IL NUOVO PROCESSO TRIBUTARIO TELEMATICO...È FACILE!

Transcript

1 GUIDA OPERATIVA IL NUOVO PROCESSO TRIBUTARIO TELEMATICO...È FACILE! A cura di: ROMEO Massimo cenni storici e aspetti giuridici CAROLLO Vincenzo guida operativa da una collaborazione tra Commissione Tributaria Regionale per la Lombardia TUTTI I DIRITTI RISERVATI

2 La guida operativa Il Nuovo Processo Tributario Telematico. è facile! è frutto della collaborazione di AIDC sezione di Milano con la Commissione Tributaria Regionale della Lombardia ed il team di lavoro dedicato, che mi preme ringraziare sin da queste prime righe per l ottimo contributo tecnico e per il grande entusiasmo con cui hanno condiviso l idea di realizzare insieme questo lavoro. Il Processo Tributario Telematico (P.T.T.) è stato introdotto in Lombardia lo scorso 15 aprile e a breve sarà operativo in tutta Italia; come tutte le innovazioni, specie quelle informatiche, avrà bisogno di tempo per raggiungere gli ambiziosi obiettivi che si pone, sia in termini di semplificazione procedurale che di tempo necessario per gestire l adempimento processuale e quindi, in ultima istanza, di durata del processo stesso. Siamo certi che tutti i soggetti coinvolti (giudici, contribuenti, difensori, agenzie, società di riscossione) ne apprezzeranno, in un futuro speriamo prossimo, i benefici; ma come tutte le novità va studiata, capita, testata e forse anche in parte migliorata grazie alle esperienze di utilizzo da parte degli utenti. E altrettanto evidente che il successo di un progetto così ambizioso come l informatizzazione del processo tributario non possa prescindere anche da una proficua collaborazione tra pubblica amministrazione e professionisti: noi nel nostro piccolo ci abbiamo provato e questo è certamente uno dei casi in cui tale collaborazione ha funzionato molto bene, ne siamo orgogliosi. L obiettivo che, insieme alla Commissione Tributaria Regionale della Lombardia, ci siamo posti nell immaginare questo lavoro è stato proprio quello di realizzare una guida operativa da poter tenere sulla scrivania e che sia di aiuto per il commercialista (e l utente in generale) nel percorso di conoscenza di S.I.Gi.T. - Sistema Informativo della Giustizia Tributaria - e delle sue videate, dei campi da compilare, dei formati ammessi,...insomma dia una mano concreta. Speriamo quindi che la Guida Operativa possa essere di aiuto, noi continueremo a lavorare con passione nell interesse della nostra professione. Edoardo GINEVRA AIDC - SEZIONE DI MILANO (Presidente) 2

3 Il presente lavoro è stato redatto dai colleghi della Segreteria della Commissione Tributaria Regionale per venire incontro alle esigenze dell utenza milanese. L uso della tecnologia quale strumento preferenziale di comunicazione nei rapporti fra cittadino e Pubblica Amministrazione è un percorso in continua evoluzione con il fine di semplificare la vita dei cittadini; anche la Direzione della Giustizia Tributaria ha perseguito questo scopo con l introduzione del processo tributario telematico (P.T.T.). Con un click, a qualunque ora del giorno e della notte, si potrà accedere al fascicolo informatico. Come da tradizione Milano affronta con serietà ed impegno la nuova modalità lavorativa. Appena avuta notizia dell introduzione del P.T.T. in Commissione Tributaria Regionale è stato creato un gruppo di lavoro per fornire il supporto a tutti gli utenti del processo tributario. L impegno e la preparazione dei colleghi ci sta consentendo di assistere tutti coloro che ci contattano in maniera abbastanza capillare. In particolare abbiamo potuto intensificare i rapporti con l'aidc, con cui stiamo condividendo incontri e questa pubblicazione, sempre nell intento di creare rapporti di collaborazione tra professionisti e pubblica amministrazione. Solo dialogando e condividendo obiettivi e percorsi si possono superare le strette maglie della burocrazia per consentire a tutti di lavorare sereni, bene e nell interesse del nostro paese. A ciò si aggiunga che in questo periodo di facoltatività dell utilizzo dei nuovi applicativi, la Commissione Tributaria Regionale assisterà tutti per risolvere problematiche e dubbi con appuntamenti dedicati che possono essere prenotati attraverso il servizio di prenotazione on line (CUP) disponibile nella sezione dedicata all interno del rinnovato sito della giustizia tributaria ( Paola ALIFUOCO COMMISSIONE TRIBUTARIA REGIONALE PER LA LOMBARDIA (Dirigente) 3

4 CENNI STORICI E ASPETTI GIURIDICI GUIDA OPERATIVA 4

5 IL VADEMECUM DEL PROCESSO TRIBUTARIO TELEMATICO a cura di Massimo ROMEO Cenni storici L informatizzazione del processo tributario prosegue con passo spedito. Il Processo Tributario Telematico (P.T.T.) è già una realtà in Lombardia dal 15 aprile 2017 e completerà il percorso di attivazione delle procedure telematiche il 15 luglio 2017 per le Commissioni tributarie presenti nelle regioni Marche e Val D'Aosta e le Province autonome di Trento e Bolzano. Nel contesto eurounionale l introduzione dell informatica nelle Aule giudiziarie degli Stati Federati della Germania risale al 2001; firma elettronica qualificata e posta elettronica certificata sono utilizzate da oltre 10 anni per lo scambio di atti e documenti nei processi. In gran parte degli altri Paesi dell Unione i progetti di giustizia elettronica nascono dal 2002 tramite la pubblicazione in Internet delle decisioni dei Giudici e si evolvono negli anni successivi con la messa a disposizione di sistemi di gestione documentale operativi a partire dai decreti ingiuntivi telematici. Da ultimo il regolamento UE n. 2015/2421 del 16/12/2016 prevede il ricorso massiccio alla tecnologia e lo svolgimento di tutto il processo mediante l utilizzo degli strumenti tecnologici disponibili in sede di giustizia digitale del paese membro. 5

