Fondazione Policlinico Universitario Agostino Gemelli Università Cattolica del Sacro Cuore MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO Parte Generale
INDICE 1. INTRODUZIONE 3 2. FINALITÀ DEL MODELLO 3 3. DESTINATARI DEL MODELLO 4 4. ELEMENTI COSTITUTIVI DEL MODELLO 4 5. IL CODICE ETICO 5 6. ORGANIZZAZIONE DELLA FONDAZIONE POLICLINICO UNIVERSITARIO A. GEMELLI 5 7. ANALISI DEI RISCHI E DEL SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO 9 8. L ORGANISMO DI VIGILANZA, LE SEGNALAZIONI E I FLUSSI INFORMATIVI 11 9. SISTEMA DISCIPLINARE 12 10. COMUNICAZIONE E FORMAZIONE 12 11. REGOLE PER L AGGIORNAMENTO DEL MODELLO 12 12. ALLEGATI 13 Fondazione Policlinico Universitario Agostino Gemelli Pagina 2 di 13
1. INTRODUZIONE La Fondazione Policlinico Universitario Agostino Gemelli o più brevemente Policlinico A. Gemelli (d ora in poi, Fondazione ) è una fondazione di partecipazione, con sede in Roma, costituita dall Università Cattolica del Sacro Cuore (d ora in poi, Università Cattolica ) e dall Istituto G. Toniolo di Studi Superiori (d ora in poi, Istituto Toniolo ). In conformità ai principi della dottrina cattolica e in attuazione degli scopi istituzionali dell Università Cattolica del Sacro Cuore e dell Istituto Giuseppe Toniolo di Studi Superiori, la Fondazione persegue finalità di tutela e promozione della persona umana nell ambito dell assistenza sanitaria, della formazione, della ricerca scientifica e dell innovazione in campo biomedico e sanitario, sia clinico che traslazionale, rispettando i principi fondamentali stabiliti dalla normativa vigente ed in coerenza con la programmazione statale e regionale in materia. A tal fine la Fondazione gestisce il complesso aziendale del Policlinico Universitario A. Gemelli, e altre strutture o aziende sanitarie, operando in stretto collegamento con l Università Cattolica e, in particolare, con la Facoltà di Medicina e Chirurgia A. Gemelli nell ambito della formazione e della ricerca scientifica in campo biomedico e sanitario. Il collegamento con l Università Cattolica è reso esplicito nei segni distintivi della Fondazione e in tutte le strategie, attività e modalità di comunicazione da questa adottate. I rapporti della Fondazione con le strutture dell Università Cattolica, ed in particolare, con la Facoltà di Medicina e Chirurgia e con i dipartimenti, istituti e centri di ricerca dell Università, sono regolati sulla base di appositi accordi che, tenendo conto dell autonomia organizzativa della Fondazione stessa e delle esigenze didattiche e di ricerca scientifica perseguite, garantiscono la conservazione del peculiare carattere di policlinico universitario. Nell ambito della suddetta autonomia organizzativa e nel perseguimento dei propri scopi, la Fondazione definisce la propria struttura organizzativa svolgendo la propria attività nel rispetto dei principi di efficacia, efficienza e trasparenza, assicurando la sostenibilità e l equilibrio economico della gestione. 2. FINALITÀ DEL MODELLO In data 4 luglio 2001 è entrato in vigore il Decreto Legislativo 8 giugno 2001 n. 231, emanato in esecuzione della legge Delega 29 settembre 2000, n. 300, avente ad oggetto la Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica. In ottemperanza a tale Decreto la Fondazione Policlinico A. Gemelli, nell ambito della sua autonomia organizzativa e gestionale, ha deciso di adottare un proprio Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo (di seguito anche Modello ). Con l adozione del Modello, la Fondazione intende adempiere puntualmente al Decreto e migliorare e rendere quanto più efficienti possibile il sistema di controllo interno e di corporate governance già esistenti. Obiettivo principale del Modello è quello di creare un sistema organico e strutturato di principi e procedure di controllo, atto a prevenire, ove possibile e concretamente fattibile, la commissione dei Fondazione Policlinico Universitario Agostino Gemelli Pagina 3 di 13
