NOTE OPERATIVE Gestione del Personale (JOB) - 10/2008

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1 J/O248 Gestione del Personale (JOB) - 10/2008 NOTE OPERATIVE Gestione del Personale (JOB) - 10/2008 SOMMARIO Novità di gestione 1. Libro Unico del Lavoro JOB: modalità operative... 5 SISTEMI S.p.A. NOTE OPERATIVE - 1

2 Gestione del Personale (JOB) - 10/2008 J/O Libro Unico del Lavoro L'art. 39 del DL 112/2008 (convertito nella Legge 133/2008) introduce alcune misure di semplificazione nella gestione dei rapporti di lavoro. In particolare, è istituito il "Libro Unico del Lavoro" (LUL), che sostituisce il libro paga ed abroga il libro matricola. Il Decreto del Ministero del Lavoro 09/07/2008 disciplina le modalità di tenuta e conservazione del Libro Unico del Lavoro ed il relativo "regime transitorio". Le prime indicazioni operative sono state fornite con la Circolare n. 20 del 21/08/2008 del Ministero del Lavoro e le Note INAIL del 4/09/2008 (datori di lavoro agricolo), del 10/09/2008 (vidimazione) e del 19/09/2008 (regime transitorio). Periodo di regime transitorio (dal 18/08/2008 al periodo di paga di dicembre 2008) Le disposizioni sul Libro unico sono in vigore dal 18 agosto 2008, data di pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale del DM 09/07/2008. Dal 18/08/2008 sono abrogati il libro matricola (che non deve essere più compilato né aggiornato né tanto meno vidimato dalle sedi INAIL) ed il registro d'impresa per i datori di lavoro agricolo, sezione matricola. Resta in uso il libro ma nella nuova funzione sostitutiva del Libro Unico del Lavoro e fino allo scadere del termine del periodo transitorio previsto dal Decreto Ministeriale (16 gennaio 2009). Sino al 16/01/2009 (periodo di paga di dicembre 2008) i datori di lavoro hanno la possibilità di assolvere alle disposizioni sul Libro Unico mediante la corretta e regolare tenuta dell'attuale libro paga, nelle due sezioni paga e presenza, avendo ben presente che le regole sulla tenuta, conservazione ed esibizione non sono più quelle previste dal DPR 1124/1965, ma le nuove contenute nell'art. 39 del DL 112/2008: tale possibilità interessa anche la tenuta in forma manuale, che dal periodo di paga gennaio 2009 non potrà più essere utilizzata. In attesa di una prossima circolare del Ministero del Lavoro (indicativamente prevista nel mese di ottobre), la Fondazione Studi dei Consulenti del Lavoro sta fornendo un aiuto ad imprenditori e professionisti sulle novità nella gestione del nuovo Libro Unico, tramite risposte a vari quesiti ( auspichiamo che i molti dubbi trovino una risposta ufficiale nelle interpretazioni ministeriali. Soggetti obbligati I datori di lavoro privati, con la sola esclusione dei datori di lavoro domestico, devono istituire e tenere il Libro Unico del Lavoro. Le pubbliche amministrazioni sono esentate dalla tenuta del Libro Unico del Lavoro. Registrazioni obbligatorie Nel Libro Unico del Lavoro devono essere iscritti tutti i lavoratori subordinati, i collaboratori coordinati e continuativi e gli associati in partecipazione con apporto lavorativo. Non sono più oggetto di registrazione: i collaboratori e i coadiuvanti delle imprese familiari; i coadiuvanti delle imprese commerciali; i soci lavoratori di attività commerciale e di imprese in forma societaria. Vista la particolarità dei soci di cooperativa, che possono avere la duplice figura di rapporto associativo e rapporto di lavoro, per essi l'iscrizione nel Libro Unico ricorre solo quando si configura un distinto rapporto di lavoro subordinato o di collaborazione. Per ciascun lavoratore, il datore di lavoro deve indicare il nome e il cognome, il codice fiscale, la qualifica e il livello, la retribuzione base, l'anzianità di servizio e le posizioni assicurative e previdenziali. 2 - NOTE OPERATIVE SISTEMI S.p.A.

