Creare nuovi utenti e gestire quelli presenti: protocollo di operazioni in Aleph modulo Circolazione dal

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1 1 UNIVERSITÀ DEGLI STUDI DI VERONA Servizio Automazione Biblioteche Creare nuovi utenti e gestire quelli presenti: protocollo di operazioni in Aleph modulo Circolazione dal A cura di S.A.B., GdL Circolazione, CILEA Versione del 17 giugno 2010 Considerazioni generali In seguito agli accordi presi con le segreterie/sia dell UniVR per la gestione centralizzata degli utenti, da parte delle biblioteche dell Ateneo che usano il modulo Circolazione di Aleph500 si inizia un lavoro di gestione degli utenti in cui si usa il codice GIA come identificativo principale dell utente. Se temporaneamente si continueranno a iscrivere gli studenti a mano, si pianifica che per fine dicembre 2010 essi siano iscritti in automatico dalla segreteria. Verranno iscritti in automatico gli studenti (status 01) e il personale (status 03). La possibile iscrizione automatica degli esterni (status 04) avverrà successivamente. Tendenzialmente questo protocollo rimarrà in uso fino a fine novembre 2010.

2 2 Studenti 1) ID utente: mettere l ID GIA, ID non più VR ) Barcode: mettere quanto scritto sul tesserino in uso, ora VR ) Id ulteriori -> Aggiungi ID -> Dati Chiave: mettere l ID GIA, ID Barcode: Bisogna controllare se la loro matricola, quella che appare nel tesserino in uso, corrisponde al Barcode. Se non corrisponde, inserire nel campo Barcode la nuova matricola, sempre come appare nel tesserino. Non vanno fatte altre modifiche.

3 3 Laureandi Si tratta di studenti che stanno lavorando alla tesi, di solito si tratta di cambiare lo status da 01 a 02. Può succedere che uno si iscriva direttamente come laureando. Bisogna mettere 02 come status. 1. ID utente: mettere l ID GIA, ID non più VR Barcode: mettere quanto scritto sul tesserino in uso, ora VR Id ulteriori -> Aggiungi ID -> Dati Chiave: mettere l ID GIA, ID Date di scadenza: comportarsi nel modo ora già usuale Status: Bisogna mettere 02 come status. Barcode: Bisogna controllare se la loro matricola, quella che appare nel tesserino in uso, corrisponde al Barcode. Se non corrisponde, inserire nel campo Barcode la nuova matricola, sempre come appare nel tesserino. Non vanno fatte altre modifiche. Specializzandi di medicina Trattarli come gli studenti e dargli dunque lo status 01. Il loro inserimento come nuovi e le modifiche per i già inseriti sono uguali a quelli degli studenti. Barcode (non hanno tesserino): Il campo Barcode va compilato con la matricola SSV Eventualmente la pw GIA può essere richiesta ai Tecnici informatici della Facoltà.

4 4 Iscritti a master e corsi di perfezionamento di Ateneo e inter ateneo (i post-laurea ) A) Utenti nuovi che hanno il codice GIA Vanno inseriti come 01 1) ID utente: mettere l ID GIA, ID non più VR ) Barcode: mettere quanto scritto sul tesserino in uso, ora VR ) Id ulteriori -> Aggiungi ID -> Dati Chiave: mettere l ID GIA, ID B) Utenti nuovi che NON hanno il codice GIA Vanno inseriti come 04 1) ID utente: mettere il codice secondo le regole usuali 2) Barcode: mettere il codice secondo le regole attuali 3) Id ulteriori -> Aggiungi ID -> Dati Chiave: mettere il codice fiscale. Tipo Chiave 03 Cod. Fiscale Verifica: mettere la PASSWORD scelta al momento. C) Utenti già inseriti NON fate nulla

5 5 Erasmus Gli Erasmus da quest anno (2010) non hanno più la matricola ER ma matricola tipo VR012345; hanno però identificativo GIA simile a quello del personale Docente e TA (tipo simile al codice fiscale). Vanno cancellati da Aleph quando chiedono il nulla osta. Status: Bisogna mettere 01 come status. 1) ID utente: mettere l ID GIA, tipo codice fiscale 2) Barcode: mettere quanto scritto sul tesserino in uso, ora VR ) Id ulteriori -> Aggiungi ID -> Dati Chiave: mettere l ID GIA, tipo codice fiscale Status: Bisogna controllare che sia 01 come status. Nel caso cambiarlo a 01. Barcode: Bisogna controllare se la loro matricola, quella che appare nel tesserino in uso, corrisponde al Barcode. Se non corrisponde, inserire nel campo Barcode la nuova matricola, sempre come appare nel tesserino. Nulla osta: Quando vengono a chiedere il nulla osta vanno cancellati.

