Estratto dal Manuale delle politiche e delle procedure della Fondazione di partecipazione Perugiassisi 2019

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1 Estratto dal Manuale delle politiche e delle procedure della Fondazione di partecipazione Perugiassisi 2019 Politiche e Procedure per l'acquisto in economia di beni e servizi Politiche In ragione della rilevanza pubblica della Fondazione, seppure soggetto di diritto privato, l'acquisto in economia di beni e servizi segue i principi di evidenza pubblica e procede a regolamentare una procedura, seppure semplificata, in osservanza al Codice dei contratti pubblici D.Lgs. n. 163 del 12 aprile 2006 e successive modificazioni e regolamentazioni, e nel rispetto dei principi di economicità, efficacia, imparzialità, pubblicità e trasparenza. Procedure L acquisizione in economia di beni e servizi è ammessa in relazione all oggetto e ai limiti di importo delle singole voci di spesa, previamente individuate dalla presente procedura. Le procedure di acquisto in economia di beni e servizi sono consentite fino al limite stimato complessivo per tutto il rapporto contrattuale, comprensivo di eventuale rinnovo/proroga espressamente previsto, inferiore alla soglia comunitaria, I.V.A. esclusa. Oltre tale importo si dovrà procedere con le ordinarie procedure di acquisto di beni e servizi, applicando le vigenti disposizioni nazionali e comunitarie in materia, cui si fa comunque riferimento per quanto non espressamente previsto nel presente regolamento. Nessuna acquisizione di beni e servizi può essere artificiosamente frazionata allo scopo di farla rientrare nella previsione del presente regolamento. Il ricorso al sistema delle spese in economia, e in particolare all'affidamento diretto, è consentito anche nelle ipotesi di a) risoluzione di un precedente 1

2 rapporto contrattuale o in danno del contraente inadempiente; b) necessità di completare le prestazioni di un contratto in corso, ivi non previste, se non sia possibile imporne l esecuzione nell ambito del contratto medesimo; c) prestazioni periodiche di servizi, forniture, a seguito della scadenza dei relativi contratti, nelle more dello svolgimento delle ordinarie procedure di scelta del contraente, nella misura strettamente necessaria; d) nei casi di urgenza, determinata da eventi oggettivamente imprevedibili. Nessun ordine o impegno di spesa può essere formalizzato direttamente dai responsabili organizzativi con i fornitori esterni. Per acquisizione di servizi e forniture di importo inferiore a Euro ,00 (quarantamila/00) si potrà procedere ad affidamento diretto prescindendo dalla richiesta di pluralità di preventivi, nel rispetto dei principi di trasparenza, rotazione, non discriminazione e della par condicio. A tal fine il Direttore predisporrà il modello RDA (Richiesta di Acquisto) che dovrà contenere le motivazioni dettagliate del ricorso a tale procedura e l indicazione che l affidatario è in possesso dei requisiti di ordine generale di cui all art. 38 del Codice dei Contratti. Nel caso di acquisizione di servizi e forniture di importo pari e superiore ad Euro ,00 (quarantamila/00), l affidamento avviene nel rispetto dei principi di trasparenza, rotazione, parità di trattamento, e conseguente consultazione di almeno cinque operatori se presenti sul mercato. Il Direttore, quale Responsabile del procedimento, potrà avvalersi di indagini di mercato per la scelta delle ditte da invitare. La procedura per acquisti di beni e servizi di importo superiori o pari a Euro ,00 (quarantamila/00) e fino alla soglia comunitaria è la seguente: Redazione di un Disciplinare di gara contenente la descrizione dei requisiti tecnici della fornitura dei beni/ servizi necessari. Identificazione dei soggetti da invitare di cui rilevare ragione sociale, indirizzo completo, n. fax, referente. Invio delle lettere d'invito che dovranno contenere quanto previsto all art. 334 del D.P.R. n. 207/2010. Ai fini della semplificazione, economicità e tempestività del procedimento la richiesta di preventivi-offerta (lettera di 2

