Università degli Studi di Milano - Bicocca. Biblioteca di Ateneo

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1 Verbale della riunione del Consiglio della Biblioteca del 19 marzo 2009 In data 19 marzo 2009 alle ore presso la Sala Riunioni della Biblioteca si è riunito il Consiglio di Biblioteca come da art. 10 del Regolamento della Biblioteca. Sono presenti: prof. Alberto Maffi (scienze giuridiche), prof.ssa Mirella Enriotti (scienze fisiche), dott. Davide Ciucci (scienze informatiche), dott.ssa Nadia Solaro (scienze statistiche), prof. Luca Stanca (scienze economiche), dott.ssa Maria Bagassi (scienze psicologiche), prof. Haim Burstin (scienze pedagogiche e scienze umane), dott.ssa Silvia Servidei, dott. Valerio Bianchini (rappresentanti del personale), dott. Maurizio di Girolamo (Direttore della Biblioteca), dott.ssa Luisanna Saccenti, dott.ssa Giovanna Geppert, dott.ssa Annalisa Bardelli, dott.ssa Roberta Bassetti (su invito del direttore); assenti giustificati: prof. Gianmarco Navarini (scienze sociologiche), prof. Leonardo Colzani (scienze matematiche), prof. Dario Narducci (scienze chimiche), prof. Andrea Zanchi (scienze geologiche), prof.ssa Giovanna Lucchini (scienze biologiche biotecnologiche e ambientali), dott. Giovanni De Vito (scienze mediche), sig. Antonio Banfi (rappresentanti del personale), sig.ra Sara Capasso (rappresentante degli studenti), sig.ra Silvia Dusi (rappresentante degli studenti) Ordine del giorno 1) Approvazione del verbale della riunione precedente 2) Comunicazioni del Presidente e del Direttore 3) Ripartizione e impiego dell'avanzo ) Varie 1) Approvazione del verbale della riunione precedente Il verbale della riunione del 24 novembre 2008 viene approvato senza modifiche. 2) Comunicazioni del Presidente e del Direttore Il Presidente rileva come il cambio della data del CdB abbia comportato disagi e una ridotta partecipazione a causa di impegni precedentemente assunti. In considerazione che il CdB nell attuale composizione resterà in carica fino a settembre 2009, si decide che da qui a quella data saranno effettuate tre sedute del CdB nei mesi di maggio, luglio e settembre. Viene incaricata la dott.ssa Servidei di raccogliere le disponibilità dei componenti del CdB così da fissare il calendario di tali sedute. Il Direttore comunica che sono stati completati i lavori sull'impianto di riscaldamento dell edificio U24, mentre si è in attesa che il fornitore adegui la potenza elettrica disponibile per garantire il funzionamento della nuova utenza. C è stato inoltre un primo intervento di ripulitura degli scatoloni dalla polvere, seguito da pulizie periodiche che vengono effettuate settimanalmente. Il lavoro di apertura degli scatoloni e prima selezione dei volumi riprenderà quando tutti gli interventi previsti saranno stati effettuati. 1

2 Il Direttore comunica che al fine di ottimizzare lo spazio disponibile nella sede centrale e far fronte alla necessità di nuove scaffalature, dopo aver ottenuto dal Servizio Prevenzione e Protezione l'autorizzazione a procedere con l'installazione dei nuovi scaffali al piano III della Biblioteca Centrale, siamo attualmente in attesa del preventivo di spesa che dovrebbe arrivare in settimana. La maggior parte degli scaffali proverrà dall'edificio U12, il restante numero invece dovrà essere realizzato ex novo. Con i 71 scaffali aggiuntivi guadagneremo circa 433 metri lineari, con la possibilità di collocare all'incirca volumi. E' previsto lo spostamento della classe 600 dalle celle I ed L e l'accorpamento con le classi da collocare nella nuova zona. Inoltre i tre moduli doppi di scaffali da collocare tra le finestre al III piano sono indispensabili per permettere il naturale incremento delle riviste cartacee che già attualmente lamentano carenza di spazio. Il Direttore comunica che data la forte crescita del numero di