! " #! # $ # % &! # ' $ ( #! ) $ # # $ %! # ( %! " Corso sulla responsabilità amministrativa ex D.Lgs. 231/01

Transcript

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3 Perché è importante conoscere le sanzioni? Il decreto è entrato in vigore sin dal Solo recentemente è stato oggetto di attenzione da parte di molti più enti. Tale attuale interesse è dovuto in particolare alle notevoli sanzioni applicate in capo a vari enti. I soggetti interessati hanno percepito l effetto che può avere sul proprio ente una sanzione afferente il decreto. 3

4 Sistema sanzionatorio Il sistema sanzionatorio contenuto nel d.lgs. 231/2001 è stato delineato prevedendo: sanzioni pecuniarie (consistenti nel pagamento di una somma di denaro) sanzioni interdittive (consistenti nell'imposizione di obblighi di non facere) sanzioni accessorie (come ad esempio la pubblicazione della sentenza di condanna). Confisca e sanzioni sostitutive 4

5 Sanzioni pecuniarie 5

6 Sanzioni interdittive 6

7 Sanzioni Interdittive 7

8 Confisca La confisca ha ad oggetto il prezzo o il profitto del reato, un oggetto che deriva dal compimento di un illecito. 8

9 Sanzioni sostitutive Le sanzioni sostitutive non si cumulano con altre sanzioni. Una sanzione sostitutiva è la prosecuzione dell attività dell ente da parte di un commissario giudiziale. 9

10 Sanzione accessoria pubblicazione su uno o più giornali della sentenza di condanna (che può essere disposta in caso di applicazione di una sanzione interdittiva); 10

11 Perchè gli Enti pubblici tengono conto D.Lgs.231/01 nei propri provvedimenti? L art.9 comma 2 lettera c) del decreto dispone come sanzione il divieto di contrattare con la pubblica amministrazione. Gli enti pubblici vogliono evitare il rischio di trovarsi a contatto con aziende coinvolte in tale sanzione. Oltre le sentenze dei giudici e le disposizioni del decreto vi sono sempre più Regioni che con specifici provvedimenti, stanno determinando il passaggio da facoltativa a obbligatoria l implementazione di adeguati modelli organizzativi. 11

12 Sanzioni e modello organizzativo L adozione del modello permette: all ente di escludere la responsabilità a fronte della commissione di un determinato reato-presupposto; la conseguente esclusione delle sanzioni previste o di produrre una riduzione della sanzione pecuniaria, la conversione della sanzione interdittiva in sanzione pecuniaria laddove siano adottati successivamente alla commissione del reato medesimo e in pendenza di procedimento, Emerge l utilità per l ente di aver adottato un idoneo modello organizzativo (unitamente alla relativa attuazione e Controllo). 12

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14 Adeguamento al D.Lgs. 231/01: attività principali L attività di realizzazione del modello organizzativo previsto dal citato decreto è sintetizzata in parte dalle seguenti fasi: 1. Identificazione delle aree sensibili: determinazione della aree rischiose e delle possibili modalità di realizzazione dell illecito. 2. Analisi del sistema di controllo ed organizzativo esistente: determinazione dei controlli esistenti e della loro efficacia e definizione di nuovi controlli e dei controlli. 3. Redazione del modello e di altri documenti: definizione dei controlli utili per evitare le criticità e realizzazione del modello. 4. Ulteriori attività 14

15 1) Inizio dell attività Identificazione di massima delle aree di rischio Definizione delle possibili modalità di realizzazione dei reati 15

16 Fasi successive 2. Identificazione di due referenti aziendali (un amministratore e un referente operativo: possono coincidere) 3. Individuare referenti delle varie aree aziendali 4. Workshop per referenti e interessati 5. Raccolta dei documenti aziendali necessari (Visura storica, Bilanci, DPS, SOA, documentazione afferente la sicurezza del lavoro, la qualità, etc.). 16

17 Questionari e loro risultato 6. Questionari per i referenti 7. Definizione della MATRICE (Aree di rischio e Reati) 8. Confronto dei questionari con i documenti raccolti 17

18 Verifica delle procedure aziendali 9. Raccolta dati per mappatura dei protocolli o verifica delle procedure aziendali 10. Verifica pratica del sistema dei controlli 18

19 Mappatura delle attività 11. Realizzazione FLOW CHART o analisi di FLOW CHART esistenti 12. Valutazione sull adeguatezza della struttura organizzativa e di controllo esistente Controlli, Procedure informative, Sistema di deleghe, Etc. 13. Considerando i controlli in essere si determinano i possibili reati dell ente 19

20 Successivi rapporti con i referenti 14. Confronto con i referenti sulla situazione rilevata 15. Determinazione dei controlli integrativi o dei aggiustamenti (assegnazione deleghe, controlli preventivi, gestione informazioni) 20

