti definiti attualmente in Aleph sono: 01 studenti 02 laureandi 03 personale docente e tecnico amministrativo 04 esterni 05 ILL 1 [utenti non trattati nel presente documento] 73 rilegatore [utenti non trattati nel presente documento] 1) UTENTI STUDENTI (Status 01 e 02) La categoria Aleph/GIA 2 Studenti comprende le seguenti tipologie di utenti: Studenti (01) Laureandi (02) Specializzandi (01) Erasmus (01) Master e corsi di perfezionamento post lauream (01) Alumni (01) 1.1 Particolarità Laureandi (02) Per permettere l innalzamento dei limiti di prestito, è necessario cambiare lo status da 01 a 02. L operazione è manuale e viene eseguita a cura degli operatori della circolazione: ricordarsi di aggiornare lo status 02 non solo nella stringa di iscrizione alla propria biblioteca ma anche in quella di UVR50. Questo permetterà ad una routine automatica giornaliera di allineare allo status di UVR50 tutte le iscrizioni alle varie sottobiblioteche (si visualizza il giorno dopo). Erasmus (01) Poiché nell interfaccia web d interrogazione di GIA hanno codice fiscale italiano, in Aleph vengono inseriti e cancellati in automatico. In merito ai DATI DI CONTATTO degli Erasmus, vi chiediamo, in caso di totale assenza (in TIPO INDIRIZZO 01 solo mail istituzionale), di integrare con TIPO INDIRIZZO 03. Studenti post lauream (01) La maggior parte di questi utenti è stata correttamente inserita con i dati di contatto completi. Per una piccola percentuale di utenti post-lauream in scadenza non sono stati caricati i dati di contatto. Se si presentano al prestito, è necessario compilare il tipo indirizzo 03. Alumni (01) Ex studenti che hanno terminato il loro percorso di studi e che mantengono le credenziali GIA per altri 3 anni limitatamente ai servizi di posta elettronica e per Aleph modulo Circ/OpacWeb/UniVerSe. Controllare sempre in CGI 3 per verificare che un utente che si dichiara esterno, non sia presente in qualche categoria di GIA. 1 ILL sta per Inter-Library-Loan (Prestito interbibliotecario). 2 GIA sta per Gestione delle Identità di Ateneo. 3 CGI sta per Common Gateway Interface (Interfaccia di acceso standard). 2

3 Studenti dei corsi di laurea interateneo Gli studenti dei corsi di laurea interateneo (es. Scienze della formazione primaria PD/VR) devono essere iscritti in Aleph come esterni (NON utilizzare le credenziali GIA che loro dicono di avere, in quanto sono attive solo per alcuni servizi on line, es. wi-fi). 1.2 Identificazione dell utente studente (status 01 e 02) L operatore del prestito può identificare l utente dalla Barra utente in alto a sinistra, utilizzando il lettore ottico di codici a barre o inserendo i dati manualmente, utilizzando: - tesserino universitario - identificativo GIA - codice fiscale/tessera sanitaria. E possibile, inoltre, identificare gli utenti attraverso la ricerca sulla lista utenti: Dalla Barra utente, cliccando sul pulsante con i tre puntini, si apre la lista utente che può essere ordinata per ID, nome o barcode dell utente (in automatico è spuntato l ordinamento per nome e visualizza solo utenti iscritti al prestito). Per cercare l utente digitare il cognome ed eventualmente il nome e premere invio. Individuato l utente cliccare sul pulsante in alto a destra Seleziona. 1.3 La scheda dell utente studente (status 01 e 02) La scheda registrazione utente Aleph/Gia comprende: [G] Informazioni utente globale In questa scheda Aleph scarica in automatico da GIA: ID utente Barcode (matricola) Nome (cognome nome) Data di nascita 3

4 NOTA BENE: non è possibile, per noi, intervenire su questi dati. In caso di errori su dati anagrafici (es. cognome, nome, data di nascita o CF) bisogna rimandare l utente alle Segreterie studenti. [O] Informazioni utente locale In questa scheda viene riportata la tipologia dell utente e l iscrizione sia alla base UVR50 che alle varie sottobiblioteche. Gli utenti interni scaricati da GIA sono automaticamente iscritti alle seguenti sottobiblioteche che effettuano la circolazione automatizzata: BEB, BF, BIG, BG, BM, DEA, EDU, INF, LLS, MOT, SCE, STL. Per le altre sottobiblioteche, è necessaria l iscrizione a mano. 4

