Effective & Collaboration Ottenere il massimo da Lotus Notes e Domino

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1 Effective & Collaboration Ottenere il massimo da Lotus Notes e Domino

2 SurfTech: la competenza al servizio dell innovazione SurfTech nasce nel Febbraio 2008, dall iniziativa di tre professionisti dell Information Technology. Il nostro obiettivo è fornire competenze per aiutare le Aziende a sviluppare il loro business attraverso un utilizzo intelligente ed efficiente dell IT. La nostra attività è focalizzata principalmente su: Soluzioni di e Unified Communication Soluzioni per la gestione e riduzione TCO dei Desktop Soluzioni per la riduzione del TCO e del rischio per i sistemi Server e Storage SurfTech è una squadra solida, formata da persone competenti e motivate, costruita con l obiettivo di garantire alle Aziende clienti il supporto che esse richiedono. SurfTech ha l esperienza e la competenza per valutare le tecnologie in profondità, capirne il valore per le Aziende e trasmetterlo con chiarezza ai responsabili delle decisioni e dell innovazione.

3 Competenze SurfTech per e Unified Communication SurfTech opera su ambienti Lotus Domino e Notes in aziende di dimensioni medio-grandi; questa attività ha portato allo sviluppo di estese competenze sull ottimizzazione e sulla gestione dell ambiente Lotus Domino e Notes, in particolare: Migrazioni da altri sistemi di posta o upgrade di release Notes / Domino Cluster Applicativo di Domino Server per soluzioni di alta disponibilità Integrazioni con Microsoft Active Directory per sincronizzazione base utenti e password Archiviazione automatizzata dei dati basata su policy e gestita centralmente Implementazione ed integrazione funzionalità aggiuntive di Instant Messaging basato su Lotus Sametime e di condivisione documentale basato su Lotus Quickr Integrazione con palmari e smartphone tramite implementazione del prodotto Lotus Traveler o BlackBerry Integrazione con software di terze parti presenti nell ambiente IT per le funzioni di Fax, Antispam, Antivirus, Backup, Firewall. Queste competenze consentono alle aziende clienti di ottenere il massimo dal loro ambiente Lotus.

4 Servizi SurfTech su piattaforma Lotus Domino e Notes SurfTech è a disposizione delle Aziende con i propri servizi sulla piattaforma Domino: Consulenza su Licensing selezione del programma di licensing più conveniente in base alle caratteristiche dell utenza e interazione con IBM per pricing, rinnovi di manutenzione, gestione contratti di licenze, etc. Dimensionamento dei server in termini di potenza elaborativa e capacità di archiviazione, della connettività di rete e dei PC client. Gestione progetti per attività di implementazione complesse ed articolate, valutazione requisiti, pianificazione, coordinamento ed attuazione. Formazione degli amministratori di sistema, dell help-desk e degli utenti finali Supporto on-site e da remoto per diagnosi e risoluzione problemi.

5 5 La proposta SurfTech per l , la Collaborazione e la Unified Communication Lotus Advanced Integration and Management

6 6 Gli strumenti collaborativi sono notevolmente evoluti per supportare i nuovi modi di lavorare Estendere la capacità di collaborazione è ritenuto l elemento più importante verso l innovazione. Sono sempre più elevate le aspettative degli utenti sulla disponibilità di strumenti di collaborazione e sull efficienza dell ambiente di lavoro. I confini tra ufficio e casa sono meno netti; gli impiegati non sono più legati alla loro scrivania nella sede aziendale. I team di lavoro possono essere distribuiti ed estendersi oltre la singola azienda o area geografica.

7 7 Nascono nuove ed impegnative sfide per l IT Migrare da sistemi precedenti ed introdurre nuove funzionalità Passare a sistemi più evoluti preservando i dati e con minimi disagi agli utenti. Non più solo ma anche Instant Messaging, organizzazione del tempo personale e del team, condivisione documenti, workflow. Consentire l accesso dall esterno e da palmari Management, forza commerciale, tecnici di manutenzione sempre più numerose categorie di utenti che necessitano di accedere ai sistemi da postazioni remote o dispositivi palmari e smartphone. Garantire la continuità di servizio La soluzione di e collaborazione diventa un punto nevralgico nel lavoro degli utenti e richiede quindi una disponibilità ininterrotta 7x24. Ridurre i costi di gestione I reparti IT sono sempre più sovraccarichi: aumenta la complessità dei sistemi e vengono richiesti livelli di servizio sempre più elevati ma con costi più bassi.