reati previsti dal Decreto. Il Modello ha inoltre lo scopo di favorire il conseguimento delle finalità istituzionali, tutelando l integrità del valore aziendale e promuovendo: a) la cultura etica, in un ottica di correttezza e trasparenza nella conduzione delle proprie attività; b) i meccanismi che consentono di verificare in modo permanente le aree nel cui ambito possano astrattamente configurarsi rischi di prassi illecite ed eventi avversi; c) i principi di controllo ai quali il proprio sistema organizzativo si deve conformare ai fini della prevenzione dei suddetti rischi. L approvazione del presente Modello e dei suoi elementi costitutivi è di esclusiva prerogativa e responsabilità del Consiglio di Amministrazione della Fondazione. 3. DESTINATARI DEL MODELLO Le regole contenute nel presente Modello si applicano a tutti coloro che svolgono, anche di fatto, funzioni di gestione, amministrazione, direzione o controllo nella Fondazione, ai dipendenti, ai collaboratori e a coloro che nello svolgimento delle proprie attività sono sottoposti alla direzione dei soggetti suddetti (di seguito i Destinatari ), ed in particolare a coloro i quali operano nell ambito delle attività emerse come a rischio. I soggetti ai quali il Modello si rivolge sono tenuti, pertanto, a rispettarne tutte le disposizioni, anche in adempimento dei doveri di lealtà, correttezza e diligenza che scaturiscono dai rapporti instaurati con la Fondazione. Fornitori e consulenti (tra cui coloro che operano in nome e per conto della Fondazione nella gestione dei rapporti con funzionari della Pubblica Amministrazione, Autorità Giudiziarie, ecc. ovvero nelle attività definite a rischio ) e altri eventuali partner e controparti contrattuali sono tenuti al rispetto dei principi etici adottati dalla Fondazione attraverso la documentata presa visione del Codice Etico e/o tramite la sottoscrizione di apposite clausole contrattuali. E elemento di grande rilievo a supporto della centralità del Modello la sua diffusione in chiave generalizzata anche attraverso la sua pubblicazione e evidenza sul sito Internet. 4. ELEMENTI COSTITUTIVI DEL MODELLO Il Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo della Fondazione si compone di: a. Documento descrittivo del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo suddiviso in: i. Parte Generale che illustra sinteticamente l organizzazione della Fondazione, le modalità di individuazione dei rischi e l analisi dei presidi di controllo, la nomina e le funzioni dell Organismo di Vigilanza, il richiamo al sistema disciplinare, le attività di comunicazione e formazione del Modello, le modalità di aggiornamento del Modello stesso, i rapporti della Fondazione con eventuali enti controllati o soggetti ad influenza dominante. ii. Parte Speciale che descrive, per ciascuna delle aree di attività potenzialmente a rischio, i principi di comportamento e controllo ritenuti utili per la prevenzione dei rischi stessi, e Fondazione Policlinico Universitario Agostino Gemelli Pagina 4 di 13
rimanda, ove esistente, alla normativa interna (Regolamenti, altra documentazione interna). Policy, Procedure e b. Statuto della Fondazione, Regolamento Generale della Fondazione, Sistema di poteri di firme e deleghe che costituiscono documenti integranti del documento, la cui violazione è considerata atto stesso di violazione al Modello. Sono inoltre in allegato e costituiscono parte integrante del presente documento: 1) Regolamento dell Organismo di Vigilanza (Allegato 1) 2) Sintesi del D.Lgs. n. 231/2001 ed elenco reati rilevanti (Allegato 2) 3) Copia aggiornata del D. Lgs. n. 231/2001 (Allegato 3) 4) Protocollo segnalazioni e flussi informativi verso l OdV (Allegato 4) 5) Codice Etico (Allegato 5) 6) Sistema disciplinare (Allegato 6) 5. IL CODICE ETICO Il Codice Etico adottato costituisce parte fondante del presente Modello e determina, richiamando quanto già previsto nello Statuto, i valori fondamentali e le regole di condotta dell attività della Fondazione. Il Codice Etico è rivolto agli Organi della Fondazione e ai loro componenti, ai dipendenti, ai collaboratori, al personale medico e sanitario, ai consulenti, ai fornitori e a qualsiasi altro soggetto che possa agire in nome e per conto della Fondazione. L inosservanza dei principi e delle regole di condotta contenuti nel Codice Etico e nel Modello deve essere prontamente segnalata all Organismo di Vigilanza e comporta l applicazione delle vigenti sanzioni disciplinari, impregiudicata ogni altra determinazione di carattere civile, penale e amministrativo. 