MILLENIUM SISTEMA AMBIENTE srl. Via Tiberina 98/N Deruta - PG. Codice Etico

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1 MILLENIUM SISTEMA AMBIENTE srl Via Tiberina 98/N Deruta - PG Codice Etico

2 Millenium Sistema Ambiente Srl Codice Etico Introduzione Il presente codice etico rappresenta l enunciazione dei valori aziendali, nonché dei diritti, dei doveri e delle Responsabilità di Millenium Sistema Ambiente Srl, (di seguito anche Società o Millenium srl ) rispetto a tutti i soggetti con cui entra in contatto per il conseguimento del proprio oggetto sociale. Delinea le norme di condotta che devono orientare i comportamenti e le attività di coloro che operano nell ambito della società, siano essi amministratori, dirigenti, dipendenti, revisori contabili o anche semplici consulenti esterni. Convincimento della Millenium srl è che l etica nella conduzione degli affari sia la condizione necessaria per il successo dell impresa. La società opera in un settore complesso e competitivo, regolato da continue modifiche legislative, in questo ambito si colloca il richiamo, fortemente voluto dalla società, all etica come mezzo per l orientamento di tutti coloro che operano nella società. Il Codice Etico si inserisce, dunque, in un quadro di trasparenza amministrativa e di nuova compliance aziendale che porterà all attuazione delle previsioni del decreto legislativo 231/01. Al riguardo si rinvia al Modello Organizzativo atto a prevenire la violazione dei principi di legalità, trasparenza, correttezza e lealtà da parte dei soggetti in posizione apicale, dei propri dipendenti, dei propri collaboratori nell ambito delle ipotesi di reati presupposti individuati dal decreto legislativo 231/01 e successive modifiche. Millenium Sistema Ambiente srl Codice Etico pagina 2 di 15

3 La Millenium Srl si impegna a portare a conoscenza il Codice Etico a tutti i soggetti sia interni che esterni alla società mediante i comuni canali di comunicazione, impegnandosi altresì affinché i contenuti del Codice Etico trovino nella attività aziendale completa e fattiva applicazione. 1 Ambito di Applicazione Il Codice Etico è vincolante, senza alcuna eccezione, per tutti gli esponenti aziendali (amministratori, personale dipendente, ecc.), e per tutti i collaboratori esterni (consulenti, revisori, ecc.) di Millenium Srl, che costituiscono, quindi, i destinatari del presente Codice Etico. Una condotta in linea con i principi contenuti nel Codice Etico viene richiesta anche ai fornitori, ai partner d affari, nonché a tutti coloro che, direttamente o indirettamente, intrattengono rapporti di qualsiasi genere con Millenium Srl. La Società si impegna ad una corretta conoscenza e diffusione del presente Codice, alla corretta interpretazione dei suoi contenuti ed alla predisposizione di strumenti che né favoriscano l applicazione, nonché a mettere in atto le necessarie misure al fine di svolgere attività di verifica e monitoraggio dell applicazione del codice stesso. Per tutte questa attività il consiglio di amministrazione conferisce mandato al nominando Organismo di Vigilanza ai sensi del D.Lgs 231/01 con il compito, tra l altro, di vigilare sull applicazione del Codice. Il presente codice è approvato dal consiglio di amministrazione ed ogni modifica, variazione ed integrazione deve essere approvata dal medesimo organo e diffusa tempestivamente a tutti i destinatari. 2 Legalità e correttezza La Millenium Srl opera nel pieno rispetto delle leggi vigenti, dell etica professionale e dei regolamenti interni. Il raggiungimento degli interessi Millenium Sistema Ambiente srl Codice Etico pagina 3 di 15

