Procedura tecnica di Rinnovo Organi Camerali

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1 Procedura tecnica di Rinnovo Organi Camerali Valida per Associazioni di Categoria, Organizzazioni Sindacali e Associazioni di Tutela dei Consumatori

2 Sommario Premessa... 3 Requisiti tecnici... 4 Requisiti tecnici hardware... 4 Requisiti tecnici software... 5 Supporto per la creazione degli elenchi associati... 6 Creazione del foglio elettronico Allegato B... 7 Modalità di creazione e formattazione del foglio elettronico Allegato B... 7 Associazioni dei Consumatori e Sindacali Errori ricorrenti processo importazione dati da Infocamere Creazione / Conversione dell' Allegato B in formato PDF/A e salvataggio del file in formato CSV Creazione / Conversione del file AllegatoB.xls in formato PDF/A Salvataggio del file AllegatoB.xls in formato CSV Firma digitale dei documenti da inviare alla Camera di Commercio di Teramo Verifica della data di scadenza della Carta Nazionale dei Servizi (CNS) Firma dei documenti da trasmettere Crittografazione dei documenti da inviare Importazione del certificato nel software di firma per la crittografazione dei file Masterizzazione dei file Consegna dei documenti Workflow sintetico della procedura (riepilogo operazioni) Supporto tecnico... 31

3 Premessa Questo manuale tecnico è realizzato utilizzando come software per fogli di calcolo Libreoffice Calc, per la firma e la crittografazione dei documenti File Protector e per la masterizzazione finale CD Burner XP, pertanto, potrebbero verificarsi delle difformità nell'esecuzione di alcune operazioni; si resta a totale disposizione per supporto tecnico alla compilazione e preparazione dei dati. Si rimanda alle informazioni sul supporto tecnico a pagina 31. Dott. Umberto Rosini Servizi Informatici umberto.rosini@te.camcom.it +39 (0) Le informazioni date hanno uno scopo puramente informativo al fine di agevolare la predisposizione della documentazione e non esimono gli interessati dalla conoscenza delle disposizioni di legge e di regolamento vigenti. 3

4 Requisiti tecnici hardware I requisiti minimi hardware per la realizzazione delle procedure in oggetto sono: Computer Masterizzatore cd/dvd 2 Cd/Dvd -r o +r (non vanno bene i -rw o +rw in quanto rescrivibili) Carta Nazionale dei Servizi con certificati di firma digitale Smart Card o Token Usb non scaduti Se in possesso della carta nazionale dei servizi (smart card) è necessario anche il lettore 4

5 Requisiti tecnici software I requisiti minimi software per la realizzazione delle procedure in oggetto sono: Software per la creazione di fogli elettronici: Microsoft Excel (a pagamento) Openoffice Calc (gratuito) Libreoffice Calc (gratuito) o altri software in grado di salvare i file in formato CSV Software per la conversione dei fogli elettronici in formato PDF/A: Acrobat (a pagamento) PDF Creator (gratuito) Software per la firma e crittografazione dei documenti: File Protector (gratuito) Software per la masterizzazione: CD Burner XP (gratuito) 5