6. ORGANIZZAZIONE DELLA FONDAZIONE POLICLINICO UNIVERSITARIO A. GEMELLI Il sistema di governance è rappresentato dall insieme di Organi e di regole per la gestione ed il controllo della Fondazione. Tale sistema costituisce un elemento fondante del Modello di funzionamento della Fondazione e, affiancandosi a missione e valori fondamentali, è volto al raggiungimento delle finalità proprie della Fondazione, creando valore nel lungo periodo e assicurando equilibrio e sostenibilità economica. La Fondazione Policlinico Universitario A. Gemelli realizza i suoi fini istituzionali attraverso gli Organi della Fondazione, e la propria struttura organizzativa. Organi della Fondazione Fondazione Policlinico Universitario Agostino Gemelli Pagina 5 di 13
Ai sensi dello Statuto sono Organi della Fondazione: a. il Consiglio di Amministrazione; b. il Comitato Esecutivo, se nominato; c. il Presidente; d. il Direttore Generale; e. il Comitato di Consulenza clinica, didattica e scientifica; f. il Collegio dei Revisori dei conti; g. il Comitato Etico; h. il Comitato Scientifico e il Direttore Scientifico, se nominati. a. Il Consiglio di Amministrazione ha competenza generale per ogni attività di amministrazione ordinaria e straordinaria della Fondazione, ed esercita ogni altro potere previsto dallo Statuto. Può in qualsiasi momento avocare a sé il compimento di atti gestionali attribuiti dallo Statuto o dai regolamenti ad altri Organi della Fondazione. b. Il Consiglio di Amministrazione può delegare proprie attribuzioni ad un Comitato Esecutivo, determinando il contenuto, i limiti e le eventuali modalità di esercizio della delega. c. Il Presidente del Consiglio di Amministrazione è anche Presidente della Fondazione e ha la rappresentanza della Fondazione di fronte ai terzi e in giudizio e ha la facoltà di rilasciare procure generali o speciali, nonché di nominare e revocare avvocati e procuratori per rappresentare e difendere la Fondazione avanti a qualsiasi autorità amministrativa o giurisdizionale. d. Il Direttore Generale è nominato con delibera del Consiglio di Amministrazione, su proposta del Presidente, previa autorizzazione del Rettore dell Università Cattolica e del Presidente dell Istituto Toniolo e acquisito il parere del Comitato di consulenza clinica, didattica e scientifica. Il Direttore Generale è responsabile della gestione del Policlinico Gemelli e delle strutture al medesimo afferenti, sovraintende alla organizzazione al funzionamento dell azienda ospedaliera e di tutte le sue articolazioni e coordina tutte le attività operative e progettuali dell azienda in funzione della realizzazione dei piani stabiliti dal Consiglio di Amministrazione ed è titolare di tutti i poteri a ciò funzionali. e. Il Collegio dei Revisori dei Conti vigila sull osservanza della legge e dello Statuto, esercita funzioni di controllo contabile ed economico-finanziario, esamina le proposte di bilancio preventivo e di bilancio di esercizio, redigendo apposite relazioni. f. Il Comitato di consulenza clinica, didattica e scientifica svolge un attività consultiva di supporto tecnico all azione del Direttore Generale e alle scelte degli Organi competenti in relazione agli aspetti organizzativi e gestionali, clinici, scientifici e di integrazione didattica in base alle previsioni dell art. 15 dello Statuto. Contribuisce all attuazione dei rapporti con l Università Cattolica e all integrazione delle attività della Facoltà di Medicina e Chirurgia. g. Il Comitato Etico è costituito come organismo indipendente. Esso ha il compito di valutare, nel rispetto dei principi della esistente normativa, nonché della dottrina e della morale cattolica, le condizioni di eticità dei programmi di sperimentazione clinica riguardanti farmaci o nuove metodiche diagnostico-terapeutiche sull uomo, al fine della salvaguardia della sicurezza, Fondazione Policlinico Universitario Agostino Gemelli Pagina 6 di 13
