La gestione del progetto: aspetti finanziari

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1 Seminario di assistenza tecnica alla gestione dei Progetti Multilaterali di Trasferimento dell Innovazione (TOI 2013) Roma, 8 novembre 2013 ISFOL Sala Auditorium La gestione del progetto: aspetti finanziari Relatore: Rossano Arenare

2 Documentazione di riferimento Guida per il candidato 2013 Supplement for the electronic Application Form 2013 Convenzione di finanziamento compresi i seguenti allegati: - Bilancio consolidato (Allegato II) - Project Handbook Guidelines for Administrative and Financial Management and Reporting (Allegato III) - Lista dei Partner (Allegato IV) - Nota tecnica relativa alla stipula della polizza fidejussoria e Modello di garanzia fidejussoria (Allegato V) 2

3 I momenti critici per la gestione del budget Rendicontazione intermedia e finale Eventuale riformulazione in itinere (variazioni al bilancio) 3

4 Certificazione Antimafia Se nel corso di sviluppo delle attività progettuali si verificassero cambiamenti nell assetto societario o nella persona del rappresentante legale, il Beneficiario è tenuto a informare immediatamente l Agenzia nazionale mediante la trasmissione del Modulo di richiesta di modifica alla Convenzione (versione vigente) completo della documentazione richiesta. Sarà l Agenzia nazionale ad inoltrare al Prefetto della Provincia di residenza del Beneficiario la richiesta della certificazione antimafia (art. I.3. Convenzione) 4

5 Modalità di pagamento (art. IV. Convenzione) Durata progetto I Prefinanziamento Ulteriori quote di Prefinanziamento Saldo finale 12/18 mesi 80% entro 30 gg dalla data in cui entra in vigore la Convenzione - Entro 90 gg dalla ricezione del Rapporto finale 24 mesi 40% entro 30 gg dalla data in cui entra in vigore la Convenzione Fino al 40% entro 90 gg dalla ricezione del rapporto sullo stato di avanzamento delle attività e delle spese Entro 90 gg dalla ricezione del Rapporto finale N.B. Il secondo pre-finanziamento è frazionalbile in un numero variabile di versamenti. Il pagamento integrale della II quota verrà effettuato solo se si dimostra di aver utilizzato almeno il 70% del pre-finanziamento percepito. Se si utilizza meno del 70% l importo del II pre-finanziamento viene ridotto della quota non impiegata del primo versamento (art. IV.2 Convenzione) Il termine dei 30 gg per l erogazione del pre-finanziamento inizia a decorrere dal giorno dell acquisizione della nota di addebito o documento equivalente 5

6 I Pre-finanziamento Polizza fidejussoria a copertura dell importo del pre-finanziamento (se dovuta) Dichiarazione sostitutiva ai sensi del Dpr. 445/2000 per confermare l assenza di variazioni dell assetto societario (se dovuta) Modulo di richiesta di modifica alla Convenzione e allegati se sono avvenuti cambiamenti nell assetto societario o nel rappresentante legale nel periodo intercorso tra l invio dell ultima certificazione e la richiesta del 1 anticipo (se dovuta) Nota di addebito o documento equivalente con marca da bollo importo vigente Documentazione da produrre per ottenere il pagamento Ulteriori quote di Prefinanziamento Polizza fidejussoria a copertura dell importo del pre-finanziamento (se dovuta) Dichiarazione sostitutiva ai sensi del Dpr. 445/2000 per confermare l assenza di variazioni dell assetto societario (se dovuta) Modulo di richiesta di modifica alla Convenzione e allegati se sono avvenuti cambiamenti nell assetto societario o nel rappresentante legale nel periodo intercorso tra l invio dell ultima certificazione e la richiesta del 2 anticipo (se dovuta) Rapporto intermedio sullo stato di avanzamento del progetto Resoconto dettagliato dei costi eleggibili realmente sostenuti Nota di addebito o documento equivalente con marca da bollo importo vigente - Saldo finale Dichiarazione sostitutiva ai sensi del Dpr. 445/2000 per confermare l assenza di variazioni dell assetto societario (se dovuta) Modulo di richiesta di modifica alla Convenzione e allegati se sono avvenuti cambiamenti nell assetto societario o nel rappresentante legale nel periodo intercorso tra l invio dell ultima certificazione e la richiesta del saldo (se dovuta) Rapporto finale di esecuzione tecnica Rendiconto finanziario Riepilogativo delle fatture/ricevute Nota di addebito o documento equivalente con marca da bollo importo vigente 6

