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1 Università degli studi di Pavia - Area Biblioteche

2 La configurazione Insieme di regole che consentono di applicare alla procedura i regolamenti ed impostare l organizzazione della biblioteca. Vanno definiti: tipi di operazione (prestito / consultazione) durata dei prestiti tipi di prestito (prestito breve, prestito lungo, prestito docenti, consultazione, ecc.) quantità dei materiali prestati materiali da prestare (individuabili per codice di fruizione, tipo materiale, collocazione o serie) profili utente insieme delle condizioni applicate ad una categoria di utenti. E possibile prevedere più profili utente in ogni biblioteca. 2

3 Accesso alla procedura Il portale degli operatori Fluxus: Accesso alle funzioni di sportello di produzione Area utente accessibile anche dal portale: prestito.unipv.it Area messaggi per gli operatori E disponibile un area di test per provare le funzioni sportello e utente 3

4 Accesso alla procedura La prima pagina dopo l autenticazione: La funzione per accedere al servizio Informazioni sulla configurazione e sull utente Possibilità di variare la password. Operazione da eseguire per legge dopo 180 gg. Funzione attiva solo per gli operatori con ruolo di responsabile locale del servizio di prestito 4

5 Il menù principale La biblioteca Le funzioni del menù attivo Funzione statistica dell attività odierna attivabile premendo il pulsante I menù disponibili Il menù attivo Gli orari della biblioteca (visibili anche dal menù utente) L operatore connesso 5

6 Anagrafica e iscrizione utenti CONTROLLO SULLA DATA DI IMMISSIONE/MODIFICA DELLE INFORMAZIONI ANAGRAFICHE (valore impostato a 60 gg) ANAGRAFICA UTENTI L anagrafica è comune a tutte le biblioteche del sistema. Ogni biblioteca dovrà iscrivere l utente attribuendogli le condizioni previste dai propri regolamenti ISCRIZIONE E CONDIZIONI ISCRIZIONE E CONDIZIONI ISCRIZIONE E CONDIZIONI

7 Anagrafica e iscrizione utenti A A ISCRIZIONE E CONDIZIONI MAGGIO 2008 : MARIO ROSSI SI PRESENTA ALLA A SI ISCRIVE E PRENDE UN LIBRO IN PRESTITO La biblioteca A deve: 1) verificare se il nominativo è presente nell anagrafica Fluxus e se non esiste inserire i dati anagrafici dell utente 2) iscriverlo alla propria biblioteca I DATI ANAGRAFICI SARANNO VISIBILI PER TUTTE LE BIBLIOTECHE DEL SISTEMA 1 ANAGRAFICA UTENTI B C 7

8 Anagrafica e iscrizione utenti C A ISCRIZIONE E CONDIZIONI LUGLIO 2008 : MARIO ROSSI SI PRESENTA ALLA C SI ISCRIVE E PRENDE UN LIBRO IN PRESTITO La biblioteca C deve: ANAGRAFICA UTENTI B 1) verificare se il nominativo è presente nell anagrafica Fluxus e poi iscriverlo alla propria biblioteca C ISCRIZIONE E CONDIZIONI 2 8

9 Anagrafica e iscrizione utenti C A ISCRIZIONE E CONDIZIONI SETTEMBRE 2008 : MARIO ROSSI SI PRESENTA ALLA C E INDICA UN NUOVO NUMERO DI TELEFONO La biblioteca C deve: ANAGRAFICA UTENTI B 1) Modificare i dati anagrafici CHE SARANNO VISIBILI PER TUTTE LE BIBLIOTECHE DEL SISTEMA C ISCRIZIONE E CONDIZIONI 3 9

10 Come viene alimentata l anagrafica Funzione attualmente disattivata a Pavia Funzione mai attivata UTENTE PRE INSERIMENTO INSERIMENTO IMPORT INIZIALE DA DB ESTERNO ANAGRAFICA UTENTI Funzione ordinaria (dati OPERATORE) Funzione attiva ogni giorno (dati AUTOMATICI) RIO INSERIMENTO INSERIMENTO ANAGRAFICA ESTERNA ON-LINE MODIFICA AGGIORNAMENTO ELIMINAZIONE 10