monografie, dovuta anche alla collaborazione con il Cidis (ex ISU), la sede di medicina ha necessità di nuove scaffalature. Un sopralluogo del RIS ha portato ad individuare la collocazione per i nuovi scaffali, che sostituiranno alcuni posti studio, posti che sarebbero stati in ogni caso da eliminare perché i passaggi verso la porta di emergenza erano troppo stretti. Si attendono ulteriori comunicazioni del RIS in proposito. La prof. Enriotti ricorda come la situazione degli spazi sia particolarmente critica per tutte le sedi della biblioteca e che al termine della selezione da svolgersi in U24 si porrà pesantemente il problema di trovare una sistemazione ai volumi recuperati. Il CdB ritiene opportuno formulare una richiesta al Rettore affinché l edificio U24 o una sua parte venga adibito a deposito della Biblioteca in via permanente, predisponendo un servizio di ritiro/consegna dei volumi a richiesta nelle sedi della biblioteca. Il Direttore comunica che nei prossimi mesi verrà effettuata un indagine a campione sull uso delle riviste a stampa, nell ambito di un progetto di benchmarking in collaborazione con la Biblioteca del Dipartimento di Scienza Statistiche Paolo Fortunati dell Università di Bologna. Per la biblioteca bolognese si tratta di una rilevazione sistematica condotta da diversi anni, scegliendo ogni anno una diversa biblioteca partner. La nostra Biblioteca per contro non ha ancora mai effettuato un indagine di questo tipo, e ritiene vantaggioso poterlo fare appoggiandosi alla consolidata esperienza bolognese. Le due biblioteche hanno quindi concordato procedure comuni di rilevazione dei dati, e hanno individuato le due settimanecampione in cui si svolgerà la rilevazione: aprile e 5-9 ottobre. In queste date si procederà al conteggio sistematico di tutte le annate consultate dagli utenti nelle tre sedi e di quelle utilizzate per il document delivery, attivo e passivo; l incrocio con i dati di consistenza del patrimonio di riviste cartacee fornirà gli indicatori d uso della collezione. Il Direttore comunica che il nostro Ateneo ha aderito formalmente al progetto Good Practice 2009, coordinato dal Politecnico di Milano, che prevede il confronto di dati statistici, indicatori e analisi di tipo qualitativo di diversi atenei al fine di benchmarking. Da quest anno anche i servizi bibliotecari saranno oggetto di analisi di efficienza e di efficacia, allìinterno di un laboratorio sperimentale. La nostra Biblioteca sta quindi partecipando attivamente alla fase di predisposizione dei questionari e fornirà i dati richiesti secondo il calendario concordato con il gruppo di lavoro. 2

3 Il Direttore comunica che è in corso una riorganizzazione dei servizi di back office mirante ad aumentare l efficienza e migliorare la distribuzione dei carichi di lavoro attraverso la centralizzazione di alcuni processi e la forte condivisione di alcune attività. A tale scopo un gruppo di lavoro coordinato dalla dott.ssa Giovanna Geppert, sta elaborando un ipotesi di riorganizzazione dei servizi di back office, che sarà successivamente approvata dalla Direzione. Il CdB sarà informato circa le modifiche organizzative in atto non appena queste saranno formalizzate. Il Direttore comunica che nel mese di maggio sarà adottato il nuovo modulo di Aleph Integrated ILL. Rispetto al modulo ora in uso, il nuovo modulo permetterà l invio automatizzato delle richieste tra biblioteche secondo lo standard ISO e potrebbe in futuro permettere un colloquio con il sistema ILL-SBN. La scelta di maggio è stata determinata dalla necessità di terminare tale operazione prima dell avvio di una sperimentazione cui il nostro Ateneo partecipa insieme all Università dell Insubria per la migrazione alla versione successiva dell intero applicativo, prevista a partire dal mese di giugno. In ogni caso il periodo scelto tiene in considerazione