6 Supporto per la creazione degli elenchi associati La Camera di Commercio di Teramo, in collaborazione con InfoCamere supporta le Associazioni per la creazione dell'elenco degli associati. Per avere i dati completi dei propri associati basterà inviare alla posta elettronica certificata della Camera di Commercio di Teramo (cciaa.teramo@te.legalmail.camcom.it) un file excel (sul sito è presente un modello). FILE EXCEL ASSOCIAZIONE FILE EXCEL INFOCAMERE Progressivo (progressivo univoco) Tipologia Associato (società o impresa individuale) Codice Fiscale Partita IVA Codice fiscale Nota Sigla provincia Numero registro imprese Numero R.E.A. Sede/unità locale Numero albo artigiano Sezione di iscrizione al Registro Imprese Forma giuridica Stato impresa al 14/06/2014 Data iscrizione al Registro Imprese Data iscrizione al Registro Ditte. Data iscrizione Albo Artigiani Data apertura unità locale Data cessazione Data inizio attività Data cessazione attività Data fallimento Data liquidazione Data iscrizione alle Sezioni RI Data cessazione Unità locale data denuncia di cessazione di Unità locale Data cessazione al ruolo artigiano Data cessazione artigiana data domanda di cessazione artigiana data delibera di cessazione artigiana Data di delibera iscrizione artigiana data domanda di iscrizione artigiana data inizio effettivo di attività artigiana data inizio attività artigiana data iscrizione REA Denominazione Indirizzo Codice stradario Cap Comune Frazione Altre indicazioni Anno dichiarazione addetti Addetti indipendenti Addetti dipendenti Codice fiscale Partita IVA Telefono Capitale sociale Valuta capitale Descrizione attività Elenco Codici attività 6

7 Modalità di creazione e formattazione del foglio elettronico Allegato B Il file Allegato B è composto da 2 parti: Frontespizio con dati e informazioni del sottoscrittore Lista delle imprese iscritte Tutte le informazioni che compongono l'intero file (frontespizio + lista) devono essere in un unico foglio di lavoro. La Camera di Commercio di Teramo fornisce un foglio di lavoro per la preparazione della lista in modo da copiarla e incollarla nell' Allegato B che dovrà contenere l'elenco degli iscritti nelle Organizzazioni Imprenditoriali. Il foglio elettronico dovrà contenere colonne formattate nel seguente modo: Nome campo Formattazione del campo Commento Progressivo Numerico Numero progressivo per ciascuna impresa o unità locale CCIAA Alfanumerico Sigla provincia della CCIAA (nel nostro caso: TE) Codice Fiscale Alfanumerico Identificativo principale di impresa 11 o 16 caratteri (è importante formattarlo come alfanumerico numeri e lettere per non perdere eventuali 0 zero posti all'inizio dei codici fiscali. Controllare sempre il dato) Numero REA Numerico Da evidenziare per le unità locali, se presente viene fatto un controllo di congruenza con il Codice Fiscale indicato, se l'informazione non è presente indicare 0 (zero) Denominazione o ragione sociale Alfanumerico Inserire i dati di continuo senza valori speciali,;:* #!? che potrebbero essere interpretati come valore di delimitazione Indirizzo Alfanumerico Inserire i dati di continuo senza valori speciali,;:* #!? che potrebbero essere interpretati come valore di delimitazione Città Alfanumerico Inserire i dati di continuo senza valori speciali,;:* #!? che potrebbero essere interpretati come valore di delimitazione Codice ATECO Alfanumerico Codifica ATECORI Inserire un solo codice (è importante formattarlo come alfanumerico numeri e lettere per non perdere eventuali 0 zero posti all'inizio dei codici fiscali. Controllare sempre il dato) 7

8 Modalità di creazione e formattazione del foglio elettronico Allegato B Il foglio elettronico dovrà essere formattato in modo che tutte le colonne entrino in una pagina A4 formattata in verticale tale formattazione si rende necessaria in quanto i file andranno convertiti in PDF/A e le colonne fuori area di stampa potrebbero risultare illeggibili. A tal fine impostare i campi con il Testo a capo o Scorrimento testo automatico. La linea di demarcazione pagina deve trovarsi al fianco dell'ultima colonna codice ATECO come evidenziato in figura. L'anteprima di stampa deve permettere una visualizzazione del dato e del foglio completa. 8

9 Modalità di creazione e formattazione del foglio elettronico Allegato B Una volta completata la lista delle imprese con il foglio di calcolo, aprire l' Allegato B, selezionarle tutte e cliccare su copia. Posizionare il puntatore sulla cella interessata e incollare il contenuto spostando le celle in basso. Una volta incollato il contenuto cancellare i dati di esempio contenuti nell' Allegato B. 9