6 Così si prevede, ridisegnando il procedimento, che di norma dovrà essere data preferenza a un processo sostanzialmente, se non esclusivamente, scritto ossia che la procedura dovrà svolgersi solo sulla base di documenti mentre la fase orale di trattazione della causa, così come l audizione dei testi dovrà essere fatta, se richiesta, preferibilmente in video conferenza e i moduli per le comunicazioni telematiche e gli scambi degli atti dovranno essere scaricabili direttamente tramite gli appositi siti web nazionali al link del portale della giustizia elettronica europea che dovrà prevedere anche la traduzione nella lingua dei contendenti nel procedimento. Dal luglio 2017 quindi tutti gli Stati membri dell UE saranno tenuti a consentire l'uso di tecnologie di comunicazione a distanza per il processo attraverso appropriate tecnologie al fine di garantire l'equità del procedimento in Europa. In Italia il progetto sul Processo Tributario Telematico nasce nel 2002 nell ambito degli obiettivi individuati dai piani triennali di automazione del Dipartimento per le Politiche Fiscali del Ministero dell Economia e delle Finanze (oggi Dipartimento delle Finanze); il contesto storico di riferimento è quello del più generale processo d informatizzazione della Pubblica Amministrazione avviato con la legge n. 421 del 1992 che delegava il Governo ad adottare le soluzioni organizzative, tecniche e normative necessarie al fine del completamento del processo di informatizzazione delle amministrazioni pubbliche e della più razionale utilizzazione dei sistemi informatici; obiettivi che sono stati perseguiti con l adozione del d.p.r. 68/2005 (rubricato come Regolamento recante le disposizioni per l utilizzo della posta elettronica certificata) e del d.lgs. 82/2005 (rubricato come Codice dell Amministrazione Digitale breviter CAD) che presiede all'uso dell'informatica quale strumento privilegiato nei rapporti tra la pubblica amministrazione e i cittadini dello stato. Nel 2009 viene siglato un Protocollo d Intesa tra Ministero dell Economia e delle Finanze, Consiglio di Presidenza della Giustizia Tributaria, Agenzia delle Entrate, Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili, Consiglio Nazionale Forense, Ordine degli Avvocati Tributaristi di Roma per la realizzazione del progetto. 6

7 Il Gruppo di Lavoro incaricato ha lavorato per definire una infrastruttura tecnologica di supporto al progetto e ha curato l aspetto normativo per disciplinare l uso degli strumenti informatici e telematici nel processo tributario; nel rispetto dei criteri stabiliti dal d.p.r. 445/2000 è stata quindi elaborata una proposta di Regolamento che stabilisse regole e linee guida da seguire per la corretta fruizione del servizio oltre a prevedere, a mezzo di decreto da emanarsi successivamente, la definizione delle regole-tecniche operative per la conservazione e l archiviazione dei documenti informatici; è stata all uopo avviata nel febbraio 2010 una prima fase sperimentale del P.T.T. limitata alle CCTT capitoline. Inquadramento normativo e regime transitorio di facoltatività Il processo di informatizzazione del processo tributario inizia a muovere i primi passi normativi con il recepimento della delega di cui all art. 39 del D.L. 98/2011 convertito con la legge n. 111 del 2011 che, oltre ad apportare alcune modifiche al CAD, ha definito le regole per le comunicazioni a mezzo posta elettronica nel processo tributario (art. 16 comma 1 bis del d.lgs. 546/1992) ed il successivo D.M. del 26 aprile 2012 ne ha disciplinato le regole tecniche prevedendo, fra l altro, all art. 4 l introduzione delle comunicazioni processuali a mezzo PEC a cura dell Ufficio di Segreteria delle CCTT che ha consentito già dal 2012 un notevole risparmio per l erario semplificando e velocizzando le comunicazioni sia degli avvisi di trattazione che dei dispositivi dei provvedimenti giurisdizionali alle parti processuali. IL P.T.T. è disciplinato da un ristretto complesso di norme e di prassi, fra loro coordinate, che può essere così sintetizzato: il d.lgs. 546 del 1992 (fonte primaria art. 16bis comma 3), il D.M. 163/2013 (fonte secondaria Regolamento), il D.D.G. del 04/08/2015 (specifiche tecniche), la circolare esplicativa n. 2 del Dipartimento delle Finanze dell 11 maggio 2016 ed infine i decreti del Direttore Generale delle Finanze di giugno e dicembre 2016 che hanno esclusivamente previsto il progressivo completamento dell attivazione del processo tributario telematico su tutto il territorio nazionale che si concluderà il 15 luglio

8 L infrastruttura tecnologica è stata realizzata allo scopo primario di adattarla alle norme che regolano il processo tributario, ponendosi accanto, senza modificarle, innovarle o integrarne i contenuti precettivi, nel rispetto del rapporto gerarchico che deve essere garantito fra fonte primaria e fonte secondaria (TAR Napoli, sez. I, n. 1694/2017). La procedura telematica si può utilizzare (facoltà e non obbligo) se la notifica del ricorso alla controparte è avvenuta a partire dal giorno di attivazione del P.T.T. nella Regione ove ha sede la Commissione Tributaria adita (in Lombardia dal 15 aprile 2017); a tal proposito è opportuno precisare che per ricorso, ai sensi dell art. 1 del Regolamento lettera k, è da intendersi non solo la proposizione del ricorso introduttivo del giudizio alla Commissione Tributaria Provinciale (primo grado) ma anche dei gravami successivi presentati alla Commissione Tributaria Regionale (appello, revocazione, ottemperanza, etc.). Pertanto, a titolo esemplificativo, dal combinato disposto degli artt. 1 e 2 del Regolamento, può essere utilizzato il deposito telematico per la proposizione di un appello anche se la controversia ha avuto origine con il ricorso introduttivo notificato in data antecedente all attivazione del P.T.T.. Il P.T.T. è caratterizzato dal principio della facoltatività in base al quale ciascuna delle parti può scegliere di notificare e depositare gli atti processuali nelle Commissioni Tributarie con le modalità tradizionali (cartacee) oppure con quelle telematiche laddove risultino attivate tali modalità. Il Regolamento tuttavia pone un vincolo: qualora la parte abbia utilizzato le modalità telematiche nel procedimento di primo grado è obbligata successivamente ad utilizzare le medesime modalità anche nei gradi di giudizio successivi al primo, tranne l ipotesi in cui la parte abbia sostituito il difensore che a sua volta può operare nuovamente la scelta tra la procedura telematica oppure quella cartacea. Il principio di facoltatività opera per entrambe le parti; per cui la parte resistente, indipendentemente dalla scelta operata dal ricorrente, può avvalersi delle modalità telematiche per il deposito delle controdeduzioni. Va tenuto ben presente che la scelta della modalità telematica inizia per il ricorrente con la notifica via PEC del ricorso alla controparte e con il successivo deposito in Commissione Tributaria tramite il P.T.T.; pertanto se si notifica via PEC non ci si può costituire con modalità cartacea e viceversa, altrimenti si può andare incontro ad una sanzione processuale d inammissibilità irrogata dal giudice tributario. 8

