PROVINCIA DI BERGAMO PROTOCOLLO OPERATIVO DEL SISTEMA INFORMATIVO PER LA GESTIONE DEI SERVIZI BIBLIOTECARI DELLA PROVINCIA DI BERGAMO B-EVOLUTION

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1 PROVINCIA DI BERGAMO PROTOCOLLO OPERATIVO DEL SISTEMA INFORMATIVO PER LA GESTIONE DEI SERVIZI BIBLIOTECARI DELLA PROVINCIA DI BERGAMO B-EVOLUTION

2 SOMMARIO PREMESSA pag. 2 PROTEZIONE E TUTELA DEI DATI PERSONALI (PRIVACY) pag. 3 ISCRIZIONE UTENTI pag. 4 UTENTI INDIVIDUALI/PERSONA FISICA pag. 4 UTENTI COLLETTIVI/PERSONA GIURIDICA pag. 5 MODALITA DI MOVIMENTAZIONE DOCUMENTI pag. 6 REGOLE, CONTROLLI E SANZIONI PER LA GESTIONE DELLE RICHIESTE DI PRESTITO E INTERPRESTITO pag. 7 PRESTITO E INTERPRESTITO pag. 7 RINNOVO pag. 7 SOLLECITI pag. 8 SANZIONI pag. 8 PARAMETRI MOVIMENTAZIONI pag. 9 BANCA DATI ON-LINE pag. 10 PRECATALOGATO pag. 11 GESTIONE ANAGRAFICA BIBLIOTECA pag. 12 ALLEGATO A (Informativa) 1

3 PREMESSA La Provincia di Bergamo ha definito, in collaborazione con i Sistemi Bibliotecari, il progetto di nuova architettura informatica dei servizi bibliotecari in rete. La nuova architettura si avvale del sistema informativo B-Evolution, sviluppato dalla Provincia di Bergamo in collaborazione con il Consorzio Politecnico Innovazione di Milano. B-Evolution costituisce un sistema informativo avanzato per la gestione delle biblioteche: è stato ideato e realizzato per un funzionamento on-line, attraverso i più diffusi browser di navigazione in Internet. 2

4 PROTEZIONE E TUTELA DEI DATI PERSONALI (PRIVACY) Personale Il personale che utilizzerà B-Evolution dovrà rispondere ai requisiti previsti dal D.Lgs. 196/2003 Codice in materia di protezione dei dati personali, cioè dovrà ricevere l incarico al trattamento dei dati dal Responsabile del Trattamento dei dati del proprio Comune. Sicurezza dei dati La Provincia di Bergamo ha incaricato il gestore del server web (incarico ad ICTeam) quale: Incaricato delle copie di sicurezza delle banche dati Responsabile del trattamento dei dati in Out-Sourcing Inoltre Provincia di Bergamo ha incaricato il gestore dello sviluppo software (incarico a Consorzio Politecnico Innovazione) quale: Responsabile del trattamento dei dati in Out-Sourcing La Provincia di Bergamo incaricherà i comuni e altri enti (scuole, associazioni private, ecc.) aderenti al sistema informativo dei servizi bibliotecari della Provincia di Bergamo come titolari del trattamento dei dati. Il titolare del trattamento dei dati di ogni comune o ente dovrà individuare e nominare, tra i propri dipendenti, gli incaricati del trattamento. Informativa Tutte le biblioteche dovranno esporre l informativa, debitamente personalizzata, ai sensi dell art. 13 del D.Lgs. 196/2003 in posizione visibile (vedi allegato A) e mettere a disposizione anche copie cartacee qualora gli utenti ne facessero richiesta. L autorizzazione al trattamento dei dati non è obbligatoria per la nostra tipologia di servizio e nel caso vi si ricorra nella forma per iscritto o si ricorra all iscrizione al servizio per mezzo di moduli cartacei, si ricorda che costituisce ai fini della Privacy una banca dati soggetta a tutti gli adempimenti del caso. 3