5 [D] Informazioni indirizzi In questa scheda Aleph carica da GIA i dati di Contatto dell utente (residenza GIA Tipo indirizzo 01 e domicilio GIA Tipo indirizzo 02). Poiché non è possibile per noi intervenire in questi campi, sono state create altre due tipologie di indirizzo nelle quali noi operatori possiamo registrare eventuali variazioni o integrazioni (Residenza: Tipo indirizzo 03 Manuale, Domicilio: Tipo indirizzo 04 Manuale). NOTA BENE: Per modificare e integrare i propri dati di contatto, gli studenti possono intervenire autonomamente utilizzando la procedura in Esse3. I passaggi sono i seguenti: Home UNIVR Studenti Servizi online Servizi web di carriera studenti Cliccare sul link Vai al sito Sulla barra di sinistra selezionare Area Riservata Login e qui INSERIRE CREDENZIALI GIA (credenziali che si utilizzano per l iscrizione agli esami). Selezionare il corso di laurea ATTIVO nella barra di sinistra selezionare Home Anagrafica Modifica indirizzi. NOVITA della versione 20: il campo Numero SMS è una novità della nuova versione e NON deve essere compilato. Il numero di telefono fisso dell utente va registrato in Telefono (1), quello di cellulare in Telefono (2), eventuali altri recapiti telefonici in Telefono (3) e (4). 5

6 [T] ID ulteriori In questa scheda, sono riportati: l ID utente (N. sistema), il Barcode (matricola), l ID/GIA (GIA e LDAP) che identifica il dialogo tra Aleph e GIA, e il Codcheck che corrisponde al Codice fiscale. NOTA BENE: non è possibile, per noi, intervenire su questi dati. In caso di errori su dati anagrafici (es. cognome, nome, data di nascita o CF) bisogna rimandare l utente alle Segreterie studenti. 6

7 2) UTENTI PERSONALE DOCENTE e TECNICO AMMINISTRATIVO (Status 03) La categoria Aleph/Gia Personale comprende le seguenti tipologie di utenti: Docenti Personale tecnico amministrativo Dottorandi interni Cultori della materia Assegnisti Borsisti Professori a contratto Rappresentanti studenti Tutor di Facoltà 2.1 Particolarità Cultori della materia Non avendo un rapporto economico con l Università, non vengono inseriti automaticamente in dberw e non hanno credenziali GIA. Devono eventualmente rivolgersi al responsabile del trattamento dei dati della propria struttura (es. Segretaria di Facoltà o di Dip.), che inserisce i dati in dberw e, successivamente, ai Tecnici informatici di Facoltà per avere gli account GIA. NOTA BENE: Per sapere quali sono i referenti per l inserimento in dberw e per la richiesta di account GIA, dalla home page dell Università cliccare su Area Amministrativa e poi sul link referenti web di dipartimento, da qui è possibile vedere gli elenchi dei referenti: - web di Facoltà - web di Dipartimento - tecnici di Facoltà Visiting professor Possono avere credenziali GIA a patto che abbiano il Codice Fiscale italiano. Se vogliono essere inseriti immediatamente in Circolazione, vanno inseriti come Esterni. Se non hanno il codice fiscale una possibile soluzione potrebbe essere quella di appoggiarsi ad un professore dell Ateneo che ne faccia da garante; quindi i prestiti andranno caricati sull account di quest ultimo. 2.2 Identificazione dell utente Personale (Status 03) L operatore al prestito può identificare l utente dalla Barra utente in alto a sinistra, utilizzando il lettore di codici a barre o inserendo i dati manualmente, utilizzando: - identificativo GIA - codice fiscale E possibile, inoltre, identificare gli utenti attraverso la ricerca sulla lista utenti: Dalla Barra utente, cliccando sul pulsante con i tre puntini, si apre la lista utente che può essere ordinata per ID, nome o barcode dell utente (in automatico è spuntato l ordinamento per nome e visualizza solo utenti iscritti al prestito). Per cercare l utente digitare il cognome ed eventualmente il nome e premere invio. Individuato l utente cliccare sul pulsante in alto a destra Seleziona. 7