9 Il Sistema Informativo della Giustizia Tributaria (SIGIT) Il S.I.Gi.T. è il nucleo del processo tributario telematico, sviluppato sull esperienza derivante dai sistemi telematici già utilizzati nelle altre giurisdizioni (il PCT nel processo civile ed il PAT nel processo amministrativo) dai quali si differenzia in modo sensibile in quanto è una piattaforma web, dotata di applicativi (P.T.T. per il deposito degli atti e Telecontenzioso per la ricerca e la consultazione del fascicolo informatico), che non necessita di installazione di alcun software e che consente di effettuare le attività di deposito da remoto semplicemente avendo a disposizione una connessione internet e un dispositivo di firma digitale, a qualunque ora del giorno e della notte ed in qualsiasi posto del mondo; è basato su un sistema di upload ( caricamento) e non di download (scaricamento) che consente l allegazione diretta del ricorso e dei relativi allegati ricevendo sulla propria PEC, in tempo reale, sia la ricevuta di accettazione (detta sincrona) che quella di iscrizione a ruolo (RGR per il primo grado di giudizio o RGA per il secondo grado). Registrazione al P.T.T. Per accedere alla piattaforma predisposta sul portale della giustizia tributaria ( le parti devono registrarsi ed ottenere le credenziali di accesso (userid e password) selezionando l apposita voce Processo Tributario Telematico ed accedendo alla funzione Registrazione al P.T.T.. Viene quindi richiesto l inserimento di alcuni dei dati personali, fra cui la casella di Posta elettronica certificata (PEC) e di una firma digitale valida. Al termine dell operazione vengono visualizzati i primi quattro caratteri della password e gli altri quattro vengono recapitati all indirizzo PEC indicato al momento della registrazione; le credenziali di accesso così ottenute consentono l accesso ai servizi del P.T.T. e del Telecontenzioso. 9

10 Ogni singolo atto e documento depositato non può essere superiore a 5 mb (megabyte) e va caricato a sistema dopo essere stato firmato digitalmente (tipologia firma CADES estensione file.p7m); l atto principale (ricorso, appello...) deve essere nativo digitale e trasformato in formato PDF/A (1a o 1b) mentre gli allegati possono essere anche scansioni per immagine in formato TIFF; solo per gli allegati sono consentite altre tipologie di formati per le quali però, se utilizzate, non ne viene garantita la conservabilità del documento informatico nel rispetto delle regole previste dal C.A.D. (Codice dell amministrazione Digitale /d.lgs ). Durante la procedura di deposito il sistema potrebbe, in casi limitati, restituire delle anomalie che possono essere bloccanti in presenza di virus, di superamento del limite dimensionale del file, di non validità della firma digitale o di non integrità del file (corrotto); in tale ipotesi non viene effettuata l iscrizione a ruolo del ricorso/appello ovvero, per gli altri atti, non viene rilasciata la ricevuta di deposito e viene comunicato dal sistema il dettaglio dell anomalia alla PEC dell utente. Vi sono altresì delle anomalie non bloccanti (formato non conforme del file) che rendono comunque valido il deposito con l acquisizione dell atto al fascicolo informatico senza tuttavia garantire la conservabilità del documento ai sensi del C.A.D. È importante sottolineare che la firma digitale di ogni singolo atto e documento nonché la dimensione di ogni file non superiore a 5mb è stata segnalata dagli operatori un onere gravoso rispetto agli altri processi. Tale criticità in realtà viene superata in quanto è consentita sia la firma digitale massiva dei documenti che, per quanto concerne le dimensioni, la suddivisione degli stessi in più file; pertanto il P.T.T. diventa ancora più funzionale e vantaggioso rispetto alle procedure telematiche degli altri processi in quanto consente l invio di infiniti file purché per ciascuno non si superi il limite di 5 mb. Nel processo civile, ad esempio, la busta di trasporto contenente i file trasmessi all organo giudicante non può superare i 20 mb complessivamente. 10

11 Il fascicolo informatico ed il regime agevolativo Tutti i file relativi agli atti processuali depositati tramite il P.T.T. vanno a costituire ed implementare il fascicolo informatico che contiene altresì le ricevute di PEC ed i messaggi di sistema. Il fascicolo informatico è costituito da quattro cartelle: fascicolo del ricorrente; fascicolo del resistente; fascicolo d ufficio che contiene tutti i provvedimenti giurisdizionali adottati dalla Commissione tributaria adita e le comunicazioni inviate alle parti processuali; fascicolo delle altre parti resistenti (il terzo intervenuto volontariamente nel giudizio o il chiamato in causa). La gestione del fascicolo informatico è curata dal personale di segreteria delle Commissioni tributarie. La circolare n. 2/DF ha fornito importanti chiarimenti che impattano sull operatività del regime transitorio misto (cartaceo/telematico). In particolare ha chiarito che, in presenza di scelte diverse operate dalle parti, ovvero se una parte (ricorrente e/o resistente) effettua il deposito mediante il sistema informatico e l altra parte (ricorrente e/o resistente) deposita con modalità cartacee, il personale di Segreteria cura la scansione dell atto cartaceo per l abbinamento al fascicolo informatico formatosi con il deposito telematico effettuato dell altra parte; ciò sia allo scopo di agevolare la parte che ha utilizzato la procedura telematica che per rispettare il dettato normativo del Testo Unico Spese di Giustizia (d.p.r. n. 115/2002) che esenta dal pagamento dei diritti di copia gli atti estrapolati direttamente dal fascicolo informatico. Ciò rappresenta un grande vantaggio per la parte che sceglie la modalità telematica in quanto può stampare gli atti comodamente dal pc di casa o del proprio ufficio senza alcun pagamento dei diritti per le copie e senza doversi recare in Commissione, cosa che invece deve continuare a fare la parte che sceglie la modalità cartacea. 11

