La governance delle società non quotate: il Codice di Autodisciplina

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1 La governance delle società non quotate: il Codice di Autodisciplina 28 Novembre 2017 Francesca Valentina Giglio Moro Dottore commercialista - Revisore legale Topic Member BAA Accountants

2 Organo di controllo nel Modello tradizionale di governance D.L. «semplificazioni» del 9 febbraio 2012, n. 5 D.L. «competitività» del 24 giugno2014, n. 91 Legge Delega (L. del 19 ottobre 2017, n.155) sulla riforma delle discipline della crisi di impresa e dell'insolvenza 2

3 Organo di controllo la scelta dei sindaci Requisiti richiesti 8.C.2. Criteri applicativi ex art. 8 Codice autodisciplina per le società : diversità di genere, di età e di competenze; indipendenza art. 2 par. «Amministratori indipendenti» del Codice di Autodisciplina per le Società a Controllo Familiare Non Quotate e art c.c. «Cause d ineleggibilità e di decadenza». Codice di Autodisciplina per le Società a Controllo Familiare Non Quotate 8.C.2. I sindaci sono scelti (i) tra persone qualificate come indipendenti secondo disposizioni legislative, (ii) nel pieno rispetto dei principi di diversity, coinvolgendo adeguatamente entrambi i generi, nonché profili di età differenti e della più ampia competenza; (iii) in generale, rimanendo fedeli ai criteri dettati dal presente documento con riferimento agli amministratori indipendenti. [ ] AMMINISTRATORI INDIPENDENTI Principi 2.P.8. L indipendenza di giudizio è un atteggiamento richiesto a tutti gli amministratori che, consapevoli di diritti, doveri e responsabilità connessi alla carica, sono chiamati ad operare secondo tale principio. 2.P.9. È preferibile, in particolare nelle società più, che uno o più amministratori si possano qualificare come indipendenti, nel senso che non intrattengono, né hanno di recente intrattenuto, neppure indirettamente, con la Società o soggetti ad essa relati, rapporti tali da minarne o condizionarne l autonomia di giudizio. [ ] 3

4 Compiti affidati ai Sindaci «Il collegio sindacale ricopre un ruolo centrale nel sistema di vigilanza di un emittente» Art. 8 (commento) - Codice di Autodisciplina delle Società Quotate Principio 8.P.3. - Codice di Autodisciplina per le Società a Controllo Familiare Non Quotate Funzioni di vigilanza anche ex ante ed ex post il cui esito va portato all attenzione degli amministratori; Il Collegio sindacale, in collaborazione, eventualmente, con il restante sistema di controllo interno, assicura particolare attenzione ai conflitti di interesse che possano sorgere tra patrimonio aziendale e patrimonio familiare. Codice civile Art [1] Il collegio sindacale vigila sull'osservanza della legge e dello statuto, sul rispetto dei principi di corretta amministrazione ed in particolare sull'adeguatezza dell'assetto organizzativo, amministrativo e contabile adottato dalla società sul suo concreto funzionamento. [2] Esercita inoltre il controllo contabile nel caso previsto dall'articolo 2409-bis, terzo comma. Principio 8.P.4. - Codice di Autodisciplina per le Società a Controllo Familiare Non Quotate I soggetti incaricati della revisione ricoprono un ruolo di primo piano nella società, occupandosi di compiere la revisione su incarico dei soci, ma agendo in piena autonomia ed indipendenza dagli stessi. 4

5 Doveri del Collegio sindacale CNDCEC «Norme di comportamento del Collegio sindacale» (1/6) Norma 3.1 Caratteristiche e modalità dell attività di attività di vigilanza L attività di vigilanza del collegio sindacale è effettuata sulla base della diligenza professionale richiesta dalla natura dell incarico che determina un obbligazione di mezzi e non di risultato Nella propria attività di vigilanza il collegio applica una modalità di selezione dei controlli basata sull identificazione e valutazione dei rischi (risk approach) L attività di vigilanza si esercita attraverso l analisi delle informazioni acquisite tramite: la partecipazione alle riunioni degli organi sociali; lo scambio di informazioni con gli amministratori della società, nonché con gli organi di controllo delle società controllate; l acquisizione periodica di informazioni dagli amministratori delegati; l acquisizione e la richiesta di informazioni ai soggetti preposti al controllo interno; lo scambio di informazioni con l incaricato della revisione legale, relativamente alle funzioni di competenza dello stesso; l espletamento di operazioni di ispezione e controllo; l analisi dei flussi informativi acquisiti dalle strutture aziendali. Il Collegio sindacale acquisisce i flussi informativi trasmessi dalle strutture aziendali e ne valuta le conclusioni circa l'esistenza e la rilevanza dei rischi inerenti alla non osservanza della legge e dello statuto, al mancato rispetto dei principi di corretta amministrazione, all inadeguatezza degli assetti organizzativi, del sistema di controllo interno e del sistema amministrativo-contabile. 5

