Pagina 1 di 9 Copia Controllata Copia Non Controllata INDICE 1. SCOPO...2 2. CAMPO DI APPLICAZIONE...2 3. ELENCO ACRONIMI...2 4. DIAGRAMMA DI FLUSSO...3 5. DESCRIZIONE DELLE ATTIVITA' E RESPONSABILITA'...4 5.1 INCASSI E CONTROLLI...4 5.2 PROCEDURA PER IL INSOLUTI...6 5.3 FASE ESECUTIVA...7 5.4 CREDITI INESEGIBILI...8 6. MODULISTICA COLLEGATA...8 7. INDICATORI DI QUALITA'...7 8. RIFERIMENTI...9 Rev. n 1 Descrizione modifica: modifica intero Firma Data 02/12/10 protocollo Rev. n 0 Prima Emissione Firma Data 08/11/10 Rev. n Descrizione modifica Firma Data Preparato (data e firma) Verificato (data e firma) Approvato (data e firma) Dr.ssa Bonomi Franca Dr.ssa Moretti Marilena Dott.ssa Tortora Daniela Dr.ssa Bonomi Franca Dr.ssa Maspes Loredana 02/12/10
Pagina 2 di 9 1. SCOPO Il recupero crediti è l attività che mira ad ottenere il pagamento di un credito in tutte le circostanze in cui è accertato un inadempimento da parte del debitore, che abbia usufruito di prestazioni sanitarie di ricovero o ambulatoriali dell Istituto rese in regime istituzionale (tramite SSN) ovvero di libera professione. Lo scopo della presente procedura è quello di descrivere le modalità operative idonee al recupero dei crediti da prestazioni sanitarie rese dall Azienda Ospedaliera Istituto Ortopedico Gaetano Pini, secondo un articolazione che prevede le seguenti fasi: Incasso; Rilevazione morosità; Recupero credito: fase Stragiudiziale; Recupero credito: fase esecutiva. 2. CAMPO DI APPLICAZIONE La presente procedura si applica a tutti i crediti sorti per prestazioni sanitarie e non a qualsiasi titolo rese ai debitori in: regime istituzionale (SSN); regime libero professionale intramurale; crediti di altra natura. 3. ELENCO ACRONIMI Sigla Descrizione Sigla Descrizione AM Personale Amministrativo ALPA Ambulatorio Attività Libero Professionale CUP Centro Unico di Prenotazione RS Responsabile Struttura/Ufficio ALP Ufficio Attività libero professionale U.O. Unità operativa SI Sistema Informativo DMP Direzione Medica di Presidio
Pagina 3 di 9 4. DIAGRAMMA DI FLUSSO RILEVAZIONE E SEGNALAZIONE DEGLI INSOLUTI (a cura di uffici/operatori individuati al punto sub 5.1) OPERAZIONI DI RISCONTRO (a cura Ufficio ALP) 1 LETTERA DI SOLLECITO RACCOMANDATA A.R. Pagamento spontaneo ARCHIVIAZIONE (10 anni) VERIFICA UTENTI MOROSI DOPO 1 SOLLECITO Destinatario sconosciuto RICERCARicer NUOVO INDIRIZZO ALL ANAGRAFE Riscontro pagamento non effettuato IMPORTI INFERIORI AD. 10,33 IMPORTI SUPERIORI AD. 10,33 Mancato recupero indirizzo ARCHIVIAZIONE (10 anni) recupero indirizzo INVIO LETTERA DI SOLLECITO RACCOMANDATA A.R. 2 LETTERA DI SOLLECITO RACCOMANDATA A.R. TRASMISSIONE PRATICA AD EQUITALIA PER RECUPERO COATTIVO CREDITO Pagamento spontaneo ARCHIVIAZIONE (10 anni) Mancato pagamento VERIFICA UTENTI MOROSI DOPO 2 SOLLECITO - Pagamento spontaneo - Mancato pagamento ARCHIVIAZIONE (10 anni)
Pagina 4 di 9 5. DESCRIZIONE DELLE ATTIVITA E RESPONSABILITA 5.1 INCASSI E CONTROLLI CREDITI DERIVANTI DA PRESTAZIONI ISTITUZIONALI (SSN) PRESTAZIONI AMBULATORIALI SPECIALISTICHE ESAMI DIAGNOSTICI RADIOLOGIA ESAMI DI LABORATORIO ANALISI VALUTAZIONE PRE-OPERATORIA (cd. PRERICOVERO) PRESTAZIONI PRONTO SOCCORSO (S.T.U.) CREDITI DERIVANTI DA PRESTAZIONI IN REGIME LIBERO PROFESSIONALE RICOVERO IN REPARTO SOLVENTI PRESTAZIONI AMBULATORIALI ALPA PRESTAZIONI PRESSO STUDI PRIVATI/STRUTTURE SANITARIE PRIVATE NON ACCREDITATE SSN FATTURE CON PAGAMENTO A CARICO DI ASSICURAZIONI CONVENZIONATE PRESTAZIONI EROGATE IN REGIME CONVENZIONALE A TITOLO ONEROSO ALTRI CREDITI. CREDITI DERIVANTI DA PRESTAZIONI ISTITUZIONALI (SSN) PRESTAZIONI AMBULATORIALI L importo delle prestazioni prenotate e delle eventuali prestazioni aggiuntive deve essere pagato prima dell accettazione amministrativa, anticipatamente rispetto all erogazione della prestazione. Il pagamento avviene presso lo sportello bancario interno ovvero mediante le postazioni Punto Giallo. Compete al AM di front-office (Sportello CUP) accertare l avvenuto pagamento. Qualora, per problemi informatici o particolari, il pagamento non avvenisse entro 3 giorni il