10 Modalità di creazione e formattazione del foglio elettronico Allegato B Si consiglia, al termine dell'inserimento, di verificare la correttezza dell'impaginazione anche attraverso l' Anteprima di Stampa. Una volta effettuati tutti i controlli, salvare il file come AllegatoB.xls 10

11 Associazioni dei Consumatori e Sindacali Anche le Associazioni dei Consumatori e le Associazioni sindacali, dovranno presentare gli elenchi degli iscritti al 31 dicembre 2013 salvati in formato PDF/A e CSV. Le indicazioni e le regole di questa guida valgono anche per la loro presentazione. In questo caso, i campi rappresentativi sono: numero progressivo nome cognome altri elementi di individuazione dell iscritto E importante non riportare virgole o caratteri speciali all interno dei campi. Inoltre, si ricorda che le colonne devono essere tutte formattate in formato testo ad eccezione del campo del numero progressivo. 11

12 Errori ricorrenti processo importazione dati da Infocamere Si ricorda che i dati da Voi forniti dovranno essere utilizzati da uno specifico software che in caso di incongruità dei dati immessi escluderà il/i record (riga contenente i dati dell impresa) non validi. Di seguito alcuni errori tipici nella procedura dell elaborazione dei dati forniti dalle associazioni che potrebbero causare lo scarto dei dati: 12

13 Creazione / Conversione del file AllegatoB.xls in formato PDF/A La procedura di seguito descritta prende a riferimento quale software di creazione del file.pdf/a il programma PDF Creator sopra indicato. Dopo aver scaricato ed installato il programma, nella finestra Stampanti e fax, apparirà una stampante virtuale che serve alla trasformazione di un qualsiasi documento in un pdf e che noi utilizzeremo per creare il file PDF/A. Aprire il file AllegatoB.xls e stamparlo utilizzando come stampante quella denominata PDFCreator. 13

14 Creazione / Conversione del file AllegatoB.xls in formato PDF/A Una volta avviata la stampa si apre la finestra di PDFCreator, cliccare su Opzioni : Apparirà la seguente schermata e procedere secondo il seguente percorso Cliccare su Salvataggio (1) a sinistra della schermata e scegliere come documento predefinito il formato PDF/A-2b (oppure PDF/A-1b) (2) e cliccare su Salva

15 Creazione / Conversione del file AllegatoB.xls in formato PDF/A Si ritornerà alla schermata precedente e basterà cliccare su Salva Nella finestra successiva, si dovrà indicare il nome del file e la cartella in cui effettuare il salvataggio. Confermare l operazione cliccando su Salva. Verrà creato il file elenco_allegato_b.pdf nel formato PDF/A, contenente l elenco degli associati che dovrà essere, successivamente, firmato digitalmente ed eventualmente crittografato con il certificato pubblico rilasciato dalla Camera di Commercio di Teramo e reperibile sul sito all interno della sezione dedicata al rinnovo degli Organi Camerali. 15

16 Salvataggio del file AllegatoB.xls in formato CSV Per salvare in CSV (nell'esempio utilizziamo il Libreoffice Calc) basterà cliccare su Salva con nome, si selezionerà il percorso dove salvare il file elenco_allegato_b e l'estensione Testo CSV (.csv) (*.csv) (1). Si aprirà una maschera di conferma del formato del file (2) e cliccando su Usa Testo CSV... si aprirà un'altra finestra (3) dove si andrà ad impostare come separatore di campo il punto e virgola ; basterà, quindi, cliccare Ok e il file sarà salvato

17 Salvataggio del file AllegatoB.xls in formato CSV Alla fine della procedura verrà creato un file con estensione CSV che aperto con un editor di testo come notepad o notepad++, sarà nella forma come mostrata in figura: Se viene utilizzato Microsoft Excel il procedimento sarà più semplice (senza ulteriori opzioni di salvataggio), basterà, infatti, cliccare su Salva con nome e scegliere come tipo file CSV (delimitato dal separatore di elenco) (*.csv). 17

