Novità sugli aspetti di rendicontazione e auditing dei progetti finanziati da AIRC Renato Ceccarini Università degli Studi di Milano, 20 dicembre 2011
FASI DELLA RENDICONTAZIONE 1. Lettera di assegnazione; 2. Accettazione del grant; 3. Trasferimento dei fondi; 4. Istruzioni per la rendicontazione; 5. Rendicontazione amministrativa. 1
LETTERA DI ASSEGNAZIONE Numero di riferimento e durata del progetto; Data inizio e fine del progetto; Istruzioni per accettare il grant e ricevere i fondi; Altre raccomandazioni: istruzioni sul ringraziamento ad AIRC da inserire nelle pubblicazioni; ricerca da svolgere esclusivamente in Italia; eventuali comunicazioni scientifiche 2
ACCETTAZIONE DEL GRANT Dichiarazione di accettazione del grant entro la scadenza indicata nella lettera; Indicazione delle coordinate bancarie; L istituzione si impegna a: rendere disponibili i fondi entro 30 giorni dal ricevimento del bonifico Airc; fornire la rendicontazione Airc ed eventualmente quella ministeriale per il 5 per mille; tenere indenne Airc da eventuali danni derivanti da inadempimenti di rendicontazione e da richieste di restituzione dei fondi; Firma del pi e del legale rappresentante dell istituzione. 3
EROGAZIONE DEI FONDI Il PI invia l originale dell accettazione del grant ad AIRC via posta ordinaria. (presto via posta elettronica certificata); AIRC effettua il bonifico all istituzione ospitante invia una mail al PI per informare dell avvenuto bonifico. 4
ISTRUZIONI PER LA RENDICONTAZIONE Entro un mese dall erogazione AIRC invia a tutti i PI titolari di progetti (nuovi e rinnovi) le istruzioni con: riferimento della provenienza dei fondi fondi AIRC; fondi 5 per mille con indicata l annualità; fondi vincolati per volontà del donatore; criteri e principi. 5
ISTRUZIONI E ALLOCAZIONE DEI FONDI Tabella per stabilire la provenienza dei fondi Identificazione dei documenti giustificativi Codice di riferimento del progetto MFAG 10684 Provenienza fondi e dichiarazione dei redditi AIRC Annualità erogazione grant 2011 (31/12/2010 30/12/2011) Voce di costo (budget category) Quota imputata al progetto (se documento relativo a più centri di costo) Fellowship 100% 6
RENDICONTAZIONE AMMINISTRATIVA AIRC Il «final report» deve essere presentato, entro il primo settembre della terza annualità del progetto, secondo il seguente schema: Costi diretti 1 ANNO 2 ANNO 3 ANNO TOTALE Materiale di consumo 30 30 30 90 Piccole apparecchiature e strumenti 5 5 5 15 Servizi 15 15 15 45 Manutenzioni 5 5 5 15 Costi di pubblicazione 2 2 2 6 Convegni e manifestazioni, viaggi e missioni 2 2 2 6 Borse di studio 20 20 20 60 Totale costi diretti 79 79 79 237 Costi indiretti (max 15% dei costi diretti) 12 12 12 36 Sub totale 91 91 91 273 Over Heads (max 10% costi diretti + costi indiretti) 9 9 9 27 TOTALE COSTI 100 100 100 300 7
RACCORDO SCHEMA AIRC MODULI MINISTERIALI AIRC vuole definire uno schema di rendiconto che agevoli le attività di riclassificazione. Di seguito è illustrato lo schema attualmente ipotizzato dall Amministrazione. SCHEMA AIRC 1. Costi diretti Materiale di consumo (C) Piccole apparecchiature e strumenti (B) Servizi Manutenzioni Costi di pubblicazione Convegni e manifestazioni, viaggi e missioni (G) (G) (G) (D) 2. Borse di studio (A) 3. Costi indiretti (G,E) 4. Spese generali (F) SCHEMA MIUR E MIN. SALUTE A. Personale di ricerca (incluso Borse di studio) B. Apparecchiature C. Materiale d uso destinato alla ricerca D. Spese di organizzazione (manifestazioni e convegni, viaggi e missioni ecc.) E. Elaborazione dati F. Spese amministrative G. Altro 8
PERIODO DI COMPETENZA DELLE SPESE AMMISSIBILI La rendicontazione annuale accoglie le spese ammissibili tenendo presente q.s.: la data dei giustificativi deve essere successiva alla data dell inizio del progetto e anteriore al termine dell annualità; possono essere ammessi fondi impegnati ma non spesi, ovvero: materiali ordinati nell annualità in corso e consegnati nell annualità successiva; contratti di assegni di ricerca o borse di studio che terminano dopo la scadenza del grant. proroghe entro i tre mesi successivi alla scadenza del grant non devono essere richieste. Eventuali rimodulazioni tra le voci di spesa non devono essere preventivamente autorizzate 9
CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI E AUDIT I rendiconti e la documentazione contabile devono essere conservati dall istituzione per un periodo di dieci anni dalla data di fine progetto. AIRC potrà effettuare verifiche a campione direttamente o attraverso società specializzate sulla documentazione a supporto della rendicontazione amministrativa. 10
Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali Direzione Generale per il Volontariato, l Associazionismo e le Formazioni Sociali MODELLO PER IL RENDICONTO DELLE SOMME PERCEPITE IN VIRTU DEL BENEFICIO DEL 5 PER MILLE DELL IRPEF DAGLI AVENTI DIRITTO ANAGRAFICA Denominazione sociale (eventuale acronimo e nome esteso) C.F. del soggetto beneficiario Indirizzo Città N. Telefono N. Fax Indirizzo e-mail Nome del rappresentante legale C.F. del rappresentante legale RENDICONTO DEI COSTI SOSTENUTI Anno finanziario IMPORTO PERCEPITO 1. Risorse umane (dettagliare i costi a seconda della causale, per esempio: compensi per personale; rimborsi spesa a favore di volontari e/o del personale) 2. Costi di funzionamento (dettagliare i costi a seconda della causale, per esempio: spese di acqua, gas, elettricità, pulizia; materiale di cancelleria; spese per affitto delle sedi; ecc ) 3. Acquisto beni e servizi (dettagliare i costi a seconda della causale, per esempio: acquisto e/o noleggio apparecchiature informatiche; acquisto beni immobili; prestazioni eseguite da soggetti esterni all ente; affitto locali per eventi; ecc ) 4. Erogazioni ai sensi della propria finalità istituzionale 5. Altre voci di spesa riconducibili al raggiungimento dello scopo sociale TOTALE SPESE Data, Firma del rappresentante legale 11
Ministero dell Istruzione, dell Università e della Ricerca Direzione Generale per il coordinamento e lo sviluppo e della ricerca Ufficio III Rendiconto di spesa Fondi 5 per mille ANNO.. Enti della Ricerca Scientifica Ente 1 :.... Codice fiscale:. Indirizzo sede legale:. Referenti (nominativo, telefono, e.mail)... Attività:.. Data di inizio progetto: Data di fine progetto: VOCI DI SPESA Personale di ricerca (borsista, a contratto e di ruolo in quota parte) Apparecchiature (ammortamento, canone di locazione/leasing) Materiale d uso destinato alla ricerca (per laboratori di ricerca, ecc.) Spese di organizzazione (manifestazioni e convegni, viaggi, missioni ecc.) Elaborazione dati COSTO COMPLESSIVO QUOTA FINANZIATA CON FONDI 5 PER MILLE Spese amministrative Altro (indicare quali) TOTALE Data Il Legale Rappresentante 12