RS CUP deve darne comunicazione mensile al RS ALP per il conseguente addebito al paziente. ESAMI DIAGNOSTICI RADIOLOGIA Il ticket per esami diagnostici di radiologia deve essere pagato prima del ritiro del referto. Compete al AM di front-office (Sportello della Radiologia) verificare l avvenuto pagamento prima di rilasciare il referto al paziente o suo delegato. Qualora il pagamento non avvenisse entro 5 giorni il RS CUP deve darne mensilmente comunicazione al RS ALP per il conseguente addebito al paziente. Il mancato ritiro del referto entro 90 gg. dall'effettuazione della prestazione specialistica comporta l'addebito all'assistito dell'intero costo della prestazione fruita (art. 5 comma 8, legge 29 dicembre 1990, n.407). Compete al AM del CUP verificare mensilmente la giacenza di referti non ritirati nei termini previsti. Il RS CUP deve darne comunicazione mensile al RS ALP per il conseguente addebito ai pazienti.
Pagina 5 di 9 ESAMI DI LABORATORIO ANALISI Il ticket per esami di laboratorio deve essere pagato prima del ritiro del referto. Compete al AM del Laboratorio verificare l avvenuto pagamento prima di rilasciare il referto al paziente o suo delegato. Qualora il pagamento non avvenisse il RS del CUP deve darne comunicazione mensile al RS ALP per il conseguente addebito al paziente. Il mancato ritiro del referto entro 90 gg. dall'effettuazione della prestazione diagnostica comporta l'addebito all'assistito dell'intero costo della prestazione fruita (art. 5 c. 8, l. 407/90). Compete al RS di laboratorio verificare mensilmente la giacenza di referti non ritirati nei termini previsti (90 giorni) e darne comunicazione mensile al RS ALP per il conseguente addebito al paziente. ALTRI SERVIZI DIAGNOSTICI: CARDIOLOGIA, CHIRURGIA VASCOLARE, NEUROLOGIA, REUMATOLOGIA. Vale quanto sopradetto adeguato alle singole specificità. VALUTAZIONE PRE-OPERATORIA (cd. PRERICOVERO) Le valutazioni pre-operatorie (visite ed esami pre-operatori) non prevedono costi aggiuntivi a carico del paziente o del SSN in quanto comprese nel ricovero stesso. In caso di rinuncia al ricovero, verrà addebitato al paziente il ticket per le prestazioni eseguite. Compete al personale AM del Pre-Ricovero verificare mensilmente la sussistenza di casi di rinuncia a ricoveri programmati. Il RS della DMP segnala mensilmente al RS CUP le prestazioni erogate per la registrazione delle stesse con contestuale segnalazione al RS ALP per consentire l invio del conto. PRESTAZIONI PRONTO SOCCORSO (S.T.U.) Ai sensi della D.G.R. VIII/4750 del 18/5/2007, il ticket per i pazienti le cui visite in pronto soccorso sono identificate con il codice bianco (cioè non rivestono carattere d'urgenza valutata dal medico del Pronto Soccorso) è di 25 euro per la visita specialistica, comprese eventuali altre prestazioni diagnostico-terapeutiche e di laboratorio. Il ticket per codice bianco deve essere pagato successivamente all erogazione della prestazione. Il pagamento avviene tramite punti di incasso automatici (Punti Gialli) o tramite sportello bancario interno. Il controllo dell avvenuto pagamento viene effettuato dal AM ALP entro 5 giorni dalla data di avvenuta prestazione che, in caso di mancato pagamento, provvede al conseguente addebito al paziente. CREDITI DERIVANTI DA PRESTAZIONI IN REGIME LIBERO PROFESSIONALE RICOVERO IN REPARTO SOLVENTI All atto di accettazione per ricovero in Clinica Santa Sofia, il AM ALP richiede un acconto non inferiore al 60% dell ammontare della spesa preventivata. Il pagamento del saldo è effettuato, di norma, dal paziente al momento delle dimissioni dall ospedale. Gli utenti che si avvalgono della possibilità di avere l assistenza diretta tramite la propria compagnia di assicurazione convenzionata con l Azienda, sottoscrivono una clausola, secondo il modello fac-simile (All/01 P37), che prevede il pagamento da parte dell assistito nel caso in cui la sua assicurazione non effettui il pagamento entro 6 mesi dall emissione della fattura. Compete al AM ALP accertare l avvenuto pagamento o, in caso di insolvenza, procedere come dal presente regolamento.
Pagina 6 di 9 PRESTAZIONI AMBULATORIALI ALPA Il pagamento delle prestazioni ambulatoriali in regime libero professionale e delle eventuali prestazioni aggiuntive avviene all atto di accettazione all ambulatorio ALPA aziendale. Compete al AM dell ambulatorio ALPA accertare l avvenuto pagamento o, in caso di insolvenza, procedere come dal presente regolamento. PRESTAZIONI PRESSO STUDI PRIVATI Il pagamento delle prestazioni è effettuato direttamente all Azienda. L ALP cura la riscossione fungendo da tramite tra il medico e il paziente, provvedendo al rilascio della fattura. In casi eccezionali previsti dalla l. 120/07 (deliberazione n. 288 del 24/10/2007), l incasso dei corrispettivi può avvenire tramite il professionista, il quale provvede, per mezzo del Tesoriere al versamento all Azienda dell intero ammontare. Compete all AM ALP accertare l avvenuto pagamento da parte del paziente attraverso l avvenuto versamento da parte del medico. In caso di insolvenza l AM ALP procede come dal presente regolamento. PRESTAZIONI EROGATE IN REGIME CONVENZIONALE A TITOLO ONEROSO Il pagamento di prestazioni rese a terzi a titolo oneroso in regime convenzionale avviene secondo le modalità e tempistiche stabilite pattiziamente tra le parti, a seguito dell emissione di fattura da parte dell AM ALP. Compete all AM ALP accertare l avvenuto pagamento e in caso di inadempienza, procedere come dal presente regolamento. FATTURE CON PAGAMENTO DA PARTE DELLE ASSICURAZIONI CONVENZIONATE PER RICOVERI A PAGAMENTO Il pagamento di prestazioni rese a terzi a titolo oneroso in regime convenzionale avviene secondo le modalità e tempistiche stabilite pattiziamente tra le parti, a seguito dell emissione di fattura da parte dell AM ALP. Compete all AM ALP accertare l avvenuto pagamento e in caso di inadempienza procedere come dal presente regolamento. ALTRI CREDITI Per gli altri crediti non contemplati nella suddetta casistica i RS degli Uffici preposti effettueranno mensilmente le segnalazioni degli insoluti al RS ALP per l avvio delle procedure di recupero indicate di seguito. 5.2 PROCEDURA PER INSOLUTI Modalità operative: L AM ALP, su segnalazione dei RS degli Uffici come indicato al punto 5, provvede, previa ulteriore verifica della sussistenza del credito, all emissione dei solleciti, di norma entro 15 giorni dalla segnalazione o diversa tempistica stabilita pattizziamente tra le parti:
Pagina 7 di 9 A. FATTURE A PRIVATI: Invio 1 sollecito di pagamento con raccomandata A.R.: l AM ALP invia all utente una lettera di sollecito al pagamento secondo il modello fac-simile (ALL/04 P/37), intimando il pagamento della somma dovuta entro 15 giorni dalla data di ricevimento. A tal fine vengono sia indicati gli estremi bancari per il bonifico sia allegato bollettino postale pre-compilato per il versamento su CCP; B. FATTURE AD ASSICURAZIONI: Invio 1 sollecito di pagamento con raccomandata A.R.: l AM ALP invia all Assicurazione una lettera di sollecito al pagamento secondo il modello fac-simile (ALL/02 P/37), intimando il pagamento della somma dovuta entro 15 giorni dalla data di ricevimento ed indicando gli estremi bancari per il bonifico. Ove rimangano fatture insolute oltre i 6 mesi dall emissione delle stesse, l Azienda ne chiederà il pagamento all assistito, come da impegno sottoscritto e con le modalità di cui alla presente procedura (ALL/03 P/37). L AM ALP, trascorsi 30 giorni, verifica l esito dei solleciti e procede: A. CREDITI NON PAGATI CON NOTIFICA CERTA alla trasmissione, attraverso il sistema on-line, della pratica ad EQUITALIA ESATRI SPA per la riscossione coattiva del credito mediante iscrizione a ruolo, come da convenzione. Sono esclusi dal recupero mediante ruolo i crediti di importo inferiore ad 10,33.