Comune della Città di Arco PROVINCIA DI TRENTO. Ufficio Informatica Area Segreteria Generale. DETERMINAZIONE DEL DIRIGENTE n. 93 di data 29/07/2016

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1 ORIGINALE Comune della Città di Arco PROVINCIA DI TRENTO Ufficio Informatica Area Segreteria Generale DETERMINAZIONE DEL DIRIGENTE n. 93 di data 29/07/2016 OGGETTO: MIGRAZIONE E SUPPORTO ALLA NUOVA PIATTAFORMA TECNOLOGICA OPEN SURCE "LIBRE OFFICE". AFFIDO INCARICO ALLA DITTA SPECIALIZZATA STUDIO STORTI DI VICENZA INDIVIDUATA TRAMITE MEPA, FINO AL 31 DICEMBRE 2018 Pag. 1 di 8

2 Relazione Da sempre il comune di Arco utilizza il pacchetto Office Automation, attualmente nella versione di Office 2003 con licenza perpetua, per la redazione di testi, per la gestione di semplici fogli di calcolo e come tools di interazione con Access per gli applicativi gestionali in essere nel sistema informatico comunale, forniti principalmente dalla ditta Maggioli Spa. Sempre più frequentemente, specie in quest ultimo periodo, gli uffici segnalano importanti problemi di compatibilità i file che arrivano dall esterno, non si aprono. L aggiornamento alla versione Microsoft Office 2015 è economicamente improponibile per le 110 postazioni di lavoro attualmente operative nel sistema informatico comunale: si stima un costo di oltre euro all anno in quanto la licenza rilasciata da Microsoft Italia, ha ora scadenza annuale. Proprio per questo, l ufficio informatico, dopo importanti verifiche tecniche ritiene doveroso passare alla suite Libre Office. Il software libero non ha costi di licenza nè costi di aggiornamento: gli utenti possono usare la versione più recente e più sicura scaricandola da internet. E inoltre possibile associare a Libre Office due concetti positivi come "aperto" e "libero" - cosa che non è assolutamente possibile fare con Microsoft Office. Nel caso di Pubbliche Amministrazioni, a questi vantaggi si aggiunge il dettato della legge, visto che il Codice dell Amministrazione Digitale in particolare l art. 68 prescrive agli enti di selezionare e preferire prodotti Open Source, ma soprattutto, l articolo 52 impone a tutte le Pubbliche Amministrazioni l utilizzo di formati aperti per lo scambio dei documenti. Il passaggio dal modo Microsoft Office alla soluzione Libre Office per il comune di Arco, è un passaggio importante e delicato non tanto dal punto di vista tecnologico e infrastrutturale quanto dal punto di vista mentale e dell apprendimento del nuovo strumento da parte della quasi totalità del personale comunale. Cambiare uno strumento di lavoro come Word ed Excel non è facile: occorre comprenderlo, programmarlo per step, con l aiuto e supporto di una ditta specializzata e certificata in questo ambito. Diverse sono state le verifiche che l ufficio informatico ha svolto anche per questa fase di formazione e apprendimento e ha ritenuto opportuno contattare lo Studio Storti individuato sul MePa, unica azienda italiana, che è entrata nell Advisory Board di LibreOffice e ha creato una divisione specifica che garantisce agli enti pubblici un processo professionale, certo e certificato per la migrazione e la formazione verso il software libero. Tale divisione è composta da personale qualificato, con esperienza pluriennale sulla migrazione di PA a LibreOffice e, grazie ad accordi con i soggetti leader della community LibreOffice, assicura il massimo supporto possibile per soddisfare le necessità nei vari livelli di servizio proposti: progettazione, migrazione, formazione, deployment, (installazione, assistenza) assistenza, helpdesk, bugfixing, custom build. (personalizzazioni sw). Con lettera di data 19 agosto 2015 ns. prot.nr lo Studio Storti ha individuato, in sinergia con l ufficio informatico comunale, le seguenti fasi progettuali. A) studio di fattibilità, assessment: questa prima fase rappresenta lo step iniziale del processo di migrazione. Sarà caratterizzata da un'analisi accurata della situazione del Comune andando a valutare l'utilizzo della suite di produttività personale Microsoft Office. In questa fase saranno raccolte tutte le informazioni necessarie a stabilire l'impatto dell'adozione di Libre Office nella quotidianità degli utenti. L'analisi permetterà d'individuare le funzionalità critiche in uso e le linee guida da seguire e condividere con gli utenti. B) Attività di comunicazione: agli utilizzatori sarà presentata la suite Libre Office e le motivazioni del cambiamento, mettendoli al corrente con i nuovi strumenti. Per ridurre al minimo l'impatto del processo di migrazione da MS Office a Libre Office sull'organizzazione, è estremamente importante comunicare a tutti gli interessati le ragioni del cambiamento. Infatti, sebbene le due suite risultino quasi identiche rispetto ad un'analisi delle funzionalità, gli utenti non capiscono perché devono cambiare abitudini consolidate in anni di lavoro, che spesso si sono trasformate in automatismi. L'approccio suggerito deve includere le seguenti attività: Pag. 2 di 8