18 Firma digitale dei documenti da inviare alla Camera di Commercio di Teramo Si ricorda che per poter firmare digitalmente i documenti dai inviare alla CCIAA sarà necessario possedere: Carta CNS in corso di validità o Token Usb Lettore di smartcard (nel caso di possesso di una smart card) Software di firma/crittografazione dei file (File Protector). 18

19 Verifica della data di scadenza della Carta Nazionale dei Servizi (CNS) Se la smart card non risulta scaduta, ma prossima alla scadenza, si consiglia comunque di rinnovarla. Dopo aver inserito la Smart-Card nel lettore o il Token Usb aprire il software di firma/crittografazione e seguire il percorso indicato: Cliccare su Login Immettere il PIN e cliccare OK 19

20 Verifica della data di scadenza della Carta Nazionale dei Servizi (CNS) Cliccare su Dispositivo e quindi su Certificati disponibili Evidenziare uno dei due certificati e cliccare OK Si aprirà una maschera di dettaglio del certificato in cui, oltre ad altre informazioni, si potrà controllare la data di validità 20

21 Firma dei documenti da trasmettere Entrambi i documenti contenenti l elenco degli iscritti all associazione (il foglio elettronico.csv e il file in formato PDF/A) andranno firmati digitalmente. La procedura di seguito descritta è generica per qualsiasi estensione di file e andrà effettuata su tutti i documenti prodotti. Cliccare su Login Immettere il PIN e cliccare OK Cliccare su Firma 21

22 Firma dei documenti da trasmettere Si apre il file da firmare Cliccare su Aggiungi firma... (1) e successivamente Salva (2) 1 2 Verrà creato un file firmato con estensione p7m 22

23 Firma dei documenti da trasmettere A questo punto è possibile scegliere di masterizzare distintamente i file appena prodotti e firmati digitalmente in due cd o dvd e depositati in una busta sigillata con la dicitura Allegato B... o crittografare i file e masterizzarli successivamente distintamente su due cd o dvd. In questo modo, sarà garantito che il documento potrà essere aperto solo dal Segretario Generale della CCIAA di Teramo, Dott. Giampiero Sardi e non sarà necessario il deposito in una busta sigillata. 23

24 Crittografazione dei documenti da inviare Nel caso in cui si volesse procedere alla crittografia dei file, il procedimento da seguire è il seguente: dopo aver firmato digitalmente i 2 file contenenti l elenco degli iscritti all Associazione (AllegatoB), si procederà alla crittografazione degli stessi con la chiave fornita dalla CCIAA di Teramo e scaricabile dal sito all indirizzo: 24

25 Importazione del certificato nel software di firma e crittografazione dei file Il certificato di firma è un file da scaricare sul proprio PC direttamente dal sito camerale denominato CCIAATeramo-RinnovoOrgani.cer. Da notare l estensione (le lettere alla destra del punto).cer che potrete verificare cliccando con il tasto destro del mouse e selezionando la voce proprietà. Aprire il programma ed autenticarsi con PIN (se non lo si è già fatto in precedenza) cliccare sul tasto Strumenti e opzioni, poi su Database dei certificati Dalla finestra che si aprirà andremo ad importare il certificato scaricato dal sito della Camera cliccando sul tasto Importa da file (1) e poi Sfoglia (2) selezionando il certificato e infine cliccare su Importa (3)

26 Importazione del certificato nel software di firma e crittografazione dei file A fine importazione, per visualizzare il certificato cliccare su Utenti finali Per cifrare un file, sempre da File Protector, cliccare su Cifra (1) e selezionare il file precedentemente firmato cliccando su Apri (2)