4 sociali non può in nessun caso giustificare un condotta contraria ai principi di onestà, legalità e correttezza. La società si impegna ad adottare le misure più utili ed opportune affinché il vincolo del rispetto della legislazione e di tutte le norme vigenti, sia fatto proprio e praticato da tutti i destinatari del Codice 3 Trasparenza delle informazioni È impegno della società informare in modo chiaro e trasparente tutti gli interlocutori circa la propria situazione ed il proprio andamento. La società assicura una corretta informazione a tutti i soci, agli organi in ordine agli atti significativi concernenti la gestione societaria, contabile ed amministrativa della società. Assicura, inoltre, l adozione di procedure atte a garantire la riservatezza delle informazioni in proprio possesso, l osservanza della normativa in materia dei dati personali e si astiene dal ricercare dati personali attraverso metodi scorretti e/o illegali. Ai destinatari del Codice è fatto divieto di utilizzare informazioni riservate per scopi non connessi all esercizio della propria attività professionale. 4 La persona La Millenium Srl assicura il rispetto dell integrità fisica e culturale della persona e che le condizioni di lavoro al proprio interno siano rispettose della dignità personale e si svolgano in ambienti sicuri. La Società si impegna ad adottare con i propri dipendenti e propri collaboratori i contratti di lavoro secondo la legislazione vigente. La Millenium non tollererà richieste o minacce volte ad indurre le persone ad agire contro la legge o contro il Codice Etico, o ad adottare comportamenti lesivi delle convinzioni morali e personali di ciascuno. Millenium Sistema Ambiente srl Codice Etico pagina 4 di 15

5 La società si impegna ad evitare ogni discriminazione, in base all età, al sesso, alla sessualità, alla stato di salute, alla razza, alla nazionalità, alle opinioni politiche ed alle credenze religiose in tutte le decisioni che influiscono sulle relazioni con i propri interlocutori. 5 Tutela della Concorrenza La Millenium Srl intende tutelare il valore della concorrenza leale astenendosi da comportamenti atti a favorire la conclusione di affari a proprio vantaggio in violazione delle leggi e dei regolamenti vigenti, riconoscendo, dunque, che la concorrenza leale e corretta costituisce elemento fondamentale per lo sviluppo dell impresa e del libero mercato. 6 Norme di Comportamento. Obbiettivo della Millenium Srl è la valorizzazione e il potenziamento dell investimento dei soci, mediante il rafforzamento costante nel mercato dell Umbria e dell Italia centrale in genere, si impegna, dunque, a creare le condizioni affinché la partecipazione dei soci alle decisioni di propria competenza, secondo legge e statuto sociale, sia il più possibile diffusa e consapevole. 7 Rapporti con organi di informazione La società si impegna a comunicare all esterno informazioni sempre veritiere e trasparenti, ribadendo che le informazioni riservate sono gestite con adeguata procedura interna. Nella consapevolezza che le attività e i risultati di impresa sono sempre legati ad una condotta di business responsabile, le eventuali promozioni pubblicitarie della società dovranno rispettare sempre i principi etici e professionali del contesto sociale di riferimento. 8 Clienti Millenium Sistema Ambiente srl Codice Etico pagina 5 di 15

6 I clienti costituiscono l asset principale della Società che persegue la propria missione attraverso l offerta di servizi e qualità, a condizioni sempre competitive e nel rispetto delle norme poste a tutela della concorrenze e della lealtà Lo stile consolidato della Millenium nei confronti dei clienti è improntato alla disponibilità, al rispetto nell ottica di rapporto di massima professionalità e competenza. A tal fine si raccomanda ai dipendenti ed ai collaboratori della società di: - fornire con cortesia, efficienza e tempestività, nei limiti e nel rispetto del contratto, servizi di alta qualità secondo le necessità del cliente, - fornire, ove necessario nelle forme e nei modi propri della politica aziendale della Millenium, accurate ed esaurienti informazioni circa i prodotti e i servizi offerti, al fine di rendere consapevole ed informata la decisione del cliente, - attenersi al principio di lealtà e verità nelle informazioni pubblicitarie o di altro genere. 9 Fornitori Le relazioni con i fornitori sono improntate alla ricerca del massimo vantaggio competitivo, secondo il principio della lealtà e della imparzialità. La selezione dei fornitori, la determinazione delle condizioni di acquisto sono basate su una valutazione obbiettiva della qualità, del prezzo e della capacità di fornire beni e servizi di livello adeguato all immagine della Millenium srl. Per la Società i requisiti per la selezione dei fornitori sono: - la professionalità e l esperienza, - la disponibilità, opportunamente documentate, di mezzi anche finanziari, strutture organizzative, capacita e risorse progettuali, ecc. - l esistenza di sistema di qualità, sicurezza e ambiente, Millenium Sistema Ambiente srl Codice Etico pagina 6 di 15