8 8 Nascono nuove ed impegnative sfide per l IT (continua) Gestire la sicurezza nel rispetto delle policy aziendali e delle normative Gli ambienti di collaborazione contengono informazioni vitali per l azienda e spesso anche informazioni personali degli impiegati; la loro protezione è contemporaneamente un esigenza di business ed un obbligo stabilito da specifiche normative. Gestire e contenere l aumento della quantità di dati La facilità ed immediatezza d uso dell porta molti utenti da utilizzarla in modo improprio come archivio personale in continua e rapida crescita, creando non pochi problemi agli amministratori storage e backup. Realizzare integrazioni con altri sistemi IT Numerosi sistemi sfruttano la posta elettronica per veicolare informazioni e report agli utenti o come strumento nell ambito di processi aziendali. Il sistema di posta deve inoltre essere armonizzato con altri sistemi IT quali Backup, Antispam e Antivirus, Fax Server, Firewall, etc.

9 9 La risposta: Lotus Advanced Integration & Management Le nuove funzionalità del software Lotus unite alle capacità di implementazione di SurfTech Le nuove caratteristiche e funzioni introdotte da IBM nelle più recenti versioni delle soluzioni Lotus rispondono a queste sfide. SurfTech è in grado di realizzarle e di armonizzarle con il resto dell infrastruttura IT.

10 1 0 Migrazioni di sistemi preesistenti Attività SurfTech Obiettivo Soluzione Vantaggi Sostituire il sistema attualmente in uso con Lotus Domino e Notes, implementando le nuove funzionalità, preservando i dati e l operatività degli utenti, minimizzando l impatto del cambiamento sugli utenti e riducendo al minimo le attività sistemistiche necessarie. Servizi di consulenza per la corretta impostazione ed esecuzione della migrazione, utilizzo strumenti di migrazione specifici (BinaryTree), gestione periodo di transitorio, formazione utenti ed amministratori. La migrazione al nuovo sistema avviene in modo non traumatico per gli utenti, senza perdita di dati e senza interruzione prolungata dell attività. La formazione consente agli utenti di sfruttare appieno le nuove funzionalità a loro disposizione. Utilizzando tecniche di installazione e migrazione automatizzata vengono ridotti significativamente il costo ed i tempi di completamento del progetto. Realizzazione di pacchetti per l installazione automatizzata del client Notes e per il provisioning delle credenziali utente. Pianificazione e supporto per la migrazione dell ambiente preesistente e dei database alle nuove versioni. Gestione coesistenza transitoria con ambiente precedente. Formazione per utenti ed amministratori di sistema. Consulenza su tematiche di Licensing.

11 Esempio processo di migrazione da altro sistema di Posta Elettronica Pianificazione Verifica possesso requisiti (risorse HW server e client, software antivirus, sistema di backup, etc); condivisione piano delle attività e tempistica; individuazione gruppi di utenti e sequenza di migrazione; coordinamento con terze parti (ad esempio provider esterni di posta). Creazione infrastruttura di base Installazione e configurazione server Domino / Cluster; impostazione coesistenza con ambiente preesistente (importazione eventuali rubriche condivise, routing dei messaggi tra Domino e server preesistente, etc.); configurazione Antivirus e Backup per server Domino. Formazione utenti Composizione classi di persone; condivisione calendario per la formazione; individuazione spazi, gestione convocazione utenti, stampa guida rapida, raccolta feedback utenti. Migrazione utenti e dati da sistema preesistente Creazione più stazioni su cui eseguire in parallelo l elaborazione massiva per la migrazione; installazione Lotus Notes Client sui PC utente sfruttando gli automatismi disponibili (Group Policy di Active Directory o script di installazione); migrazione mailbox utenti; verifica esito della migrazione e gestione eventuali errori Switch al nuovo sistema e dismissione del vecchio