dell integrità, e dei diritti umani dei soggetti coinvolti nei programmi di sperimentazione medesimi. La Fondazione grazie all attività del Comitato Etico, organismo multidisciplinare, composto da personale sanitario e non, che opera nel campo della ricerca biomedica e dell assistenza sanitaria, tutela la dignità della persona umana e i suoi diritti, la sicurezza e il benessere dei soggetti in sperimentazione fornendo pubblica garanzia di tale tutela. Il Comitato Etico valuta altresì la compatibilità dei progetti di ricerca relativi alla sperimentazione su animali. h. Il Comitato Scientifico può essere nominato dal Consiglio di Amministrazione quale organo consultivo della Fondazione. Le competenze, la composizione e le modalità di funzionamento del Comitato Scientifico sono disciplinate dal Regolamento generale della Fondazione e dalla delibera di costituzione del Comitato stesso. Le modalità operative degli Organi sono esaustivamente dettagliate nel Regolamento Generale e negli allegati in esso richiamati. Il sistema autorizzativo I poteri di rappresentanza e di firma sono conferiti, tramite procure e deleghe, dal Consiglio di Amministrazione in conformità alle responsabilità organizzative e gestionali definite, prevedendo, una puntuale indicazione delle soglie di approvazione della spesa La struttura organizzativa della Fondazione La Fondazione, sulla base di quanto disposto all art. 25 del Regolamento Generale ed in coerenza con le norme statutarie, articola le proprie strutture organizzative su livelli gerarchici, il cui vertice è rappresentato dalla Direzione Generale, a sua volta articolata in: - Direzione Amministrativa - Direzione Sanitaria Aziendale, alla quale riportano i Dipartimenti clinici. Le Direzioni sono strutture organizzative che agiscono nell ambito della programmazione e linee di indirizzo dettate dal Consiglio di Amministrazione e le cui competenze sono determinate dal presente regolamento, dallo Statuto e dalla legislazione sanitaria in materia, che ne stabilisce altresì gli ambiti di autonomia e responsabilità. Alle Direzioni che operano per ambiti di attività di particolare ampiezza e rilevanza riportano articolazioni organizzative che agiscono o nell ambito amministrativo-gestionale o nell ambito assistenziale. La Direzione Generale che, oltre al diretto coordinamento delle Direzioni Amministrativa e Sanitaria, include le seguenti funzioni di staff: Affari generali e legali Progetti e Business Development Fondazione Policlinico Universitario Agostino Gemelli Pagina 7 di 13
Attività privata, convenzioni e relazioni esterne Risorse Umane Clinical Trial Center Ufficio stampa Fund raising, marketing e eventi Servizio prevenzione e protezione Alla Direzione Amministrativa riportano le seguenti strutture organizzative: Servizi amministrativi di supporto Controllo di gestione Contabilità e finanza Area Operation, che a sua volta comprende:. Facility management e logistica. Sistemi informativi (ICT). Ufficio Tecnico La Direzione Sanitaria Aziendale risulta articolata nelle seguenti strutture organizzative: Direttore Sanitario Presidio Gemelli, che a sua volta comprende:. Flussi informativi e codifiche. Processi assistenziali e clinical operations Direttore Sanitario Presidio Columbus Sorveglianza sanitaria Governo clinico e percorsi Dipartimenti clinici Risk Management Farmacia SITRA Servizio radioprotezione e igiene ospedaliera Unità di valutazione delle tecnologie e innovazione Per il perseguimento delle finalità assistenziali, in modo coerente ed integrato con quelle di didattica e ricerca, il Policlinico è organizzato in Dipartimenti per l assistenza sanitaria. Nell ambito della Fondazione, sono attualmente istituiti i seguenti Dipartimenti assistenziali: 1. Dipartimento di Geriatria, Neuroscienze ed Ortopedia 2. Dipartimento di Diagnostica e Medicina di Laboratorio 3. Dipartimento di Scienze Chirurgiche 4. Dipartimento di Scienze Cardiovascolari 5. Dipartimento per la Tutela della Salute della Donna, della Vita Nascente, del Bambino e dell Adolescente 6. Dipartimento di Scienze Chirurgiche per le Patologie della Testa e del Collo Fondazione Policlinico Universitario Agostino Gemelli Pagina 8 di 13
