La Gestione degli acquisti nella Pubblica Amministrazione

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1 La Gestione degli acquisti nella Pubblica Amministrazione 8 aprile 2004 Sala Conferenze della Provincia di Lecce Valeria De Giorgi Segretario Amministrativo EP Dipartimento Studi Aziendali, Giuridici e Ambientali Università degli Studi di Lecce

2 Il Il Regolamento sulle procedure telematiche di acquisto Il D.P.R. n. 101 del 4 aprile 2002 ha introdotto la disciplina per lo svolgimento delle procedure telematiche di acquisto

3 Il Regolamento sulle procedure telematiche di acquisto Le P.A. possono utilizzare in via alternativa o come supporto ai tradizionali sistemi di scelta del contraente: Mercato Elettronico (Marketplace), per acquisti sotto la soglia di rilievo comunitario Gare Telematiche, per attuare la gestione on-line dell intero processo di gara, per acquisti sia sopra che sotto soglia

4 Il Regolamento sulle procedure telematiche di acquisto L art. 11, comma 5, assegna al Ministero dell Economia e delle Finanze ed al Dipartimento per l Innovazione e le Tecnologie della Presidenza del Consiglio dei Ministri il compito di predisporre, anche attraverso proprie concessionarie, un Mercato Elettronico cui tutte le P.A. possano accedere. Il Ministero dell Economia e delle Finanze (MEF) ha incaricato la CONSIP S.p.A. di realizzare il Mercato Elettronico Sperimentale della P. A.

5 CONSIP S.p.A. CONSIP è una S.p.A. che fornisce allo Stato consulenza, assistenza e soluzioni informatiche per l'innovazione nella PA. In base alla legge 488 del '99 stipula convenzioni per l approvvigionamento di beni o servizi, e può svolgere attività di stazione appaltante negli appalti pubblici. Eroga inoltre servizi alle S.p.A. interamente partecipate dallo Stato, in base alla legge 448 del 2001.

6 CONSIP S.p.A. Il MEF, azionista unico, ne definisce compiti e funzioni, che riguardano: attività informatiche della PA (anche in materia finanziaria e contabile); sviluppo e gestione dei servizi informatici del MEF; aggiudicazioni, su delega ricevuta, delle forniture di beni e servizi per la PA; gestione di apposite convenzioni con i fornitori per la razionalizzazione della spesa; realizzazione e gestione di un sistema di e-procurement per gli acquisti on line della PA

7 Il mercato elettronico della P. A. Nel Mercato Elettronico della PA ex art. 11 DPR 101/02 i Punti Ordinanti della PA possono effettuare acquisti da più fornitori qualificati. I PO sono i soggetti - registrati sul Mercato Elettronico - che possono impegnare l amministrazione di appartenenza per l acquisto di beni e servizi offerti dai fornitori abilitati

8 Il mercato elettronico della P. A. Immagine tratta dalla presentazione Consip Il Mercato elettronico della P.A.

9 Il mercato elettronico della P. A. Immagine tratta dalla presentazione Consip Il Mercato elettronico della P.A.

10 Il mercato elettronico della P.A. benefici Trasparenza Facilità di confronto dei prodotti e dei prezzi; Possibilità di interagire con una ampia base di fornitori che rispondono a standard comprovati di efficienza e affidabilità. Efficienza riduzione dei costi di contatto e dei tempi di contrattazione; eliminazione di supporti cartacei e riduzione delle attività legate alla gestione documentale; possibilità di tracciare gli acquisti eseguiti e di monitorarne le diverse fasi; possibilità per il personale, in parte liberato da alcune incombenze amministrativo-burocratiche, di dedicarsi maggiormente ad attività quali analisi delle merceologie, programmazione dei fabbisogni, monitoraggio della spesa. Flessibilità ulteriore canale cui le P. A. anche quelle di piccole dimensioni - possono ricorrere liberamente per acquistare in maniera: rapida; personalizzabile; mirata.

11 Il Mercato Elettronico (Marketplace) è un canale di acquisto diverso e complementare rispetto alle Convenzioni ex art. 26 L.F Convenzioni Consip Trattano in maniera centralizzata beni e servizi con caratteristiche standard Le modalità di fornitura-consegna dei beni ed erogazione dei servizi sono predefinite A fronte di ogni Convenzione, vi è un unico aggiudicatario per l intero territorio nazionale, per una determinata area geografica o merceologica (lotto) Spesso i fornitori sono aziende di dimensioni medio-grandi, in grado di soddisfare una domanda per volumi rilevanti Consentono risparmi derivanti dall aggregazione della domanda Mercato Elettronico della P.A. Consente di richiedere offerte a più fornitori per beni e servizi con caratteristiche particolari Consente di richiedere modalità di fornitura personalizzate (es. consegna in giorni od orari diversi da quelli previsti) Le P.A. possono acquistare lo stesso bene da fornitori diversi, scegliendo quello che preferiscono sulla base delle loro puntuali esigenze Consente l accesso anche ai piccoli fornitori, che possono sfruttare il vantaggio competitivo della vicinanza geografica alle P.A. Locali Consente risparmi derivanti dalla possibilità di confrontare l offerta di più fornitori in maniera agevole e veloce

12 Come funziona: l Ordine di Acquisto diretto (OdA) Individuati gli articoli di interesse, il PO può procedere direttamente all acquisto alle condizioni indicate Immagine tratta dalla presentazione Consip Il Mercato elettronico della P.A.

13 Come funziona: la richiesta di offerta (RdO) Per articoli con caratteristiche particolari o per modalità di fornitura diverse può richiedere ad alcuni fornitori offerte Immagine tratta dalla presentazione Consip Il Mercato elettronico della P.A.

14 Gare telematiche D.P.R. 101/02: art. 4 pubblicità, atti e comunicazioni art. 9 Bando di abilitazione

15 Abilitazione dei fornitori Il DPR 101/02 prevede che la selezione dei fornitori abilitati avvenga attraverso la pubblicazione di apposito bando Pubblicati i bandi, sul portale i fornitori possono scaricare la documentazione relativa al Bando di Abilitazione al quale vogliono partecipare. Inseriscono i loro prodotti nel file predisposto per la creazione del catalogo. Compilano on-line sul portale l apposita Domanda di Abilitazione, la scaricano sul PC, appongono sulla domanda e sulla Lista prodotti la firma digitale del legale rappresentante dell impresa e caricano il tutto a sistema. L apposita Commissione di Abilitazione valuta la domanda e la lista prodotti, richiedendo eventuali chiarimenti, ed emette un provvedimento di abilitazione/diniego che viene notificato per posta elettronica al fornitore. A questo punto verrà predisposto il Catalogo elettronico dei beni/servizi offerti, che il fornitore dovrà firmare digitalmente prima della pubblicazione nel Mercato Elettronico.

16 e-procurement Con il termine di e-procurement si indica lo strumento che consente di automatizzare completamente le procedure d'acquisto di tutti i prodotti e servizi. È un sistema di approvvigionamento di beni e servizi attraverso la Rete, dove è il consumatore (PA o azienda) a ricevere sul proprio sito le offerte di chi vende. Questo processo di acquisto consente di ridurre i costi e velocizzare i tempi, guadagnando in termini di efficienza.

17 e-procurement Come funziona Si presenta come i negozi sul web dove i clienti sono i dipendenti che si occupano degli acquisti. Ogni dipendente ha assegnato un budget da impiegare per l'acquisto del materiale che occorre. Chi si occupa della gestione degli acquisti può facilmente creare una struttura di controllo e convalida degli acquisti che rispecchi quella già esistente. Vengono accelerate le procedure mantenendo la gestione delle spese

18 e-procurement Chi fornisce i prodotti I fornitori presentano un catalogo informatico (immagini, prezzi e caratteristiche) dei prodotti. Il responsabile degli acquisti seleziona i prodotti utili/interessanti e li presenta sul negozio. I dipendenti scelgono nel negozio i prodotti che ritengono opportuni e le scelte effettuate vanno a comporre gli ordini.

19 Marketplace Il termine Marketplace indica un "luogo" a disposizione di fornitori e clienti nel quale mettere in relazione domanda ed offerta di beni e servizi. Caratteristica principale dei Marketpalce è rappresentata dalla compresenza di più fornitori (più o meno concorrenti sulle medesime tipologie di beni e servizi) e dalla possibilità di creare una fitta rete di relazioni fra fornitori e potenziali clienti. I marketplace sono principalmente dedicati allo scambio di beni e servizi in un'ottica di business to businness rispetto alla vendita diretta di piccoli quantitativi ad un singolo cliente privato (caratteristica del commercio business to consumer). All'interno di un Marketplace è quindi possibile ritrovare proposte di prodotti simili e/o complementari tra loro (quali quelli necessari per una determinata filiera produttiva), consultare i cataloghi dei partecipanti, attivare forme di contrattazione innovative (quali ad esempio le aste online), acquistare e pagare direttamente on-line per arrivare sino alla vera e propria integrazione fra sistemi informativi dei partecipanti.

20 Marketplace Per quanto riguarda le Pubbliche Amministrazioni (ed in base a quanto previsto nel Piano d'azione per l'e-government), i Marketplace possono avere una notevole importanza nell'ambito delle iniziative legate all'eprocurement, proprio per i vantaggi che possono portare: riduzione dei costi di beni e servizi maggiore velocità nel reperire e confrontare offerte diverse riduzione dei tempi necessari per la definizione degli acquisti snellimento e semplificazione delle procedure di acquisto aumento della trasparenza nella formazione, gestione e conclusione degli appalti