27 Importazione del certificato nel software di firma e crittografazione dei file Si aprirà una schermata riportante il certificato della Camera di Commercio, basterà cliccarci sopra in modo da evidenziarlo (1) e quindi cliccare su Aggiungi (2) Una volta cliccato su Aggiungi, il certificato verrà mostrato nel box Destinatari selezionati, cliccando su Salva si procederà alla crittografazione del file 1 2 Verrà, quindi, creato un file con estensione p7e che sarà la versione firmata e crittografata del documento. Questa procedura, come per il processo di firma, è generica per qualsiasi tipo di file e andrà effettuata per ogni documento che dovrà essere inviato alla Camera di Commercio di Teramo. 27

28 Masterizzazione dei file Nel nostro esempio utilizziamo il software gratuito CDBurnerXP ma la procedura è simile per ogni altro programma di masterizzazione. Selezionare il file da masterizzare cliccando su Aggiungi (1) e successivamente cliccare su Masterizza (2)

29 Consegna dei documenti Sarà necessario creare due cd o dvd: 1 contente il modello B in formato CSV 1 contenente il modello B in formato PDF/A csv pdf/a Se i documenti saranno firmati digitalmente, quindi con estensione P7M, sarà necessario depositare i due cd/dvd all'interno di una busta sigillata recante la dicitura Allegato B. Se i documenti saranno crittografati, quindi con estensione P7E, non sarà necessario depositare in una busta sigillata i due cd/dvd. Tutta la documentazione ovvero: Allegato A ed eventualmente Allegato E firmati in formato cartaceo e con documento di identità, la busta con i due cd (nel caso di file P7M) con la dicitura Allegato B o i due cd senza busta (nel caso di file P7E), dovranno essere contenuti in una busta (plico) sigillata con la dicitura Rinnovo Consiglio Camerale. 29

30 Workflow sintetico della procedura (riepilogo operazioni) Creazione del foglio elettronico contenente gli iscritti all'associazione Inserimento nella tabella excel del modello ministeriale Conversione del foglio elettronico in formato PDF/A e in formato CSV Apposizione della firma digitale sui 2 file prodotti (formato P7M) Modalità 1 Modalità 2 Masterizzazione distinta dei 2 file firmati (P7M) su 2 CD o DVD non riscrivibili No Crittografazione dei documenti Si Download del certificato pubblico Deposito dei due cd / dvd in una busta sigillata con la dicitura Allegato B Deposito della busta nel plico con tutta la documentazione con la dicitura Rinnovo Organi Camerali Crittografazione dei 2 file firmati (formato P7M) creando due file P7E Masterizzazione distinta dei file firmati (P7E) su 2 CD o DVD non riscrivibili Deposito della busta nel plico con tutta la documentazione con la dicitura Rinnovo Organi Camerali Consegna alla Camera di Commercio di Teramo 30

31 Supporto tecnico La Camera di Commercio di Teramo fornisce supporto tecnico attraverso due canali ONLINE PRESSO LA VOSTRA STRUTTURA Il supporto online è la forma più veloce e, a meno di altri impegni precedentemente fissati, può essere erogata subito. La procedura è la seguente: 1. Contattare il Dott. Umberto Rosini al numero o umberto.rosini@te.camcom.it 2. Scaricare il software di collegamento remoto: - Versione Microsoft Windows: - Versione Apple OS: - Versione Linux: 3. Avviare il programma e comunicare l'id e la Password mostrati dal software in modo da avviare il collegamento remoto. Il supporto presso la vostra struttura deve essere organizzato in base alle disponibilità La procedura è la seguente: 1. Contattare il Dott. Umberto Rosini al numero o umberto.rosini@te.camcom.it 2. Verrà fissato un appuntamento e quindi l'erogazione del supporto tecnico. xxx xxx Il servizio è attivo nelle ore di apertura della Camera di Commercio di Teramo. Il servizio è attivo nelle ore di apertura della Camera di Commercio di Teramo. 31

32 Procedura tecnica di Rinnovo Organi Camerali Dott. Umberto Rosini Servizi Informatici +39 (0)