3 uno schema riassuntivo del processo di migrazione; una breve introduzione a LibreOffice ed ai principi del Software Libero; la programmazione delle diverse attività di migrazione; la descrizione delle attività di formazione; una descrizione della nuova infrastruttura di supporto, che sarà disponibile alla fine del periodo di formazione. C) Formazione tecnici CED: è previsto un corso evoluto per il personale dell ufficio informatico in particolare per installazione ed assistenza sistemistica di Libre Office; in particolare. Un introduzione ai moduli software: Writer, Calc, Impress, Draw, Base e nuove funzionalità rispetto ad Office; modalità di interazione Download Libre Office; l interazione con Libre Office ed il supporto di ricerca avanzata delle soluzioni: come cercare e dove trovare le informazioni; le modalità d installazione, la scelta versione da installare, la compatibilità dei pacchetti con i sistemi operativi Windows presenti nel comune di Arco, gli aggiornamenti le versioni consigliate, i vocabolari e localizzazione in lingua italiana, le impostazioni consigliate e la gestione del ripristino sistema in caso malfunzionamenti. D) Formazione utenti base : saranno attivati dei corsi per l apprendimento di Libre Office dove verranno descritti con esempi concreti i principali comandi (Writer, Calc). Sarà attivata, in rete un'area Moodle E-Learning in cui sarà possibile accedere al seguente materiale didattico: documentazione corsi, forum di discussione, documentazione extra integrativa per funzioni specifiche ed query. Analisi delle attività, dei tempi e dei costi: Fase Attività gg/uomo formazione A Studio di fattibilità 1 gg 4.800,00 C Formazione tecnici CED 2 gg B-D Attività di comunicazione e formazione utenti base 5 gg Supporto per attività di installazione e configurazione della Gratuita piattaforma Liberoffice sui PC TOTALE (esente IVA per attività di formazione) 8 gg 4.800,00 SCONTO 20% TOTALE 3.850,00 Supporto assistenza e manutenzione anno 2017 (IVA inc.) 3.294,00 Supporto assistenza e manutenzione anno 2018 (IVA inc.) 3.294,00 L help desk di secondo livello che comprende: 1. segnalazione presunti bug 2. problematiche di tipo informativo 3. problematiche di tipo operativo Modalità assistenza - All-Inclusive Flat con sistema ticket flat Il sistema ticket flat comprende inoltre il supporto anche al componente aggiuntivo Vanilla La risposta ai ticket è garantita entro otto ore lavorative con la possibilità di segnalare eventuali malfunzionamenti via mail 24 ore su 24. Le problematiche possono essere di tipo informativo (come si fa una cosa) oppure può riguardare un problema operativo (ad esempio di interoperabilità o compatibilità). Pag. 3 di 8