i dati storici dell ILL-DD al fine di ridurre al minimo il disagio all utenza. Il Direttore comunica che è stato rilasciato al pubblico il meta-motore MetaBib (implementazione del noto software di meta-ricerca Metalib, dell azienda Ex Libris). Il 16 marzo è entrato in produzione, benché in versione beta (quindi in una versione suscettibile di cambiamenti e revisioni) il software di ricerca federata che consente di interrogare simultaneamente tutte le banche dati e i pacchetti di riviste elettroniche, i cataloghi online e gli archivi aperti cui la Biblioteca è abbonata o che comunque ha selezionato come risorse di interesse. MetaBib, cui un gruppo di lavoro dedicato lavora ormai da un anno e mezzo, viene rilasciato con un ritardo di alcuni mesi dovuto al massiccio impiego di alcune risorse della Biblioteca su altri progetti (in primis l archivio aperto BOA). Tra le funzionalità più importanti di MetaBib vi sono: la possibilità di interrogare più banche dati simultaneamente, con ricerca semplice e avanzata; il collegamento tra i record bibliografici e i servizi Sfx o tra i record e il full text (per le risorse che presentano il testo pieno di articoli e libri); la presenza di un'area personale in cui, previa autenticazione con credenziali di Ateneo, è possibile salvare insiemi di banche dati preferite da interrogare, riviste elettroniche e risultati di ricerche. Sono previste nel corso del 2009 presentazioni e attività di formazione rivolte all utenza di Bicocca (studenti e docenti). Il Direttore comunica lo stato di avanzamento del progetto BOA (Bicocca Open Archive): tra le attività programmate per il 2009 (archiviazione tesi di dottorato, gestione delle pubblicazioni anteriori al 1998, esportazione citazioni etc.) è proprio in questi giorni in corso di svolgimento quella riguardante l export delle pubblicazioni catalogate in BOA verso il sito docente Cineca. Un gruppo di circa 15 docenti ha acconsentito a testare la nuova (e richiestissima) funzionalità: l 11 marzo vi è stato un primo riversamento in Cineca di un nucleo di circa 100 record. Sono attualmente allo studio e alla verifica del Gruppo di Lavoro BOA nonché degli stessi docenti-tester i risultati di questo export. Se il feedback si rivelerà complessivamente positivo, la funzionalità potrà essere attivata per le pubblicazioni di tutti i docenti del nostro Ateneo. 3

4 Il Direttore comunica che è stata di recente realizzata una doppia indagine sulla formazione continua dello staff della Biblioteca, utilizzando l approccio del bilancio di competenze: da una parte per valutare l impatto dei corsi organizzati negli anni , dall altra per programmare la formazione interna per il biennio 2009/10, mediante l analisi dei bisogni formativi, già effettuata in passato con altri metodi (intervista, questionario). Il Direttore comunica che è in corso una valutazione d impatto della comunicazione esterna attraverso diversi canali. I risultati di tale valutazione saranno resi pubblici sul sito Web della Biblioteca a cura dell ufficio FSC. 3) Ripartizione e impiego dell avanzo 2008 Il Direttore introduce l argomento ricordando che nello scorso CdB è stato stabilito di destinare la quota di avanzo 2008 non contabilizzato ai fini della richiesta di finanziamento, per acquisti a carattere straordinario e multidisciplinare. L avanzo complessivo 2008 al 31 dicembre ammonta a ,11 così ripartito: Totale avanzo al Opere generali ,86 Area scienze economiche ,51 Area scienze psicologiche ,78 Area scienze giuridiche ,33 Area scienze formazione ,57 Area scienze sociologiche ,16 Area scienze statistiche ,86 Area scienze matematiche ,30 Area scienze informatiche ,52 Area scienze fisiche ,22 Area scienze chimiche ,66 Area scienze geologiche ,58 Area scienze biotecnologiche ,24 Area scienze mediche ,95 INFN 98,57 RER - Totale ,11 A seguito di controlli sulle fatture 2009 è prevedibile un aumento complessivo non previsto del costo per i periodici causato dalla fluttuazione del cambio pari a circa ,00. Inoltre si è reso necessario provvedere al trasferimento dai fondi di competenza delle aree 4