5 ISCRIZIONE UTENTI L iscrizione degli utenti deve essere effettuata solo da personale autorizzato (vedi voce personale), ciascuna biblioteca della rete dovrà perciò individuare almeno un operatore incaricato al trattamento dei dati personali. L operatore è responsabile del controllo della veridicità dei dati inseriti. Possono essere iscritti in banca dati, le seguenti tipologie di utenti: 1. Persone fisiche residenti nel territorio italiano munite di Codice Fiscale. 2. Persone fisiche straniere non residenti con permesso temporaneo di soggiorno e privi di Codice Fiscale (utenti temporanei). 3. Persone Giuridiche. Ogni utente può richiedere la cancellazione dal Sistema con una comunicazione sottoscritta ed indirizzata al responsabile di una delle biblioteche aderente al sistema. Il responsabile che riceve la comunicazione chiede la cancellazione al gestore CPI- D.Lgs 196/2003. In caso di smarrimento della tessera, è prevista la rigenerazione della stessa con esclusiva variazione del codice utente. In questo caso la vecchia tessera non è più valida. Utenti individuali/persona fisica Modalità di iscrizione per le persone fisiche: 1. Persone fisiche residenti nel territorio italiano munite di Codice Fiscale: i dati necessari per l iscrizione sono quelli desumibili da un documento di riconoscimento e dal codice fiscale (obbligatorio). 2. Persone fisiche straniere non residenti con permesso temporaneo di soggiorno e privi di Codice Fiscale (utenti temporanei): è possibile l iscrizione in banca dati, senza l indicazione del Codice Fiscale. La tessera utente temporaneo è valida per sei mesi. Per rendere la tessera definitiva, deve essere inserito il Codice Fiscale. Il codice che permetterà all utente di usufruire del servizio bibliotecario in tutte le biblioteche della rete è Autorizzato. All atto dell iscrizione dovrà essere stampata (foglio A4) e consegnata all utente la tessera con la raccomandazione di presentarla in ogni biblioteca della rete cui si rivolgerà in modo da agevolare l erogazione del servizio. In alternativa, l utente potrà accedere ai servizi offerti dal Sistema B-Evolution utilizzando la Carta Regionale dei Servizi. Iscrizione di utenti minorenni Per l iscrizione dei minori valgono le stesse regole dei maggiorenni. È importante però che qualsiasi materiale informativo specifichi che tutti i minori possono essere iscritti SALVO che i genitori (o chi esercita la patria potestà) comunichino espressamente per iscritto la loro contrarietà. Per evitare che il minore si iscriva in una biblioteca della rete diversa da quella in cui i genitori hanno comunicato che negano il consenso all iscrizione si dovrà: Iscrivere il minore; 4

6 Compilare il campo della sospensione con data di scadenza coincidente con il momento del raggiungimento della maggior età; Inserire nel campo fine autorizzazione la data della comunicazione di non autorizzazione effettuata dal genitore. Compilazione scheda anagrafica Dato che i dati anagrafici potranno essere utilizzati da ciascuna biblioteca della rete per qualsiasi comunicazione agli utenti, si raccomanda di seguire principi di accuratezza ed omogeneità nell inserimento degli stessi: 1. Indirizzo: Via/Piazza/Vicolo/Largo, etc. spazio nome della via virgola spazio numero civico (senza indicazione di n.), località; a. Esempio: Piazza Giovanni XXIII, 45/a fraz. XYZ 2. I numero di telefono fissi o cellulari vanno inseriti solo con caratteri numerici (senza trattini o spazi); 3. Per facilitare le comunicazioni con gli utenti, si raccomanda di inserire l indirizzo dell utente. Utenti collettivi o persone giuridiche: Per utenti collettivi si intendono le associazioni, le cooperative, le scuole e le biblioteche. Modalità di iscrizione Gli utenti collettivi dovranno essere iscritti intestando la tessera alla persona giuridica, nel campo ragione sociale, indicando nelle note il nominativo del referente e inserendo la partita I.V.A. nel campo apposito. Il referente sarà responsabile dei libri presi in prestito tramite la tessera collettiva. Si raccomanda che i prestiti alle scuole (e non ai singoli alunni) siano limitati agli asili nido e alle scuole dell infanzia. Per le scuole di grado superiore i prestiti dovranno essere effettuati ai singoli alunni anche se accompagnati in biblioteca dall insegnante. Al fine di rendere agevole la ricerca nella banca dati utenti, l iscrizione delle scuole dovrà avvenire secondo questa intestazione: SIGLA DEL COMUNE (= sigla biblioteca del comune) spazio TIPOLOGIA SCUOLA (Scuola dell Infanzia, Primaria, Secondaria di 1 ) spazio Intestazione Esempi: 1. Scuola dell infanzia Principessa Margherita di Ponte San Pietro che si iscrive a Ponte San Pietro = PSP Scuola dell Infanzia Principessa Margherita 2. Scuola dell infanzia Principessa Margherita di Ponte San Pietro che si iscrive a Presezzo = PSP Scuola dell Infanzia Principessa Margherita. Le biblioteche non ancora provviste di tessera, provvederanno alla creazione della propria tessera, intestandola seguendo l ordine nome paese + biblioteca (es. Seriate Biblioteca) e completando la tessera in ogni sua parte. 5

