COMUNE DI CASTELLINA IN CHIANTI PROVINCIA DI SIENA COPIA Determinazione n. 421 del 12/10/2015 Unità organizzativa: Comune di Castellina in Chianti\\Affari Generali N.ro di settore: 54 del 12/10/2015 Oggetto: ACQUISTO SUL MERCATO ELETTRONICO DI CONSIP - MODULO SOFTWARE PROGETTO CONSERVAZIONE FACILE - PROCEDURA APPLICATIVA E SERVIZIO CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA LEGALDOC DI INFOCERT IN MODALITA' ASP. SOCIETA' KIBERNETES S.r.l. - IMPEGNO DI SPESA - CIG. Z3A1679F05 Richiamata la Delibera di G.C. n. 113 del 06/10/2015 con la quale è stato stabilito tra l altro di approvare il progetto denominato Progetto Conservazione Facile, redatto e proposto dalla Ditta KIBERNETES s.r.l. di Sinalunga P.I. 00758400527, relativo alla fornitura della procedura applicativa per la conservazione digitale, comprensiva anche del servizio di conservazione sostitutiva LEGADOC di INFOCERT in modalità ASP, che permette di realizzare una completa integrazione fra la suite del software applicativo utilizzato dal nostro Ente ed il servizio di conservazione di Infocert, soggetto conservatore accreditato compreso nell elenco del portale AgID ( Agenzia per l Italia Digitale; Richiamata la propria precedente determinazione dirigenziale n. 1143 del 31/12/2009 con la quale, è stato affidato alla Ditta KIBERNETES s.r.l. di Sinalunga P.I. 00758400527 la fornitura del software applicativo per la gestione degli atti e dell albo pretorio on line e successivamente sono state fornite ed rese operative dalla medesima ditta tutte le implementazioni delle procedure applicative previste dalle varie norme che si sono succedute fino ad oggi, ( amministrazione aperta, amministrazione trasparente ecc); Precisato che i vari moduli software citati in premessa sono andati ad integrare il software gestionale del protocollo già in uso presso il Comune di Castellina in Chianti e che pertanto la scelta di rivolgersi alla medesima Ditta garantiscse funzionalità del prodotto e risparmio economico; Valutato inoltre che a fronte di comparazione con altre soluzioni informatiche offerte da LEGALDOC Web emergono le seguenti differenze che confermano l opportunità della scelta del progetto Conservazione Facile della Ditta Kibernetes:
Attività/Servizio Integrazione con Software Applicativo per conservazione: Conservazione LEGALDOC Facile ) WEB * Registro giornaliero del protocollo SI NO * Fatture elettroniche passive SI NO * Delibere dirigenziali SI NO * Determine di giunta e di consiglio SI NO * Documenti protocollati SI NO * Contratti SI NO * Documenti generici (documenti e appunti) SI NO * Affissioni (Albo pretorio) SI NO * Fascicolo elettorale elettronico SI NO Caricamento Manuale Registro di Protocollo SI SI Caricamento Manuale dei Documenti SI NO Spazio Disponibile 12 GB 1 GB Richiamati i seguenti riferimenti normativi: il D.lgs 82/2005 Codice dell amministrazione digitale (CAD); il Dpcm 03/12/2013 Regole tecniche per il protocollo informatico; il Dpcm 03/12/2013 Regole per la conservazione sostitutiva; il Dpcm 13/11/2014 Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni. Considerato che il citato D.P.C.M. 13/11/2014 fissa per il 12/08/2016, il termine ultimo, per pubbliche amministrazioni, per adeguare i propri sistemi di gestione informatica dei documenti. Per quella data tutti i documenti prodotti dalla P.A. dovranno essere formati in originale secondo quanto stabilito dall art. 40 del C.A.D. ed dalle regole tecniche di cui al D.P.C.M. 13/11/2014; Considerando altresì che entro la il 12/10/2015 dovrà già essere operativo il manuale di gestione per il protocollo informatico di cui al D.P.C.M. 03/12/2013 e che a decorrere da tale data sussiste l obbligo della conservazione giornaliera del protocollo informatico; Preso atto che con Delibera di G.C. n. 110 del 06/10/2015 è stato approvato il novo Manuale di Gestione del Protocollo Informatico e relativi allegati; Ritenuto pertanto necessario dotarsi di un sistema adeguato alla conservazione, valutato quindi opportuno rivolgersi alla Ditta Kibernetes s.r.l. al fine di ottimizzare le varie attività da eseguire;