5 disciplinari al fondo comune (11.07) per l acquisto di risorse elettroniche già deliberate (Collane Springer di informatica, differenza per passaggio all e-only Springer di psicologia, riviste di biologia e medicina), per un importo pari a circa ,00. Tali importi andranno quindi a ridurre l avanzo 2008, trattandosi di spese 2008 anche se da sostenersi nel A seguito del trasferimento dei fondi sopra ricordati l avanzo complessivo 2008 ammonta quindi a ,00. Il Direttore ricorda che in fase di predisposizione della richiesta 2009 il CdB aveva deliberato di contabilizzare un avanzo di ,00, che avrebbe consentito di ridurre la richiesta del 5% rispetto all anno precedente garantendo la copertura totale del fabbisogno delle aree. Pertanto la quota di avanzo 2008 da destinarsi a spese straordinarie è pari a ,00. Il Direttore ricorda anche che nel CdB del 24 novembre è stata approvata la spesa per l acquisto di risorse elettroniche (backfile ISI, archivi Cell Press, archivi Nature) pari a circa ,00. Tale spesa, al pari di altre per le quali è necessaria una variazione di bilancio da far approvare al CdA, era rimasta in sospeso perché nel CdA di dicembre non erano state portate variazioni di bilancio. Il Direttore comunica che ha provveduto ad effettuare la richiesta di variazione di bilancio, avendo ottenuto via la delega in tal senso dai rappresentanti del CdB, per un totale di di cui dati da da psicologia per passaggio e-only contratto Springer, da informatica per acquisto collane Springer, da biologia per Biophysical Journal e Protein Science passati l uno a Cell Press l altro a Nature, 2010 da medicina per le riviste Journal of Renal Nutrition e Seminars passate a Elsevier e per l acquisto di backfiles ISI , archivio CELL PRESS 6.632, archivio Nature 6.000, ripartiti sulle aree in proporzione al nuovo avanzo spendibile. A seguito del trasferimento dei fondi sopra ricordati la quota di avanzo da destinarsi a spese straordinarie è pari a quindi a ,00. 5

6 La tabella seguente riassume i passaggi sopra descritti Area disciplinare Totale avanzo al Extra necessario per periodici 2009 trasferimenti su 11-7 straordinari nuovo avanzo totale dopo pag. periodici e trasf. su 11-7 Avanzo bloccato Nuovo avanzo spendibile ,00 Nuovo avanzo spendibile assoluto Opere generali ,86 0,00 0, , , , , ,42 Area scienze economiche ,51 0,00 0, , , ,09 755, ,56 Area scienze , , , , , , , ,95 psicologiche Area scienze giuridiche ,33 0,00 0, , , , , ,11 Area scienze ,57 0,00 0, , , , , ,11 formazione Area scienze ,16 0,00 0, , , , , ,08 sociologiche Area scienze ,86 100,00 0, , ,17 594,69 125,43 469,26 statistiche Area scienze ,30 522,00 0, , , , , ,73 matematiche Area scienze ,52 0, , , ,07 928,45 195,83 732,62 informatiche Area scienze ,22 0,00 0, , , ,76 653, ,17 fisiche Area scienze ,66 0,00 0, , , ,23 574, ,43 chimiche Area scienze , ,57 0, , , , , ,57 geologiche Area scienze , , , , , , , ,20 biotecnologiche Area scienze , , , , , , , ,36 mediche INFN 98,57 0,00 0,00 98,57 0,00 98,57 20,79 77,78 RER 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Totale , , , , , , , ,35 Il Direttore ricorda che sono state vagliate alcune ipotesi di risorse elettroniche nel corso degli ultimi mesi del 2008 e che sono stati attivati trial di Social theory e Sage e-reference per consentire una valutazione più approfondita. Tuttavia non sono pervenuti da parte dei referenti di area pareri favorevoli all acquisto. Quanto alle norme UNI di cui si era proposto l acquisto in versione online anziché su DVD per facilitarne l accesso, il Direttore comunica che e stato sottoscritto il contratto per l accesso al servizio UNICoNTO con 3 utenti simultanei per 1 anno anziché per 3, per valutare in futuro la possibilità di accedere alle norme UNI dalla piattaforma IHS ove risiedono anche le norme ISO. In realtà dalle offerte pervenute si è scoperto che 6