3 J/O248 Gestione del Personale (JOB) - 10/2008 Inoltre, il datore di lavoro deve annotare tutte le somme corrisposte al lavoratore (in denaro e in natura), comprese le somme erogate a titolo di rimborso spese, le trattenute a qualsiasi titolo effettuate, le detrazioni fiscali, i dati relativi agli assegni per il nucleo familiare, le prestazioni ricevute da enti e istituti previdenziali. Le somme erogate a titolo di premio o per prestazioni di lavoro straordinario devono essere indicate separatamente. Per i lavoranti a domicilio, nel Libro Unico occorre obbligatoriamente riportare anche i dati dell'abrogato libretto personale di controllo, ossia la data e l'ora di consegna e di riconsegna del lavoro, la descrizione del lavoro eseguito, l'indicazione della quantità e della qualità del lavoro eseguito. Nei casi in cui il lavoratore non percepisca alcuna retribuzione (es.: collaboratore amministratore di società) o non svolga la propria prestazione lavorativa (es.: lavoratore a chiamata nei periodi di stand by), la registrazione sul Libro Unico del Lavoro deve avvenire, in ottica semplificatrice, solo in occasione della prima immissione al lavoro e, successivamente, per ogni mese in cui il lavoratore si trovi a svolgere attività lavorativa o a percepire compensi, nonché al termine del rapporto medesimo. Per i lavoratori interinali, il datore di lavoro utilizzatore è tenuto ad iscrivere sul Libro Unico i relativi dati identificativi, mentre le Agenzie del Lavoro dovranno procedere alle annotazioni integrali sul Libro Unico anche con riferimento al calendario delle e ai dati retributivi. Calendario delle /assenze Il Libro Unico deve contenere anche il calendario delle /assenze: per ogni lavoratore e per ciascun giorno del mese di riferimento, il datore di lavoro deve registrare le ore di lavoro effettuate, le ore di lavoro straordinario, le assenze (anche non retribuite), le ferie ed i riposi. Le annotazioni relative alla presenza o assenza dei lavoratori devono essere effettuate utilizzando causali inequivoche, risultanti da apposita legenda, tenuta anche separatamente dal Libro Unico. Per i lavoratori retribuiti in misura fissa o a giornata intera o a periodi superiori deve essere annotata soltanto la giornata di presenza al lavoro: anche in tale ipotesi permane l'obbligo di indicare la causale relativa alle assenze. Tale obbligo si intende inoltre esteso ai collaboratori autonomi iscritti sul Libro Unico del Lavoro, con riguardo alle assenze che hanno riflessi su istituti legali o prestazioni previdenziali. I datori di lavoro agricoli che avevano optato per il registro d'impresa semplificato, assumendo lavoratori per un numero di giornate non superiore a 270 in ragione d'anno, sono esonerati dal registrare le nel Libro Unico del Lavoro. Secondo le previsioni dell'art. 4, c. 1, del DM 09/07/2008, viene eliminato l'obbligo di riepilogo mensile delle retribuzioni (attuali "riepiloghi mensili") mentre è attribuito agli organi di vigilanza, in occasione di un accesso ispettivo, il potere di richiedere ai datori di lavoro che occupano oltre 10 lavoratori oppure operino con più sedi stabili di lavoro di esibire appositi elenchi riepilogativi mensili del personale occupato e dei dati individuali delle /assenze, aggiornati all'ultimo periodo di registrazione sul Libro Unico, anche suddivisi per ciascuna sede di lavoro. Copia per il lavoratore Il datore di lavoro può, nei confronti dei lavoratori subordinati, assolvere all'obbligo di consegna del prospetto di paga, mediante consegna di una fotocopia delle scritturazioni effettuate sul Libro Unico del Lavoro. Secondo l'interpretazione del Ministero del Lavoro, l'adempimento si intende comunque assolto anche se la copia delle registrazioni consegnata al lavoratore non comprende i dati relativi al calendario delle. Modalità di tenuta e conservazione Il datore di lavoro deve istituire un unico Libro anche in presenza di più posizioni assicurative e previdenziali in ambito aziendale o di più sedi di lavoro, sebbene stabili e organizzate. Il Libro Unico del Lavoro può essere conservato presso: la sede legale dell'azienda (anche in presenza di più sedi di lavoro); lo Studio del Consulente del Lavoro o di altro Professionista abilitato; i servizi e i centri di assistenza delle associazioni di categoria delle imprese artigiane e delle altre piccole imprese, anche in forma cooperativa. SISTEMI S.p.A. NOTE OPERATIVE - 3