12 1 2 Accesso da dispositivi Palmari Attività SurfTech Obiettivo Soluzione Vantaggi Consentire l accesso al sistema da dispositivi palmari e smartphone o BlackBerry. Sincronizzazione posta, contatti, calendario ed attività. Gestione centralizzata. Nuova interfaccia Web Lotus inotes, disponibile in modalità Ultra-Lite per accesso da browser integrati in smartphone. Lotus Traveler, client per Windows Mobile 5,6 e Nokia Symbian S60. Integrazione con Blackberry. La nuova interfaccia Web Lotus inotes Ultra-Lite è adatta all accesso da web browser integrati in smartphone. Il nuovo Lotus Traveler 8.5 supporta la sincronizzazione push di posta, allegati, contatti, appuntamenti ed attività attraverso connessioni remote (GPRS / UMTS). Per gli utenti Blackberry, funzionalità evolute per la configurazione centralizzata, la lettura degli allegati, l integrazione con il dispositivo. Configurazione accesso al server Domino dall esterno in modalità crittografata SSL. Implementazione Lotus Traveler su server Domino e configurazione policy di utilizzo del servizio da parte dei dispositivi client. Configurazione server Blackberry BES e sua integrazione con server Domino.

13 1 3 Lotus Domino Web Access modalità Ultra-Lite

14 1 4 Lotus Notes Traveler per Windows Mobile

15 1 5 Lotus Notes Traveler per Symbian S60

16 1 6 Garantire la continuità di servizio: Cluster Applicativo Domino Attività SurfTech Obiettivo Soluzione Vantaggi Garantire la disponibilità ininterrotta del sistema, sia in caso di guasti hardware locali (High Availability), sia in caso di perdita completa di una intera sede (Disaster Recovery) o della sua connettività. Cluster Applicativo Lotus Domino, configurato su due o più nodi in rete locale o geografica. La versione 8.5 di Domino server include funzioni specifiche per ottimizzare il traffico di allineamento dati tra i nodi. Il cluster applicativo Domino consente di realizzare configurazioni in alta disponibilità e contemporaneamente un bilanciamento di carico su più nodi. Può essere formato da server su hardware e piattaforme eterogenee, non richiede necessariamente un sistema storage condiviso. Tutti i nodi possono contenere l intera copia dei dati, che vengono allineati tramite il robusto e comprovato motore di replica di Lotus Domino. Configurazione cluster applicativo tra due o più nodi, in rete locale o geografica. Dimensionamento sistemi e rete di interconnessione tra i nodi. Distribuzione del carico utenti tra i nodi per ottimizzare le prestazioni. Impostazione MXrecord multipli associati ai domini di posta per consentire il failover.

17 1 7 Ridurre i costi di gestione Attività SurfTech Obiettivo Soluzione Vantaggi Governare l ambiente di Messaging & Collaboration in modo più semplice, introducendo ove possibile automatismi per evitare le operazioni manuali. Implementazione strumento ADSync per sincronizzare le attività svolte dagli amministratori su utenti e gruppi di Microsoft Active Directory con le corrispondenti attività in ambiente Lotus Domino. Implementazione funzionalità Notes ID Vault. Implementazione installazioni automatizzate Riduzione del tempo speso e degli errori per le operazioni di creazione e cancellazione utente e gruppi. Grazie alla funzionalità Notes ID Vault, l utente può resettare autonomamente la propria password dimenticata senza dover ricorrere all ufficio IT. L installazione automatizzata delle componenti client riduce enormemente l impatto sull IT di tali attività, in particolare per basi utenti molto grandi o geograficamente distribuite. Installazione ed istruzione all uso del tool ADSync per gli amministratori di sistema. Implementazione di Notes ID Vault. Creazione pacchetti di installazione automatizzata, utilizzo strumenti di software distribution / script di automazione; installazioni in ambienti Terminal Server / Citrix.