4 L'accesso al supporto di secondo livello verrà effettuato dai tecnici del CED comunale. Nello specifico, avranno una relazione continuativa e coordinata con il personale dello Studio Storti anche per questioni inerenti a scelte strategiche. Si conta di far iniziare il progetto di migrazione ad ottobre 2016 per concludersi entro febbraio Anche la Giunta comunale nella seduta del 19 luglio u.s. si è espressa favorevolmente al passaggio alla nuova piattaforma, Libre Office ribadendo l importanza di garantire la piena compatibilità con i vecchi file Microsoft Office. Lo Studio Storti è presente nella Centrale di Committenza Mepa nella categoria: ICT PRODOTTI E SERVIZI PER L'INFORMATICA E LE TELECOMUNICAZIONI, per questo con ordine diretto nr si è proceduto ad affidare l incarico di migrazione alla nuova piattaforma Libre Office che include nr. 8 giornate di formazione e assistenza in loco per un costo di euro 3.850,00 esente IVA; una di queste giornate verrà svolta nell anno 2017 come attività riepilogativa, ed il sopporto tecnico per gli anni 2017 e 2018, per un costo complessivo annuo di euro 3.294,00 IVA inclusa. Ai sensi dell articolo 21, comma 4 della legge provinciale 19 luglio 1990, n. 23, è ammesso l affidamento diretto in deroga alle procedure concorsuali di cui all articolo 17 della medesima legge nel caso in cui l importo contrattuale non ecceda euro ,00.-. premesso quanto sopra; IL SEGRETARIO GENERALE visto l'art. 7 comma 2 del decreto n. 52/ Disposizioni urgenti per la razionalizzazione della spesa pubblica - convertito in Legge del 6 luglio 2012, n. 94, - che estende l'obbligo di adesione al Mercato Elettronico a tutte le Amministrazioni Pubbliche; visto che la ditta Studio Storti è presente nella banca dati MePa e con codice nr prot. nr è in grado di implementare la migrazione verso la soluzione tecnica Open Libre Office che include 8 giornate di formazione e assistenza presso la sede comunale ad un costo complessivo di euro 3.850,00 esente IVA, nonché garantisce il supporto e l assistenza sistemistica full per gli anni 2017 e 2018 ad un costo compressivo di euro 7.700,00 IVA inclusa; visto che l utilizzo del Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione (MePa) gestito dal Consip SpA, consente di acquistare i beni ed i servizi necessari alle pubbliche amministrazioni in maniera rapida e trasparente, nel pieno rispetto del principio di concorrenzialità e trasparenza, visto il decreto n. 5 di data 8 aprile 2014, con il quale il Sindaco ha attribuito gli incarichi dirigenziali per il periodo 2014/2016; vista la Legge provinciale 19 luglio 1990 n. 23 e s.m. che detta disposizioni in materia di attività contrattuale della Provincia Autonoma di Trento e il relativo Regolamento di attuazione, approvato con Decreto del Presidente della Giunta provinciale n /Leg. in data 22 maggio 1991; visto il Testo unico delle Leggi regionali sull ordinamento dei Comuni della Regione Trentino Alto Adige approvato con D.P.Reg. 1 febbraio 2005, n. 3/L ed in particolare l articolo 36 relativo alla figura dei dirigenti ed alle competenze loro attribuite; visto l articolo 41 dello Statuto comunale, approvato con deliberazione del Consiglio comunale n. 69 di data 12 novembre 2007 ed entrato in vigore il 27 dicembre 2007; Pag. 4 di 8