4 Gestione del Personale (JOB) - 10/2008 J/O248 Negli ultimi casi, il datore di lavoro deve comunicare preventivamente alla Direzione Provinciale del Lavoro competente per territorio le generalità del soggetto al quale è stato affidato l'incarico, nonché il luogo ove sono reperibili i documenti. Non è più necessario, quindi, tenere una copia "conforme" del Libro Unico del Lavoro presso l'impresa (come lo era invece per i libri paga e matricola). Scompare la tenuta manuale dei libri di lavoro (eccetto il periodo di regime transitorio) e il Libro Unico può essere tenuto esclusivamente secondo una delle seguenti modalità: elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo: sono necessarie la preventiva numerazione e vidimazione di ogni pagina del libro che può essere richiesta a qualsiasi sede INAIL sul territorio nazionale; stampa laser: prevede un'iniziale richiesta di autorizzazione ad una qualsiasi sede INAIL per la vidimazione contestuale in fase di stampa. Viene meno l'obbligo di produrre il prospetto riepilogativo mensile delle retribuzioni, nonché l'obbligo di inoltrare alla sede INAIL, entro il 31 marzo dell'anno successivo a quello di riferimento, detto prospetto riepilogativo; su supporti magnetici: sui quali ogni singola scrittura costituisca documento informatico e sia collegata alle registrazioni in precedenza, o ad elaborazione automatica dei dati, garantendo oltre la consultabilità, in ogni momento, anche l'inalterabilità e l'integrità dei dati, nonché la sequenzialità cronologica delle operazioni eseguite, nel rispetto delle regole tecniche stabilite dal Codice dell'amministrazione digitale (art. 71 del D. Lgs. 82/2005). Per il Libro Unico tenuto mediante supporti magnetici e sistemi di elaborazione automatica dei dati non ci sono obblighi di vidimazione da parte dell'inail. Gli utenti che si affidano a tale sistema devono darne comunicazione scritta (anche a mezzo fax o ), prima della messa in uso, alla Direzione Provinciale del Lavoro competente per territorio, avendo cura di indicare in modo dettagliato le caratteristiche tecniche del sistema adottato. Ad oggi, mancano le istruzioni tecniche ministeriali per rendere operativa l'adozione della tenuta del Libro Unico su supporti magnetici o mediante elaborazione automatica dei dati. Indipendentemente dal sistema di tenuta adottato, è obbligatorio: attribuire, in fase di stampa, una numerazione sequenziale a ciascun foglio che compone il Libro Unico del Lavoro; conservare eventuali fogli deteriorati o annullati; istituire un documento unitario. Il Libro Unico del Lavoro dovrà essere, quindi, unitario, quanto a vidimazione, numerazione, registrazioni, tenuta e conservazione. Come indicato nella circolare ministeriale n. 20/2008, è ritenuta, comunque corretta, all'interno del Libro Unico del Lavoro regolarmente istituito, l'eventuale elaborazione separata del calendario delle, mantenendo una numerazione sequenziale. Tempi delle registrazioni Ai sensi del comma 3 dell'art. 39 del DL 112/2008, il Libro Unico del Lavoro deve essere compilato con i dati richiesti, per ciascun mese di riferimento, entro il giorno 16 del mese successivo. Il Ministero del Lavoro, con la circolare 20/2008, in un'ottica di semplificazione, ha chiarito che il DM 09/07/2008 fa salva la facoltà "per le aziende che hanno in uso una retribuzione sfasata" (elaborazione dei cedolini in base al calendario del mese precedente) di continuare a valorizzare le nel mese successivo, evitando qualsiasi complicazione. La registrazione dei dati variabili delle retribuzioni può quindi avvenire con un differimento non superiore ad un mese, a condizione che di ciò sia fornita precisa annotazione sul Libro Unico del Lavoro: permane l'obbligo di annotare sul Libro Unico, entro il giorno 16 del mese successivo, le del mese di riferimento. Esempio Libro Unico del mese di gennaio 2009: entro il 16/02/2009 occorre registrare i cedolini elaborati sul calendario di dicembre 2008 ed il calendario delle /assenze di gennaio NOTE OPERATIVE SISTEMI S.p.A.