7 MODALITÀ DI MOVIMENTAZIONE DEI DOCUMENTI: Definizioni: 1. Prestito locale: solo la novità nei primi 18 giorni dopo la catalogazione. 2. Prenotazione: richiesta da parte di un utente di ricevere in prestito un documento attualmente non disponibile (in prestito ad altro utente). 3. Richiesta di prestito o interprestito: l utente da casa o una biblioteca della rete chiedono ad altra biblioteca di ricevere un documento in una qualsiasi biblioteca della rete. 4. Movimenti attivi: prestiti in essere, richieste di interprestito o da remoto (casa), prenotazione in essere. Documenti esclusi dal prestito: 1. Le opere in consultazione. (Si raccomanda che il materiale manoscritto, raro e/o di pregio sia messo in consultazione). Documenti in prestito esclusivamente presso la biblioteca proprietaria: 1. Le nuove accessioni delle biblioteche limitatamente ad un periodo di 18 giorni dalla data di catalogazione. Dopo tale periodo il materiale è disponibile al prestito interbibliotecario. 2. Documenti della classe R A. Parametri movimentazioni documenti: I parametri con cui è configurato B-Evolution (numero massimo movimenti attivi, numero rinnovi, durata prestito, ecc., secondo la tipologia di utente (persona fisica/persona giuridica) sono riportati nella tabella al capitolo Parametri movimentazioni (pag. 9). 6

8 REGOLE, CONTROLLLI E SANZIONI PER LA GESTIONE DELLE RICHIESTE DI PRESTITO E INTERPRESTITO Nel rispetto del principio di reciprocità e affinché il servizio offerto sia efficace ed efficiente, è necessario seguire i principi di puntualità, precisione e correttezza. Prestito e Interprestito Ogni biblioteca è tenuta a controllare e stampare con regolarità le richieste provenienti dagli utenti o da altre biblioteche, consultando l apposita sezione del sistema informativo almeno due volte nei giorni di apertura. Le richieste degli utenti dovranno essere evase in breve tempo (massimo 1 ora dalla stampa della richiesta). Sarà quindi necessario: Prelevare al più presto dallo scaffale il libro di cui è pervenuta la richiesta, in modo che non possa essere prelevato da altri utenti presenti in biblioteca; Consegnare il libro all addetto al servizio trasporto libri per catalogazione e per prestito interbibliotecario dopo avere confermato al sistema la richiesta; Segnalare prontamente l indisponibilità del documento, qualora questa si verifichi, annullando la richiesta (il sistema provvede a prenotare un nuovo gestionale); Confermare la nuova prenotazione; Nel caso il libro che è risultato non disponibile sia copia unica, avvisare l utente. In caso di richiesta da remoto da parte dell utente, consegna da interprestito e attivazione di un prestito da prenotazione valgono le seguenti regole: La biblioteca si impegna ad avvertire entro 2 giorni naturali lavorativi della singola biblioteca l utente interessato della disponibilità del documento presso la biblioteca. L utente si impegna a ritirarlo nei successivi 7 giorni. In caso di mancato ritiro entro il termine stabilito, la prenotazione viene annullata dal sistema e il documento deve essere restituito alla biblioteca proprietaria o all'utente successivo in caso di altra prenotazione (segnalato dal sistema). Si fa presente che per consegnare il libro all utente, è necessario effettuare un movimento di prestito, anche nel caso di prestito interbibliotecario o di richiesta dell utente da casa, inserendo il codice utente e il codice inventario. Le richieste che perverranno alle biblioteche saranno non di una copia qualsiasi di un libro, ma di una determinata copia (perciò verificare sempre la corrispondenza del Numero di Registro d Entrata NRE) Rinnovo È possibile effettuare un rinnovo: Solo se il documento non è prenotato. Solo se il prestito non è scaduto da più di 7 giorni. Nel caso di materiale multimediale il rinnovo è ammesso solo nel caso in cui il prestito non sia scaduto da più di 2 giorni Modalità con cui è possibile rinnovare il prestito sono le seguenti: 7

