Idoneità informatica. Laboratorio 1 Ms Word

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1 Idoneità informatica A.A. 2008/9 Laboratorio 1 Ms Word Prof.ssa Raffaella Folgieri folgieri@mtcube.com Cos è un word processor è un programma di videoscrittura che consente anche di applicare formati diversi al testo e di eseguire operazioni di impaginazione: font diversi per il testo impaginazione dei paragrafi elenchi puntati e numerati note a pie di pagina tabelle, immagini e altri tipi di oggetti MS Word fornisce anche strumenti per il controllo ortografico e la generazione automatica di indicie per automazioni utili per operazioni ripetitive (macro, che non vedremo e stampa-unione) 1

2 Formattazione del carattere - 1 In un documento si possono utilizzare diversi tipi di carattere (font) Un font è caratterizzato da tre attributi: Nome del font Stile del font Dimensione in punti tipografici Esempio di tre font diversi con dimensioni diverse 24pt 20pt 16pt Times Roman tipo Serif Font con grazie Tahoma Courier tipo SansSerif Font tipo senza grazie Tutti i Monospaced caratteri hanno la stessa larghezza Formattazione del carattere - 2 esempio di stili: normale (plain) grassetto italico Times Roman tipo Serif Font con grazie Helvetica tipo SansSerif Font senza grazie Courier tipo Tutti i caratteri hanno Monospaced la stessa larghezza 2

3 Formattazione paragrafi - 1 per ogni paragrafo si possono definire diversi tipi di attributi i fondamentali sono: Questa frase è allineata al margine sinistro del foglio. allineamento indentazione interlinea Questa frase è allineata al margine destro del foglio. Questa frase è allineata a entrambi i margini destro e sinistro del foglio. Come si vede la prima parola della frase inizia all inizio della pagina, mentre l ultima parola della riga precedente termina alla fine del foglio. Questo tipo di allineamento è detto giustificato. Questa frase è allineata al centro del foglio. Formattazione paragrafi - 2 L interlinea è la distanza fra due linee di testo successive È possibile impostare la distanza tra due righe successive di testo: questo paragrafo è scritto con spaziatura singola tra le righe. Per questo paragrafo abbiamo invece impostato un'interlinea doppia. L indentazione stabilisce la posizione del paragrafo rispetto alla pagina e la posizione relativa delle righe che lo compongono In genere la prima riga di un paragrafo ha un margine rientrato rispetto alle righe successive dello stesso paragrafo, come in questo caso. Oppure, la prima riga può avere un margine normale e le righe successive avere un margine rientrato. I paragrafi possono avere margini rientrati sia a destra che a sinistra. 3

4 Formattazione paragrafi - 3 Per copiare formato paragrafo o testo, selezionare porzione di testo ed utilizzare Elenchi puntati e numerati - 1 Una delle funzionalità dei programmi di elaborazione dei testi è la gestione automatica di elenchi puntati e numerati Inserito un elenco in un documento, il programma aggiunge automaticamente un nuovo elemento all elenco quando viene terminata una voce Un elenco puntato o numerato è: Composto da una o più voci Ogni voce inizia con un simbolo, e il testo inizia ad una distanza prefissata dal simbolo. Quando una frase è molto lunga, questa viene suddivisa su più righe che mantegono l allineamento a sinistra E' possibile innestare un elenco dentro ad un altro 1. Premendo il tasto Invio al termine di una voce, il paragrafo successivo viene puntato automaticamente. Premo invio 2. 4

5 Elenchi puntati e numerati - 2 Elenchi strutturati 1. E' possibile definire elenchi strutturati, 1.1. in questo caso 1.2. Ad ogni livello dell'elenco viene aggiunto un nuovo livello di 1.3. numerazione Oppure: Note a piè di pagina, rientri e tabulazioni Menu inserisci-note a piè di pagina Menu formato-paragrafo Menu formato - tabulazioni 5

6 Righello, sezioni, interruzioni di pagina Menu visualizza righello: permette di visualizzare il righello per impostare margini Introdurre interruzioni di pagina consente di impostare un indicatore che dice a Word di saltare alla pagina successiva dopo quel punto. Si può introdurre anche una interruzione di sezione (in modo da formattare diversamente due sezioni del documento, per esempio per far sì che una sezione sia stampata in verticale ed una in orizzontale da menu file, imposta pagina) Tipi di layout, visualizzazione anteprima, inserimento simboli Normale = pagina in scrittura, come foglio di macchina da scrivere Layout web = come la pagina verrebbe in formato HTML Layout di stampa = come verrà in stampa (vedo anche il righello) Struttura = se ho impostato capitoli e paragrafi (stile carattere) vedo la struttura creata Visualizzazione anteprima: vedo come il documento verrà in stampa: Menu file anteprima di stampa oppure strumento lente di ingrandimento su barra dei bottoni In un testo posso inserire un simbolo che non ho a disposizione in modo standard: Menu inserisci - simbolo 6

7 Stampare un documento, inserire un collegamento ipertestuale Menu file stampa Se si seleziona una parola o una porzione di testo, si può anche inserire un collegamento ipertestuale (menu inserisci oppure strumento sulla barra dei bottoni) Inserire intestazione e pie di pagina, dividere il testo in colonne Menu visualizza - intestazione e pie di pagina Dividere il testo in colonne: da menu formato-colonne, oppure dal bottone sulla barra 7