12 Procura alle liti ed elezione di domicilio L assistenza tecnica nel processo tributario ovvero la necessità del contribuente di farsi assistere nel giudizio tributario da un difensore tecnico abilitato sussiste per le controversie di valore superiore a 3.000,00, come disposto dall art. 12 del d.lgs. 546 del Questa disposizione, in ambito P.T.T., ha creato alcune perplessità fra gli operatori in quanto nella modalità tradizionale è possibile apporre la procura alle liti sia a margine che in calce al ricorso. La questione viene risolta nella procedura telematica attraverso la prospettazione di due soluzioni richiamate nella circolare n. 2 del Dipartimento delle Finanze dell 11 maggio 2016: se il ricorrente è sprovvisto di firma digitale la procura alle liti è rilasciata su un atto separato dall atto principale, con firma autografa autenticata dal difensore, che verrà quindi scansionato dal difensore, firmato digitalmente e acquisito a sistema come documento allegato; se il ricorrente è provvisto di firma digitale ha la facoltà di firmare digitalmente la procura rilasciata dal difensore (in tal caso il file firmato digitalmente da entrambi riporterà un estensione = a nome del file.p7m.p7m). Tale procedura non si applica al contribuente che si difende in proprio per le controversie di valore inferiore o uguale a 3.000,00 che ha la facoltà di avvalersi del deposito telematico degli atti purché sia in possesso della firma digitale e di un indirizzo di posta certificata (PEC). È opportuno rammentare che l indicazione dell indirizzo PEC nell atto introduttivo, da riportare nell apposita schermata del P.T.T. durante il processo di caricamento a sistema dei dati identificativi, equivale all elezione del domicilio digitale, valevole quale unico indirizzo per le comunicazioni e le notificazioni del processo come disposto dall art. 16bis comma 4 del d.lgs. 546 del Sul punto sono sorti alcuni dubbi fra gli operatori qualora il contribuente sia assistito da più difensori; la questione viene risolta con l inserimento a sistema, nell apposita schermata, dei dati di ciascun difensore con i rispettivi indirizzo PEC e nell ipotesi in cui non venga esplicitamente eletto domicilio per uno di essi si considererà quale domicilio eletto uno qualunque degli indirizzi PEC inseriti. 12

13 Notifica via PEC e computo del termine Il C.A.D., all art. 48 comma 2, equipara da un punto di vista legale la posta elettronica certificata (PEC) al servizio postale per raccomandata, salvo che la legge non disponga. Nella modalità tradizionale, ai fini del rispetto dei termini processuali per la proposizione dell impugnazione, vi è la scissione del momento di perfezionamento delle notifiche e delle comunicazioni fra il mittente ed il destinatario; per il primo si considera ai fini del computo il giorno di consegna dell atto all agente postale per la spedizione, per il secondo il termine decorre dal giorno di effettiva ricezione. Nel P.T.T. è prevista, come detto in precedenza, la notifica del ricorso/appello alla controparte a mezzo PEC; come per le procedure di notifica e di deposito degli atti mediante il servizio postale, il momento del perfezionamento delle notifiche e delle comunicazioni è differenziato: per il mittente alla data in cui la comunicazione/notificazione è stata inviata al proprio gestore attestata dalla relativa ricevuta di accettazione; per il destinatario alla data in cui la comunicazione/notificazione è resa disponibile nella propria casella PEC. Sul punto e per quanto detto in premessa si è generata un po' di incertezza sull idoneità della notifica via PEC della sentenza (art. 38 del d.lgs. 546 del 1992) a far decorrere il termine breve di impugnazione di 60 giorni (art. 51 del d.lgs. 546/1192). La questione, a parere dello scrivente, viene risolta con una lettura della norma primaria coordinata al Regolamento del P.T.T.; ovvero le comunicazioni e le notificazioni fra le parti possono avvenire in via telematica secondo quanto prescritto dal D.M. 163/2013 ed i successivi decreti di attuazione (art. 16bis comma 3 del d.lgs. 546/1992). Pertanto le notifiche via PEC sono ammesse solo se la controversia è stata incardinata laddove il P.T.T. è attivo ed il relativo giudizio sia stato proposto con le procedure telematiche: ad esempio se il ricorso è stato depositato prima dell attivazione del P.T.T. e la sentenza viene depositata in vigenza la stessa dovrà continuare ad essere notificata, per il termine breve, con le modalità tradizionali (consegna diretta, per posta o con ufficiale giudiziario), ciò anche nel rispetto del diritto alla difesa. 13

14 Il pagamento del contributo unificato Il pagamento del contributo unificato tributario (CUT) d iscrizione a ruolo della causa può essere effettuato nel P.T.T. con le stesse modalità previste per il deposito cartaceo ovvero tramite contrassegno telematico, Mod. F23 e conto corrente postale. La procedura prevede che la parte scansioni la ricevuta cartacea del versamento, vi apponga la firma digitale e la alleghi all atto principale selezionando l apposita voce nella tabella dei documenti allegati. Solo in caso di versamento tramite contrassegno, oltre alla suddetta procedura, è necessario che la parte depositi in Commissione Tributaria l originale dello stesso. Si fa presente che in alcune Regioni (Toscana e Lazio) è già avviato il sistema di pagamento PagoPA, attivato dall Agid (l Agenzia per l Italia Digitale), che verrà esteso a breve ad altre Regioni e che consente il pagamento con moneta elettronica e carte di credito da un link reso disponibile dal sistema informatico al completamento della procedura di deposito. Assistenza tecnica Sul Portale della giustizia tributaria ( è presente il numero verde per l assistenza agli utenti ( ) attivo dalle 8:00 alle 18:00 dal lunedì al venerdì e dalle 8:00 alle 14:00 il sabato. Sulla home page vi è altresì un pulsante di «Assistenza Online» che consente di visualizzare le diverse fasi del P.T.T. o di visualizzare alcuni video che contengono delle rappresentazioni multimediali delle diverse fasi del processo tributario. 14