9 Rinnovo telefonico Rinnovo via In sede. Solleciti Ogni biblioteca deve provvedere ad effettuare i solleciti almeno una volta al mese. Sanzioni In caso di mancanza di rispetto dei termini di riconsegna dei documenti, valgono le seguenti regole: Per i libri: dal 7 al 30 giorno di ritardo non è possibile effettuare il rinnovo. Dal 31 al 90 giorno di ritardo, l utente è temporaneamente sospeso fino alla restituzione del documento scaduto. Si intende che l utente da remoto o una biblioteca a suo nome non può prendere in prestito o richiedere ulteriori documenti. La restituzione del documento scaduto riabilita automaticamente l utente alle operazioni. L utente si intende sospeso da: prestito, richieste di interprestito e da remoto, prenotazioni. Dal 91 giorno di ritardo, è prevista una sospensione pari a 30 giorni, dalla data di consegna del documento scaduto. Per multimediale e periodici: vedi parametri riportati nella tabella a pag. 10. La sospensione è effettuata in automatico dal software. In casi di errore di gestione del software o degli operatori di biblioteca, la biblioteca proprietaria può ri-abilitare manualmente l utente. La riabilitazione ha effetto per tutte le biblioteche della rete. Le abilitazioni/disabilitazioni e sospensioni hanno effetto per tutte le biblioteche della rete. 8

10 PARAMETRI MOVIMENTAZIONI Utente Persona Fisica Utente Persona Giuridica Monografia Periodico Monografia Periodico Tradizionale + Tradizionale + kit multimediale Multimediale Tradizionale Multimediale kit multimediale Multimediale Tradizionale Multimediale GG di durata del primo prestito GG di durata del prestito totale (compresi i rinnovi) Numero di rinnovi GG di durata dello stato Prenotazione confermata ed utente avvisato GG di ritardo per rinnovo (oltre i quali non è possibile rinnovare il prestito) GG di ritardo per sospensione temporanea (oltre i quali l utente non può fare alcuna operazione fino alla chiusura del movimento scaduto) GG di ritardo per sospensione di 30 giorni (oltre i quali l utente è sospeso per 30 giorni dalla data di chiusura del movimento scaduto) Numero di movimenti attivi contemporaneamente 25 5 illimitati illimitati illimitati Illimitati La tabella di configurazione sopra riportata vale indifferentemente per catalogati e precatalogati. 9

11 BANCA DATI ON LINE Ogni biblioteca è tenuta ad aggiornare lo stato di disponibilità del proprio patrimonio. Il sistema in automatico aggiorna le seguenti disponibilità: Libro a catalogo Libro in biblioteca Libro in biblioteca Libro non reperibile in biblioteca Categoria Disponibilità Tempo Nota Prestito in sede Disponibili a breve 7 giorni dall inserimento del gestionale a catalogo Prestito in sede Disponibile 18 giorni dall inserimento del gestionale a catalogo Prestito e interprestito Prestito e interprestito disponibile Da disponibile a non reperibile Dal 19 giorno Tempo massimo necessario affinché il corriere consegni il documento catalogato alla biblioteca proprietaria Documento disponibile solo per prestito locale A seguito dell annullamento della richiesta, il sistema mette il libro non reperibile Note Generali Dato che le richieste di prestito e interprestito si baseranno sulla disponibilità delle opere soggette a tale servizio, è fondamentale che la banca dati rappresenti fedelmente lo status del patrimonio di ciascuna biblioteca. A tale scopo è necessario provvedere: All aggiornamento delle informazioni relative alla disponibilità; All aggiornamento delle informazioni relative alle variazioni di collocazione. 10