5 J/O248 Gestione del Personale (JOB) - 10/2008 Professionisti - Numerazione unica Per i professionisti che utilizzano la numerazione unitaria dei libri del lavoro per i datori di lavoro assistiti, vengono aboliti già in sede di DL 112/2008 e non più riproposti in alcun modo dal DM 09/07/2008 gli obblighi relativi alla comunicazione mensile al cliente ed annuale all'inail dei numeri utilizzati, di cui non dovrà essere tenuta alcuna registrazione interna. Secondo la Nota INAIL del 10/09/2008, per questo sistema di tenuta del Libro Unico del Lavoro, è previsto un invio, per via telematica, all'istituto della richiesta di autorizzazione ad adottare un sistema di numerazione unitaria per i datori di lavoro assistiti, dei quali dovrà essere inviato anche un elenco corredato del codice fiscale dei medesimi e di ogni variazione intervenuta (acquisizione/cessazione dall'incarico di un datore di lavoro) entro 30 giorni dall'evento. A tale proposito, atteso che per la numerazione unica non è ad oggi prevista una gestione informatizzata da parte dell'istituto, l'inail fornirà successive istruzioni tecniche, anche in merito alle comunicazioni che dovranno inoltrare entro la fine del periodo transitorio i soggetti già autorizzati alla numerazione unitaria. 1.1 JOB: modalità operative Il Libro Unico del Lavoro dovrà essere obbligatoriamente adottato entro il 16/02/2009, cioè entro il termine massimo previsto per la registrazione di e cedolini relativi al mese di Gennaio Le caratteristiche del Libro Unico richiedono di rivedere alcune consuetudini legate alla precedente normativa e precisamente: il momento della stampa definitiva del cedolino coincide con la registrazione della numerazione e vidimazione del libro paga; le copie dei cedolini per l'azienda ed il dipendente sono stampate contemporaneamente (sia su laser sia su meccanografico) e, quindi, non possono che essere identiche nel layout; il libro, con una numerazione autonoma rispetto ai cedolini e obbligatoriamente tenuto nella sede di lavoro dell'azienda, non è necessariamente inviato al professionista che nell'elaborazione dei cedolini paga dell'azienda può basarsi, ad esempio, su dati totali mensili delle ore di presenza/assenza. Da un punto di vista pratico, il Libro Unico porta (in alcuni casi) a separare sia i tempi di registrazione che a non avere necessariamente univocità fra la copia della ditta, registrata come Libro Unico, e il cedolino consegnato al dipendente. Infatti: il termine di registrazione del Libro Unico entro il giorno 16 del mese successivo consente di effettuare in due diversi momenti la registrazione sul Libro Unico dei cedolini e delle ; la copia delle registrazioni consegnata al lavoratore può non contenere il foglio e quindi il contenuto del Libro Unico dell'azienda può essere diverso dal cedolino consegnato al lavoratore. Forma del Libro Unico In base a chiarimenti ufficiosi del Ministero del Lavoro, non ci sono vincoli in tema di ordine sequenziale delle parti che compongono il Libro Unico, fermo restando l'unitarietà e la numerazione sequenziale. Di conseguenza, il Libro Unico può essere realizzato con due modalità: registrazione del cedolino e delle dipendente per dipendente (o viceversa); registrazione di tutti i cedolini dei dipendente e successivamente del libro, come attualmente inteso, ossia con le di tutti i dipendenti in sequenza (o viceversa). In caso di numerazione unica di Studio, è possibile anche stampare tutti i cedolini delle ditte assistite