21 Documenti da realizzare ed attività finali 16 Nomina dell Organismo di vigilanza 17 Definizione e redazione del: Modello Organizzativo; Codice etico; Sistema sanzionatorio. 18 Attività di: Formazione; Informazione. 21

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23 Funzioni e poteri dell Organismo di Vigilanza Compito di vigilare: 1. sul funzionamento e l osservanza delle prescrizioni contenute nel Modello da parte: degli Organi Sociali, del personale, dei collaboratori, di qualsiasi altro soggetto che possa agire in nome e per conto dell ente; 2. sulla reale efficacia ed adeguatezza del modello in relazione: alla struttura aziendale, alla effettiva capacità di prevenire la commissione dei reati di cui al decreto; 3. sull opportunità di aggiornamento del modello, (es. per mutate condizioni aziendali e/o normative). 23

24 Nomina e requisiti dell ODV Gli amministratori nomina l ODV, verificando i requisiti richiesti per ricoprire tale ruolo: professionalità dei membri (adeguate competenze specialistiche in relazione al campo di attività dell ente) l onorabilità (assenza di cause di ineleggibilità e non esistenza a loro carico di condanna o patteggiamento per i reati previsti dal decreto) 24

25 Caratteristiche principale dell ODV l autonomia (azione); l indipendenza rispetto agli altri organi aziendali (direzione). Il venir meno di queste caratteristiche minerebbe il miglior modello organizzativo. 25

26 Regolamento interno L ODV disciplina il proprio funzionamento interno formulando un regolamento delle proprie attività: 26

27 Composizione e struttura La scelta si pone tra: organo monocratico (in molti casi con il preposto all internal auditing); organo collegiale. Potrebbe essere composto da: il preposto all internal auditing per le necessarie connessioni con la struttura operativa, il responsabile delle risorse umane o il responsabile dell ufficio legale o dei consulenti esterni, un membro del collegio sindacale. 27

28 Sintesi 28

29 Funzioni dell ODV L ODV ha il compito di: 1. Vigilare sul funzionamento e l osservanza del Modello 2. Verificare la reale efficacia ed adeguatezza del modello 3. Verificare la necessità di aggiornamento del modello 29

30 1. Verifica dell osservanza e funzionamento del Modello L ODV deve: attivare le procedure di controllo, (tenendo presente che la responsabilità primaria sul controllo delle attività resta degli operatori aziendali; ciò conferma l importanza del processo formativo del personale.) effettuare periodicamente verifiche mirate su determinate operazioni o atti specifici posti in essere nell ambito delle aree di attività sensibili ; raccogliere, elaborare e conservare le informazioni rilevanti in ordine al rispetto del modello, nonché aggiornare la lista di informazioni che devono essere comunicate allo stesso organo. coordinarsi con le altre funzioni aziendali per il migliore monitoraggio delle attività sensibili. 30

31 In particolare, l ODV deve: effettuare verifiche relative al grado di conoscenza acquisito dal personale; promuovere indagini interne per l accertamento di presunte violazioni delle prescrizioni del modello; proporre alla funzione aziendale competente l applicazione delle sanzioni previste dallo specifico sistema disciplinare 31

32 Rapporto con gli organi sociali L Organismo di Vigilanza deve: avere libero accesso a tutta la documentazione aziendale che ritiene rilevante, essere tenuto costantemente informato sull evoluzione delle attività sensibili dagli Organi Sociali. 32

33 2. Verifica dell efficacia e adeguatezza del Modello L ODV deve: verificare che il modello e le procedure siano adeguate alla struttura aziendale e alla vigente normativa; condurre ricognizioni dell attività aziendale ai fini dell'aggiornamento della mappatura delle attività a rischio reato e dei relativi processi sensibili nell ambito del contesto aziendale; promuovere idonee iniziative per la diffusione della conoscenza e della comprensione del modello; coordinarsi con la funzione aziendale preposta per la formazione del personale e l informazione agli Organi Sociali, al personale e ai collaboratori esterni (monitora la formazione); 33

34 3. Verifica sulla necessità di aggiornamento del modello L ODV deve: esprimere periodicamente una valutazione sull adeguatezza del Modello, presentare periodicamente al Consiglio di Amministrazione apposita relazione. 34

35 Organismo di vigilanza 35

36 Flussi informativi da parte dell ODV e relazioni con gli organi sociali L Organismo di Vigilanza ha il compito di fornire chiarimenti a tutte le unità organizzative: Al Presidente del CDA: ogni volta sia necessario; Al CDA: annualmente (relazione scritta); Al collegio sindacale: semestrale (valutazione comune). 36