3 invito) ed il relativo capitolato/disciplinare/specifiche tecniche possono essere inviati per fax o per posta elettronica, con successiva telefonata o richiesta di inoltro di ricevuta di conferma del ricevimento dei documenti. Comunicazione alle Autorità competenti. Deliberazione di assegnazione della gara. Redazione del contratto. La qualificazione dei concorrenti avviene in base a quanto previsto all articolo 125, comma 12, del D.Lgs. n. 163/2006 e successive modificazioni e integrazioni, e dall art. 327 del D.P.R. n. 207/2010, secondo criteri di semplificazione in relazione all'importo da affidare. L affidamento è effettuato in base ad uno dei seguenti criteri e in entrambi i casi sono comunque ammesse esclusivamente offerte in ribasso sui prezzi base: al prezzo più basso, qualora la fornitura dei beni o l espletamento dei servizi oggetto del contratto debba essere conforme ad appositi capitolati o disciplinari tecnici o secondo quanto descritto nella lettera di invito. a favore dell offerta economicamente più vantaggiosa, valutabile in base ad elementi diversi, variabili a seconda della natura della prestazione, quali ad esempio il prezzo, il termine di esecuzione o di consegna, il costo di utilizzazione, il rendimento, la qualità, il carattere estetico e funzionale, il valore tecnico, il servizio successivo alla vendita, l assistenza tecnica, l organizzazione del servizio, gli eventuali criteri di tutela ambientale, ecc.; in questo caso, i criteri e i punteggi che saranno applicati per l affidamento del contratto devono essere menzionati nella lettera di invito. Qualora sia necessaria la costituzione di apposita Commissione di valutazione, il Direttore provvede alla relativa nomina. Qualora, sulla base della valutazione discrezionale degli elementi presentati, alcune offerte vengano ritenute anormalmente basse rispetto alla prestazione, il Direttore, quale Responsabile del Procedimento, prima di 3

4 escluderle, chiede per iscritto chiarimenti in merito agli elementi costitutivi dell offerta e li valuta, tenendo conto di tutte le spiegazioni ricevute. Al fine della semplificazione ed economicità del procedimento, l'esito e le comunicazioni del provvedimento di aggiudicazione degli affidamenti mediante cottimo fiduciario di importo superiore ad Euro ,00 sono soggetti ad avviso di post-informazione mediante pubblicazione sul profilo del committente ai sensi dell'art. 331 comma 3 del D.P.R. n. 207/2010. Qualora l impresa aggiudicataria non adempia agli obblighi derivanti dal rapporto contrattuale, il Direttore applica le penali previste trattenendole eventualmente sui compensi e sulla cauzione definitiva e si avvale degli strumenti di risoluzione contrattuale e risarcimento danni, ove non ritenga più efficace il ricorso all esecuzione in danno previa diffida. Nel capitolato speciale/disciplinare tecnico/lettera di invito o nel contratto di fornitura/servizio saranno indicati: a) la prestazione oggetto del contratto; b) i prezzi unitari e/o l importo a corpo; c) le condizioni e le modalità di esecuzione; d) i termini delle prestazioni; e) i tempi e le modalità di pagamento; f) le penalità; g) la garanzia fideiussoria/assicurativa (se non esclusa); h) l obbligo del fornitore/prestatore di servizi di uniformarsi a sua cura e spese, sotto la sua responsabilità, alle disposizioni legislative e regolamentari vigenti per l assicurazione dei dipendenti contro gli infortuni sul lavoro, contro le malattie e contro l invalidità e sulla osservanza dei contratti collettivi di lavoro. Prima della stipula del contratto è necessario acquisire il D.U.R.C. e la certificazione antimafia, nei casi previsti dalla normativa vigente in materia. Tutte le spese contrattuali (bolli, imposta di registro, diritti di segreteria, ecc.) sono a carico dell impresa affidataria. Per tutto quanto non previsto nel presente Regolamento valgono le disposizioni in materia. Al fine di provvedere al pagamento delle spese minute ed indifferibili, è istituito, con delibera del Consiglio di Amministrazione, il Fondo Economale per l importo massimo di 2.000,00. Con la medesima Delibera viene altresì stabilito l ammontare massimo dei singoli pagamenti che possono 4