15 La direttrice comunitaria L informatizzazione del processo tributario, che va ancora attuata in alcune sue fasi, non dovrebbe essere vista come una rivoluzione ma piuttosto quale cambiamento di mentalità a cui l Unione Europea chiede sempre più di adeguarsi. Il recente Regolamento UE, precedentemente citato, che auspica all utilizzo massiccio della tecnologia nella giustizia digitale di ogni Paese membro, è un invito che sembra già essere stato recepito dalla Direzione della Giustizia Tributaria che ha preannunciato un altra riforma che porterà in futuro all innovazione dell udienza telematica tramite un apposito intervento legislativo che ne possa consentire lo svolgimento. Non bisogna pertanto guardare al Processo Tributario Telematico con diffidenza, come un nemico, ma piuttosto come un amico che semplifica la vita e che consentirà di avvicinarsi sempre più al modello di giustizia che l Unione europea richiede. Non abbiate paura... È facile a cura di Massimo Romeo 15

16 guida operativa a cura di Vincenzo CAROLLO 1. Caratteristiche Generali - Facoltatività del P.T.T. 2. Registrazione e accesso al servizio 3. Deposito telematico degli atti 4. Controlli e anomalie 5. Fascicolo informatico e consultazione 6. Depositi cartacei 7. Appendici - PagoPA - La firma digitale - La PEC - Il formato PDF/A - Normativa di riferimento 16

17 Il sito di riferimento è: 17

18 Per utilizzare i servizi del Processo Tributario Telematico è sufficiente connettersi al sito della giustizia tributaria, raggiungibile dal proprio computer, ma anche da tablet e smartphone. Si opera quindi direttamente online, senza software da scaricare e da aggiornare, o abbonamenti da pagare. 18

19 Facoltatività del Processo Tributario Telematico Per questa prima fase attuativa del P.T.T. vige il principio della facoltatività tra modalità di deposito telematica e cartacea, sia per il ricorrente/appellante, sia per la parte resistente Deposito telematico Obbligo di proseguire con la medesima modalità (unica eccezione prevista: il cambio di difensore) Deposito cartaceo Anche in presenza di ricorso o appello depositato in modo tradizionale, la parte resistente può optare per il deposito telematico degli atti 19

20 GLI STRUMENTI NECESSARI: 1) CONNESSIONE AD INTERNET 3) 2) LA FIRMA DIGITALE Formati ammessi: CADES BES (.p7m) SI PADES BES NO XADES BES NO N.B.: la notifica del ricorso o dell appello effettuata con PEC comporta l OBBLIGO della costituzione in giudizio tramite la piattaforma S.I.Gi.T. 20

21 Registrazione e accesso 21

22 Per accedere alle funzionalità del P.T.T. è necessario registrarsi e ottenere così le credenziali di ingresso al sistema, ossia: User-ID: nickname per cittadini e professionisti; codice fiscale del soggetto abilitato per gli enti impositori; Password: codice alfanumerico scelto dall utente a seguito del cambio della password rilasciata dal sistema. Registrazione e accesso 22

23 Assistenza on line: numero verde Sul Portale è pubblicato un numero verde ad uso degli utenti ed attivo in determinate fasce orarie dal lunedì al sabato; è anche consultabile un sito di assistenza Assistenza online 23

24 Assistenza on line: i video clic qui per accedere all area Sono stati realizzati e resi consultabili dei video che descrivono come ci si registra al P.T.T., come si compilano le schede e come si effettua il deposito telematico degli atti Assistenza online 24

25 Registrazione al P.T.T. Compilare tutti i campi e proseguire... XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Nel caso di registrazione utente con CNS (solo professionista e cittadino) occorre inserire, quando richiesto dal sistema, la CNS/TS-CNS nell apposito lettore di Smart Card XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX Registrazione e accesso 25

26 Registrazione al P.T.T. Scaricare il modulo di richiesta, compilare e firmare digitalmente prima di allegarlo al modulo di registrazione Anche la scansione del documento di identità e del documento di iscrizione all ordine (quest'ultimo non obbligatorio) vanno allegati, previa apposizione della firma digitale Registrazione e accesso 26

27 Registrazione al P.T.T. XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX Al termine dell operazione, il sistema restituisce un messaggio riepilogativo dei dati di registrazione e primi quattro caratteri della password; i rimanenti quattro caratteri saranno inviati all indirizzo di posta elettronica inserito XXXXXXXXXXXX Registrazione e accesso 27

28 Registrazione al P.T.T. La password di otto caratteri rilasciata dal sistema informatico è provvisoria e va immediatamente aggiornata tramite il servizio di self-service nella pagina di registrazione al P.T.T., opzione "Cambio password". La nuova password, scelta dall'utente, consentirà, l'accesso alle funzionalità del P.T.T. (deposito degli atti) e del Telecontenzioso (consultazione fascicolo informatico). XXXXXXXXXXXX Attenzione: Aprire sempre l allegato per verificare se la registrazione è andata a buon fine Registrazione e accesso 28

29 Deposito telematico 29

30 Individuazione della Commissione Tributaria (Provinciale/Regionale) Tipologia procedimento Deposito telematico 30

31 Deposito Ricorso/Appello o altra iscrizione a Ruolo Individuata la Commissione Tributaria adita, è necessario inserire le altre informazioni nelle varie schermate della NIR e relative a: Dati Generali Ricorrenti Rappresentanti Difensori Domicilio Eletto Parti Resistenti Atti Impugnati Documenti Calcolo CU Validazione La corretta compilazione di tutti i campi di ogni singola scheda permette il salvataggio dei dati e il passaggio alla scheda successiva Deposito telematico 31

32 La scheda Dati Generali permette di acquisire o variare i dati generali del ricorso. Dati da indicare nella scheda: Richiesta Trattazione Pubblica Udienza; Istanza di sospensione; Se la parte si avvale di un difensore abilitato; Recapito telefonico per eventuali comunicazioni; Elementi da acquisire/elementi già acquisiti: - Numero Parti ricorrenti; - Numero Parti resistenti; - Numero Atti impugnati; - Numero Rappresentanti dei ricorrenti; - Numero Difensori dei ricorrenti; - Numero Notifiche ricorso; - Numero Allegati. Deposito telematico 32

33 La scheda Ricorrenti e la scheda Rappresentanti permettono di acquisire o variare l anagrafica delle parti ricorrenti e di eventuali rappresentanti. La tipologia di Rappresentante è selezionabile tra le voci: rappresentante legale, tutore, curatore, liquidatore, procuratore, altro. Deposito telematico 33