7. Dipartimento di Sanità Pubblica 8. Dipartimento di Emergenza e Accettazione (DEA) 9. Dipartimento di Scienze Radiologiche 10. Dipartimento di Scienze Mediche Per un ulteriori indicazioni relativamente a ruoli e responsabilità degli Organi, delle Direzioni e della struttura organizzativa della Fondazione, si rimanda a quanto disciplinato dallo Statuto, dal Regolamento Generale e dal Regolamento della Struttura Organizzativa. L attività spirituale Allo scopo di realizzare i suoi fini istituzionali e in armonia con il magistero della Chiesa, è altresì istituito presso la Fondazione un Centro Pastorale, che svolge l animazione spirituale e l azione pastorale nella comunità del Policlinico, attraverso l attività degli assistenti pastorali. Cooperano con il Centro Pastorale le associazioni ed i movimenti ecclesiali, i gruppi di preghiera e di volontariato, al fine di contribuire all impegno di formazione, di testimonianza e di missione evangelizzatrice. L attività culturale e ricreativa Attività culturali, sportive e ricreative sono promosse attraverso idonee forme organizzative, anche con l utilizzo di convenzioni con enti e associazioni e l organizzazione di manifestazioni a carattere nazionale e internazionale. 7. ANALISI DEI RISCHI E DEL SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO Al fine di individuare il profilo di rischio della Fondazione viene svolta un attività, rinnovata periodicamente, di individuazione delle attività a rischio, in cui potrebbero, in linea di principio, configurarsi eventi rilevanti ai sensi del D. Lgs. 231/2001 (c.d. mappatura) e di analisi dei presidi di controllo in essere (c.d. gap analysis). Con riferimento alle attività a rischio, oggetto di disciplina del presente documento, in questa prima stesura del Modello si confermano gli esiti dei processi di mappatura e gap analysis effettuati in fase di applicazione del Modello prima del conferimento del ramo d azienda Policlinico alla Fondazione. La fase di mappatura dei rischi si sostanzia in una preliminare analisi dei processi e delle attività svolte nell ambito del Policlinico con la finalità di individuare specifiche aree di rischio. Sulla base dei processi e delle attività svolte dalla Fondazione, la mappa delle attività a è rappresentata come segue: Aree a rischio della gestione organizzativa a. Gestione delle risorse umane b. Gestione del contenzioso e dei rapporti con le Autorità Giudiziarie c. Acquisti di Beni e Servizi d. Gestione dei flussi monetari e finanziari (Tesoreria) Fondazione Policlinico Universitario Agostino Gemelli Pagina 9 di 13
e. Gestione dei rapporti con la Pubblica Amministrazione, le Autorità di Vigilanza e gli Enti di controllo e certificazione f. Gestione degli adempimenti in materia di salute e sicurezza sul lavoro g. Gestione dei sistemi informativi h. Gestione delle liberalità i. Gestione degli adempimenti in materia ambientale j. Gestione contabile e adempimenti previsti per la predisposizione del bilancio k. Gestione dei progetti finanziati l. Rendicontazione alla Regione delle attività relative alle prestazioni accreditate Servizio Sanitario Nazionale - S.S.N. m. Gestione delle liste d attesa La successiva fase di gap analysis è focalizzata sulla rilevazione e analisi dei presidi organizzativi e di controllo posti in essere dalla Fondazione nelle aree a rischio individuate, con la finalità di valutare la loro capacità di prevenire ovvero individuare situazioni di rischio e, in presenza di punti di debolezza, di proporre le necessarie azioni di miglioramento. Particolare attenzione in questa fase è posta ai principi generali di un adeguato sistema di controllo interno, e in particolare: verificabilità e documentabilità di ogni operazione rilevante, con riferimento s i a al processo decisorio sia all effettiva esecuzione dei controlli finalizzati alla prevenzione dei rischi individuati); rispetto del principio di separazione delle funzioni. Responsabile della esecuzione delle attività di gap analysis è la funzione di Internal Audit posta a riporto diretto del Presidente del Consiglio di Amministrazione. I principi comportamentali e di controllo rilevanti per il presidio delle aree a rischio individuate sono descritti nella Parte Speciale alla quale si fa sin d ora espresso rinvio. L esito delle rilevazioni e valutazioni condotte dall Internal Audit è formalmente documentato e condiviso con i referenti delle strutture della Fondazione; La documentazione prodotta è conservata a cura della funzione Internal Audit ed è sempre disponibile per la consultazione all Organismo di Vigilanza, ai membri del Consiglio di Amministrazione e al Direttore Generale. I risultati delle descritte fasi di mappatura e