5 essere effettuati. Tale Fondo è assegnato al Direttore e viene utilizzato, a mero titolo indicativo e non esaustivo, per: 1. spese di posta, carte e valori bollati; 2. minute spese d ufficio (cancelleria, materiale di facile consumo; 3. minute spese diverse in occasione di missione; 4. piccole spese destinate a rappresentanza e accoglienza di ospiti. Il Direttore provvede al pagamento delle spese, debitamente autorizzate, sulla base di documenti giustificativi e rappresentativi (fatture, ricevute, note, parcelle e simili) dei beni e dei servizi acquisiti dalla Fondazione. Quando le spese sull anticipazione abbiano assunto un importo per cui si ravvisi necessario il reintegro, il Direttore provvede alla richiesta di rimborso, corredata dai documenti giustificativi delle spese eseguite e redatta in modo da consentire l imputazione delle spese stesse alle rispettive poste di bilancio. Il rendiconto delle spese, con la richiesta di rimborso, sottoscritto dal Direttore, deve essere presentato almeno trimestralmente. Alla fine dell esercizio, il Direttore deve provvedere all integrale versamento in tesoreria, del Fondo avuto in anticipo. ALLEGATO CATEGORIE DI BENI E SERVIZI ACQUISIBILI IN ECONOMIA A) fino a ,00 (IVA esclusa) 1) fornitura di materiali, allestimenti, strutture interne ed esterne, ornamenti ed elementi accessori per lo svolgimento delle iniziative connesse all attività della Fondazione; 2) materiali edili, di ferramenta e falegnameria; materiale elettrico, accessori e relativa minuteria, materiale vario di ferramenta; 3) acquisti, rilegature, stampa e diffusione di libri, riviste, giornali, stampe e pubblicazioni di ogni genere, anche in abbonamento, sia su supporto cartaceo che informatico; 5

6 4) affitto di locali o spazi; 5) beni e apparecchi per la telefonia fissa e mobile; 6) acquisto di prodotti per l igiene e la pulizia dei locali; interventi di disinfezione e disinfestazione; spese per la tutela della salute e della sicurezza degli ambienti di lavoro; 7) spese per stampa, comunicazione, divulgazione delle iniziative, degli avvisi e delle attività della Fondazione; 8) servizi di progettazione grafica e riproduzione della sotto qualsiasi forma; 9) acquisti di coppe, medaglie, diplomi, gadget ed altri oggetti per premi; 10) spese per l organizzazione di convegni, congressi, conferenze, riunioni, seminari, mostre, rassegne ed altre manifestazioni di carattere culturale, didattico e scientifico, in Italia e all estero, incluse dotazioni tecniche di traduzione simultanea; 11) acquisto di prodotti fotografici e per lavorazioni di sviluppo e stampa; spese per il trasferimento di testi e di immagini da ogni supporto a formati digitalizzati; 12) spese per trasporti, spedizioni, imballaggi, magazzinaggio e facchinaggio; 13) materiale di cancelleria, di consumo, di funzionamento e di ricambio d uso relativamente alle attrezzature d ufficio di qualsiasi genere; 14) arredi ed attrezzature per il funzionamento di servizi ed uffici, ivi comprese macchine da riproduzione (fotocopiatrici, scanner, stampanti ecc.), attrezzature elettroniche per uffici, apparecchiature informatiche e telematiche e per servizi informatici in genere, software e comunque beni mobili ammortizzabili; 15) servizi di manutenzione, montaggio, smontaggio, stoccaggio e trasporto di strutture e loro accessori; 16) servizi di sicurezza, vigilanza e altri servizi per la custodia e la sicurezza, urgenti ed occasionali; 17) servizi assicurativi e di intermediazione assicurativa; 18) servizi video-fotografici; 19) servizi di interpretariato, traduzione, sbobinatura e trascrizione; 20) servizi bancari e di tesoreria; 6

7 21) servizi di agenzia viaggi, alberghieri e di ristorazione; 22) servizi di pubblicità o acquisto spazi pubblicitari; 23) servizi di tipografia, cartografia; 24) servizi di catering, allestimento rinfreschi 25) spese per servizi di consulenza, studi, ricerca, indagini, rilevazioni ecc; 26) fornitura, noleggio e allestimento di strumentazioni ed attrezzature elettroniche (sistemi di illuminazione, di amplificazione e diffusione sonora, audiovisivi, di proiezione); 27) acquisto, noleggio e manutenzione di strumenti, macchinari e apparati tecnologici quali apparati di ripresa audio/video, riversamento, proiezione, montaggio, suono, ecc- e per il relativo materiale di consumo e pezzi di ricambio; 28) fornitura o noleggio di strutture esterne ed interne, palchi o componenti o attrezzature e materiali per l allestimento degli stessi; 29) acquisto, installazione, manutenzione, conduzione e esercizio di impianti di riscaldamento, di condizionamento, di illuminazione e forza motrice, di elevazione, idrici, fognari, antincendio e antifurto, ascensori e combustibili per il riscaldamento. 7