6 Doveri del Collegio sindacale CNDCEC «Norme di comportamento del Collegio sindacale» (2/6) Norma 3.2 Vigilanza sull osservanza della legge e dello statuto La funzione di vigilanza sull osservanza della legge e dello statuto consiste nella verifica della conformità degli atti sociali e delle deliberazioni degli organi sociali alle leggi e alle disposizioni statutarie. Il collegio sindacale vigila sulla conformità delle delibere assunte dagli organi societari alla normativa legislativa e regolamentare, nonché allo statuto. La funzione di vigilanza sull osservanza della legge e dello statuto attribuita al collegio sindacale consiste essenzialmente sulla vigilanza, sulla base di un approccio basato sulla valutazione dei rischi, dell adeguatezza dei metodi, delle procedure e degli strumenti adottati nello svolgimento dell attività d impresa per garantire il rispetto della legge e dello statuto. 8.C.4. Codice di Autodisciplina per le Società a Controllo Familiare Non Quotate I sindaci collaborano e si confrontano attivamente ed efficacemente con il Comitato Controllo e rischi, ove costituito, scambiandosi tempestivamente le informazioni rilevanti al fine di espletare i rispettivi compiti. 6

7 Doveri del Collegio sindacale CNDCEC «Norme di comportamento del Collegio sindacale» (3/6) Norma 3.3 Vigilanza sul rispetto dei principi di corretta amministrazione La vigilanza sul rispetto dei principi di corretta amministrazione consiste nella verifica della conformità delle scelte di gestione ai generali criteri di razionalità economica. Vigila che gli amministratori osservino l obbligo di diligenza nell espletamento del loro mandato. La vigilanza sul comportamento diligente degli amministratori non consiste in un controllo di merito sull opportunità e la convenienza delle scelte di gestione degli amministratori, bensì riguarda esclusivamente gli aspetti di legittimità delle scelte stesse e la verifica della correttezza del procedimento decisionale degli amministratori. A tal fine, il collegio sindacale, sulla base delle informazioni ricevute, vigila che gli amministratori abbiano, in relazione alle decisioni assunte relativamente ad operazioni di gestione, acquisito le opportune informazioni, posto in essere le cautele e le verifiche preventive normalmente richieste per una scelta di quel tipo, operata in quelle circostanze e con quelle modalità. Vigilanza sul processo decisionale: le scelte gestionali siano ispirate al principio di corretta informazione e di ragionevolezza, che siano congruenti e compatibili con le risorse e il patrimonio di cui la società dispone; gli amministratori siano consapevoli della rischiosità e degli effetti delle decisioni assunte. Accertamento sulle operazioni degli amministratori che non devono essere: estranee all oggetto sociale; manifestamente imprudenti, azzardate e palesemente idonee a pregiudicare l integrità del patrimonio sociale; volte a prevaricare o modificare i diritti attribuiti dalla legge o dallo statuto ai singoli soci. 7

8 Doveri del Collegio sindacale CNDCEC «Norme di comportamento del Collegio sindacale» (4/6) Norma 3.4 Vigilanza sull adeguatezza e sul funzionamento dell assetto organizzativo Il collegio sindacale vigila sull adeguatezza e sul concreto funzionamento dell assetto organizzativo della società. Assetto organizzativo: si intende il complesso delle direttive e delle procedure stabilite per garantire che il potere decisionale sia assegnato ed effettivamente esercitato a un appropriato livello di competenza e responsabilità. L assetto organizzativo è adeguato quando presenta una struttura compatibile alle dimensioni della società, nonché alla natura e alle modalità di perseguimento dell oggetto sociale. L adozione di un adeguato assetto organizzativo da parte della società consente di limitare la discrezionalità e mantenere la coerenza dei comportamenti al fine di conferire ordine all operatività aziendale e accrescere la capacità di coordinamento e quindi l efficienza delle diverse strutture funzionali. Il sistema organizzativo, pur declinato secondo la dimensione e complessità dell impresa, deve individuare in maniera sufficientemente chiara l attribuzione delle responsabilità, le linee di dipendenza gerarchica, la descrizione dei compiti e la rappresentazione del processo aziendale di formazione e attuazione delle decisioni. I poteri autorizzativi e di firma devono essere quindi assegnati in coerenza con le responsabilità organizzative e gestionali in essere. 8