7 nemmeno la piattaforma IHS consente il possesso dei dati e inoltre i prezzi per l accesso alle norme UNI sono maggiori rispetto al servizio UNICoNTO. Di fatto comunque non e possibile utilizzare l avanzo per l acquisto delle norme ISO e UNI non essendoci possesso dei dati e quindi l abbonamento a Uniconto e stato sottoscritto utilizzando un economia di spesa realizzatasi a fine esercizio 2008 sul fondo Il Direttore informa che, come richiesto nel CdB del 24 novembre è stata acquisita un offerta aggiornata per i back file Elsevier. Poiché si tratta di un offerta ricevuta solo stamane, il Direttore ritiene opportuno che prima di assumere qualsiasi decisione al riguardo venga fatta un analisi della stessa più approfondita. Si tratta di tutti i backfiles che a prezzo di listino costerebbero circa ,00 + IVA, cui andrebbero detratte le somme già spese per le collezioni già acquisite, per un totale di ,00 + IVA a prezzo di listino. L offerta a noi riservata tramite CILEA è di ,00 + IVA da cui detrarre ,00 già pagate per le collezioni già possedute, per un totale di ,00 ( ,00 IVA compresa). Alla luce di quanto stabilito nello scorso CdB e cioè che in assenza di proposte condivise la quota di avanzo verrà gestita direttamente dalla Biblioteca per spese straordinarie e in considerazione di eventuali tagli o del rischio cambio superiore alle attese il Direttore propone al CdB di costituire una sorta di "fondo di riserva" nel quale far confluire tale avanzo o una sua parte, così da far fronte a imprevisti di questo genere. Si apre quindi una lunga e articolata discussione circa l impiego dell avanzo o di una sua parte, così da destinare la parte restante al fondo di riserva. La prof. Enriotti ritiene che, in considerazione di possibili riduzione dei finanziamenti, dei grossi problemi di spazio già evidenziati e del costo del personale per la gestione dei fascicoli a stampa, sarebbe opportuno che il CdB adottasse una linea comune per un progressivo passaggio all e-only per gli abbonamenti in corso. La prof.ssa Solaro aggiunge che, anche a seguito delle accresciute possibilità di ricerca attraverso il nuovo portale MetaBib, sarebbe auspicabile una migrazione all elettronico anche per le monografie, acquisendo collezioni di e-book in sostituzione dei volumi a stampa. Il prof. Burstin e la prof.ssa Bagassi osservano come vi sia anche una differente modalità di fruizione del testo da parte delle aree umanistiche rispetto a quelle scientifiche che di fatto rendono poco applicabile a tappeto un passaggio all elettronico. Inoltre la scelta di una biblioteca a scaffale aperto di per sé favorisce la fruizione dei periodici cartacei. Il Direttore conferma che la Biblioteca sta da tempo procedendo a una migrazione graduale all elettronico che tiene conto dei diversi fattori (fruibilità, vincoli di gara, modelli economici degli editori, conservazione permanente dei dati). Per questi motivi il passaggio all eonly è fino ad ora avvenuto per gli editori commerciali consolidati (Elsevier, Springer, Wiley etc.) ed è in corso un analisi da parte della Biblioteca circa la fattibilità di un passaggio graduale per altri editori (Oxford University Press, Sage). 7