11 I dati anagrafici Si distinguono tra: dati operatore (inseriti dagli operatori addetti al prestito) dati automatici (studenti, docenti e personale tecnico universitario) La procedura colloquia con la base dati del personale universitario e della segreteria studenti ed ogni giorno aggiorna: i dati anagrafici la scadenza del periodo di collaborazione con l università La data di scadenza viene indicata nel motivo: per gli studenti la scadenza del motivo segue la regolarità del corso di studi, e si rinnova automaticamente all iscrizione al nuovo anno accademico, oppure si adegua alla data di laurea. per il personale dipendente non viene indicata la data di scadenza. La data compare quando cessa il rapporto di lavoro con l Università. 11

12 I dati anagrafici di tipo AUTOMATICO Le modifiche a campi dell anagrafica di utenti di tipo automatico vengono accettate ma la procedura quotidiana di aggiornamento dati ricopre, il giorno dopo, le modifiche effettuate. Unici campi che possono essere modificati: cellulare indirizzo di tipo recapito I motivi automatici (riconoscibili dal nome operatore = SISTEMA ) NON possono essere MAI variati 12

13 La ricerca nell anagrafica La ricerca viene effettuata in tutto il sistema (anche tra gli utenti non iscritti alla biblioteca) Può dare un risultato multiplo Ricerca diretta risultato univoco Effettuare sempre una o più ricerche prima di inserire una nuova anagrafica EVITARE DUPLICAZIONI Segnalare SEMPRE a scu@unipv.it eventuali anagrafiche doppie presenti nel database 13

14 La ricerca nell anagrafica Fluxus esegue una ricerca di ciò che inizia con la stringa indicata. Per cercare una parola o una parte di parola contenuta nel campo, far precedere % al testo da cercare es. %vari restituirà: bavaria, stradivari, varigotti, ecc. es. %braidense restituirà: Biblioteca Braidense, Bib. Braidense, Braidense Biblioteca Nazionale, ecc. ricerca per cognome/nome Porre particolare attenzione ai nomi contenenti caratteri speciali: (lettere accentate, apostrofi, ecc.) Nel dubbio omettere, nella ricerca, la lettera accentata. ricerca ENTI per ragione sociale/ufficio Seguire le indicazioni riportate sul documento: 14

15 L iscrizione utente RICERCA ANAGRAFICA nominativo presente nominativo non presente INSERIMENTO iscritto non iscritto Dopo una ricerca nell anagrafica si può verificare che: l utente non è presente nell anagrafica l utente è presente ma non è iscritto Iscrizione valida Iscrizione non valida scaduta bloccata disabilitata l utente è già iscritto con un iscrizione valida l utente è iscritto ma ha un iscrizione non valida: scaduta bloccata (causa mancata restituzione del materiale entro i termini stabiliti) disabilitata (disattivata dalla biblioteca) 15

16 La funzione iscrizione utente In ogni anagrafica utente è possibile inserire: note utente visibili da tutte le biblioteche Fluxus note sull iscrizione visibili solo dalla biblioteca che le ha inserite 16

17 La funzione iscrizione utente Nella funzione Leggi contatti utente è possibile: disattivare l invio di messaggi informativi (inviati attraverso Fluxus) scegliere di non inviare i dati anagrafici utente (nei messaggi inviati tramite ) 17

18 La funzione iscrizione utente La funzione Rigenera password provvisoria consente di: rigenerare la password provvisoria (quando la username e password sono state definite dall utente) dopo aver rigenerato la password provvisoria stampare la scheda utente 18

19 Altre funzioni base per operatori di sportello Richiesta utente inserimento manuale di materiale in Fluxus la funzione scadenzario la restituzione del materiale il rinnovo del prestito Le funzioni base per gli operatori di sportello sono illustrate nel documento: 19