34 La scheda Difensori permette di acquisire o variare i dati del difensore. Dati da indicare nella scheda: - Dati Difensore abilitato Codice Fiscale Cognome/Denominazione Nome Ulteriori informazioni (ad esempio pseudonimo del difensore) Data nomina Residenza/Sede legale e Indirizzo PEC Ordine Professionale, Numero Tessera - Dati Ricorrenti difesi: l'utente deve indicare i nomi dei ricorrenti dalla lista dei nominativi acquisiti in precedenza con le schede Ricorrenti Deposito telematico 34

35 La scheda Domicilio Eletto permette di acquisire o variare il domicilio eletto del ricorrente. L elezione di domicilio presso il difensore è proposta automaticamente se, in Dati generali, si è indicato che la parte si avvale di un difensore abilitato, in caso contrario, è preselezionata l elezione di domicilio presso l indirizzo del ricorrente. Per indicare un domicilio differente, l utente, selezionato il campo Domicilio Eletto, deve inserire nella pagina di risposta Modifica domicilio eletto: ricorrenti per cui eleggere il domicilio, dalla lista proposta; domicilio eletto scelto dal menu Elezione di domicilio presso; cliccare il pulsante Inserisci Elezione Domicilio Deposito telematico 35

36 La scheda Parti Resistenti permette di acquisire o variare le parti resistenti. Dati da indicare nella scheda: Tipologia parte resistente, da selezionare tra la voce PARTE RESISTENTE e la voce ALTRA PARTE RESISTENTE; Tipologia soggetto resistente, da scegliere fra: - Ente Impositore (Agenzia Dogane e Monopoli, Agenzia Entrate, Altri uffici, Camere di Commercio, MEF - Segreteria Commissioni Tributarie, Regione - Provincia - Comune) - Persona Fisica/Altro Soggetto (Persona Fisica, Impresa Individuale/Familiare, Lavoratore Autonomo/Associazioni Professionisti, Consorzi, Cooperative, Enti Non Commerciali/Onlus, Fondazioni, Società di Capitali ed Enti Equiparati, Società di Persone ed Enti Equiparati, Soggetti Non Residenti Altro) - Società di Riscossione (Uffici di Equitalia) Deposito telematico 36

37 La scheda Atti Impugnati permette di acquisire o variare gli atti impositivi del ricorso Scheda Atti Impugnati (1/2) Dati da indicare nella scheda: Atti impugnati: Denominazione Ufficio, Presenza istanza di sospensione dell atto, Tipologia Atto, Presentato Reclamo- Mediazione, Numero Atto, Data Notifica atto, Importo complessivo dell atto, Valore controverso (con l indicazione se si tratta di tributo o sanzione oppure, in alternativa, l indicazione di Atto di valore indeterminabile), Contributo unificato dovuto per l atto (se l utente non è in possesso del dato può farlo calcolare automaticamente dal sistema selezionando il tasto Calcola CU) Deposito telematico 37

38 Scheda Atti Impugnati (2/2) Imposte: Materia procedimentale, Tipo imposta, Imposta (con specifica Importo maggior imponibile, Importo sanzioni e interessi, dati obbligatori solo se l utente che presenta il ricorso è un ufficio), Anno di Imposta. Parti collegate all atto: Soggetti collegati da selezionare in una lista contenente le parti ricorrenti e resistenti. Ogni parte deve essere collegata ad almeno un atto impositivo. Deposito telematico 38

39 Per l acquisizione del documento principale selezionare il relativo file (già in PDF/A e firmato digitalmente) utilizzando il pulsante Sfoglia; se il documento è stato frazionato perché le dimensioni del file hanno superato il limite imposto dei 5 Mb, utilizzare il pulsante Aggiungi un altro file. Selezionato il file (o i file se più di uno), clic sul pulsante Carica documento principale e poi su Salva per procedere con l acquisizione separata degli allegati. Deposito telematico 39

40 Requisiti dell atto principale (ricorso/appello ed ogni altro atto processuale) formato PDF/A-1a o PDF/A-1b; privi di elementi attivi, tra cui macro e campi variabili; senza restrizioni per le operazioni di selezione e copia; non è quindi ammessa la copia per immagine; sottoscritti con firma elettronica qualificata o firma digitale; il file recherà la seguente estensione: nomefile.pdf.p7m ; di dimensione massima, per ogni singolo documento informatico, pari a 5 MB; qualora detta dimensione venga superata, è necessario che il documento sia suddiviso in più file nel limite dei 5 MB di cui sopra; non ammessa la trasmissione di file nei formati compressi (zip, rar, 7zip, ecc.). Deposito telematico 40

41 Una volta acquisito il documento principale, si può procedere all acquisizione dei singoli allegati facendo particolare attenzione a: Specificare la tipologia degli allegati qualificandoli singolarmente secondo l apposito elenco; nel caso in cui non si trovasse la voce corrispondente, si può utilizzare «altro» e specificare la tipologia di allegato Firmare digitalmente tutti i file N.B.: Fra gli allegati è presente anche la voce Ricevuta di Pagamento CUT. Se non la si produce l utente riceverà una segnalazione relativa alla sua assenza. Deposito telematico 41

42 Requisiti degli allegati formato PDF/A-1a o PDF/A-1b; privi di elementi attivi, tra cui macro e campi variabili; ammesso il deposito della copia per immagine (modalità fax: B/N, TIFF, 300dpi); sottoscritti con firma elettronica qualificata o firma digitale; il file recherà la seguente estensione: nomefile.pdf.p7m ; di dimensione massima, per ogni singolo documento informatico, pari a 5 MB; qualora detta dimensione venga superata, è necessario che il documento sia suddiviso in più file nel limite dei 5 MB di cui sopra; non ammessa la trasmissione di file nei formati compressi (zip, rar, 7zip, ecc.). Deposito telematico 42

43 Calcolo del CUT La scheda Calcolo CU permette di acquisire (o variare) i dati di pagamento del contributo unificato; in essa troviamo già compilati i campi relativi al valore della controversia (dichiarati per singolo atto) e il relativo calcolo del CUT dovuto. Non resta che inserire i dati del pagamento del Contributo Unificato già effettuato o, in alternativa, indicare se si richiede la prenotazione a debito (solo per l Agenzia delle Entrate) o il patrocinio a spese dello Stato. Deposito telematico 43

44 Attenzione: In caso di versamento tramite contrassegno, è necessario che la parte depositi presso la segreteria della Commissione Tributaria l originale di detto contrassegno entro 30 giorni dall avvenuto deposito telematico. Deposito telematico 44