7 - l esistenza di un Codice Etico o la condivisione del Codice della Millenium srl. 10 Beni e servizi Nei rapporti di appalto, di approvvigionamento e in genere di fornitura di beni e servizi è fatto obbligo ai dipendenti e ai collaboratori di Millenium srl di: - adottare, nella selezione del fornitore, i criteri di valutazione previsti delle procedure esistenti, applicate in modo oggettivo e trasparente, - non precludere ad alcuno, in possesso dei requisiti richiesti, la possibilità di competere alla stipula di contratti, adottando nella scelta dei candidati criteri oggettivi e documentabili, - assicurare ad ogni gara una concorrenza sufficiente, compatibile con l oggetto e la natura del contratto, - osservare le condizioni contrattualmente previste, - informare tutti i fornitori dell esistenza del Codice Etico. Per la garanzia della massima trasparenza ed efficienza del processo di acquisto, la Millenium srl si impegna ad una adeguata rintracciabilità delle scelte adottate e alla conservazione delle informazioni e dei documenti ufficiali di gare e contratti per i periodi stabiliti dalle normative vigenti. 11 Rapporti contrattuali La Millenium Srl si impegna a richiedere ai propri fornitori ed ai propri collaboratori esterni il rispetto dei principi comportamentali corrispondenti ai propri, ritenendo tale aspetto di fondamentale importanza per la nascita o Millenium Sistema Ambiente srl Codice Etico pagina 7 di 15

8 la continuazione di un rapporto d affari. A tal fine ogni collaboratore, dipendente, partner commerciale e d affari è edotto dell esistenza del Codice Etico e dei relativi impegni. 12 Pubblica amministrazione I rapporti con la pubblica amministrazione sono sempre improntati ai principi di lealtà, trasparenza e collaborazione, viene, dunque, rifiutato qualsiasi comportamento idoneo a pregiudicare i principi del Codice Etico. L assunzione di impegni con la pubblica amministrazione e le istituzioni pubbliche in generale è riservata ai dirigenti preposti e autorizzati. La Millenium Srl ricusa ogni comportamento che possa essere interpretato come promessa o offerta di pagamenti, beni o altre utilità al fine di promuovere o favorire i propri interessi e trarne vantaggio. È impegno della società evitare qualsiasi forma di regalo a funzionari pubblici o incaricati di pubblici servizi, di ogni tipo, o ai loro diretti familiari anche attraverso interposta persona, tali da poter influenzare l indipendenza di giudizio, o indurre ad assicurare un qualsiasi vantaggio per la società. Tale principio non ammette deroghe neanche, in ipotesi di relazioni con soggetti provenienti o collegati a paesi esteri ove offrire doni ai partners commerciali è considerata consuetudine. Omaggi e regalie sono consentite solo se di modesta entità e, comunque, se non possono essere in alcun modo valutati come strumento per ricevere favori illegittimi e sempre nel rispetto delle procedure interne informando, se del caso, preventivamente l ODV. Qualsiasi dipendente/collaboratore che riceve direttamente o indirettamente proposte di benefici economici da parte di pubblici funzionari, incaricati di Millenium Sistema Ambiente srl Codice Etico pagina 8 di 15