analisi, costituiscono la base per le attività di aggiornamento del documento descrittivo del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo della Fondazione - nonché dell eventuale documentazione normativa in cui sono definiti i controlli ritenuti rilevanti al fine di presidiare le aree a rischio - nelle modalità prevista dal paragrafo 10. Regole per l aggiornamento del Modello cui si rimanda. Con particolare riferimento all attività di gap analysis, le risultanze sono portate all attenzione dell Organismo di Vigilanza che ne monitora la progressiva implementazione da parte dei responsabili delle Unità organizzative coinvolti, secondo piani di lavoro definiti. Fondazione Policlinico Universitario Agostino Gemelli Pagina 10 di 13
8. L ORGANISMO DI VIGILANZA, LE SEGNALAZIONI E I FLUSSI INFORMATIVI Il Consiglio di Amministrazione della Fondazione ha istituito un Organo con funzioni di vigilanza e di controllo ( Organismo di Vigilanza o O.d.V. o Organismo ) al quale sono attribuiti i poteri e le responsabilità necessari per la verifica in ordine al funzionamento, all efficacia, all adeguatezza e all osservanza del Modello. All interno del Regolamento dell Organismo di Vigilanza (Allegato 1), al quale si fa sin d ora espresso rinvio, sono disciplinate le funzioni e i poteri dell O.d.V., i requisiti soggettivi dei componenti, la durata in carica e i criteri per la nomina e la revoca degli stessi, le modalità di esercizio delle funzioni attribuite, le modalità di gestione dei flussi informativi verso l Organismo e il reporting dello stesso nei confronti del Consiglio di Amministrazione e del Direttore Generale. Con particolare riferimento alle segnalazioni e ai flussi informativi verso l Organismo (cfr. articolo 8 dello Regolamento dell Organismo in allegato) si segnala che: a. l Organismo di Vigilanza deve essere informato delle violazioni del Modello, mediante apposite segnalazioni in forma non anonima; i segnalanti in buona fede saranno garantiti contro qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione o penalizzazione e in ogni caso sarà assicurata la riservatezza dell identità del segnalante, fatti salvi gli obblighi di legge e la tutela dei diritti delle persone accusate in mala fede; b. le comunicazioni all Organismo di Vigilanza possono essere effettuate anche tramite l indirizzo e- mail: odv@policlinicogemelli.it c. ciascun responsabile di Direzione (o di altra Unità organizzativa eventualmente coinvolta) deve periodicamente informare in merito all attività svolta, con riferimento ai protocolli presenti nella Parte Speciale applicati nell ambito dell area di competenza ( flussi informativi periodici ), secondo quanto definito dall O.d.V.; fermo restando quanto previsto dalla delibera istitutiva dell Unità Internal Audit, quest ultima garantirà il proprio supporto operativo all O.d.V. per l invio delle richieste alle strutture e la gestione della raccolta di tali flussi; d. l Organismo dovrà essere informato in merito a ogni notizia rilevante ai fini dell applicazione del Modello e del suo eventuale aggiornamento, sulla base di procedure adottate per regolare il contenuto e la periodicità dell attività informativa cui ci si dovrà attenere. L obbligo di informazione è in capo al Direttore Generale, ai membri del C.d.A., ai dipendenti e a coloro che ricevono incarichi professionali dall Ente; e. l obbligo di informazione ha per oggetto qualsiasi notizia relativa alla commissione di reati, a comportamenti non in linea con le procedure e le regole di condotta previste dal Modello e dal Codice Etico; f. la violazione del presente obbligo di informazione costituisce un illecito disciplinare, sanzionato in conformità a quanto stabilito dal Modello, dalla legge e dai contratti collettivi applicabili. Fondazione Policlinico Universitario Agostino Gemelli Pagina 11 di 13