dallo Studio e successivamente tutti i libri. La caratteristica fondamentale che deve essere garantita è la numerazione consecutiva delle pagine che compongono il Libro Unico. Di conseguenza il cedolino consegnato al dipendente può: contenere o meno le ; avere un layout uguale o diverso da quello previsto per il Libro Unico; essere vidimato e numerato oppure no, infatti è pura consuetudine avere finora consegnato cedolini vidimati e numerati; può essere stampato in un momento antecedente a quello in cui si effettua la registrazione sul Libro Unico. SISTEMI S.p.A. NOTE OPERATIVE - 5

6 Gestione del Personale (JOB) - 10/2008 J/O248 Modalità di elaborazione del cedolino: impatto sul Libro Unico L'elaborazione su mese corrente prevede di avere le del mese "definitive" da utilizzare come base per l'elaborazione del cedolino. Nella tabella seguente cerchiamo di identificare le modalità con cui è possibile operare nel caso in cui la mensilità di Gennaio 2009 sia retribuita, ad esempio, entro il 5/02/2009: TIPO MODALITÀ VIDIMATO E NUMERATO COSA CONSEGNO AL DIPENDENTE COSA REGISTRO SUL LUL OPERATIVITÀ A. Stampa dei cedolini con le Si Cedolino e entro il 5/02/2009 Cedolini e per singolo dipendente Stampa contestuale dei cedolini da consegnare e del Libro Unico B. Stampa del solo cedolino Si Cedolino entro il 5/02/2009 Tutti i cedolini Stampa dei cedolini da consegnare al dipendente e da registrare nel Libro Unico. Stampa delle Si Niente Presenze Stampa delle sul Libro Unico entro il 16/02/2009 La modalità A. è quella che consente maggiore "risparmio di tempo", ma obbliga il datore di lavoro a consegnare le al dipendente. La modalità B. è quella che maggiormente consente di mantenere l'attuale modalità operativa che vede la consegna del solo cedolino al dipendente e la stampa delle in un'unica soluzione, con le sequenziali. L'elaborazione su mese precedente prevede di utilizzare le del mese "precedente" come base per l'elaborazione del cedolino. Nella tabella seguente cerchiamo di identificare le modalità con cui è possibile operare nel caso in cui la mensilità di Gennaio 2009 sia retribuita, ad esempio, entro il 27/01/2009 sulla base delle di dicembre 2008: TIPO MODALITÀ VIDIMATO E NUMERATO COSA CONSEGNO AL DIPENDENTE COSA REGISTRO SUL LUL OPERATIVITÀ Stampa dei cedolini con le No Cedolino entro il 27/01/2009 con le di dicembre 2008 Niente Stampa del cedolino da consegnare al dipendente A. Stampa dei cedolini Sì Niente Tutti i cedolini Stampa dei cedolini sul Libro Unico entro il 16/02/2009 Stampa delle Si Niente Presenze Stampa delle sul Libro Unico entro il 16/02/2009 B. Stampa del solo cedolino Si Cedolino entro il 27/01/2009 Tutti i cedolini Stampa dei cedolini da consegnare al dipendente e da registrare nel Libro Unico. Stampa delle Si Niente Presenze Stampa delle sul Libro Unico entro il 16/02/2009 La modalità A. consente di consegnare le al dipendente (che ricordiamo non è obbligatorio), ma richiede di effettuare nuovamente la stampa dei cedolini per la registrazione sul Libro Unico, dato che il 27/01/2009 non sono ancora in grado di stampare le di Gennaio La modalità B. evita di effettuare nuovamente la stampa dei cedolini per il Libro Unico e semplicemente differisce il momento in cui effettuo la registrazione delle sul Libro Unico rispetto al momento in cui registro i cedolini. In ogni caso lo Studio dovrà scegliere quale modalità adottare rispetto alle caratteristiche dei propri clienti. 6 - NOTE OPERATIVE SISTEMI S.p.A.

