La conservazione di documenti digitali L'esperienza in PARER

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Uberto Marini
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1 L amministrazione digitale italiana a 10 anni dal CAD ( ): e poi? UNINSUBRIA - Varese - 6 marzo 2015 La conservazione di documenti digitali L'esperienza in PARER Enrico Lodolo Dirigente CESIA - Area Sistemi Informativi e Applicazioni Alma Mater Studiorum Università di Bologna

2 Un po di matematica UNIBO in numeri: studenti unità di personale (Docente e TA) 33 Dipartimenti, 11 Scuole, 5 Campus (Bologna, Forlì, Cesena, Ravenna, Rimini) 207 Corsi di Laurea: 92 triennali, 103 magistrali e 12 a ciclo unico

3 un po di geografia Distribuzione territoriale molto spinta «Campus diffuso», da Bologna alla costa adriatica, che comprende più di 150 sedi La dematerializzazione non è un opzione ma una necessità di sopravvivenza

4 e un po di storia Sperimentazione della firma digitale sui verbali d esame CAD 2010 Sistemi di seconda generazione

5 Nel 2001 è iniziata la sperimentazione della firma digitale degli esami sulla Facoltà di Ingegneria A partire dal 2003 il sistema di firma digitale è stato gradualmente esteso a tutto l Ateneo N di verbali digitali prodotti negli anni Nel 2005 è stata introdotta la firma digitale anche sui registri delle lezioni

6 Una nuova rotta 2009 Decisione di riprogettare il sistema di verbalizzazione digitale Aveva ancora senso ragionare nel termini di 8 anni prima? O era meglio adottare un punto di vista completamente nuovo?

7 Un nuovo punto di vista Che cosa avevamo imparato: Non ha senso dematerializzare singole funzioni: bisogna ragionare sui processi E necessario intervenire a livello organizzativo per portare a fattor comune le competenze fra i vari progetti Bisogna predisporre un adeguato insieme di strumenti da portare a fattor comune fra i vari processi dematerializzati

8 L organizzazione All interno del CESIA è stata costituita un unità di supporto alla dematerializzazione: Cura lo sviluppo e la gestione dei vari strumenti Fornisce consulenza ai progetti sul modo più corretto per affrontare le problematiche di dematerializzazione Obiettivo: garantire l uniformità delle scelte ed evitare soluzioni «fai da te»

9 Gli strumenti Confirma Motore di firma digitale Protocollo informatico Titulus ParER Sistema di conservazione Timbro digitale SecureEdge Identità digitale Sistema unificato di identità digitale

10 ParER Nel 2009 la Regione Emilia Romagna ha costituito il polo archivistico dell Emilia Romagna (ParER) ParER è nato per conservare in un sistema sicuro ed evoluto il patrimonio documentale informatico dell intero territorio regionale

11 UNIBO e ParER Nel momento in cui è nato ParER, UNIBO possedeva il più ampio archivio di documenti con firma digitale della regione (più di 2 milioni di verbali digitali) La collaborazione fra i due enti è stata la soluzione più naturale e consente all Ateneo di disporre di un servizio di conservazione di grande qualità e affidabilità

12 UNIBO e ParER Dal 2010 i verbali digitali e i registri digitali vengono inviati in conservazione a ParER Sono stati gradualmente conferiti tutti i documenti prodotti a partire dal 2001 (oltre 2 milioni e mezzo) E in corso di sviluppo un meccanismo di integrazione fra Titulus e ParER

13 Dematerializzazione 2015 Allo stato attuale il 99,5% dei verbali viene firmato digitalmente ( all anno) Nel 2014 è partita la dematerializzazione completa del processo di laurea: Consegna della tesi Firma digitale sul verbale dell esame finale Le tesi vengono inviate al sistema di conservazione a lungo termine di ParER Entro al fine del 2015 il sistema verrà esteso a tutto l Ateneo

14 Una riflessione finale

15 Cose nuove: Gutenberg 1455 Gutenberg inventa la stampa, creando un mezzo di comunicazione totalmente nuovo Però i suoi libri sono enormi e hanno ancora l aspetto dei vecchi manoscritti Gutenberg ha creato qualcosa di profondamente nuovo ma gli ha dato la forma di qualcosa che esisteva già

sé e leggere ovunque Per fare i libri della misura giusta Manuzio crea una serie di strumenti nuovi: nuovi

16 Nuove forme: Aldo Manuzio E Aldo Manuzio, più di 50 anni dopo, a capire le potenzialità del nuovo mezzo. I libri sono una cosa ben diversa dai manoscritti: devono essere oggetti di piccole dimensioni da portare con sé e leggere ovunque Per fare i libri della misura giusta Manuzio crea una serie di strumenti nuovi: nuovi caratteri, nuove impaginazioni, nuove rilegature.. E così facendo dà la forma definitiva all invenzione di Gutenberg

la stessa cosa con i personal computer Cosa nuova forma nuova Cosa

17 La storia si ripete Questo fenomeno fu notato da Alan Kay riflettendo sul lavoro di Marshall McLuhan Kay si rese conto che stava succedendo la stessa cosa con i personal computer Cosa nuova forma nuova Cosa nuova forma vecchia Il fenomeno caratterizza tutte le forme di innovazione

18 Facciamo il punto Dove siamo con la dematerializzazione a 10 anni dal CAD? Da qualche parte fra Gutenberg e Manuzio

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