Le modalità operative di gestione delle segnalazioni e dei flussi informativi sono disciplinate dal Protocollo segnalazioni e flussi informativi all Organismo di Vigilanza (Allegato 4), al quale si fa espresso rinvio. 9. SISTEMA DISCIPLINARE L effettiva attuazione del Modello è data anche dall applicazione del Sistema Disciplinare che sanziona il mancato rispetto e la violazione delle norme contenute nel Modello stesso e dei suoi elementi costitutivi. Simili violazioni devono essere sanzionate a prescindere dall eventuale instaurazione di un giudizio penale, in quanto configurano una forma di inosservanza dei doveri di diligenza e fedeltà e, nei casi più gravi, una lesione del rapporto di fiducia instaurato con il lavoratore. Con riferimento al Sistema Disciplinare si rimanda a quanto stabilito dalla normativa che regola il rapporto di lavoro, dallo Statuto dei Lavoratori (L. 300/1970 e succ. mod.) e dai Contratti Collettivi del Lavoro stipulati tra la Fondazione e le Organizzazioni sindacali, nonché dai Regolamenti vigenti. Con riferimento ai rapporti con terze parti, è previsto che la Fondazione includa degli standard contrattuali che prevedano clausole in cui è fatto richiamo espresso all osservanza di quanto enunciato dal Codice Etico della Fondazione. Eventuali violazioni di norme o principi previsti dal suddetto Codice Etico ed in generale violazioni di etica professionale sono considerate alla stregua di gravi violazioni degli impegni contrattuali e possono quindi legittimare la risoluzione degli accordi ed eventuali azioni di risarcimento da parte della Fondazione. 10. COMUNICAZIONE E FORMAZIONE La Fondazione promuove la più ampia divulgazione e conoscenza del Modello e ne favorisce l osservanza, mediante pubblicazioni, comunicazioni, convegni, attività didattiche e ogni altro mezzo ritenuto idoneo a tal fine, anche sulla base dei piani annuali di formazione differenziati in ragione del ruolo e delle responsabilità dei diversi destinatari. Le iniziative formative sono organizzate e gestite di regola dalle strutture specialistiche interne, sulla base delle indicazioni dell O.d.V. I programmi di formazione e i contenuti delle informative predisposti dalle strutture specialistiche sono elaborati in conformità con quanto indicato dall O.d.V. Il Modello è pubblicato sul sito Internet della Fondazione ed una copia a stampa è sempre depositata presso la Direzione Generale, la Direzione Amministrativa, la Direzione Sanitaria Aziendale. 11. REGOLE PER L AGGIORNAMENTO DEL MODELLO Interventi di adeguamento e aggiornamento del Modello potranno rendersi necessari in occasione di: a. cambiamenti significativi della struttura organizzativa o dell operatività della Fondazione; b. significative violazioni del Modello e/o esiti di verifiche sull efficacia del medesimo e/o notizie o eventi di pubblico dominio che possano evidenziarne aree di miglioramento; c. eventi (i.e. novità legislative, richieste del C.d.A., etc.) che richiedano l estensione dell ambito di applicazione del Modello a nuove fattispecie di rischio. Fondazione Policlinico Universitario Agostino Gemelli Pagina 12 di 13
Il Modello sarà pertanto sottoposto a procedimento di analisi semestrale da parte dell Organismo di Vigilanza al fine di garantire la continuità dinamica delle funzioni che gli sono proprie in relazione all evoluzione delle esigenze del Policlinico A.Gemelli. Annualmente, o nel minor lasso di tempo che si rendesse necessario, il Consiglio di Amministrazione provvede a validare l aggiornamento del Modello. In ragione della complessità della struttura organizzativa della Fondazione e della necessità di un approccio sistematico all attività di mantenimento nel tempo dell efficacia del Modello, su richiesta del Presidente dell OdV ed in accordo con il CdA della Fondazione, può essere costituito un presidio operativo permanente denominato Gruppo di Lavoro sul Modello (di seguito anche GLM ). In particolare il GLM potrà contribuire allo svolgimento delle attività necessarie per implementare e gestire l aggiornamento del Modello. Eventuali proposte di aggiornamento e adeguamento del Modello sono formalizzate in un piano di aggiornamento concordato con l OdV che, una volta realizzato, è sottoposto all approvazione del CdA. 12. ALLEGATI 1) Regolamento dell Organismo di Vigilanza (Allegato 1) 2) Sintesi del D.Lgs. n. 231/2001 ed elenco reati rilevanti (Allegato 2) 3) Copia aggiornata del D. Lgs. n. 231/2001 (Allegato 3) 4) Protocollo segnalazioni e flussi informativi verso l Organismo di Vigilanza (Allegato 4) 5) Codice Etico (Allegato 5) 6) Sistema disciplinare (Allegato 6) Fondazione Policlinico Universitario Agostino Gemelli Pagina 13 di 13