8 2.3 La scheda dell utente Personale (status 03) La scheda registrazione di Aleph/Gia comprende: [G] Informazioni utente globale In questa scheda Aleph scarica da GIA l ID, il Barcode dell utente e i dati anagrafici: - cognome nome - data di nascita NOTA BENE: non è possibile, per noi, intervenire su questi dati. In caso di errori su dati anagrafici (es. cognome, nome, data di nascita o CF) bisogna rimandare gli utenti ai tecnici informatici delle proprie Facoltà. 8

9 [O] Informazioni utente locale In questa scheda viene riportata la tipologia dell utente e l iscrizione sia alla base UVR50 che alle varie sottobiblioteche. Gli utenti interni scaricati da GIA sono automaticamente iscritti alle seguenti sottobiblioteche che effettuano la circolazione automatizzata: BEB, BF, BIG, BG, BM, DEA, EDU, INF, LLS, MOT, SCE, STL. Per le altre sottobiblioteche, è necessaria l iscrizione a mano. 9

10 [D] Informazioni indirizzi Per il personale Tecnico amministrativo e Docente, al momento, i dati di contatto scaricati da GIA nel tipo indirizzo 01 sono minimi ( istituzionale e telefono interno). Il problema si presenta per tutta quella parte di utenza del Personale che ha carattere temporaneo: dottorandi, cultori, assegnisti, borsisti, tutor, rappresentanti studenti, ecc. che è difficile ritracciare ad un telefono interno. In attesa che anche per questi utenti avvenga il carico dei dati di contatto (es. indirizzo) da GIA, è necessario completare le informazioni compilando il tipo indirizzo 03 inserendo/aggiornando i dati di contatto. NOVITA della versione 20: il campo Numero SMS è una novità della nuova versione e NON deve essere compilato. Il numero di telefono fisso dell utente va registrato in Telefono (1), quello di cellulare in Telefono (2), eventuali altri recapiti telefonici in Telefono (3) e (4). 10

11 [T] ID ulteriori In questa scheda, sono riportati: l ID utente (N. sistema), il Barcode, l ID/GIA (GIA e LDAP) che identifica il dialogo tra Aleph e GIA, e il Codcheck che corrisponde al Codice fiscale. NOTA BENE: non è possibile, per noi, intervenire su questi dati. In caso di errori su dati anagrafici (es. cognome, nome, data di nascita o CF) bisogna rimandare l utente ai tecnici delle Facoltà. 11

12 3) UTENTI ESTERNI (Status 04) Sono tutti gli utenti che non sono inseriti in CGI. NOTA BENE: controllare sempre in Aleph per verificare che un utente che si dichiara esterno, non sia in realtà già presente. 3.1 Particolarità Esterni senza CF Gli esterni che non hanno proprio codice fiscale vanno invitati a richiederlo all Agenzia delle Entrate (Agenzia Delle Entrate Lungadige Capuleti, 11, Verona, tel. 045/ ). Senza CF italiano, non possono essere iscritti in Aleph e quindi potranno accedere alla sola consultazione. Dottorandi esterni Sono dottorandi di altre Università. Vanno gestiti come esterni con lo status 04. Gli operatori BF (o qualunque altra biblioteca che vuole seguire questa politica) dovranno continuare a dare a prestito 5 libri ignorando il limite. 3.2 Identificazione dell utente esterno (status 04) L operatore al prestito può identificare l utente dalla Barra utente in alto a sinistra, utilizzando il lettore di codici a barre o inserendo i dati manualmente, utilizzando: - codice fiscale E possibile, inoltre, identificare gli utenti attraverso la ricerca sulla lista utenti: Dalla Barra utente, cliccando sul pulsante con i tre puntini, si apre la lista utente che può essere ordinata per ID, nome o barcode dell utente (in automatico è spuntato l ordinamento per nome e visualizza solo utenti iscritti al prestito). Per cercare l utente digitare il cognome ed eventualmente il nome e premere invio. Individuato l utente cliccare sul pulsante in alto a destra Seleziona. 3.3 La scheda dell utente esterno (Status 04) La categoria degli esterni è l unica che non è gestita da GIA e sulla quale agiamo direttamente noi operatori alla circolazione. Per inserire un utente esterno, la scheda di registrazione Aleph/Gia dovrà essere così compilata: 12