8 Il prof. Burstin a proposito del fondo di riserva si domanda se non sia presumibile una riduzione dei finanziamenti per il 2010 che comporterebbe grossi problemi per la gestione del corrente. Il Direttore ricorda che la richiesta 2009 sia stata fatta tenendo conto dell avanzo 2008 e per questo motivo sia risultata inferiore del 5% rispetto all anno precedente. Qualora la spesa 2009 corrisponda al fabbisogno previsto sarà inevitabile formulare una richiesta per il 2010 notevolmente superiore a quella di quest anno. Il Direttore ricorda altresì che in passato l Amministrazione ha sempre accolto le richieste della biblioteca proprio in virtù dello sforzo nella formulazione di un preventivo realistico, che tenesse quindi conto dell avanzo, e che in più occasioni il CdB si sia impegnato a ridurre l avanzo accumulato. La prof. Enriotti ricorda come nello scorso CdB sia stata rinviata la decisione circa l acquisto di una risorsa proposta dalle aree umanistiche: ANRW (Aufstieg und Niedergang der Romischen Welt) proposta dal prof. Maffi Vengono quindi esaminate le nuove proposte avanzate dalle aree umanistiche: edizioni UTET proposte dal prof. Maffi autore/curatore titolo n. volumi prezzo Cavalli Sforza, L. La cultura italiana ,00 Serianni L. Grammatica italiana 153,00 Bruni, F. L'italiano nelle regioni 2 260,00 Barberi Squarotti, G. Storia della civiltà letteraria italiana ,00 Sozzi, L. Storia della civiltà letteraria francese 4 300,00 Marenco, F. Storia della civiltà letteraria inglese 4 300,00 Storia della civiltà letteraria ispanoamericana 77,00 Meregalli, F. Storia della civiltà letteraria spagnola 77,00 Elliot, E. Storia della civiltà letteraria degli Stati Uniti 77,00 Freschi, M. Storia della civiltà letteraria tedesca 165,00 Lana, I. - Maltese E.V. Storia della civiltà letteraria greca e latina 4 300,00 Colucci, M. - Picchio, R. Storia della civiltà letteraria russa 3 160,00 Branca, V. Dizionario critico della lettaratura italiana 4 91,00 collana Antica madre (storia d'italia dalla preistoria all'alto M E) ,00 Andreatta, A et al. Il pensiero politico 4 (6 tomi) 150,00 Lenoir, F - Masquelier, Y.T. La religione 6 390,00 Filoramo, G. Atlante delle religioni 200,00 Salza, A. Atlante delle popolazioni 200,00 8

9 Gallino - Salvadori - Vattimo Atlante del Novecento 3 350,00 Atlante dell'arte 2 300,00 Sciolla, G.C. L'arte 6 voll DVD 2.250,00 Grassi, L. - Pepe, M. Dizionario di arte 100,00 Basso, A. Musica in scena: storia dello spettacolo musicale 6 600, ,00 collane Classici UTET da completare o acquisire ex novo, proposte dal prof. Maffi, per un importo stimato di ,00: Classici latini Classici greci Classici italiani Classici dell'economia Classici della filosofia Classici della pedagogia Classici della politica Classici delle religioni Classici della scienza Classici della sociologia Classici della storiografia opere proposte dal prof. Burstin: titolo n. volumi prezzo Collana Oxford studies in anthropological linguistics (OUP) ,00 Collana Studies in the social and cultural foundations of language (CUP) ,00 Collana Critical interventions: a forum for social analysis (Bergham Books) 7 50,00 The new Cambridge history of India 24,00 The Cambridge history of Islam 3 100, ,00 La prof.ssa Solaro pur manifestando interesse per i back file Elsevier della serie matematica concorda con la prof. Enriotti circa l opportunità di impiegare parte dell avanzo per acquisto di materiale di interesse umanistico e delle scienze sociali. 9

10 Dopo aver analizzato le proposte fin qui pervenute, il CdB stabilisce di procedere all acquisto di: ANRW (Aufstieg und Niedergang der Romischen Welt) Edizioni UTET proposte dal prof. Maffi Classici UTET Proposte prof. Burstin per un totale di ,00, autorizzando il Direttore a richiedere una variazione di bilancio dalle aree al fondo comune gestito direttamente dalla biblioteca per l importo complessivo di ,00 di cui ,00 andrà a costituire il fondo di riserva in attesa di definirne l impiego non appena sarà nota la necessità per far fronte al rinnovo dei periodici 2010 e si abbia un idea più precisa della previsione di spesa ) Varie Non essendoci altri argomenti all OdG, la seduta si conclude alle ore IL DIRETTORE (dott. Maurizio di Girolamo) IL PRESIDENTE (Prof. Alberto Maffi) Milano, 20 marzo