12 PRECATALOGATO Nel precatalogato vanno inseriti documenti che per natura (periodici, ecc.) o altri motivi (es. donazioni,ecc. ) non vengono trattati dal Centro di Catalogazione. I documenti non inseriti nella banca dati provinciale possono essere movimentati (prestito in sede locale) con B-Evolution inserendoli nella sezione precatalogato seguendo le seguenti regole: - Il numero di inventario deve essere di undici cifre di cui in automatico il sistema inserisce le prime tre cifre corrispondenti alla sigla della biblioteca - Almeno la quarta cifra deve obbligatoriamente essere una lettera (es. "P" per periodico, ecc.) - Inserire il numero progressivo di inventario es. DALP (inventario precatalogato della Biblioteca di Dalmine) PSPA (inventario precatalogato della Biblioteca di Ponte San Pietro) SERC (inventario precatalogato della Biblioteca di Seriate) Tutti i documenti già inseriti nel precatalogato riversato nel sistema B-Evolution manterranno il numero di inventario già inserito e non saranno necessarie variazioni. In via transitoria, sino al termine tassativamente improrogabile del 31 dicembre 2007, sarà possibile, esclusivamente per consentire il recupero nel precatalogato di documenti già inventariati ed etichettati presenti nelle singole raccolte, inserire, ad opera dei bibliotecari, inventari che non possiedono come quarta cifra una lettera. Ogni biblioteca visualizzerà solo le informazioni inerenti ai propri documenti. 11

13 GESTIONE ANAGRAFICA BIBLIOTECA Ogni biblioteca aderente alla rete deve: Mantenere aggiornata e corretta l anagrafica della propria biblioteca. In particolare, aggiornare adeguatamente orari di apertura e periodi di chiusura affinché il sistema provveda, in automatico ad escludere la biblioteca da interprestito. Nel caso di inadempienza del singolo amministratore di biblioteca, tale funzione deve essere garantita dal amministratore del Sistema Bibliotecario. Comunicare in ogni caso la disconnessione al proprio Sistema Bibliotecario che provvede ad avvertire tutte le biblioteche della rete provinciale e i servizi provinciali per l organizzazione dei passaggi degli addetti al servizio di trasporto libri e interprestito. La biblioteca che effettua una chiusura programmata deve effettuare la comunicazione entro almeno 7 giorni dall inizio della chiusura. 12

14 (ALLEGATO A) Informativa ai sensi del Codice in materia di Protezione dei Dati Personali D.Lgs. 196/03 Gentile Signora/e, nell attuare quanto disposto dall art. 13 del D.Lgs. n. 196/03, Le forniamo alcune informazioni riguardanti l utilizzo dei dati personali da Lei forniti, il cui trattamento sarà improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza nel rispetto dei suoi diritti e libertà fondamentali, nonché della sua dignità. 1) I dati da Lei forniti saranno raccolti unicamente per scopi istituzionali, con la finalità di adempiere a normative e regolamenti vigenti e/o consentire l erogazione di servizi di pubblica utilità; 2) La modalità di trattamento dei dati avverrà mediante strumenti manuali e/o informatici; saranno raccolti all interno dell ufficio competente e, in ogni caso, trattati in modo da garantirne la sicurezza e la riservatezza; 3) Essi sono necessari per l espletamento della pratica che La riguarda, il loro conferimento è quindi obbligatorio ed il loro trattamento non è sottoposto all obbligo dell acquisizione del Suo consenso scritto (art.18); 4) La loro comunicazione a terzi (soggetti pubblici e/o privati) e/o diffusione avviene unicamente per finalità istituzionali e per ottemperare ad obblighi imposti da Leggi o Regolamenti; i dati raccolti potranno essere trattati dal personale, interno all Amministrazione Comunale, incaricato al trattamento (art.19); 5) Il titolare del trattamento dei dati è l Amministrazione Comunale di, nella persona del Sindaco Nome Cognome; il responsabile del trattamento, firmatario della presente informativa, è Nome Cognome al quale può rivolgersi per esercitare i Suoi diritti, ai sensi dell art.7 del D.Lgs.196/03 che, per Sua comodità, riproduciamo integralmente. Il Responsabile del Trattamento Nome Cognome Art. 7 D.Lgs. 196/03 - Diritto di accesso ai dati personali ed altri diritti 1. L interessato ha diritto di ottenere la conferma dell esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile. 2. L interessato ha diritto di ottenere l indicazione: a) dell origine dei dati personali; b) delle finalità e modalità del trattamento; c) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l ausilio di strumenti elettronici; d) degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell articolo 5, comma 2; e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati. 3. L interessato ha diritto di ottenere: a) l aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l integrazione dei dati; b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati; c) l attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato. 4. L interessato ha diritto di opporsi, in tutto o in parte: a) per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta; b) al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale.