Creare nuovi utenti e gestire quelli presenti: protocollo di operazioni in Aleph modulo Circolazione dal

Transcript

1 1 UNIVERSITÀ DEGLI STUDI DI VERONA Servizio Automazione Biblioteche Creare nuovi utenti e gestire quelli presenti: protocollo di operazioni in Aleph modulo Circolazione dal Considerazioni generali A cura di S.A.B., GdL Circolazione, CILEA Versione del 4 agosto 2010 In seguito agli accordi presi con le segreterie/sia dell UniVR per la gestione centralizzata degli utenti, da parte delle biblioteche dell Ateneo che usano il modulo Circolazione di Aleph500 si inizia un lavoro di gestione degli utenti in cui si usa il codice GIA come identificativo principale dell utente. Per ogni utente che accede ai servizi della circolazione (prestito, restituzione, rinnovo, prenotazione, ecc), gli operatori dovranno preliminarmente effettuare un controllo sul database CGI, che contiene i dati identificativi delle persone che hanno rapporti con l Ateneo (Nome e Cognome, Identificativo GIA, Codice Fiscale, Matricola per gli studenti). Il controllo del Codice Fiscale può essere utile nei casi di omonimia, per controllare la data di nascita. Non ci si deve preoccupare delle diverse tipologie di matricole in CGI: è valida quella presente in CGI. Le tipologie di utenti in CGI sono: Studenti, Personale, Personale/Collabor, Esterni. Il link e le modalità di accesso al database CGI saranno comunicate tramite solo agli operatori della circolazione (esclusi i collaboratori 150 ore), che non dovranno divulgarlo a terzi, trattandosi di dati personali. Se temporaneamente si continueranno a iscrivere gli studenti a mano, si pianifica che per fine dicembre 2010 essi siano iscritti in automatico dalla segreteria. Verranno iscritti in automatico gli studenti (status 01) e il personale (status 03). La possibile iscrizione automatica degli esterni (status 04) avverrà successivamente. Tendenzialmente questo protocollo rimarrà in uso fino a fine 2010.

2 Istruzioni per la gestione degli utenti. Controllo in CGI e aggiornamento in Aleph. CGI Aleph Istruzioni Studenti (STU) Comprende anche gli "Alumni " (LAU): cioè gli studenti laureati, gli specializzandi, i post laurea che vengono mantenuti in GIA per altri 3 anni SE NON TROVO IL NOMINATIVO IN CGI, L UTENTE VA INSERITO COME ESTERNO 2 Studenti (status 01) Laureandi (status 02) Specializzandi (status 01) Erasmus (status 01) Master e corsi di perfezionamento post laurea (status 01) NOTE: Laureandi (status 02) Si tratta di studenti che stanno lavorando alla tesi, di solito si tratta di cambiare lo status da 01 a 02. Può succedere che uno si iscriva direttamente come laureando. E necessario che gli status delle sottobiblioteche siano allineati: se un operatore trova utenti con status disallineati (studente per una sottobiblioteca, laureando per un altra) deve segnalare l utente (nome e cognome, ID) ai colleghi del gruppo incaricato alle bonifiche 1. Gli studenti che si laureano, mantengono lo status 01 per tre anni, poiché per CGI sono considerati alumni e quindi non vanno inseriti come esterni (status 04) Erasmus (01) Vanno cancellati da Aleph quando chiedono il nulla osta Nuovi: Bisogna inserite gli identificativi in 3 punti distinti: 1) ID utente: mettere l ID GIA, come risulta in CGI, facendo copia/incolla (CTRL C-CTRL V) Password (Pincode/Codice Pin): qualcosa scelto al momento. Verrà usata per un certo periodo. 2) Barcode: mettere la matricola, scritta sul tesserino in uso oppure nel caso in cui lo studente ne sia sprovvisto, mettere la matricola presente in CGI. Se non hanno la matricola mettere l ID GIA. Verifica Barcode: qualcosa scelto al momento (stessa cosa di cui al punto 1). Verrà usata per un certo periodo. 3) Id ulteriori -> Aggiungi ID -> Dati Chiave: mettere l ID GIA Tipo Chiave 02 GIA e LDAP Verifica: Non mettere nulla, non verrà mai usata. Già inseriti: 1) ID utente: mantenere quello che c è (non importa se ha una nuova o vecchia matricola) 2) Come punto 2) sopra 3) Come punto 3) sopra 1 Referenti per le bonifiche del GDL Circolazione: Renato Fianco, Luigina Armentano, Costanza Curi, Elena Demagri, Emanuele Poli, Barbara Lepidio, Domenico Panarello.

3 CGI Aleph Istruzioni Personale SE NON TROVO IL NOMINATIVO IN CGI, L UTENTE VA INSERITO COME ESTERNO 3 Docenti e TA (status 03) Dottorandi interni,cultori, assegnisti, borsisti (status 03) NOTE: Dottorandi interni, cultori, assegnisti, borsisti (status 03) Queste categorie vanno trattate come i Docenti e TA. Se non hanno l ID GIA bisogna dirgli di richiederlo. A CHI CHIEDERE CREDENZIALI GIA: DEVONO RIVOLGERSI AL RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO DEI DATI SENSIBILI DELLA PROPRIA STRUTTURA (es. Segretaria di Dip), che inserisce i dati in dberw. Successivamente vanno dai Tecnici informatici di Facoltà per avere gli account GIA Per sapere quali sono i referenti per l inserimento in dberw e per la richiesta di account GIA, dalla home page dell Università cliccare su Area Amministrativa e poi sul link referenti web di dipartimento, da qui è possibile vedere gli elenchi dei referenti: - web di Facoltà - web di Dipartimento - tecnici di Facoltà Se vogliono essere inseriti immediatamente, vanno inseriti come Esterni. Nuovi: Status: Bisogna mettere 03 come status Bisogna inserite gli identificativi in 3 punti distinti: 1) ID utente: mettere l ID GIA, come risulta in CGI, facendo copia/incolla (CTRL C-CTRL V) Password (Pincode/Codice Pin): qualcosa scelto al momento. Verrà usata per un certo periodo. 2) Barcode: mettere l ID GIA Verifica Barcode: qualcosa scelto al momento (stessa cosa di cui al punto 1). Verrà usata per un certo periodo. 3) Id ulteriori -> Aggiungi ID -> Dati Chiave: mettere l ID GIA, tipo codice fiscale Tipo Chiave 02 GIA e LDAP Verifica: Non mettere nulla, non verrà mai usata. Già inseriti: Va aggiunto l ID GIA a quelli già inseriti utilizzando ID ulteriori. Status: Devono avere sempre 03 come status. L ID GIA va aggiunto tra gli ID ulteriori. 1) Id ulteriori -> Aggiungi ID -> Dati Chiave: mettere l ID GIA, tipo codice fiscale Tipo Chiave 02 GIA e LDAP Verifica: Non mettere nulla, non verrà mai usata.

4 CGI Aleph Istruzioni Esterni Controllare sempre in CGI per verificare che un utente che si dichiara esterno, non sia presente in CGI in qualche categoria (ad esempio, gli alumni) 4 Esterni (status 04) Dottorandi esterni (status 04) NOTE: Con gli esterni per ora bisogna solo raccogliere il codice fiscale e collegarlo a un password valida non ci sono altri cambiamenti. Un volta messa in produzione il carico automatico dell anagrafica per studenti e docenti, allora si penserà di fornire gli esterni di ID GIA. Esterni (status 04) Sono tutti gli utenti che non sono inseriti in CGI Nuovi: Status: Bisogna mettere 04 come status Bisogna inserite gli identificativi in 3 punti distinti: 1) ID utente: mettere il codice secondo le regole usuali Password (Pincode/Codice Pin): qualcosa scelto al momento. Verrà usata per un certo periodo. Per gli esterni che non hanno proprio codice fiscale (persone non italiane ma con diritto ad essere iscritte), sentire le segreterie per gli identificativi da usare. Segnalare la cosa al SAB. Dovrebbero essere casi rarissimi. 2) Barcode: mettere il codice secondo le regole attuali Verifica Barcode: qualcosa scelto al momento (stessa cosa di cui al punto 1). Verrà usata per un certo periodo. 3) Id ulteriori -> Aggiungi ID -> Dati Chiave: mettere il codice fiscale. Tipo Chiave 03 Cod. Fiscale Verifica: mettere la PASSWORD scelta al momento. Già inseriti: Status: Deve essere 04 Il codice fiscale va aggiunto tra gli ID ulteriori. 1) Id ulteriori -> Aggiungi ID -> Dati Chiave: mettere il codice fiscale Tipo Chiave 03 Cod. Fiscale Verifica: ripetere la PASSWORD (se non la ricordano reinserirla e ricordarsi di metterla anche qui). Dottorandi esterni (gestire come esterni, status 04) Vanno gestiti come esterni con lo status 04. Non va chiesto l ID GIA. Sia per i nuovi che per i già inseriti va chiesto il codice fiscale che va aggiunto agli ID ulteriori come per gli esterni. Gli operatori BF, dovranno continuare a dargli 5 libri ignorando il limite.

5 5 La maschera di CGI Per controllare i dati degli utenti presenti in CGI e per vedere a quale tipologia appartengono, dopo aver aperto il collegamento, bisognerà inserire o il Nome e Cognome (con l apostrofo in caso di nomi accentati, es.: Perdona ) oppure il Codice Fiscale e cliccare sul pulsante Avvia la ricerca.

6 Una volta avviata la ricerca si vedranno i nominativi all interno delle tipologie di utenti GIA (Studenti, Personale, Personale Collab, Esterni). Le tipologie che ci interessano, per Aleph, al momento sono solo Studenti e Personale. 6 CASI PARTICOLARI - Quando si cerca un utente in CGI con nome e cognome nel caso non risulti presente, NON accontentarsi e cercare anche per solo cognome. Capita che su CGI gli utenti vengano inseriti con doppio nome e in Aleph sia riportato uno solo. - Se non trovo i dati di un utente in CGI, devo inserirlo solo come Esterno (status 04). Se l utente dichiara di avere un rapporto con l Ateneo di qualsiasi tipo e non ha l id GIA, va indirizzato ai referenti che assegnano l id. - Un utente in CGI ha più id GIA, ma fa parte di diverse tipologie (esempio: studente, personale): si sceglie la tipologia superiore come privilegi (quindi prima 03, poi 01). - Prima di assegnare lo status 02, chiedere all utente (in Frinzi viene richiesta una certificazione); se l utente è già iscritto in un altra biblioteca come 02, va iscritto come 02 in tutte. - Un utente in CGI ha più id GIA, pur facendo parte della stessa tipologia: in questo caso: o 1) scegliere l'id che inizia con le lettere 'id' o 2) se ci sono due 'o più id' che iniziano con le lettere 'id, allora prendere quello che ha associato una matricola o 3) se i due criteri detti sopra non bastano a selezionare l'id tra quelli disponibili, allora segnalare il caso a circolazione@ateneo.univr.it e a tajoli@cilea.it

7 REGOLE DA TENERE PER LA GESTIONE DEGLI UTENTI IN ALEPH: 7 - In primo luogo, effettuare il controllo in CGI, per verificare la tipologia utente e controllare i dati - NON CREARE DISALLINEAMENTI DI STATUS ad ogni sottoiscrizione: ovvero, se un utente è già iscritto con 01 ad es. in BF va sottoiscritto con il medesimo status in tutte le altre biblioteche (se da verifica CGI non risulta corretto segnalare a circolazione@ateneo.univr.it) - Tenere presente le indicazioni del Manuale della circolazione, in particolare: o Non inserire dati in campi non obbligatori (saluto, Titolo, Genere, Luogo di nascita) o Inserire SEMPRE LA DATA DI NASCITA o Utilizzare le maiuscole per il nome e il cognome o Nella maschera degli indirizzi, utilizzare le maiuscole o Scrivere la in modo corretto e sempre in minuscolo o Non utilizzare asterischi e lineette per i numeri di telefono o Aggiornare la data di validità dell indirizzo al 2099.