6 6 Docenti e TA La nuova modalità d inserimento sarà con ID GIA, simile al codice fiscale. Alcune categorie prima differenziate verranno gestite come questa categoria. Status: Bisogna mettere 03 come status 1) ID utente: mettere l ID GIA, tipo codice fiscale 2) Barcode: mettere l ID GIA, tipo codice fiscale 3) Id ulteriori -> Aggiungi ID -> Dati Chiave: mettere l ID GIA, tipo codice fiscale Va aggiunto l ID GIA a quelli già inseriti (tipo D880, DBF00152, DBIG0145, ND1542) Status: Devono avere sempre 03 come status. L ID GIA va aggiunto tra gli ID ulteriori. 1) Id ulteriori -> Aggiungi ID -> Dati Chiave: mettere l ID GIA, tipo codice fiscale

7 7 Dottorandi interni, cultori, assegnisti, borsisti. Queste categorie vanno trattate come i Docenti e TA. Se non hanno l ID GIA bisogna dirgli di richiederlo. A CHI CHIEDERE CREDENZIALI GIA: - DEVONO RIVOLGERSI AL RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO DEI DATI SENSIBILI DELLA PROPRIA STRUTTURA (es. Segretaria di Dip), che inserisce i dati in dberw. - Il giorno dopo vanno dai Tecnici informatici di Facoltà per avere gli account GIA Per sapere quali sono i referenti per l inserimento in dberw e per la richiesta di account GIA, dalla home page dell Università cliccare su Area Amministrativa e poi sul link referenti web di dipartimento, da qui è possibile vedere gli elenchi dei referenti: - web di Facoltà - web di Dipartimento - tecnici di Facoltà Status: Bisogna mettere 03 come status. 1) ID utente: mettere l ID GIA, tipo codice fiscale 2) Barcode: mettere l ID GIA, tipo codice fiscale 3) Id ulteriori -> Aggiungi ID -> Dati Chiave: mettere l ID GIA, tipo codice fiscale Status: Bisogna modificare lo status e mettere 03. L ID GIA va aggiunto tra gli ID ulteriori. 1) Id ulteriori -> Aggiungi ID -> Dati Chiave: mettere l ID GIA, tipo codice fiscale

8 8 Esterni Con gli esterni per ora bisogna solo raccogliere il codice fiscale e collegarlo a un password valida, non ci sono altri cambiamenti. Un volta messo in produzione il carico automatico dell anagrafica per studenti e docenti, allora si penserà di fornire gli esterni di ID GIA. Per gli esterni che non hanno proprio codice fiscale (persone non italiane ma con diritto ad essere iscritte), sentire le segreterie per gli identificativi da usare. Segnalare la cosa al SAB. Dovrebbero essere casi rarissimi. Status: Bisogna mettere 04 come status 4) ID utente: mettere il codice secondo le regole usuali 5) Barcode: mettere il codice secondo le regole attuali 6) Id ulteriori -> Aggiungi ID -> Dati Chiave: mettere il codice fiscale. Tipo Chiave 03 Cod. Fiscale Verifica: mettere la PASSWORD scelta al momento. Status: Deve essere 04 Il codice fiscale va aggiunto tra gli ID ulteriori. 2) Id ulteriori -> Aggiungi ID -> Dati Chiave: mettere il codice fiscale Tipo Chiave 03 Cod. Fiscale Verifica: ripetere la PASSWORD (se non la ricordano reinserirla e ricordarsi di metterla anche qui).

9 9 Dottorandi esterni (gestire come esterni, status 04) Vanno gestiti come esterni con lo status 04. Non va chiesto l ID GIA. Sia per i nuovi che per i già inseriti va chiesto il codice fiscale che va aggiunto agli Id ulteriori come per gli esterni. Gli operatori BF, dovranno continuare a dargli 5 libri ignorando il limite. Professioni Legali (status 07) Lo status 07, non va più usato. Non sono più presenti utenti con questo status. Inserirli come esterni e dare lo status 04. Personale azienda ospedaliera Verona (status 06) Lo status 06, non va più usato. Non sono più presenti utenti con questo status. Inserirli come esterni e dare lo status 04.