45 Prima della Validazione è possibile visualizzare tutti i dati della NIR inseriti per eventualmente modificare le schede già compilate. Con il pulsante Valida, si conferma il completamento dell acquisizione dei dati: dopo la validazione la NIR non è più modificabile Con il pulsante Trasmetti si effettua la trasmissione telematica per il deposito del ricorso Deposito telematico 45

46 L esito del deposito Una volta effettuata la validazione ed inviato il ricorso e gli allegati, il sistema rilascia una ricevuta di accettazione a video, scaricabile e consultabile anche successivamente nell area riservata personale Il sistema effettua i controlli automatici e, ove non si riscontrino gravi anomalie, dette «bloccanti», iscrive la causa a ruolo Nel caso in cui siano presenti anomalie meno gravi, ossia, «non bloccanti», il ricorso viene comunque iscritto a ruolo e le anomalie comunicate alla parte depositante sia a video, sia tramite PEC La ricevuta sincrona di accettazione e quella di iscrizione a ruolo vengono inviate anche all indirizzo PEC del depositante Deposito telematico 46

47 Nell area riservata, utilizzando la funzione Completamento e Interrogazione => Ricerca, è possibile visualizzare l elenco delle operazioni di deposito, consultare ciascuna operazione e verificare l esito del deposito. Per i ricorsi/appelli, è visibile il numero di Registro generale (R.G.R./R.G.A.). Deposito telematico 47

48 Controdeduzioni e Appello Incidentale Anche per le controdeduzioni, una volta compilate le schermate presenti nel P.T.T., allegati singolarmente i file degli atti processuali e documenti e validati gli atti, il sistema rilascia una ricevuta a video, successivamente consultabile nell area riservata personale. Al termine delle verifiche riguardanti le controdeduzioni e gli allegati depositati, il sistema provvede alla loro acquisizione confermando la trasmissione con la ricevuta, consultabile nell area riservata personale. La medesima informazione viene inviata anche all indirizzo PEC del soggetto abilitato al deposito. Quanto descritto per il deposito delle controdeduzioni, risulta valido anche qualora queste contengano l impugnazione incidentale. Deposito telematico 48

49 Deposito altri atti e documenti La medesima procedura effettuata per il deposito delle controdeduzioni va seguita anche per il deposito di altri atti e documenti. Attenzione: Sebbene le regole del P.T.T. non ammettano i formati eml e msg, ossia i formati più diffusi per le ricevute di accettazione e di consegna delle PEC, è comunque possibile allegare le due prove di notifica firmate digitalmente: il formato di deposito sarà quindi eml.p7m e msg.p7m; tale ulteriore deposito prudenziale consente di dare prova certa dell avvenuta notifica. Il sistema genererà un errore non bloccante che consentirà comunque il deposito. Deposito telematico 49

50 Il momento del deposito Qualora i controlli del P.T.T. siano andati a buon fine, ai fini del rispetto dei termini processuali, la data di deposito degli atti coincide con quella della ricevuta sincrona di accettazione. In sostanza, l attestazione temporale del deposito telematico degli atti processuali e dei documenti informatici coincide con la data in cui il P.T.T. rilascia la ricevuta sincrona di accettazione, sempreché i file abbiano superato i previsti controlli (antivirus, formati, etc.). Se quindi il successivo messaggio di acquisizione arrivasse anche dopo la mezzanotte, il deposito risulterebbe comunque effettuato il giorno precedente. Deposito telematico 50

51 Controlli e Anomalie 51

52 Successivamente alla fase di accettazione degli atti, il P.T.T. procede a una serie di controlli e verifiche di quanto trasmesso Controlli sui documenti trasmessi Virus Dimensione Firma Integrità Formato la presenza di virus nei file trasmessi il superamento della dimensione massima del singolo file (5MB) la non validità della firma digitale apposta sui file la non integrità dei file firmati controllo del formato dei file inviati Controlli e Anomalie 52

53 ANOMALIE BLOCCANTI E NON BLOCCANTI A seguito del deposito degli atti, eventuali anomalie possono risultare bloccanti, e altre non bloccanti. Le fattispecie bloccanti sono anomalie gravi che pregiudicano la sicurezza del sistema informativo (ad esempio, presenza di virus) o non permettono l identificazione certa del soggetto da cui proviene l atto; le anomalie non bloccanti, per contro, non pregiudicano il deposito dell atto e dei documenti. Allegati acquisiti non conformi: Si precisa che in presenza di anomalie non bloccanti, il deposito va comunque a buon fine e il documento entra a far parte del fascicolo informatico ma, secondo quanto prescritto dall art. 14 del Regolamento (D.M. 163/2013) e dagli artt. 41, 43 e 44 del C.A.D. (Codice Amministrazione Digitale), non può essere garantita la conservazione legale del documento. Controlli e Anomalie 53

54 ANOMALIE NELL ATTO PRINCIPALE (RICORSO/APPELLO O ATTI SUCCESSIVI) Virus Dimensione ANOMALIE NELL ATTO PRINCIPALE Firma Integrità Ricorso/Appello (e allegati) NON ACQUISITI Formato non PDF/A-1a o PDF/A-1b R.G.R., R.G.A. O RICEVUTA Controlli e Anomalie 54

55 ANOMALIE NEGLI ALLEGATI Virus Dimensione ANOMALIE NEGLI ALLEGATI Firma Integrità ALLEGATI NON ACQUISITI Formato non PDF/A o TIFF non conforme ALLEGATI ACQUISITI NON CONFORMI Controlli e Anomalie 55

56 Formazione del fascicolo processuale informatico I file relativi agli atti processuali, gli allegati depositati, le ricevute di PEC ed i messaggi di sistema formano il fascicolo informatico, che risulta così costituito: fascicolo del ricorrente: contiene tutti gli atti processuali, gli allegati e le ricevute rilasciate dal sistema al soggetto che ha introdotto la causa; fascicolo del resistente: contiene tutti gli atti processuali, gli allegati e le ricevute rilasciate dal sistema alla parte resistente; fascicolo d ufficio: contiene tutti i provvedimenti giurisdizionali adottati dalla Commissione Tributaria adita e le comunicazioni inviate alle parti processuali; fascicolo delle altre parti resistenti: contiene tutti gli atti processuali, gli allegati e le ricevute rilasciate dal sistema al terzo intervenuto volontariamente nel giudizio, ovvero chiamato in causa. Fascicolo informatico 56