= ai sensi dell art. 12 bis del DPR n.602/1973, B. CREDITI NON PAGATI CON DESTINATARIO TRASFERITO O IRREPERIBILE all acquisizione, ove possibile, delle informazioni sulla nuova residenza agli Uffici Anagrafe del Comune. In caso di riscontro positivo il sollecito viene inviato al nuovo indirizzo con lettera raccomandata A.R., in caso contrario si archivia la pratica (10 anni secondo la normativa di riferimento). Nel caso di mancato pagamento con notifica certa si applica quanto indicato al punto A, C. CREDITI DI IMPORTO INFERIORE AD 10,33.= nel caso A ad inviare il 2 sollecito a cui seguirà o la riscossione o, in mancanza di essa, l archiviazione della pratica (10 anni); nel caso B all archiviazione della pratica (10 anni), visto che EQUITALIA, ai sensi dell art. 12 bis del DPR n. 602/1973, non procede alla messa a ruolo per il recupero coattivo dei crediti per importi inferiori ad. 10,33.= 5.3 FASE ESECUTIVA A seguito del Convenzionamento con EQUITALIA ESATRI SPA la fase esecutiva compete al predetto Agente della Riscossione il quale provvederà:
Pagina 8 di 9 A. IN CASO DI RISCOSSIONE DEL CREDITO: all accredito sul conto corrente bancario dell Azienda ed alla contestuale evidenziazione sul servizio on-line; B. IN CASO DI MANCATA RISCOSSIONE: all invio all Azienda di una dichiarazione di inesigibilità del credito, ciò avverrà decorsi infruttuosamente tre anni dall iscrizione a ruolo ad esito di procedure esecutive fallimentari. 5.4 CREDITI INESIGIBILI Il RS ALP trasmette mensilmente al RS dell U.O. Gestione Risorse Economico - finanziarie e Controllo di Gestione l elenco dei crediti che, applicato il presente regolamento, sono risultati inesigibili. Il RS dell U.O. Gestione Risorse Economico - finanziarie e Controllo di Gestione ne prende atto con deliberazione e provvede alle relative scritture contabili. 6. MODULISTICA COLLEGATA All/01 P/37: fac-simile nota a firma utente per assunzione onere di pagamento in sostituzione all Assicurazione convenzionata; All/ 02 P/37: fac-simile lettera di sollecito ad Assicurazione; All/ 03 P/37: fac-simile richiesta pagamento assicurato; All/ 04 P/37: fac-simile lettera di sollecito a privati. 7. INDICATORI DI QUALITA Indicatore Fonte dati Responsabile Frequenza % utenti non paganti la prestazione SI RS CUP Semestrale prima della sua erogazione n. mancate comunicazioni dei morosi SI RS CUP Semestrale all ALP n. mancate comunicazioni del ritiro CUP RS CUP Semestrale esami all ALP n. mancate comunicazioni del ritiro Laboratorio RS Laboratorio Semestrale esami all ALP n. mancati solleciti mensili ALP RS ALP Semestrale 8. RIFERIMENTI Principali riferimenti normativi: - Codice civile; - Codice di procedura civile; - Normativa in materia fiscale e contabile; - D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633;
Pagina 9 di 9 - D.P.R.917/86 (TUIR); - DPCM 27 marzo 2000; - L. 120/2007; - D.lgs. n. 286/1999; - L. 30 dicembre 1991, n. 412, art. 4, comma 18; - L29 dicembre 1990, n.407, art. 5, comma 8; - D.G.R. VIII/4750 del 18/5/2007; - L. 296/2006; - DPR n.602/1973; - Decreto Interministeriale n.321/1999. Regolamenti e Convenzioni: - Regolamento per l attività di libera professione. - Regolamento per l esercizio del diritto di accesso agli atti ed ai documenti amministrativi; - Convenzione con Equitalia Esatri spa ( Delib.n.376/2010).