9 pubblico servizio o di dipendenti/dirigenti della pubblica amministrazione o di altre pubbliche amministrazioni deve immediatamente informare l ODV e il dirigente di riferimento, in caso di amministratore il consiglio. La società si impegna a non erogare contributi, diretti o indiretti e sotto qualsiasi forma ai partiti, movimenti, comitati e organizzazioni politiche e sindacali, ai loro rappresentanti nelle istituzioni e ai canditati a tutti i livelli, tranne quelli dovuti in base alle normative specifiche. Contemporaneamente la società si impegna a sostenere le iniziative finalizzate al sociale coerenti con la propria mission, promosse da associazioni ed enti non-profit. 13 Lealtà La Millenium Srl si impegna a fare in modo che tutti i dipendenti/collaboratori agiscano lealmente al fine di rispettare gli obblighi assunti da contratto di lavoro e da quanto previsto dal presente Codice, assicurando le prestazioni che sono loro richieste e rispettando tutti gli impegni assunti 14 Selezione del personale La valutazione del personale da assumere è effettuata in base alla corrispondenza dei profili dei candidati con le esigenze concrete e specifiche, sempre nel rispetto dei principi di imparzialità, lealtà e delle pari opportunità di tutti i soggetti interessati. La società si impegna, al momento in cui inizia la collaborazione con il dipendente / collaboratore, ad informare in merito alla caratteristiche delle mansioni, delle funzioni, agli elementi normativi e retributivi ed alle normative inerenti la gestione dei rischi connessi alla salute delle persona. Si impegna, inoltre, ad assumere tutto il personale con adeguato contratto di lavoro nel rispetto degli obblighi di legge. Millenium Sistema Ambiente srl Codice Etico pagina 9 di 15

10 La società proibisce con forza ogni forma di discriminazione nei confronti delle persone. Tutte le decisioni prese nell ambito della gestione delle risorse umane e dello sviluppo delle stesse sono assunte sempre su considerazioni di profili di merito e/o corrispondenza tra profili attesi e profili posseduti. Nei rapporti gerarchici l autorità è esercitata sempre con equità e correttezza, evitando ogni abuso. Costituisce infatti abuso di posizione gerarchica, il pretendere prestazioni, favori personali e qualunque comportamento che configuri una violazione del presente Codice. 15 Tutela della privacy La Privacy dei dipendenti/collaboratori è tutelata nel rispetto della normativa di riferimento, utilizzando gli standard operativi che specificano le informazioni ricevute e le relative modalità di trattamento e di conservazione. Si esclude ogni indagine sulle idee, preferenze e gusti personali e sulla vita privata delle persone. 16 Conflitti di interessi Ogni dipendente / collaboratore è tenuto ad evitare tutte le situazioni e le attività in cui si possa manifestare un conflitto con gli interessi della società, o che possa interferire sulla capacita di assumere, in modo imparziale, decisioni nel migliore interesse della società e nel pieno rispetto del Codice Etico. Deve, inoltre, astenersi dal trarre vantaggio personale da atti di disposizione dei beni sociali o da opportunità di affari delle quali è venuto a conoscenza nel corso dello svolgimento delle proprie funzioni all interno della società. In particolare tutti i dipendenti/collaboratori sono tenuti ad evitare conflitti di interesse tra le attività economiche personali e familiari e le mansioni che ricoprono all interno della società. Millenium Sistema Ambiente srl Codice Etico pagina 10 di 15