Vista la proposta economica denominata Progetto Conservazione Facile della predetta Ditta, relativa alla fornitura della procedura applicativa per la conservazione digitale comprensiva anche del servizio di conservazione sostitutiva LEGADOC di INFOCERT in modalità ASP, che permette di realizzare una completa integrazione fra la suite del software applicativo utilizzato dal nostro Ente ed il servizio di conservazione di Infocert, soggetto conservatore accreditato compreso nell elenco del portale AgID ( Agenzia per l Italia Digitale); Preso atto inoltre del parere positivo espresso dalla Ditta Elnet si Canocchi Marco (attuale Ditta a cui è affidato il servizio di assistenza informatica di questo Ente Det. Dir. AA.GG. n. 193 del 04/05/2015), sulla proposta tecnico economica presentata dalla Ditta Kibernetes in data 08/10/2015 prot. n. 8674; Rilevato quindi che occorre procedere alla fornitura di quanto sopra indicato; Constatata comunque la possibilità di effettuare acquisti attraverso il Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione, il quale permette di effettuare ordini da catalogo per acquisti sotto soglia di prodotti e servizi offerti da una pluralità di fornitori, scegliendo quelli che meglio rispondono alle proprie esigenze attraverso le modalità di ordine diretto d acquisto (OdA); Considerato che l ordinamento impone alla Pubbliche Amministrazioni il ricorso al Mercato Elettronico e alle altre forme di acquisto mediante strumenti telematici che consentono innegabili risparmi in termini di tempo e di risorse impiegate; Ritenuto opportuno, per quanto sopra esposto, scegliere il ricorso alla procedura delle acquisizioni in economia per la Ditta Kibernetes S.R.L. con sede in Via L. da Vinci n. 11 Sinalunga (SI), fornitore dei programmi applicativi di gran parte dei servizi dell Ente che propone la predetta fornitura, al prezzo indicato dettagliatamente nel portale MEPA che si intende qui riportato e come risulta dall ordine della fornitura medesima; Visto il vigente regolamento comunale per l esecuzione di lavori, forniture e servizi in economia approvato con Delibera di C.C. n. 44 del 29/07/2014 così come modificato ed integrato con deliberazioni di C.C. n. 7 e 8 del 2013 e n. 82 del 18/12/2014; Accertata pertanto la necessità di procedere alla fornitura della procedura applicativa per la conservazione digitale comprensiva anche del servizio di conservazione sostitutiva LEGADOC di INFOCERT in modalità ASP, imputando la spesa di 3.538,00 ( compreso IVA 22%) al Cap. Peg. N. 8204 del B.P. 2015; Visto il decreto del Sindaco n. 19 in data 01/04/2015; Vista la deliberazione di C.C. n. 30 del 30/072015 con la quale è stato approvato il B.P. 2015; Visto il regolamento di contabilità dell ente approvato con deliberazione di CC. N. 19 del 27.03.2003; D E T E R M I N A 1. Di procedere per l acquisto, tramite il Mercato Elettronico CONSIP, secondo la procedura in economia di ordine di acquisto diretto, del modulo per la procedura applicativa per la conservazione digitale
comprensiva anche del servizio di conservazione sostitutiva LEGADOC di INFOCERT in modalità ASP denominato Progetto Conservazione Facile; 2. Di affidare la fornitura del suddetto modulo software alla Ditta Kibernetes S.R.L. con sede in Via L. da Vinci n. 11 Sinalunga (SI)S.P.A ditta accreditata sul Mercato Elettronico; 3. Di impegnare l importo complessivo di 3.538,00 ( compreso IVA 22%) al Cap. Peg. N. 8204 del B.P. 2015; 4. Di liquidare alla suddetta Ditta l importo di sua spettanza senza ulteriore atto di liquidazione, su presentazione di regolare fattura debitamente vistata dal sottoscritto responsabile entro il 31.12.2015; 5. Di dare atto che si è provveduto a richiedere la seguente documentazione: All autorità di vigilanza sui contratti pubblici il CIG, riportato a fianco di ciascuna Ditta di cui in premessa; Il DURC della Ditta Kibernetes S.R.L. Il conto corrente dedicato ai sensi della legge 136/2010; 6. Di disporre la trasmissione della presente determinazione al servizio finanziario per il visto di cui all art.151 comma 4 del D.Lgs 18.08.2000 n.267; 7. Di comunicare successivamente ai fornitori la presente determinazione ai sensi del art. 91 del D.lgs. n. 267/2000; Il presente atto, non comportando impegno di spesa è immediatamente esecutivo dalla data di adozione Per il presente atto: Si dispone la pubblicazione Si dispone la comunicazione al Prefetto (art. 135 d. lgs 267/2000) Visto di regolarità contabile attestante la copertura finanziaria (art. 151 comma 4 d. lgs. 18/08/2000 n. 267) apposto in data dell Area Economico Finanziaria