7 J/O248 Gestione del Personale (JOB) - 10/2008 Soluzione JOB In tempo utile per i cedolini di gennaio 2009, JOB renderà disponibile Il Libro Unico esclusivamente su stampante Laser e con l'utilizzo dei formati liberi. Nel seguito, motiviamo le ragioni di carattere normativo e pratico che ci hanno portato a tale scelta. Stampa formato fisso A causa della notevole complessità di gestione delle in un formato che non è suddiviso in sezioni e dato che tale cedolino poco si concilia con le numerose informazioni che compongono il Libro Unico, il cedolino formato fisso non sarà adeguato alle novità previste dal Libro Unico né nella versione aghi né nella versione laser e quindi non sarà più disponibile a partire dall'aggiornamento JOB Stampa ad aghi (stampa meccanografica) Per motivi di tipo tecnico, i formati liberi per la stampa ad aghi non possono essere implementati con la stampa delle sullo stesso foglio del cedolino e quindi non saranno oggetto di alcun intervento ai fini della stampa del Libro Unico. L'altra alternativa di avere un modulo meccanografico con stampa alternata di un foglio per il cedolino e di un foglio per le porterebbe ad un enorme spreco di carta (es.: cedolini su più pagine, registrazione sul Libro Unico di lavoratori per i quali non è richiesta la sezione, es.: operai agricoli con registro d'impresa semplificato, lavoratori interinali,...). In ogni caso, la stampa meccanografica non si concilia con il nuovo obbligo di legge di registrare le del mese entro il giorno 16 del mese successivo per le ditte che elaborano i cedolini con il calendario del mese precedente. Stampa laser Per la stampa laser, JOB prevederà le seguenti soluzioni: Cedolino con le sul retro: soluzione che predilige la chiarezza del cedolino con l'obiettivo di non ridurre la leggibilità del cedolino e di dare la massima chiarezza anche alla stampa delle ; l'utilizzo di una stampante fronte/retro consente, di fatto, di non aumentare il numero di fogli utilizzati. Cedolino con le sul retro e indirizzo ditta e dipendente: soluzione che aggiunge a quella precedente la possibilità di effettuare una imbustatura dei cedolini senza dover stampare e incollare etichette sulle buste. Cedolino con le sulla facciata: soluzione che consente di utilizzare una sola pagina per la stampa del cedolino; ovviamente si riducono il numero di voci che possono essere stampate nel corpo del cedolino e quindi aumentano i casi in cui il cedolino viene stampato su due pagine. Stampa di tutti i cedolini e del libro contenente in sequenza tutti i dipendenti: soluzione che consente di non consegnare le al dipendente e di mantenere le modalità operative precedenti; la novità consiste nella tenuta delle da parte di chi conserva i cedolini e nella numerazione sequenziale dei cedolini e delle. Un passaggio graduale dall'attuale stampa meccanografica alla stampa laser, operativamente può significare che: gli utenti possono continuare ad utilizzare la modulistica attualmente a loro disposizione per la stampa del cedolino da consegnare al dipendente (comprese le versioni che prevedono la stampa del "foglio privacy"), provvedendo a non numerare e non vidimare il cedolino suddetto (anche la Fondazione Studi dei Consulenti del Lavoro, in molte risposte sul sito considera corretta tale pratica), dato che la norma richiede un'unica numerazione del Libro Unico fra parte e parte cedolini; il Libro Unico potrà essere stampato con uno dei formati laser sopra descritti. In questo modo: non occorre modificare la modulistica attualmente in uso; si possono terminare i moduli meccanografici già acquistati, valutando con i clienti di Studio eventuali passaggi alla stampa laser dei cedolini nei tempi e nei modi desiderati. SISTEMI S.p.A. NOTE OPERATIVE - 7

8 Gestione del Personale (JOB) - 10/2008 J/O248 JOB Formati liberi I formati per l'adozione del Libro Unico saranno resi disponibili con l'aggiornamento delle procedure JOB previsto nel corso del mese di novembre e in dettaglio: la procedura JOB/Pratiche prevederà le specifiche pratiche relative al Libro Unico: deleghe dei clienti allo Studio, comunicazioni alla DPL; le procedure JOB e JOB/Pratiche consentiranno la stampa del fac-simile del formato da utilizzare per l'autorizzazione alla stampa laser del Libro Unico. Precisiamo però che, al momento della chiusura delle presenti note, sono in corso accordi per verificare modalità più semplici per le relative comunicazioni all'inail. 8 - NOTE OPERATIVE SISTEMI S.p.A.