13 [G] Informazione utente globale Dalla Barra di Aleph selezionare Utenti Nuovo utente; oppure cliccare Ctrl+F7 ID utente e Barcode: mettere un codice composto da: - E sigla per esterno + - BF, BM, BIG corrispondente alla sigla della sottobiblioteca che effettua l iscrizione , un numero progressivo NOTA BENE: questo codice non va comunicato all utente perché si tratta di un contatore interno al quale dobbiamo ricorrere perché l utilizzo del CF in ID e Barcode è reso impossibile dalla ristrettezza dei due campi che possono contenere al massimo 12 caratteri. Come Password (campi Codice Pin e Verifica Barcode) è consigliabile il nome di battesimo dell utente. Nome: inserire cognome e nome tutto in maiuscolo Data di nascita: inserire la data di nascita dell utente Cliccare sul tasto Aggiorna 13

14 [O] Informazioni utente locale Nel pannello inferiore, selezionare la stringa relativa alla propria sottobiblioteca e in Status utente selezionare 04, poi cliccare Prendi i defaults e Aggiorna. Verrà compilata in automatico anche la stringa di iscrizione a UVR50. Per gli utenti esterni, l iscrizione NON è automatica per tutte le altre sottobiblioteche (questo nel rispetto delle politiche di prestito delle singole biblioteche). 14

15 [D] Informazioni indirizzi Bisogna creare due tipologie d indirizzo identici: Tipo indirizzo 01, e il Tipo indirizzo 03 utilizzando la funzione Duplica nel pannello superiore. NOTA BENE: i dati vanno inseriti tutti in maiuscolo senza segni di interpunzione o caratteri speciali. I numeri di telefono vanno riportati di seguito senza spazi o caratteri speciali. Ricordarsi di aggiornare la validità dell indirizzo modificando la data nella stringa Valido fino a portandola all anno NOVITA della versione 20: il campo Numero SMS è una novità della nuova versione e NON deve essere compilato. Il numero di telefono fisso dell utente va registrato in Telefono (1), quello di cellulare in Telefono (2), eventuali altri recapiti telefonici in Telefono (3) e (4). 15

16 [T] ID ulteriori In questa scheda vanno inserite l ID dell utente e il Codcheck che nel caso degli esterni coincidono con il codice fiscale. Si procede in questo modo: ID Aggiungi ID Dati Chiave: mettere il codice fiscale. Tipo Chiave 03 Cod. Fiscale Tipo Verifica: 00 Status: AC Verifica: copiare la PASSWORD scelta all atto d iscrizione (consigliabile il nome di battesimo dell utente) Codcheck Aggiungi ID Dati Chiave: mettere il codice fiscale. Tipo Chiave 37 Codcheck Tipo Verifica: 00 Status: AC Verifica: copiare la PASSWORD scelta all atto d iscrizione (consigliabile il nome di battesimo dell utente) 16

17 3.4 Scadenza/Rinnovo iscrizione degli utenti esterni Il periodo d iscrizione di un utente esterno è di un anno. 60 giorni prima rispetto alla data di scadenza, Aleph avvisa che si sta avvicinando la data di scadenza di un utente. 17

18 E possibile effettuare il rinnovo dell iscrizione cliccando sul tasto rinnova nella parte superiore della schermata [O] Informazioni utente locale: Questa operazione rinnova l iscrizione dell utente esterno per 2 anni. 18

19 LA MASCHERA DI GIA/CGI (identificazione con credenziali GIA URL CGI da richiedere al Gruppo di Lavoro Circolazione) Per controllare i dati degli utenti presenti in CGI e per vedere a quale tipologia appartengono, dopo essere entrati nel sito, bisognerà inserire o il Nome e Cognome (in caso di cognomi accentati, meglio non inserire la lettera accentata es.: Perdon per Perdona /à ) oppure il Codice Fiscale e cliccare su Esegui ricerca. 19

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