PEC: istruzioni per l uso

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1 PEC: istruzioni per l uso Dott.ssa Lucia Maffei Responsabile della Divisione Flussi Documentali e Informativi

2 Posta elettronica certificata - PEC Nasce per offrire una valida e più efficace alternativa alla Raccomandata con avviso di ricevimento Va evidenziato che la PEC non garantisce l autenticità di ciò che è stato spedito; per ottenere questa garanzia i documenti spediti devono essere sottoscritti con firma digitale o firma elettronica qualificata.

3 Posta elettronica certificata - PEC Non è detto che dia garanzie sull identità del mittente (uso di caselle di terze persone, mancata identificazione certa del mittente al momento del rilascio) Attesa per le regole tecniche richieste al punto c-bis, comma 1 dell art. 65 del CAD

4 Documenti inviati per fax o per via telematica da cittadini l invio di documenti sottoscritti con firma digitale, il cui certificato è rilasciato da un certificatore accreditato; l invio di copie delle istanze e delle dichiarazioni sottoscritte, accompagnate dalla copia del documento di identità (art 38 comma 3 del dpr 445 del 2000).

5 Documenti inviati per fax o per via telematica da cittadini Tutti i documenti di cui e' prevista la sottoscrizione in ambiente tradizionale, devono pervenire firmati digitalmente. I documenti informatici privi di firma digitale saranno considerati non sottoscritti. Per la redazione dei documenti devono essere utilizzati formati statici e non direttamente modificabili, privi di macroistruzioni o codici eseguibili, preferibilmente pdf e tiff, oppure non proprietari come odf, txt, xml.

6 Documenti inviati per fax o per via telematica da cittadini L utilizzo della propria casella di posta certificata (PEC) per l invio dei documenti da parte del cittadino, di per sé, non costituisce elemento di validità del documento, fino a quando non saranno definite le regole tecniche relative al rilascio di credenziali di accesso, come previsto dall art. 65 del D.lgs. 82/2005.

7 Documenti inviati per fax o per via telematica da cittadini I documenti inviati telematicamente devono essere protocollati. Della registrazione a protocollo di documenti inviati telematicamente viene data notifica tramite al RPA e ai destinatari per conoscenza. Non viene inviata nessuna copia cartacea. L Università degli Studi di Siena ha, al momento, una casella di posta certificata rettore@pec.unisipec.it Ogni Dipartimento, in quanto AOO, avrà una propria casella PEC istituzionale

8 Documenti trasmessi i per fax o via telematica tra pubbliche amministrazioni Sono valide le comunicazioni trasmesse se: sottoscritte con firma digitale e altro tipo di firma qualificata; sono dotate di segnatura di protocollo trasmesse attraverso caselle istituzionali di posta elettronica certificata (PEC). altri sistemi di accertamento della provenienza dovranno essere normati con relativo DPCM di regole tecniche non ancora emanato. L invio di un documento per fax è assimilato nella normativa all invio telematico e informatico.

9 Modalità semplificate di invio dei documenti all interno dell Ateneo Saranno considerati validi i documenti pervenuti anche: come copie per immagine di documenti analogici sottoscritti con firma autografa, provenienti da fax da indirizzi mail istituzionali o comunque rilasciati all interno del dominio unisi.it, di cui sia stata verificata l autenticità. Tali verifiche spettano al RPA che invia il documento per la protocollazione.

10 Flusso del documento in partenza La registrazione dei documenti in partenza è effettuata direttamente nell UOR dal RPA (o un collaboratore espressamente indicato), il quale ha anche la responsabilità delle operazioni di creazione e gestione del fascicolo relativo all affare o al procedimento amministrativo. I documenti vengono formati dal RPA, inviati al responsabile dell adozione dell atto e, dopo la firma, tornano alla UOR per la registrazione in partenza.

11 La posta elettronica certificata (PEC) integrata in Titulus Università degli Studi di Siena 28 giugno, 10 luglio, 20 settembre 2012 * *I contenuti di alcune slides derivano da documentazione prodotta da Kion

12 Cosa è la PEC La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un tipo di che consente di inviare e ricevere messaggi di testo ed allegati con lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento. Queste caratteristiche fanno della PEC uno strumento chiave per digitalizzare il lavoro delle amministrazioni pubbliche. La PEC funziona come sistema di scambio certificate sia per il mittente sia per il destinatario, in quanto certifica l effettiva spedizione e ricezione delle mail attraverso ricevute con valore legale (di accettazione, di consegna, di conferma, di annullamento e di avvenuta protocollazione). Le normative vigenti regolano la gestione della PEC negli ambiti delle amministrazioni, delle imprese, dei professionisti e dei cittadini. L indirizzo PEC viene richiesto ad enti certificatori accreditati (es.: Poste italiane, Infocert, Aruba ecc.)

13 Quadro normativo di riferimento Di seguito i principali riferimenti normativi sulla PEC: D.P.R. 11 febbraio 2005, n. 68: Regolamento recante disposizioni per l utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell articolo 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3 (G.U. del 28 aprile 2005, n. 97); D.M. 2 novembre 2005: Regole tecniche per la formazioni, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata (G.U. del 14 novembre 2005, n. 265); D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82: Codice dell amministrazione digitale, (G.U. del 16 maggio 2005, n. 93) e successive modifiche.

14 CAD (Decreto legislativo n ) Capo IV TRASMISSIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI Art.45 Valore giuridico della trasmissione Art I documenti trasmessi da chiunque ad una pubblica amministrazione con qualsiasi mezzo telematico o informatico[, ivi compreso il fax], idoneo ad accertarne la fonte di provenienza, soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale (1). 2. Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende spedito dal mittente se inviato al proprio gestore, e si intende consegnato al destinatario se reso disponibile all'indirizzo elettronico da questi dichiarato, nella casella di posta elettronica del destinatario messa a disposizione dal gestore. (1) Comma modificato dall'articolo 31, comma 1, del D.Lgs. 30 dicembre 2010, n. 235.

15 CAD (Decreto legislativo n ) TRASMISSIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI Art.47 Trasmissione dei documenti attraverso la posta elettronica tra le pubbliche amministrazioni Art Le comunicazioni di documenti tra le pubbliche amministrazioni avvengono [di norma] mediante l'utilizzo della posta elettronica o in cooperazione applicativa; esse sono valide ai fini del procedimento amministrativo una volta che ne sia verificata la provenienza (1). 2. Ai fini della verifica della provenienza le comunicazioni sono valide se: a) sono sottoscritte con firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata; b) ovvero sono dotate di segnatura di protocollo di cui all'articolo 55 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 (2); c) ovvero è comunque possibile accertarne altrimenti la provenienza, secondo quanto previsto dalla normativa vigente o dalle regole tecniche di cui all' articolo 71; d) ovvero trasmesse attraverso sistemi di posta elettronica certificata di cui al decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n Le pubbliche amministrazioni e gli altri soggetti di cui all'articolo 2, comma 2, provvedono ad istituire e pubblicare nell'indice PA almeno una casella di posta elettronica certificata per ciascun registro di protocollo. La pubbliche amministrazioni utilizzano per le comunicazioni tra l'amministrazione ed i propri dipendenti la posta elettronica o altri strumenti informatici di comunicazione nel rispetto delle norme in materia di protezione dei dati personali e previa informativa agli interessati in merito al grado di riservatezza degli strumenti utilizzati (3). (1) Comma modificato dall'articolo 32, comma 1, lettera a), del D.Lgs. 30 dicembre 2010, n (2) Lettera modificata dall'articolo 32, comma 1, lettera b), del D.Lgs. 30 dicembre 2010, n (3) Comma inizialmente modificato dall'articolo 19 del D.Lgs. 4 aprile 2006, n. 159 e successivamente sostituito dall'articolo 32, comma 1, lettera c), del D.Lgs. 30 dicembre 2010, n. 235.

16 CAD (Decreto legislativo n ) Art.65 Istanze e dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica 1. Le istanze e le dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica ai sensi dell'articolo 38, commi 1 e 3, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, sono valide: a) se sottoscritte mediante la firma digitale o la firma elettronica qualificata, il cui certificato e' rilasciato da un certificatore accreditato (1); b) ovvero, quando l'autore è identificato dal sistema informatico con l'uso della carta d'identità elettronica o della carta nazionale dei servizi, nei limiti di quanto stabilito da ciascuna amministrazione ai sensi della normativa vigente; c) ovvero quando l'autore è identificato dal sistema informatico con i diversi strumenti di cui all'articolo 64, comma 2, nei limiti di quanto stabilito da ciascuna amministrazione ai sensi della normativa vigente nonché quando le istanze e le dichiarazioni sono inviate con le modalità di cui all'articolo 38, comma 3, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 (2). c-bis) ovvero se trasmesse dall'autore mediante la propria casella di posta elettronica certificata purché le relative credenziali di accesso siano state rilasciate previa identificazione del titolare, anche per via telematica secondo modalità' definite con regole tecniche adottate ai sensi dell'articolo 71, e cio' sia attestato dal gestore del sistema nel messaggio o in un suo allegato. In tal caso, la trasmissione costituisce dichiarazione vincolante ai sensi dell'articolo 6, comma 1, secondo periodo. Sono fatte salve le disposizioni normative che prevedono l'uso di specifici sistemi di trasmissione telematica nel settore tributario (3); 1-bis. Con decreto del Ministro per la pubblica amministrazione e l'innovazione e del Ministro per la semplificazione normativa, su proposta dei Ministri competenti per materia, possono essere individuati i casi in cui e' richiesta la sottoscrizione mediante firma digitale (4). 2. Le istanze e le dichiarazioni inviate o compilate su sito secondo le modalità previste dal comma 1 sono equivalenti alle istanze e alle dichiarazioni sottoscritte con firma autografa apposta in presenza del dipendente addetto al procedimento; [resta salva la facoltà della pubblica amministrazione di stabilire i casi in cui è necessaria la sottoscrizione mediante la firma digitale] (5). [ 3. Dalla data di cui all'articolo 64, comma 3, non è più consentito l'invio di istanze e dichiarazioni con le modalità di cui al comma 1, lettera c).] (6) 4. Il comma 2 dell'articolo 38 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, è sostituito dal seguente: «2. Le istanze e le dichiarazioni inviate per via telematica sono valide se effettuate secondo quanto previsto dall'articolo 65 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82».

17 CAD (Decreto legislativo n ) (Protocollo informatico) (1). Art. 40-bis 1. Formano comunque oggetto di registrazione di protocollo ai sensi dell'articolo 53 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, le comunicazioni che pervengono o sono inviate dalle caselle di posta elettronica di cui agli articoli 47, commi 1 e 3, 54, comma 2-ter e 57-bis, comma 1, nonche' le istanze e le dichiarazioni di cui all'articolo 65 in conformità' alle regole tecniche di cui all'articolo 71. (1) Articolo inserito dall'articolo 27, comma 2, del D.Lgs. 30 dicembre 2010, n. 235.

18 I passaggi di un messaggio di PEC Nell immagine sottostante sono rappresentati i passaggi della circolazione di un messaggio di posta elettronica certificata.

19 La PEC in Titulus Le caselle di Posta Elettronica Certificata vengono configurate sull ACL di Titulus. È possibile configurare un unica PEC per AOO, quindi si procede con una PEC per l Amministrazione centrale ed una per ciascuna AOO dell amministrazione periferica (= dunque una per ciascun dipartimento). L integrazione della PEC in Titulus consente: la ricezione automatica delle mail pervenute all indirizzo PEC della AOO l invio dal medesimo indirizzo a caselle PEC esterne all AOO la gestione delle ricevute di invio e consegna

20 La PEC in Titulus La possibilità di ricevere e spedire messaggi di posta elettronica certificata tramite Titulus è attiva dal momento in cui viene configurata dall amministratore la casella di Pec della AOO.

21 La PEC in uscita La PEC in partenza ha una gestione decentrata: ogni utente protocolla e invia i propri documenti dalla casella di PEC della AOO di appartenenza. Questo fa sì che l utente protocollista non sia obbligato a conoscere login e pwd della casella PEC della propria AOO: è Titulus, infatti, ad autenticarsi direttamente al server mail.

22 Invio di un messaggio di PEC È possibile inviare documenti via PEC direttamente da Titulus: in fase di configurazione occorre associare una casella PEC all AOO dell utente che vuole utilizzare il servizio, nelle modalità viste nelle slide n. 8 e seguenti ( Inserimento di una casella di PEC ). La registrazione in partenza è possibile nel rispetto di due requisiti: 1) la struttura o la persona individuata come destinatario deve avere il campo certificata della scheda ACL valorizzato con il suo indirizzo PEC, come nell imm. sottostante: Se il dato non è presente, va aggiunto in anagrafica a cura dell ufficio protocollo. 2) il documento deve contenere almeno un file associato (Titulus impedisce con un alert la spedizione di messaggi PEC privi di allegati). Soddisfatte queste due condizioni, si può procedere alla registratura a protocollo della PEC in uscita.

23 Invio di un messaggio di PEC Per inviare un messaggio di PEC tramite Titulus, scegliere il tasto Protocollo in partenza nella pagina di apertura del programma. Inserito il destinatario cui si intende inviare il messaggio, il suo indirizzo di posta elettronica certificata, se presente nella scheda ACL della struttura o della persona destinataria*, comparirà in automatico a destra della parentesi quadra, come nell imm. sottostante: Se il dato certificata del destinatario non è presente nella scheda ACL del medesimo, una volta inserito il nome del destinatario, il campo di destra della parentesi quadra NON apparirà compilato con l indirizzo PEC, bensì vuoto. * N.B.: è possibile inviare un messaggio di posta elettronica certificata ANCHE alle persone esterne, compilando il campo certificata presente nella scheda ACL delle persone esterne dalla versione 3.11 di Titulus.

24 Invio di un messaggio di PEC Una volta compilati tutti i campi del documento in partenza, cliccare su Registra per la registratura a protocollo. Il documento si presenterà come sotto, provvisto di numero di protocollo: Per effettuare l invio del messaggio al destinatario cliccare sulla busta accanto al nome del ricevente in caso di destinatario unico (in blu nell imm.), oppure su Invio a tutti i destinatari PEC (in rosso nell imm.) in caso di destinatari PEC multipli. Successivamente dare l ok. Ad invio eseguito, comparirà il seguente messaggio:

25 Invio di un messaggio di PEC Dopo aver inviato il messaggio a tutti i destinatari PEC, il documento riporta: - il file segnatura.xml di conferma dell invio telematico, generato da Titulus - la ricevuta di accettazione - la ricevuta di consegna N.B.: l invio tramite Titulus non consente di scrivere del testo nel messaggio di PEC: si può utilizzare per un eventuale testo un ulteriore allegato (lettera di trasmissione).

26 Gestione delle ricevute standard I documenti ricevuti e inviati via PEC generano ulteriori file che attestano l avvenuta ricezione dei messaggi da parte degli attori coinvolti. Questi file, o ricevute standard, sono generati dai server di posta elettronica certificata e sono: Nome file Funzione Cosa è: Generato da: Accettazione Consegna Ricevuta attesta al mittente l avvenuta spedizione del messaggio attesta al mittente l avvenuta consegna del messaggio al destinatario attesta al destinatario la generazione della Consegna Mail al mittente o ricevuta sul documento Mail al mittente o ricevuta sul documento Mail al destinatario o allegato sul documento Server PEC del mittente Server PEC del destinatario Server PEC del destinatario

27 Gestione delle ricevute generate dai protocolli Alle ricevute standard viste nella precedente slide, si aggiungono altri messaggi scambiati tra sistemi di protocollo via PEC. Detti file trasportano al mittente o al destinatario metadati relativi alla registratura del protocollo, e vengono gestiti da Titulus all interno dei documenti negli spazi immediatamente sottostanti il mittente o il destinatario. La tabella sottostante li descrive: Nome file Funzione Presente nei documenti: Generato da: Invio telematico (segnatura.xml) Trasmette i dati della registratura in partenza Sistema di protocollo mittente Ricezione telematica (Segnatura.xml) Ricevuta di conferma protocollazione Ricevuta annullamento protocollazione Contiene i dati della registratura Contiene un file xml che conferma al mittente l avvenuta protocollazione del documento Contiene un file xml che conferma al mittente l avvenuto annullamento del documento in arrivo in partenza (ricezione di conferma protocoll.) in arrivo (invio di conferma protocollaz.) in partenza Sistema di protocollo mittente Sistema di protocollo destinatario Sistema di protocollo destinatario

28 SE DEVI INVIARE UNA PEC Conosci con esattezza l indirizzo PEC: controlla che esso sia riportato correttamente nell anagrafica del destinatario su Titulus Non conosci l indirizzo PEC: Aziende: Istituzioni pubbliche: Professionisti: i siti dei singoli ordini professionali provinciali Scuole: con il codice ministeriale interrogare alla pagina scuola in chiaro

29 Le fasi della PEC in uscita 1. Prepara il documento perfetto (quindi firmato) in formato.pdf 2. Immetti i dati di registrazione in partenza in Titulus 3. Controlla che nell anagrafica del destinatario/i compaia la PEC e sia corretta; 4. Controlla che se i destinatari sono più di uno abbiano tutti la PEC (in caso contrario o si cerca e si chiede all ufficio protocollo l inserimento o si fa una spedizione per raccomandata a/r) 5. Allega il/i file/s 6. Registra 7. Spedisci cliccando sulla busta che compare a fianco del destinatario.

30 La CEC PAC La CEC-PAC è un tipo particolare di posta elettronica certificata che consente al cittadino di comunicare esclusivamente con la pubblica amministrazione. Non può essere utilizzata per comunicazioni tra aziende o tra cittadini. Sconsigliamo l utilizzo della CEC-PAC, in quanto presenta una serie di limiti quali: 1.utilizza solo protocolli IMAP, non supportati da Titulus 2.comunica esclusivamente con altri indirizzi CEC-PAC o con indirizzi registrati all I.P.A., l indice della Pubblica Amministrazione. La mail ricevuta da CEC-PAC può essere considerata mail con firma elettronica; eventuali allegati presenti, invece, non sono di per sé documenti con firma elettronica, in quanto non firmati.

31 La conferma di protocollazione Quando il destinatario protocolla una bozza in arrivo, il mittente trova la conferma di avvenuta protocollazione sul proprio documento di PEC in uscita, come evidenziato in rosso nell immagine sottostante. Ciò avviene quando il mittente ha inviato il messaggio da Titulus o da altro sistema di protocollo.

32 Cancellazione della bozza Se il destinatario della bozza in arrivo cancella la bozza, riceve da Titulus il seguente messaggio di invio al mittente della notifica di annullamento di registratura a protocollo: e il mittente del messaggio, se ha inviato da Titulus o da altro sistema di protocollo, trova la notifica di cancellazione sul proprio documento di PEC in uscita, come evidenziato in rosso nell immagine sottostante:

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34 Ricezione di un messaggio di PEC L arrivo di un messaggio di PEC genera una bozza nella vaschetta del destinatario bozze, evidenziata in rosso. Tale bozza si somma a quelle eventualmente già presenti, conteggiate a fianco:

35 Ricezione di un messaggio di PEC Cliccando sulla vaschetta delle Bozze, viene restituito l elenco di tutte le bozze in carico alla persona, fra le quali ricercare il messaggio di PEC in arrivo che si intende aprire. La ricerca può essere eseguita individuando la PEC di interesse tramite le colonne Soggetto o Oggetto (in rosso nell imm.). Cliccando sull icona a sinistra (cerchio verde della figura sottostante), l utente apre la bozza:

36 Apertura di una bozza di PEC in arrivo Il documento ricevuto è una bozza in arrivo con alcuni campi compilati. Se il documento è stato inviato da un sistema di protocollo (Titulus o altro), la bozza si presenta come nell immagine sottostante: Mittente: viene compilato con il mittente della PEC recuperato dal file segnatura.xml. Dati doc.: i dati doc (in verde nell imm.) sono il numero protocollo mittente e la data di invio, che Titulus riporta se al messaggio di PEC è associato il file segnatura.xml (in rosso nell imm.), rispondente alle specifiche CNIPA, ora Digit\PA. Il file segnatura.xml è un file di accompagnamento della PEC ed è generato da sistemi di protocollo associati a casella di PEC.

37 Ricezione di un messaggio di PEC Oggetto: viene compilato con lo stesso Oggetto della PEC. Sezione Responsabilità UOR e RPA: vengono compilati in automatico con il nome dell ufficio e della persona definiti in fase di configurazione della PEC. Al momento della protocollazione il destinatario bozze individua l ufficio e la persona che saranno assegnatari del documento e smista in tal modo il documento. Documenti informatici: la sezione viene compilata con tutti i file allegati al messaggio PEC. Il testo del messaggio vero e proprio è presente solo se non risulta vuoto: se il messaggio PEC è un mero vettore di file privo di testo, non viene riportato nella sezione Documenti informatici.

38 Ricezione di un messaggio di PEC Se il mittente è una persona o un ente esterno che invia il messaggio da un client di posta e non da un sistema di protocollo, la bozza si presenta come nell immagine sottostante: Mittente: viene riportato il nome del mittente della PEC preceduto dal suffisso Per conto di: (in verde nell imm.) I messaggi inviati da un client di posta, diversamente da quelli inviati da un sistema di protocollo NON sono accompagnati dal file segnatura.xml. Se il messaggio PEC contiene del testo, questo viene inserito tra gli allegati con il nome di testo (in verde nell imm.).

39 La gestione della bozza Queste le operazioni di gestione della bozza consentite da Titulus una volta aperta la bozza stessa: tasto Cancella: l utente può decidere di cancellare la bozza. La cancellazione è consigliata solo in caso di spam, che non può essere ricevuto quando si utilizza una casella PEC chiusa, cioè abilitata a ricevere solo da altre PEC. tasto Non protocollato: l utente può decidere di registrare il documento senza registrarlo a protocollo, cioè di trasformarlo in un documento non protocollato.

40 La gestione della bozza tasto Protocolla: cliccando su Protocolla si effettua la registratura a protocollo della bozza, che diventa così un documento protocollato a tutti gli effetti e cessa di essere una bozza. Smistamento tasti Nuovo RPA e Nuovo cc: : è possibile cambiare l RPA attraverso la funzione Nuovo RPA (in verde), nonché inserire persone in cc ed in cds. Una volta eseguita l assegnazione e la registratura a protocollo, Titulus tratta il record come qualsiasi altro record di registrazione. tasto Modifica: vedi slide successiva

41 La gestione della bozza: Modifica tasto Modifica: cliccando su Modifica si accede alla maschera sopra riportata. La bozza ricevuta è qui modificabile in tutti i campi, ad eccezione di Data doc. e Prot. mittente in caso di ricezione da altro sistema di protocollo. L operatore decide se e come integrare e modificare la bozza (es: classificazione, oggetto, ecc ). In seguito può decidere di protocollarla, di trasformarla in un documento non protocollato o di cancellarla. Nota bene: in modifica, cliccando sul tasto Registra (in verde nell imm.) si salvano le modifiche, ma non si passa alla protocollazione, si resta bensì in bozza. Per registrare a protocollo, cliccare direttamente Protocolla (in rosso nell imm.).