11 Ogni situazione che possa costituire o determinare conflitto di interessi deve essere tempestivamente comunicato da ogni dipendente/ collaboratore al proprio superiore e all organismo preposto alla Vigilanza del Codice Etico. 17 Sicurezza e tutela della salute La società si impegna a garantire un ambiente di lavoro conforme alle vigenti norme in materia di salute e sicurezza, promuovendo comportamenti responsabili e preservando le gestione e la prevenzione dei rischi connessi allo svolgimento dell attività professionali, la salute e la sicurezza di tutti i dipendenti/collaboratori. Tutti i dipendenti/collaboratori sono tenuti allo scrupoloso rispetto delle norme e degli obblighi derivanti dalla normativa, nonchè il rispetto di tutte le procedure e dei regolamenti interni. I dipendenti/collaborati, partecipano al processo di prevenzione dei rischi, di salvaguardia dell ambiente e di tutela della salute e sicurezza nei confronti di se stessi, dei colleghi e dei terzi. 18 Authority La Società, assicura piena è scrupolosa osservanza alle regole emesse dalle diverse Authority regolatrici del libero mercato e non nega, nasconde o ritarda alcuna informazione richiesta dagli organi di tali Authority. 19 Sistema di Controllo Interno La Società intende diffondere a tutti i livelli una cultura consapevole dell esistenza e dell utilità dei controlli e dall assunzione di una mentalità orientata all esercizio del controllo stesso nella convinzione del contributo positivo al miglioramento della professionalità e dell efficienza aziendale. Per controlli interni si intendono tutti gli strumenti necessari o utili ad indirizzare e verificare le attività dell impresa con l obbiettivo di assicurare Millenium Sistema Ambiente srl Codice Etico pagina 11 di 15

12 il rispetto delle leggi e delle procedure aziendali, proteggere i beni aziendali, gestire efficacemente le attività e fornire dati contabili e finanziari accurati e completi. La responsabilità di realizzare ed assicurare un sistema di controllo interno efficace è comune ad ogni livello della struttura organizzativa della società, dunque ognuno deve sentirsi custode responsabile dei beni materiali ed immateriali della società che sono funzionali all attività svolta, nessuno, quindi, può fare uso improprio dei beni e delle risorse societarie o permettere ad altri di farlo. L Organismo di Vigilanza ha libero accesso ai dati, alla documentazione ed alle informazioni utili per lo svolgimento dell attività. 20 Attuazione del Codice Etico Ogni dipendente/collaboratore nonchè enti e/o società che a qualsiasi titolo svolgono la propria attività a favore della Millenium Srl sono tenuti alla conoscenza e all osservanza del Codice Etico. Ogni dipendente/ collaboratore deve altresì accettare in forma esplicita la conoscenza del Codice Etico impegnandosi al rispetto dello stesso e di tutti i regolamenti, nel momento costitutivo del rapporto di lavoro o, comunque, all atto di approvazione del codice e delle successive modifiche da parte dell organo societario predisposto. In particolare i dipendenti/collaboratori hanno l obbligo di: - astenersi da comportamenti contrari alle norme del Codice, - rivolgersi ai propri superiori, referenti societari o all organismo di vigilanza in caso di dubbi o chiarimenti sull applicazione del Codice, - riferire ( in forma non anonima) tempestivamente ai superiori, referenti societari e all organismo di vigilanza, qualsiasi notizia in Millenium Sistema Ambiente srl Codice Etico pagina 12 di 15

13 merito a possibili violazione del Codice e qualsiasi richiesta rivolta per la violazione dello stesso, - collaborare con l organismo di vigilanza per verificare le possibili violazioni, - informare adeguatamente terzi con i quali vengono in contatto nell esercizio delle proprie attività dell esistenza del Codice e degli impegni ed obblighi imposti dallo stesso anche ai terzi, - esigere il rispetto degli obblighi che riguardano direttamente la loro attività, - adottare tutte le opportune iniziative in caso di mancato adempimento da parte di terzi dell obbligo di conformarsi alle norme del Codice. 21 Organismo di Vigilanza in materia di attuazione del Codice Viene appositamente investito della funzione di vigilanza sull osservanza del Codice Etico l Organismo di Vigilanza( di seguito anche ODV) costituito in sede di approvazione del modello organizzativo ai sensi del decreto legislativo 2310/ All Organismo di Vigilanza competono i seguenti compiti in merito all attuazione del Codice: - monitorare l applicazione del Codice da parte di soggetti interessati, attraverso l applicazione di specifiche compliance ed accogliendo eventuali segnalazioni fornite dai destinatari dello stesso, - relazionare periodicamente (con cadenza almeno semestrale) il consiglio di amministrazione sui risultati dell attività svolta, segnalando eventuali violazioni del Codice, - esprimere i pareri in merito alla revisione del Codice al fine di renderlo sempre più attuale e coerente con le esigenze di lealtà e trasparenza, Millenium Sistema Ambiente srl Codice Etico pagina 13 di 15