7 Quando presentare la nota di addebito La nota di addebito (o documento equivalente) va presentata solo a seguito della richiesta dell Agenzia nazionale insieme alla Dichiarazione sostitutiva 7

8 Garanzia Fidejussoria (1/2) (art. IV.5. Convenzione) Il Beneficiario si assume l obbligo e si impegna irrevocabilmente a contrarre in favore dell ISFOL Agenzia nazionale, garanzia fidejussoria per l importo corrispondente all ammontare complessivo dei pre-finanziamenti che verranno erogati La garanzia costituisce condizione necessaria e preliminare per l erogazione dei pre-finanziamenti e dovrà essere stipulata secondo il modello di cui all Allegato V della Convenzione Sono esenti da tale obbligo gli enti pubblici, i quali, in qualità di beneficiari della presente Convenzione sono comunque garanti nei confronti dell Agenzia nazionale dei prefinanziamenti loro erogati 8

9 Garanzia Fidejussoria (2/2) 12/18 mesi 24 mesi Unica polizza per l intero importo del pre-finanziamento pari all 80% del totale Ipotesi 1 Unica polizza per l intero importo del prefinanziamento pari all 80% del totale Ipotesi 2 Prima polizza per l importo del primo pre-finanziamento pari al 40% del totale Una polizza per ciascuna quota di pre-finanziamento richiesta La stipula delle ulteriori fidejussioni non comporta lo svincolo delle precedenti N.B. L Agenzia Nazionale si impegna a restituire la garanzia entro 30 giorni dall erogazione del saldo. Comunque la garanzia cesserà ogni effetto 24 mesi dopo la chiusura del periodo contrattuale 9

10 Codice Unico di Progetto CUP (art. IV.6 Convenzione) Il Codice Unico di Progetto (CUP), unitamente al Codice Identificativo del Progetto, deve essere riportato su tutti i documenti amministrativi e contabili, cartacei ed informatici, relativi all azione oggetto della presente Convenzione 10

11 Conto Corrente Bancario (art. VI. Convenzione) Il conto o sottoconto deve essere in euro I costi di apertura e gestione sono costi non ammissibili Consentire la tracciabilità dei pagamenti effettuati dall AN La variazione del conto corrente bancario comporta un emendamento alla Convenzione 11

12 Le voci di costo del piano finanziario Costi diretti: A. Costi del personale B. Costi operativi Viaggi e Soggiorno Costi per le attrezzature (10% del totale dei costi diretti) Subappalti (30% del totale dei costi diretti) Altro Costi indiretti (massimo il 7% dell importo totale dei costi diretti ammissibili) 12

13 Tipologia di costi: Costi diretti Sono costi che possono essere identificati come costi specifici direttamente connessi alla realizzazione del progetto Costi diretti: costi del personale costi di viaggio e soggiorno costi per le attrezzature costi di subappalto altro 13

14 Tipologia di costi: Costi indiretti Sono costi che non possono essere identificati come costi specifici direttamente connessi alla realizzazione del progetto L importo stabilito all atto dell approvazione non può essere modificato Non devono essere giustificati da documenti contabili Sono costituiti da un importo forfetario fisso non superiore al 7% dell importo totale dei costi diretti ammissibili Esempi di costi indiretti: costi per comunicazione costi per infrastrutture dei locali dove si svolge il progetto fotocopie forniture d ufficio costi per attrezzature relative all amministrazione del progetto 14

15 Tipologia di costi: Costi ammissibili Sono considerati ammissibili i costi che soddisfano i seguenti criteri generali: direttamente connessi con l oggetto della Convenzione e presenti nel bilancio preventivo necessari per l attuazione del progetto ragionevoli, giustificati e coerenti con il principio di sana gestione finanziaria generati durante l arco di vita del progetto (art. II.2. Convenzione) effettivamente sostenuti dal beneficiario e/o dai membri della partnership identificabili e verificabili coinvolgere i Paesi partecipanti al Programma conformi alla normativa fiscale e tributaria 15

16 Tipologia di costi: Costi non ammissibili Sono considerati sempre non ammissibili i seguenti costi: costi inerenti la preparazione della candidatura costi di apertura e gestione di conti bancari costi sostenuti da partner silenti costi del capitale investito debiti ed interessi passivi accantonamenti per eventuali perdite o debiti futuri altri interessi dovuti crediti inesigibili perdite di cambio costi dichiarati e sostenuti in relazione ad altri progetti o programmi di lavoro già finanziati da altra fonte, in particolare da altri fondi comunitari spese eccessivamente elevate ed ingiustificate costi di opzione di riscatto al termine di noleggio o leasing IVA, se non rappresenta un onere finale IRAP Contributi in natura (ad esempio: lavoro volontario) 16

17 Imposta sul Valore Aggiunto (IVA) e Imposta Regionale sulle Attività Produttive (IRAP) L IVA è considerata un costo ammissibile solo se l organismo può dimostrare di non essere in grado di recuperarla L IRAP è considerata un costo NON ammissibile N.B. Tale regola si applica ai progetti dal 2012 in poi Il contributo Leonardo da Vinci non è soggetto al regime di applicazione dell IVA e, di conseguenza, non è sottoposto ad alcuna imposizione fiscale 17

18 Costi del personale (1/2) Costi prodotti dal personale del partenariato assegnato al progetto: personale dipendente assunto dal partner con contratto a tempo indeterminato o determinato personale temporaneo assunto attraverso un agenzia esterna specializzata CONTRATTI CON PARTITA IVA SOLO SE PER TUTTA LA DURATA DEL PROGETTO 18

19 Costi del personale (2/2) Devono essere basati sugli effettivi costi giornalieri Includono i salari reali, i contributi previdenziali, gli oneri sociali e altri costi previsti dalla normativa nazionale Sono calcolati moltiplicando il numero di giornate lavorate per l effettivo costo giornaliero Non possono eccedere i massimali per ciascuna categoria ISCO (cfr. tabelle disponibili sul sito dell AN) Il personale degli organismi partner non può operare in veste di subappaltatore del progetto Non sono eleggibili i costi non contrattuali: Premi, conti spese, incentivi retributivi, programmi per la ripartizione degli utili, affitto di automobili 19

20 Costi di viaggio Solo costi sostenuti dal personale della partnership assegnato al progetto Solo viaggi direttamente collegati alle attività specifiche relative al progetto e chiaramente identificabili Includono tutti i costi sostenuti dal punto di origine al punto di destinazione (e viceversa) Applicazione del principio di economicità della spesa nella scelta del mezzo di trasporto Utilizzo dell auto propria - presa a noleggio - taxi N.B. I costi per visti, per assicurazione di viaggio e i costi di cancellazione sono ammissibili 20

21 Costi di soggiorno Solo costi sostenuti dal personale della partnership di progetto per attività specifiche e chiaramente identificabili Soggiorni in linea con i massimali giornalieri per Paese di destinazione (cfr. tabelle disponibili sul sito dell AN) Comprendono il vitto, l alloggio e il trasporto locale Un giorno intero normalmente prevede di norma un pernottamento Sistema di rimborso adottato dall organismo: spese effettivamente sostenute (rimborso di ricevute) rimborso su base forfetaria (sotto forma di diaria) IN ENTRAMBE I CASI VA ESIBITA DOCUMENTAZIONE ATTESTANTE LA PRESENZA E IL PERNOTTAMENTO 21

22 Costi per le attrezzature Sono ammissibili l acquisto, il noleggio o il leasing di attrezzature (nuove o usate) compresi i costi di installazione, manutenzione e assicurazione Attrezzature acquistate prima dell inizio del progetto rientrano nei costi indiretti In caso di acquisto di apparecchiature: imputare al progetto il solo tasso annuo di ammortamento e la percentuale di utilizzo reale applicare le norme comunitarie in materia di appalti (cfr. slide n. 26) Il costo di qualsiasi azione di riscatto al termine del noleggio/leasing è ineleggibile Il costo totale non può eccedere il 10% dei costi diretti totali del progetto 22

23 Altro Derivano da attività specifiche e necessarie ai fini del raggiungimento degli obiettivi del progetto Sostenuti dai partner di progetto, non riconducibili alle altre categorie di costo e sempre debitamente giustificati Sono ammissibili costi derivanti direttamente da: requisiti imposti dalla convenzione, inclusi i costi di qualsiasi servizio finanziario (garanzia fidejussoria) realizzazione di azioni specifiche o di prodotti e risultati del progetto Per le eventuali attività svolte da soggetti esterni alla partnership di progetto, si raccomanda di seguire le norme comunitarie in materia di appalti (cfr. slide n. 26) 23

24 Altro: alcuni esempi una tantum per comunicati stampa e pubblicità acquisto di diritto d autore e altri diritti di proprietà intellettuale acquisto di materiali informativi quali: libri, studi, dati elettronici, ecc. quote di partecipazione a conferenze garanzie finanziarie noleggio di spazi espositivi diffusione delle informazioni valutazione specifica dell azione revisioni contabili traduzioni organizzazioni di seminari (se considerato prodotto/risultato) stesura degli atti di un seminario produzione di un video acquisto di materiali di consumo collegati ad un prodotto risultato (risme di carta per la stampa di pubblicazioni) 24

25 Costi di subappalto (1/2) Saranno considerati i costi derivanti da contratti di subappalto conclusi ai fini dell esecuzione di un lavoro per il progetto che sia specifico e limitato, concessi da un partner ad un ente, un organizzazione o un individuo (solo se non dipendenti da nessuna delle organizzazioni partner del consorzio). Questo comprende servizi quali traduzione, interpretariato, stampa, ecc. (Guida al candidato 2013) Non può essere subappaltata la gestione e l amministrazione generale del progetto Il contratto: deve includere tutti i costi, comprese le spese di viaggio e soggiorno la data di sottoscrizione non può essere al di fuori del periodo di eleggibilità delle spese 25

26 Costi di subappalto (2/2) È possibile procedere alla stipula di un contratto di subappalto solo nei seguenti casi: può essere subappaltata solo una parte limitata di azioni il ricorso al subappalto deve essere giustificato le prestazioni devono essere dichiarate nell Allegato I e i costi devono essere esplicitati nell Allegato II se non previsto nella domanda di finanziamento originaria è necessaria la preliminare autorizzazione scritta dell AN Il Beneficiario dovrà inoltre adoperarsi per evitare qualsiasi conflitto di interessi Il costo totale non può eccedere il 30% dei costi diretti totali del progetto 26

27 Norme comunitarie relative agli appalti Valore contratti Inferiore a Procedura per l attribuzione di un subappalto Affidamento diretto (possono essere pagati dietro presentazione di fattura) Da a Richiedere almeno tre offerte Da a Richiedere almeno cinque offerte Oltre Applicare le norme nazionali relative agli appalti pubblici 27

28 La riformulazione in itinere del budget consolidato (1/2) Le variazioni non possono: modificare il costo complessivo del progetto alterare il rapporto fra fondi propri e contributo LDV coinvolgere la voce di budget Costi indiretti violare il principio di parità di trattamento fra partner pregiudicare la realizzazione del progetto 28

29 La riformulazione in itinere del budget consolidato (2/2) Le modifiche al bilancio consolidato generano emendamento se: gli spostamenti tra le voci di costo ammissibili sono superiori al 10% della voce di costo di destinazione (da Costi del personale a Costi operativi e viceversa) Se inferiori al 10% è necessario informare per iscritto l Agenzia Nazionale (art. III.4. della Convenzione) 29

30 La riformulazione in itinere del budget dei partner di progetto È possibile effettuare spostamenti finanziari tra i partner di progetto Non generano emendamento alla Convenzione Vanno comunicati all AN mediante l apposito Modulo 30

31 Tassi di cambio (art. V. Convenzione) Tutti gli importi indicati nei Rapporti devono essere espressi in Euro Il tasso di cambio da adottare sarà quello stabilito dalla Commissione europea e pubblicato sul suo sito internet il giorno del trasferimento del pre-finanziamento da parte dell Agenzia nazionale al Beneficiario. Tale tasso deve essere applicato per la conversione in euro di tutti i costi sostenuti nel periodo compreso tra la data del pagamento del primo pre-finanziamento (ovvero dall avvio del periodo di eleggibilità delle spese) fino alla data del successivo pre-finanziamento (nel caso dell ultimo pre-finanziamento, la fine del periodo di eleggibilità) 31

32 Commercializzazione (artt. III.6 e V. Convenzione) Se si procede alla commercializzazione dei prodotti sviluppati nel corso di vita del progetto è necessario includere nei Rapporti intermedio e finale una descrizione delle attività di commericalizzazione e dei relativi redditi generati Tale reddito verrà considerato a tutti gli effetti al momento della determinazione dell ammontare finale del contributo comunitario È necessaro inviare anche: - copia del piano di marketing - un esemplare del prodotto - copia dell eventuale accordo sottoscritto dalla partnership sulla proprietà intellettuale 32

33 GRAZIE PER L ATTENZIONE!