9 Doveri del Collegio sindacale CNDCEC «Norme di comportamento del Collegio sindacale» (5/6) Norma 3.5 Vigilanza sull adeguatezza e sul funzionamento del sistema di controllo interno Il collegio sindacale vigila sull adeguatezza del sistema di controllo interno tenendo conto delle dimensioni e della complessità della società. Il sistema di controllo interno può essere definito come l insieme delle direttive, delle procedure e delle prassi operative adottate dall impresa allo scopo di raggiungere, attraverso un adeguato processo di identificazione, misurazione, gestione e monitoraggio dei principali rischi, i seguenti obiettivi: obiettivi strategici, volti ad assicurare la conformità delle scelte del management alle direttive ricevute e all oggetto che la società si propone di conseguire, nonché a garantire la salvaguardia del patrimonio aziendale e a tutelare gli interessi degli stakeholders; obiettivi operativi, volti a garantire l efficacia e l efficienza delle attività operative aziendali; obiettivi di reporting, volti a garantire l attendibilità e l affidabilità dei dati; obiettivi di conformità, volti a assicurare la conformità delle attività aziendali, alle leggi e ai regolamenti in vigore. Responsabilità dell adozione e corretto funzionamento di un adeguato sistema di controllo interno AMMINISTRATORI 9

10 Doveri del Collegio sindacale CNDCEC «Norme di comportamento del Collegio sindacale» (6/6) Norma 3.6 Vigilanza sull adeguatezza e sul funzionamento del sistema di controllo interno Il collegio sindacale vigila sull adeguatezza dell assetto amministrativo-contabile e sul suo concreto funzionamento. Il sistema amministrativo-contabile può definirsi come l insieme delle direttive, delle procedure e delle prassi operative dirette a garantire la completezza, la correttezza e la tempestività di una informativa societaria attendibile, in accordo con i principi contabili adottati dall impresa. Un sistema amministrativo-contabile risulta adeguato se permette: la completa, tempestiva e attendibile rilevazione contabile e rappresentazione dei fatti di gestione; la produzione di informazioni valide e utili per le scelte di gestione e per la salvaguardia del patrimonio aziendale; la produzione di dati attendibili per la formazione del bilancio d esercizio. 8.P.4. Codice di Autodisciplina per le Società a Controllo Familiare Non Quotate I soggetti incaricati della revisione ricoprono un ruolo di primo piano nella società occupandosi di compiere la revisione su incarico dei soci, ma agendo in piena autonomia ed indipendenza dagli stessi 8.C.5. Codice di Autodisciplina per le Società a Controllo Familiare Non Quotate E auspicabile coinvolgere una primaria la Società di revisione, pur calibrando tale coinvolgimento alle dimensioni dell impresa, così da realizzare efficaci meccanismi di controllo, per la certificazione del bilancio di esercizio e l accertamento della generale corretta tenuta della contabilità. 10

11 Il ruolo del commercialista nelle aziende familiari non quotate Il dottore commercialista nelle società familiari assurge ad essere non solo un consulente ma un grande conoscitore degli assetti proprietari, del management e delle dinamiche aziendali che hanno interessato l azienda fin dalla sua nascita o per un periodo molto ampio. Il ruolo del commercialista si esplica maggiormente, assieme a quello del consulente legale, nella fase di Pianificazione e stesura dei Piani successori. 9.P.1. Codice di Autodisciplina per le Società a Controllo Familiare Non Quotate Nella consapevolezza delle differenze che le dimensioni sociali e gli assetti proprietari comportano, appare opportuno che i soci e il Consiglio di Amministrazione abbiano cura di garantire continuità di governo e di gestione della società definendo regole precise per affrontare efficacemente transizioni generazionali o trasformazioni proprietarie. 9.P.2. Codice di Autodisciplina per le Società a Controllo Familiare Non Quotate Ai fini della amministrazione della società debbono essere opportunamente previsti ed anticipati dei piani successori che tengano conto delle condizioni specifiche della società, del Gruppo, ed eventualmente della famiglia attualmente al controllo. 9.C.2. Codice di Autodisciplina per le Società a Controllo Familiare Non Quotate I piani successori dovrebbero essere predisposti tenendo conto della necessità di stabilire opportune regole di trasmissione della proprietà e della leadership ispirate a criteri di responsabilità, meritocrazia, spirito di sacrificio, adattabilità al cambiamento, atteggiamento di umiltà, ascolto e ricerca del positivo da parte del successore o dei successori. Si ritiene opportuno prestare particolare attenzione alla successione all imprenditore-fondatore, in quanto figura carismatica, identificata completamente con l impresa stessa, nonché al passaggio generazionale in presenza di più possibili successori, situazione che pone il rilevante ma necessario problema della scelta del leader. 11

12 Grazie per l attenzione 12