5 visti gli articoli 5 e 29 del Regolamento di contabilità approvato con deliberazione del Consiglio comunale n. 6 di data 12 febbraio 2001, modificato con deliberazione del Consiglio comunale n. 79 di data 10 novembre 2011 e n. 65 di data 24 ottobre 2014; vista la deliberazione n. 8 di data 19 febbraio 2016, immediatamente esecutiva, con la quale la il Consiglio comunale ha approvato il bilancio di previsione per l esercizio finanziario 2016; vista la deliberazione n. 18 di data 23 febbraio 2016, immediatamente esecutiva, con la quale la Giunta comunale ha approvato il piano esecutivo di gestione (P.E.G.) per l anno 2016 ; vista la Legge provinciale 19 luglio 1990, n. 23, che detta disposizioni in materia di attività contrattuale della Provincia Autonoma di Trento ed in particolare il comma 4 dell'articolo 21, che consente il ricorso alla trattativa privata per forniture di importo inferiore ad euro ,00; visto l articolo 19 del Testo unico delle leggi regionali sull ordinamento contabile e finanziario dei Comuni della Regione Trentino Alto Adige approvato con D.P.G.R. 28 maggio 1999, n. 4/L modificato con D.P.Reg. 1 febbraio 2005, n. 4/L; DETERMINA 1. affidare alla ditta Studio Storti di Vicenza, tramite ODA Ordine diretto d acquisto nr ns. prot. nr , sul portale del Mercato elettronico per la Pubblica Amministrazione (MePA) nel Catalogo prodotti ICT 2009-PRODOTTI E SERVIZI PER L'INFORMATICA E LE TELECOMUNICAZIONI, il progetto di migrazione e supporto verso la nuova piattaforma tecnologica open Libre Office che sostituisce per la sua totalità l ambiente di Office di Microsoft. La sintesi delle attività e dei costi è la seguente: Fas Attività gg/uomo formazione e A Studio di fattibilità 1 gg 4.800,00 C Formazione tecnici CED 2 gg B-D Attività di comunicazione e formazione utenti base 5 gg Supporto per attività di installazione e configurazione Gratuita della piattaforma Liberoffice sui PC TOTALE (esente IVA per attività di formazione) 8 gg 4.800,00 SCONTO 20% TOTALE 3.850,00 Supporto assistenza e manutenzione anno 2017 (IVA inc.) 3.294,00 Supporto assistenza e manutenzione anno 2018 (IVA inc.) 3.294,00 2. di imputare la spesa complessiva di ,00.- IVA inclusa; ai capitoli e corrispondenti impegni del bilancio dell esercizio in corso, riportati nell apposita tabella in calce al presente provvedimento; 3. di dare atto, che ai fini e per gli effetti di cui alla Legge 13 agosto 2010 n. 136 e s.m.: - il CIG assegnato al presente provvedimento è il seguente: CIG: ZB91AB6A36 - subordina, a pena di nullità assoluta, il perfezionamento del contratto all assunzione da parte del contraente degli obblighi in materia di tracciabilità dei flussi finanziari di cui alla Legge medesima; Pag. 5 di 8

6 4. di dare atto che il rapporto contrattuale con la ditta interessata verrà stipulato in forma di corrispondenza secondo l uso del commercio, ai sensi dell art. 17 del Regio Decreto 18 novembre 1923, n. 2440; 5. di liquidare e pagare le fatture dopo opportuna verifica e visto per la regolarità del servizio effettuato; 6. di precisare che il presente atto diventa esecutivo, con l apposizione del visto del Responsabile del Servizio finanziario; 7. di evidenziare che avverso la presente determina è ammesso: a) ricorso giurisdizionale avanti al T.R.G.A. di Trento entro 60 giorni ex artt. 119 e 120 del D.Lgs. 2 luglio 2010, n. 104 IMPUTAZIONE DELLA SPESA Cod. Bil e Cap Anno Oggetto Beneficiario N. Impegno Tipo PROGETTO DI STUDIO STORTI MIGRAZIONE E FORMAZIONE AL NUOVI APPLICATIVI OPEN SURCE DI LIBRE OFFICE GIORNATA DI STUDIO STORTI FORMAZIONE RIEPILOGATIVA SUPPORTO E STUDIO STORTI ASSISTENZA LIBRE OFFICE ANNO SUPPORTO E STUDIO STORTI ASSISTENZA LIBRE OFFICE ANNO 2018 IL SEGRETARIO GENERALE dott. Mora Rolando VISTO DI REGOLARITA CONTABILE ATTESTANTE LA COPERTURA FINANZIARIA Ai sensi dell art. 19 comma 1 dell Ordinamento contabile e finanziario dei Comuni, approvato con DPGR 28/5/1999 n. 4/L, modificato con D.P.Reg. 1/2/2005 n. 4/L e dell art. 5 del regolamento di contabilità, si esprime il visto di regolarità contabile attestante la copertura finanziaria relativamente alla spesa della presente determinazione Pag. 6 di 8

7 IL DIRIGENTE DELL'AREA FINANZIARIA dott. Paolo Franzinelli Scm. 10.3/1 rev 2 Pag. 7 di 8

8 Determinazione nr. 93 del 29/07/2016 Pratica istruita e presentata da: Ufficio Informatica - Lo Re Daniele Il Fascicolo viene trasmesso, ad avvenuta esecutività della presente determinazione, al competente servizio sopraindicato per la sua esecuzione e comunicata p.c. mediante segnalazione informatica a: Pag. 8 di 8