57 Fascicolo informatico 57

58 Il fascicolo informatico è consultabile utilizzando il servizio del Telecontenzioso Fascicolo informatico 58

59 Consultazione del fascicolo processuale informatico Un clic sulla singola cartella aprirà l elenco dei documenti in essa contenuti; un clic sulla singola riga avvierà il download del documento selezionato: Fascicolo informatico 59

60 Fascicolo informatico 60

61 DEPOSITI CARTACEI (fascicolo informatico già formato) Laddove si optasse per il deposito cartaceo, tutti gli atti e i documenti devono rispettare le seguenti caratteristiche: Formato A4; Fogli liberi da rilegatura; Pagine numerate, e ciò per consentire al personale di Segreteria la scansione degli atti e l abbinamento al fascicolo informatico già iscritto a ruolo con modalità telematiche. Nel caso in cui l Ufficio di segreteria si trovi nell impossibilità di acquisire al SIGIT atti o documenti analogici, sarà cura del predetto Ufficio inserire nel fascicolo informatico un elenco degli atti e dei documenti non acquisiti. In tal caso i suddetti atti e documenti saranno consultabili esclusivamente recandosi presso la Commissione tributaria competente. Depositi cartacei 61

62 DEPOSITI CARTACEI (N.I.R. via web) La NIR via web consente l utilizzo del servizio di compilazione e trasmissione telematica della sola nota di iscrizione a ruolo al soggetto che intenda depositare con le modalità cartacee il ricorso/appello e gli altri atti per i quali è prevista la compilazione della N.I.R. In particolare, previa registrazione al P.T.T., il ricorrente/appellante può compilare NIR via web ed ottenere, al termine della procedura, un numero identificativo. Con quest ultimo numero, l utente potrà recarsi presso la Commissione tributaria competente, e depositare gli atti e i documenti cartacei con conseguente iscrizione a ruolo della controversia, evitando in tal modo il deposito della nota di iscrizione cartacea. La NIR via web permette, quindi, all Ufficio di Segreteria della Commissione tributaria, di acquisire i dati presenti nella NIR cartacea, sulla base del numero identificativo rilasciato alla parte dal sistema. Depositi cartacei 62

63 Il futuro prossimo Fasi in corso di digitalizzazione: PROCESSO VERBALE SENTENZA PagoPA 63

64 64

65 PagoPA Si tratta di una modalità di pagamento telematico, per il momento attiva solo per le Regioni Toscana e Lazio; sarà estesa a breve a tutto il territorio nazionale per le Regioni in cui è operativo il P.T.T. Approfondimenti online: Effettuare pagamenti con PagoPA: Predisporre pagamento Scegliere modalità pagamento Effettuare pagamento Visualizzare esito pagamento Richiedere assistenza Consultare propri pagamenti Attenzione: In base all art. 19, co. 3, D.M. 163/2013, «la parte che abbia utilizzato in primo grado le modalità telematiche di pagamento (...) è tenuta ad utilizzare le medesime modalità per l intero grado del giudizio nonché per l appello, salvo sostituzione del difensore». APPENDICE 65

66 La firma digitale È un insieme di dati in forma elettronica che, associati ad un documento informatico, è in grado di garantirne PROVENIENZA ed INTEGRITÀ. In particolare la firma digitale garantisce: che il destinatario possa verificare l'identità del mittente (autenticazione); che il mittente non possa disconoscere un documento da lui firmato (non ripudio); che il destinatario non possa inventarsi o modificare un documento firmato da qualcun altro (integrità). APPENDICE 66

67 PEL e PEC PEL: Posta Elettronica (ordinaria) Non è in grado di garantire provenienza, integrità, riferimento temporale PEC: Posta Elettronica Certificata arriva al destinatario all'interno di una busta di trasporto: il messaggio originale risulterà in allegato; attesta la partenza del messaggio (ricevuta di accettazione ed inoltro); attesta la consegna (ricevuta di avvenuta consegna); garantisce la provenienza, il riferimento temporale e l'integrità del contenuto. Il valore legale della PEC è quindi equiparato ad una raccomandata con ricevuta di ritorno (d.p.r. 11 Febbraio 2005 n. 68). APPENDICE 67

68 Un certificato può essere: PEC: il Certificato Valido Scaduto (superata la data di validità del certificato stesso) Revocato (disattivazione definitiva, per esempio in caso di furto) Sospeso (disattivazione temporanea) L ente certificatore che ha rilasciato il certificato deve gestire e rendere pubblici gli elenchi dei certificati validi, sospesi e revocati. Il Codice dell Amministrazione Digitale stabilisce infatti che: L'apposizione ad un documento informatico di una firma digitale o di un altro tipo di firma elettronica qualificata basata su un certificato elettronico revocato, scaduto o sospeso equivale a mancata sottoscrizione. APPENDICE 68

69 Il formato PDF/A Il formato PDF è uno standard, creato da Adobe, per la visualizzazione dei documenti, leggibile su tutte le piattaforme hardware e software commerciali. Il PDF/A è un sotto-formato dello standard PDF appositamente pensato per l'archiviazione nel lungo periodo di documenti elettronici. Lo standard PDF/A è suddiviso in due livelli: PDF/A-1a massimo richiesto dallo standard PDF/A-1b minimo richiesto dallo standard Il PDF/A contiene tutte le informazioni per visualizzare il documento come nel momento in cui è stato creato: il testo, le immagini, i vettori grafici, i font, i colori e altro. Un documento PDF/A non può contenere macro-istruzioni o riferimenti ad elementi od informazioni (come i font) non contenuti nel file stesso. APPENDICE 69

70 Normativa di riferimento Codice dell Amministrazione Digitale (CAD) D.lgs. n. 82, 7 marzo 2005 Decreto Legge 6 luglio 2011, n. 98, art. 39, comma 8 Decreto del Ministro dell Economia e delle Finanze, 23 dicembre 2013, n. 163 (Regolamento del P.T.T.) (un solo clic sul collegamento ipertestuale per aprire il contenuto web; doppio clic sul fermaglio per la consultazione offline) Decreto del Direttore Generale delle Finanze, 4 agosto 2015 (Regole tecniche) Circolare n. 2/DF dell'11 maggio 2016 (Linee guida dei servizi del P.T.T.) APPENDICE 70