18 ADSync

19 Notes ID Vault E un archivio centrale degli ID Notes, alimentato automaticamente una volta impostato. Permette di sincronizzare le password degli ID Notes tra vari PC. Permette di impostare il reset della password dell utente in caso di dimenticanza

20 2 0 Gestire la sicurezza nel rispetto delle policy aziendali e delle normative Attività SurfTech Obiettivo Soluzione Vantaggi Stabilire ed applicare regole di sicurezza per l accesso al sistema di Messaging & Collaboration sufficientemente sicure, nel rispetto delle normative vigenti, rendendo per quanto possibile tali regole facilmente attuabili dagli utenti. Impostazioni regole di cambio password e di complessità congruenti con quelle dell ambiente Windows Active Directory ed utilizzo Single Logon Agent per allineamento. Sincronizzazione tra password Client Notes e password Web. L utente è messo in grado di utilizzare un unica utenza e password per accedere al proprio PC, alla rete aziendale, al client Lotus Notes ad all interfaccia Web inotes. L impostazione di regole di complessità e cambio password congruenti tra l ambiente AD e Notes semplifica la gestione ed agevola l esecuzione delle attività obbligatorie previste dalla normativa in tema di sicurezza. Applicazione in ambiente Lotus delle regole di gestione password in modo congruente con quelle stabilite per l ambiente Active Directory. Attivazione Single Logon Agent su client Notes e sincronizzazione tra password Notes e password Web Access. Tecniche per gestione ID e Password Recovery.

21 Allineamento Password tra Windows, Notes e inotes

22 2 2 Contenere l aumento della quantità di dati e svincolare le informazioni dalle mailbox personali. Attività SurfTech Obiettivo Limitare l occupazione di spazio delle caselle di posta senza costringere l utente ad archiviazioni manuali o a spostamento di dati dall ambiente protetto sul server al quello a rischio del proprio PC. Soluzione Nuove funzionalità DAOS e di compressione di Domino 8.5 Implementazione di policy di archiviazione centralizzata e senza necessità di intervento manuale degli utenti. Utilizzo di Quickr per evitare la trasmissione di allegati e la condivisione dei documenti al di fuori delle mailbox. Vantaggi Riducendo l occupazione degli archivi si elimina la necessità di espansione dello spazio disco primario pregiato, caratterizzato da elevate prestazioni e sicurezza, e si può invece espandere uno spazio disco più economico. Le attività di backup sugli archivi primari sono più rapide e le prestazioni del server Domino sono migliori. Le informazioni possono essere condivise in modo più organico, senza più essere confinate nelle singole mailbox. Implementazione funzione Domino Attachment and Object Service e delle feature di compressione dati introdotte con Domino 8.5. Definizione ed applicazione di di policy di archiviazione centralizzate. Implementazione di Lotus Quickr per creazione librerie documenti condivise.

23 Domino Attachment and Object Service Senza DAOS: gli allegati vengono copiati in ogni mailbox di mittente e destinatari Con DAOS: gli allegati vengono memorizzati una sola volta sul file system e poi referenziati con dei puntatori

24 2 4 Lotus Quickr: una Content Library personale per organizzare e condividere contenuti File sharing personale Integrata nell interfaccia Notes Salvare allegati in librerie private o condivise Inviare Link invece di allegati Plug-in nella Sidebar Incluso nel prezzo Aiuta a ridurre la dimensione della Mailbox, la duplicazione dei dati, i problemi di versionamento

25 2 5 Integrazione con altri sistemi IT Attività SurfTech Obiettivo Soluzione Vantaggi Armonizzare l ambiente Lotus Domino con tutta l infrastruttura IT in uso presso l Azienda affinché le altre applicazioni possano dialogare correttamente con il server Domino e viceversa. Lotus Domino utilizza Open Standard per la comunicazione verso e dall esterno, ed è supportato da tutti i principali produttori di software che richiedono interazione con un ambiente di messaggistica oppure forniscono servizi ad esso. La competenza e l esperienza di SurfTech in questo ambito consente di impostare correttamente l ambiente Domino e di fornire agli altri attori le specifiche da impostare per una corretta comunicazione. L adozione di un prodotto diffuso come Lotus Domino è garanzia di trovare supporto all integrazione da parte degli altri produttori di software. L aderenza a standard aperti permette di evitare problemi di compatibilità e lascia completa libertà per le scelte architetturali. Integrazione con Lotus Domino e Notes di ambienti eterogenei, tra cui ad esempio: - Fax Server - Prodotti Antispam e Antivirus - BlackBerry - Backup Software - Firewall - Strumenti di monitoraggio - Directory utenti Microsoft e non - Ambienti Virtuali e Terminal Server

26 Per informazioni contattare: