Regione Autonoma della Sardegna Presidenza

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1 Presidenza Servizio Elettorale Prot. N. 234/SER Cagliari 29 maggio 2004 Risposta al foglio N. del Allegati N. Oggetto: Elezioni per il rinnovo del XIII Consiglio Regionale della Sardegna e per l elezione del Presidente della Regione Criteri di rendicontazione delle spese sostenute dai Comuni per l effettuazione delle consultazioni referendarie e indicazione circa le modalità di svolgimento delle stesse Comunicazione trasmessa solo via fax SOSTITUISCE L ORIGINALE Ai sensi dell art. 6, comma 2, L. 412/1991 Numero pagine trasmesse: 8 Ai Signori Sindaci Ai Responsabili degli Uffici Elettorali dei Comuni della Sardegna LORO SEDI e, p.c. Ai Dirigenti dei Servizi Elettorali delle Prefetture di: - CAGLIARI - SASSARI - NUORO - ORISTANO Ai fini dello svolgimento delle elezioni del XIII Consiglio regionale e del Presidente della Regione, che si terranno in data giugno 2004, si chiariscono, con la presente circolare, i criteri di rendicontazione inerenti le spese delle medesime elezioni. Criterio di riparto in caso di contemporaneo svolgimento con le elezioni del Parlamento europeo e del Consiglio comunale Preliminarmente si chiarisce il criterio di riparto delle spese che verrà operato nel caso di contemporaneo svolgimento delle elezioni regionali con quelle del Parlamento europeo e del Consiglio comunale.

2 2 In base all articolo 2, comma 5, del D.L. 21 maggio 1994, n. 300, il riparto è determinato, in base ad un criterio generale e secondo le specificazioni indicate di seguito per le differenti tipologie di spesa. Il criterio generale è il seguente: - Nel caso di abbinamento della elezione del Consiglio regionale con quelle del Parlamento europeo: ½ a carico dello Stato, ½ a carico della Regione. - Nel caso di abbinamento della elezione del Consiglio regionale con quelle del Parlamento europeo e quelle del Consiglio comunale: 1 / 3 a carico dello Stato, 1 / 3 carico della Regione, 1 / 3 a carico del Comune. Le tipologie di spesa interessate sono le seguenti, che verranno rimborsate in base alla documentazione giustificativa presentata dal Comune: 1) Spese postali per la spedizione dei plichi contenenti gli atti relativi alla revisione dinamica straordinaria delle liste elettorali; 2) Spese telegrafiche; 3) Spese per gli onorari ai componenti dei seggi In base al disposto dell art. 6, comma 1, lettera i), della legge 8 aprile 2004, n. 90 che richiama l applicazione dell art. 1, commi 1, 2 e 3 della legge 13 marzo 1980, n. 70, gli onorari da corrispondere sono, complessivamente, i seguenti: Seggi ordinari e speciali Elezione Consiglio Regionale e Parlamento Europeo Elezione Consiglio Regionale, Parlamento Europeo e Consiglio comunale Presidente 187,00 224,00 Scrutatore e segretario 145,00 170,00 4) Spese per il lavoro straordinario reso dai dipendenti, per l allestimento dei seggi, nonché tutte le altre spese derivanti da adempimenti comuni anticipate dagli enti; I Comuni devono presentare entro il termine di quattro mesi dalla data delle consultazioni, a pena di decadenza dal diritto di rimborso, il rendiconto delle spese ai fini del riparto che verrà operato secondo i criteri previamente indicati. Sono invece a totale carico dello Stato le spese seguenti, ai sensi dell articolo 17, comma 3 della L. 23 aprile 1976, n. 136, e per tali non saranno rimborsate dall Amministrazione regionale:

3 3 - Spese per la spedizione delle tessere elettorali agli elettori residenti fuori del comune. - Spese per la spedizione delle cartoline avviso agli elettori residenti all'estero. Criteri di rendicontazione Esaminato il criterio preliminare di riparto delle spese, determinato dalla concomitanza delle differenti consultazioni elettorali è possibile analizzare gli specifici criteri di rendicontazione applicabili all elezione del XIII Consiglio Regionale e del Presidente della Regione. Si ricorda che, ai sensi del combinato disposto dell art. 21, comma 1, della L. 17 febbraio 1968, n. 108 con l art. 71, ultimo comma della L.R. 6 marzo 1979, n. 7, le spese inerenti l attuazione delle elezioni del Consiglio regionale sono a carico dell Amministrazione regionale, che provvederà a rimborsare le spese anticipate dai Comuni sulla base dei rendiconti presentati presso il Servizio Elettorale. Al fine di agevolare l espletamento dei servizi relativi alla elezione del Consiglio regionale e del Presidente della Regione in parola, e per garantire il regolare pagamento delle spese, si invitano tutti i Comuni ad attenersi ai criteri e alle modalità di rendicontazione definiti dalla presente circolare, utilizzando altresì per i dati e per la documentazione da trasmettere i modelli allegati alla presente circolare (Allegati: A, B, C, D, E, F, G, H). Si richiama, inoltre, l art. 55, comma 8 della legge finanziaria n. 449/1997, che impegna le Amministrazioni competenti alla organizzazione e allo svolgimento delle consultazioni elettorali sono tenute a razionalizzare i servizi al fine di realizzare il contenimento delle spese. Si definiscono di seguito gli specifici criteri e le modalità operative di rendicontazione per le differenti tipologie di spesa: 1) Competenze da corrispondere ai componenti dei seggi elettorali Ai sensi dell art. 20 del D.P.R. 16 maggio 1960, n. 570, il seggio elettorale è composto da un presidente, da quattro scrutatori e da un segretario. I compensi relativi ai componenti sono stati già indicati in precedenza, nella prima parte della presente circolare. 2) Spese per la retribuzione di prestazioni straordinarie Per quanto riguarda le spese relative al rimborso dei compensi per lavoro straordinario, si tenga prima di tutto conto di quanto previsto nella prima parte della presente circolare. Il periodo che si deve prendere in considerazione è compreso, ai sensi dell art. 15, del D.L. 18 gennaio 1993, n. 8, tra la data di pubblicazione del decreto di convocazione dei comizi elettorali e il trentesimo giorno successivo al giorno delle consultazioni, vale a dire tra il 29 aprile 2004 e il 13 luglio 2004.

4 4 Questo criterio vale a parziale rettifica di quanto disposto con nota n. 26/SER del 16 aprile 2004, con la quale si era anticipato il periodo al 21 aprile La rettifica trova la sua giustificazione nel fatto che tali spese, durante il periodo che va dal 21 aprile al 28 aprile 2004 verranno intermente coperte dallo Stato, come espresso nella Circolare del Ministero dell Interno F.L. n. 10/2004 del 3 maggio Ai sensi del comma 2 dell art. 15 del predetto D.L. 8/1993 è necessaria la preventiva autorizzazione sia per il personale stabilmente assegnato, sia per quello assegnato provvisoriamente, con precisazione dei nominativi del personale, il numero delle ore di straordinario da effettuare e le funzioni da assolvere. La mancanza della preventiva autorizzazione inibisce il pagamento dei compensi per il periodo pregresso. Il limite medio del lavoro straordinario è pari a 50 ore mensili per persona, sino ad un massimo individuale di 70 ore mensili. Il limite medio trova applicazione nei soli Comuni con più di 5 dipendenti, cosicché negli altri Comuni con meno di 5 dipendenti vale il solo limite delle 70 ore mensili individuali. Il limite ricordato vale anche quando è prevista la contestualità delle consultazioni. Per le specificazioni ulteriori si rinvia alle disposizioni del vigente contratto collettivo nazionale di lavoro, relativo al comparto degli enti locali. In particolare, per quanto riguarda la concessione di buoni pasto, tali spese saranno rimborsate per le sole giornate di lavoro straordinario effettuate e nei limiti previsti dal vigente contratto di lavoro, solamente per le Amministrazioni che hanno già attivato questo servizio. 3) Spese relative agli stampati non forniti dall Amministrazione regionale Possono essere rimborsate le spese relative agli stampati o ad eventuali prodotti software sostitutivi, solo ove siano strettamente indispensabili per le necessità del servizio elettorale, con esclusione, in ogni caso, degli stampati di sporadico uso e di scarso contenuto. 4) Spese per il trasporto di materiale elettorale e dell arredamento delle singole sezioni elettorali. Il rimborso attiene alle spese relative al trasporto del materiale elettorale e degli arredi delle singole sezioni elettorali dai locali di deposito ai seggi e viceversa, ivi compreso il montaggio e lo smontaggio delle cabine. Non sono ammissibili le spese per l affitto dei locali di proprietà comunale e per eventuale acquisto di cabine ed altri beni mobili.

5 5 5) Spese telefoniche Sono ammissibili le spese per i collegamenti telefonici straordinari, a condizione che siano strettamente correlate alle effettive necessità del Servizio. 6) Spese per la propaganda elettorale Il rimborso attiene alle spese per l acquisto di materiale di consumo vario occorrente per l installazione dei tabelloni per la propaganda elettorale. Nel caso di richieste di rimborso per l acquisto di nuovi tabelloni per la propaganda elettorale, occorrerà motivare specificamente detti acquisti. Il rimborso sarà comunque limitato al 10% della relativa spesa, posto che detti tabelloni potranno essere utilizzati anche per altre consultazioni nazionali e locali future. 7) Spese per l acquisto di materiale vario per l allestimento dei seggi Il rimborso attiene all acquisto di materiale di consumo vario, strettamente occorrente per l allestimento dei seggi. Si specifica che, al riguardo, sarà fornita da questa Amministrazione la cancelleria per gli Uffici elettorali di sezione. Si esclude il rimborso di spese relative a lenzuola, cuscini, coperte ed effetti similari, salvo il noleggio e il lavaggio, escluso in ogni caso l acquisto. 8) Spese per l assunzione di personale a tempo determinato La stipulazione di contratti individuali per assunzioni a tempo determinato può essere effettuata ai sensi dell art. 7, comma 1, lettera e) del C.C.N.L. del (per il periodo strettamente necessario, motivata da documentate esigenze connesse con la consultazione elettorale, ma non superabile attraverso l utilizzo del personale comunale, in servizio straordinario) fermo restando che il rimborso della spesa è limitato al periodo elettorale precedentemente indicato. È vietata l assunzione di personale con contratto di prestazione professionale. Non sono rimborsate le spese relative alle assunzioni a tempo determinato effettuate tramite le Agenzie di lavoro interinale. 9) Spese per il personale amministrativo, tecnico ed ausiliario (A.T.A.)

6 6 I compensi da corrispondere al predetto personale saranno liquidati direttamente dai Comuni ed il relativo rimborso verrà erogato dall Amministrazione regionale unitamente a quelle delle altre spese che gli enti locali dovranno sostenere per l organizzazione tecnica delle consultazioni elettorali. Tale compenso dovrà essere calcolato moltiplicando il numero delle ore di collaborazione allo svolgimento di attività e mansioni inerenti le operazioni elettorali per la tariffa oraria di lavoro straordinario al netto delle ritenute previdenziali a carico del dipendente. Sull importo ottenuto i Comuni dovranno applicare la ritenuta d acconto e l importo regionale sulle attività produttive (IRAP) che saranno anch esse oggetto di rimborso da parte della Regione. 10) Spese per altre necessità Questa voce attiene alle spese non previste nella casistica precedente a condizione che riguardino oneri effettivamente sostenuti per specifici adempimenti organizzativi affidati ai Comuni, in misura riconosciuta congrua dai propri organi nel rispetto delle norme legislative e regolamentari vigenti nelle singole materie e per i quali sia stata dimostrata, con formale documentazione, l oggettiva necessità per l organizzazione e lo svolgimento della consultazione elettorale, ivi comprese ogni onere connesso all utilizzo di locali da adibire a seggio elettorale. I Comuni potranno richiedere alla competente Autorità scolastica di utilizzare il personale ausiliario scolastico, rimborsando direttamente alla medesima Autorità scolastica, le relative spese; tali spese saranno rimborsate dalla Regione in sede di rendicontazione. Modalità di rendicontazione La rendicontazione effettuata tramite i modelli allegati alla presente circolare sarà formata da un prospetto riassuntivo generale delle spese da rimborsare, nonché da un prospetto riassuntivo generale delle spese da rimborsare nonché da prospetti dedicati a ciascuna specifica tipologia di spesa, contenenti gli indispensabili dati qualitativi e quantitativi, a dimostrazione degli oneri sostenuti. La rendicontazione dovrà essere presentata alla Regione entro 4 mesi dalla data di effettuazione delle consultazioni elettorali (13 ottobre 2004). Tale termine è perentorio, il suo mancato rispetto comporta la decadenza del diritto al rimborso.

7 7 Dichiarazione relativa alla rendicontazione I prospetti dimostrativi che saranno presentati alla Regione per il rimborso, devono essere compilati secondo i modelli allegati alla presente circolare, ed essere inviati alla Regione Autonoma della Sardegna Servizio Elettorale- Viale Trento n. 69, 09123, Cagliari. I prospetti in questione devono essere corredati da: a) la certificazione da parte del responsabile dell Ufficio elettorale comunale circa la congruità di tutte le spese presentate per il rimborso e la loro pertinenza agli adempimenti finalizzati allo svolgimento delle consultazioni elettorali; b) La certificazione dell Ufficio di ragioneria comunale circa il fatto che: - le spese sono annotate nelle scritture contabili del Comune; - le spese sono state effettuate nel rispetto della normativa concernente la stipulazione dei contratti da parte dei Comuni; - Non sussistono altri titoli di spesa per i quali sarà successivamente chiesto il rimborso. c) copia conformizzata delle determinazioni di autorizzazione al lavoro straordinario; d) copia conformizzata dell eventuale provvedimento di assunzione di personale a tempo determinato; e) copia conformizzata dei giustificativi di spesa relativi alle singole voci per le quali si chiede il rimborso ed in particolare: I. atti di liquidazione delle spese e, per quanto riguarda il lavoro straordinario, anche delle determinazioni di autorizzazione, ai sensi dell art. 15 del decreto legge n. 8 del 1993, convertito dalla legge 19 marzo 1993, n. 68; II. mandati di pagamento, con le quietanze dei percipienti. Per i soli Comuni muniti di impianti meccanografici che pagano lo straordinario mensile insieme allo stipendio, è ammessa l esibizione di copia conforme dei mandati stessi, degli atti di liquidazione del solo straordinario elettorale e di dichiarazione formale, nella quale si attesti sotto la propria responsabilità che nel mandato globale esibito in copia sono comprese tutte le partite indicate analiticamente nel provvedimento di liquidazione. Per i soli Comuni capoluogo di Provincia, attesa la rilevante mole della documentazione relativa al lavoro straordinario è consentito di esibire, in luogo delle copie dei mandati, apposita dichiarazione attestante gli estremi completi dei singoli mandati, e l avvenuta estinzione dei titoli. Gli atti dovranno essere conservati da codesti Comuni fino alla scadenza dei termini relativi alla responsabilità amministrativa sulle liquidazioni e sui pagamenti;

8 8 III. fatture analitiche concernenti forniture e trasporti vari o stampa di manifesti non forniti direttamente dalla Regione, etc.. Tali fatture, redatte su carta intestata delle ditte, complete di codice fiscale, e regolari agli effetti dell I.V.A. e dell imposta di bollo sulla quietanza, dovranno riportare il visto di liquidazione del responsabile del servizio, il visto per la presa in carico, o per la regolarità della fornitura ove occorra e gli estremi dei relativi mandati di pagamento; IV. prospetti di liquidazione delle competenze corrisposte ai componenti dei seggi elettorali e relative documentate tabelle per i trattamenti di missione. I documenti di cui alle lettere c), d) ed e) dovranno essere trasmessi in duplice copia conformizzata. Gli originali dei giustificativi di spesa dovranno essere conservati dai Comuni per un quinquennio a partire dalla data di riscossione del relativo rimborso, a disposizione dell Amministrazione regionale che si riserva la facoltà di effettuate controlli anche a campione. Ulteriori informazioni di carattere operativo, per quanto riguarda gli aspetti organizzativi delle consultazioni elettorali, saranno tempestivamente comunicate a cura di questa Presidenza. Si ringrazia per la collaborazione e si resta a disposizione per ogni chiarimento al riguardo. IL DIRETTORE GENERALE Avv. Gianfranco Duranti