8 Inserisci immagine, barra di disegno, oggetti Si possono inserire immagini o clipart (menu inserisci) e con la barra degli strumenti di disegno che compare personalizzare l immagine o la disposizione del testo attorno all immagine, addirittura intervenire sui colori, ponendo l immagine in bianco e nero, scala di grigi, filigrana. Si possono usare anche tutti gli strumenti di disegno presenti nella barra inferiore di MS Word E possibile anche inserire un flow-chart (menu inserisci oggetto) Creare un documento da un modello Word mette a disposizione vari tipi di modelli di documenti tra cui si può scegliere per creare il proprio in modo guidato (cioè tramite wizard di word che vi aiutano nella composizione del nuovo documento). Menu file nuovo, oppure, in MS Word per Office XP, nella fascia opzioni che appare sulla destra 8

9 Inserimento di una tabella Una tabella è caratterizzata da righe e colonne Gli spazi definiti dalle intersezioni tra le righe e le colonne formano le celle Quando si digitano dei dati in una cella, il testo va a capo automaticamente e la cella adatta la propria profondità ai dati inseriti Ogni cella può essere formattata in modo indipendente dalle altre Per inserire una tabella: menu tabella inserisci tabella. Si può scegliere tra formati predefiniti proposti da word. Ci si muove da una cella all altra con il tasto TAB da tastiera oppure SHIFT- TAB per tornare alla cella precedente. Si possono selezionare, formattare, dimensionare in modo indipendente celle, righe e colonne. Una tabella composta da quattro righe e tre colonne Programma Tipo Grafici Word Elaboratore di testi Si Excel Foglio elettronico Si Access Base di dati No NotePad Editor No Bordi e sfondo Dal menu Formato bordi e sfondo, si possono applicare bordi e sfondi sia al documento, sia ad una tabella 9

10 Controllo ortografico Word offre due possibilità per controllare l ortografia in un documento: in linea: il testo viene controllato durante l inserimento. Se una parola è giudicata sbagliata, appare una sottolineatura che la evidenzia (si può anche scegliere l opzione ve la sconsiglio di correzione automatica) a posteriori (off-line): il controllo ortografico viene applicato a tutto il testo dietro vostra richiesta. Durante la correzione word fornisce suggerimenti di correzione che possono essere applicati o ignorati. Per il corretto funzionamento del correttore ortografico (sintattico, non semantico), occorre impostare il dizionario sulla lingua che si sta utilizzando. Indici e sommario Word offre la possibilità di inserire automaticamente indici e sommari: Per inserire un sommario, una volta impostati i titoli e i sottotitoli dei vari capitoli con gli stili scelti, si procede come scritto qui sotto: 1. Dal menu INSERISCI, scegliere la voce RIFERIMENTO e poi INDICI E SOMMARIO 2. Vediamo come inserire un SOMMARIO: 3. Scegliere, dalla finestra che compare, se inserire o meno i numeri di pagina, come allineare il sommario ed, eventualmente, impostare stili diversi da quelli standard per indicare i livelli di indice, dalla ulteriore finestra che compare se seleziona il bottone OPZIONI 10

11 Stampa Unione - 1 Il comando STAMPA UNIONE (menu strumenti) permette di unire ad un documento preparato con CAMPI vuoti da riempire, i dati prelevati da una base dati (esempio di etichette di indirizzi) preparata precedentemente. I passi da seguire sono: 1) Creare il documento principale: Scegliere il tipo di documento e se crearlo nella pagina corrente o in una nuova. Per ogni campo: Scrivere sul documento l etichetta del campo, es. NOME Inserire i campi di interesse (menu inseriscicampo): Scegliere categoria Stampa unione e campo Fill-in (per guidare l utente) NOTA:nelle slide vengono riportati i comandi per la stampa unione in MS Word Per quanto riguarda MS Word 2004, basta selezionare la voce di menu e seguire pedissequamente le istruzioni impartite da Word nel riquadro attività posto a destra della workarea di Word. Stampa Unione - 2 Per ogni campo: Scrivere sul documento l etichetta del campo, es. NOME Inserire i campi di interesse (menu stampa unione che compare, voce inserisci campo unione): 11

12 Stampa Unione - 3 2) A questo punto scegliere di creare l origine dei dati. Creare il file contenente i dati: rimuovere i campi che non interessano o aggiungerne di nuovi e poi (con OK) salvare la struttura creata. Stampa Unione - 4 Poi scegliere MODIFICA ORIGINE DATI per aggiungere nuovi record (dati) 3) Infine unire i dati al documento creato(unisci i dati al documento, con eventuali opzioni). 12

13 Stampa Unione - 5 Per visualizzare il risultato prima della stampa, scegliere dalla barra degli strumenti di stampa unione, l opzione VISUALIZZA DATI UNITI Vedrete che i campi saranno riempiti con i dati messi nella base dati creata e salvata precedentemente. Stampa Unione in MS Word 2003 (1) La procedura è completamente guidata. Basta seguire le indicazioni che compaioni sulla destra del foglio Word, cioé nella Barra delle Attività (come in figura) 1. Scegliere il comando Lettere e indirizzi/stampa unione dal menu Strumenti Comparirà la barra delle attività contenente la guida per la stampa unione 13

14 Stampa Unione in MS Word 2003 (2) Ora basta scegliere il tipo di documento che si vuole creare e poi seguire le indicazioni date dal wizard stampa unione (6 passaggi). Alla fine, dopo aver eventualmente creato i dati (origine dati) se non se ne ha a disposizione da altri programmi (ad es. outlook o access), si potrà visualizzare l anteprima del documento creato con la stampa unione. 14