37 L ODV come sceglie i settori da verificare? i settori di attività da esaminare sono scelti in base a molteplici aspetti, tra cui i più rilevanti sono: rischiosità in termini di attività sensibili sulla base: della Mappa delle attività a rischio, dei Protocolli 231, delle risultanze delle attività di verifica già svolte in precedenza. eventuali variazioni dell assetto organizzativo o dell attività della Società; eventuali modifiche o aggiornamento della normativa di riferimento (es. inserimento nuove categorie di reato); segnalazioni pervenute dai responsabili delle unità organizzative circa la necessità di aggiornare la Mappa delle Attività a rischio; valutazione dei controlli in essere e risultati delle precedenti verifiche; criteri di rotazione, in modo da garantire la copertura completa periodica di tutte le aree sensibili. 37

38 Flussi informativi e segnalazioni verso l Organismo di Vigilanza Vi devono essere flussi informativi che pervengono all ODV provenienti dalle diverse aree aziendali. Le segnalazioni verso l Organismo di Vigilanza possono riguardare violazioni e vengono evidenziate da parte dei: dipendenti, collaboratori, ecc. 38

39 L eventuale output di vigilanza di e segnalazioni E compito dell Organismo di Vigilanza promuovere l attivazione di eventuali provvedimenti disciplinari in caso di accertate violazioni del Modello. Il sistema disciplinare costituisce un requisito essenziale del Modello medesimo ai fini dell'esimente rispetto alla responsabilità dell'ente. 39

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41 Sistema disciplinare Deve essere adottato specifico sistema disciplinare per i dirigenti. In caso di violazione da parte dei dirigenti vengono previste delle sanzioni. 41

42 Sanzioni: diffida e licenziamento Diffida: in caso di inosservanza non grave di quanto stabilito dalle procedure interne previste dal Modello in caso di omessa segnalazione di irregolarità commesse da altri dipendenti Potranno essere eventualmente applicate in aggiunta delle sanzioni patrimoniali. Licenziamento: se l inosservanza e l omessa segnalazione sono gravi: 42

43 Sistema disciplinare per i dipendenti e collaboratori e l ODV Il comportamento in contrasto con le disposizioni del Modello da parte: dei dipendenti costituisce illecito disciplinare: pertanto le violazioni regolate sul piano disciplinare con applicazione delle disposizioni di legge e di contratto. dei collaboratori esterni all Ente (collaboratori a contratto, fornitori, partner commerciali ecc.) potrà determinare, secondo quanto previsto da specifiche clausole contrattuali (preventivamente inserite nelle lettere di incarico o negli accordi di convenzione): la risoluzione anticipata del rapporto contrattuale (ai sensi dell art c.c.), l ulteriore riserva di risarcimento qualora da tali violazioni derivino danni concreti all Ente. di un componente dell Organismo di Vigilanza comporta la segnalazione da parte dell'organismo stesso al Collegio Sindacale e l'intero Organo amministrativo, i quali assumono gli opportuni provvedimenti. 43

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45 Piano operativo dell organismo di vigilanza Le attività che l Organismo di Vigilanza intende svolgere devono essere riportate in un documento predisposto abitualmente con periodicità annuale (Piano di Azione o Piano Operativo dell ODV). Tale documento: fornisce una pianificazione temporale; identifica le funzioni o processi coinvolti, le attività che saranno svolte ed i risultati previsti ed attesi. 45

46 Responsabilità dell ODV l articolo 2407 del Codice Civile recita che i sindaci devono adempiere i loro doveri con la professionalità e la diligenza richieste dalla natura dell incarico. E quindi possibile affermare che il tipo di responsabilità dei componenti l Organismo di Vigilanza sia la stessa dei componenti il Collegio Sindacale. Escludendo quindi i casi di dolo e di colpa grave, potrebbe sussistere una responsabilità civile dell Organismo di Vigilanza per condotta omissiva, mentre non sussisterebbe una responsabilità penale. Dovrebbe essere risarcimento del danno economico conseguente alla condanna. Tali azioni possono dirigersi sia contro lo stesso autore del reato, sia nei confronti dei diversi soggetti che violando i doveri inerenti alla carica rivestita abbiano reso possibile la realizzazione del reato medesimo o la sua imputazione all ente (caso dei membri dell Organismo di Vigilanza). 46

47 Responsabilità dell ODV 47

48 Revoca o sostituzione dell ODV L organo amministrativo deve valutare periodicamente l adeguatezza dell Organismo di Vigilanza in termini di: struttura organizzativa; di poteri conferiti. Revoca o sostituzione dei membri dell ODV: solo per giusta causa (analogia a quanto avviene per il Collegio Sindacale 48

49 Decadenza e durata in carica dei membri dell ODV Decadenza nel caso di perdita dei requisiti di: onorabilità, professionalità. Il Presidente dell ODV decade anche in caso di perdita dei requisiti di: Indipendenza, non esecutività; L intero Organismo si intende decaduto se viene a mancare la maggioranza dei componenti. Durata dell incarico, abitualmente triennale e non è rinnovabile salvo deroga motivata; (ragioni ricercate nelle caratteristiche di autonomia e indipendenza proprie dell OdV) 49

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