14 - provvedere all eventuale proposta di revisione periodica del Codice. 22 Comunicazioni e formazioni Il codice è portato a conoscenza di tutti i soggetti interessati interni ed esterni alla società mediante apposite attività di comunicazione. Lo stesso è pubblicato nei locali della sede legale della Società e sul sito interno della stessa. Allo scopo di assicurare la corretta applicazione del Codice il consiglio di amministrazione predispone e realizza, anche in base alle segnalazioni del ODV, un piano periodico di comunicazione ed informazione volto a garantire la conoscenza dei principi etici del Codice. Tali iniziative possono essere anche differenziate in base alla funzioni e mansioni nella Società. 23 Violazioni del Codice In caso di accertata violazione del Codice, la cui osservanza costituisce parte essenziale degli obblighi contrattuali assunti dai dipendenti/e collaboratori e/o soggetti che a qualsiasi titolo prestano la propria attività a favore della società, sono adottati, laddove ritenuti necessari nell interesse della società e compatibilmente con la normativa applicabile, provvedimenti disciplinari che potranno anche determinare la risoluzione del rapporto e l eventuale risarcimento del danno. I soggetti interessati possono segnalare in forma scritta e non anonima ogni violazione o sospetta violazione del codice all ODV, che provvede immediatamente ad un analisi della segnalazione, ascoltando l eventuale autore della presunta violazione e l autore della segnalazione. L organismo agisce in piena autonomia e in modo da garantire i segnalanti da qualsiasi Millenium Sistema Ambiente srl Codice Etico pagina 14 di 15

15 tipo di ritorsione. E rispettata e assicurata la riservatezza del segnalante, fatti salvi gli obblighi di legge. L Organismo di Vigilanza, nei casi più gravi, riporta la segnalazione e l eventuale soluzione al consiglio di amministrazione. Nel caso in cui la violazione riguarda l amministratore delegato o componenti del consiglio di amministrazione la segnalazione sarà riportata al consiglio di amministrazione in quanto organo collegiale. Le decisione ed i provvedimenti degli organi sociali di cui sopra, sono demandati all ODV per l attuazione, fatti salvi gli obblighi di legge. L organismo di Vigilanza ha una durata di tre anni, i componenti possono essere rinnovati alla scadenza e sono nominati dal consiglio di amministrazione tra soggetti che corrispondono ai requisiti di onorabilità, professionalità, indipendenza, autonomia. 24 Norma transitoria In sede di approvazione del presente Codice, la Società si impegna a far aderire in forma esplicita tutti gli interessati ai principi etici dello stesso entro e non oltre 30 giorni dall approvazione. Entro lo stesso termine si impegna alla illustrazione del codice secondo le procedure più consone ritenute utili dal consiglio di amministrazione. Le funzioni di organismo di vigilanza e controllo sono assunte temporaneamente e fino all approvazione del modello organizzativo ex 231/01 da soggetti esterni e/o interni ad hoc nominati dal consiglio di amministrazione. Tutte le spese relative alle funzioni dell Organismo di vigilanza sono a carico della società e stabilite in maniera forfetaria al momento della nomina. Millenium Sistema Ambiente srl Codice Etico pagina 15 di 15