ISTRUZIONI TECNICHE PER LA COMPILAZIONE DEL RAPPORTO INTERMEDIO/MONITORAGGIO KA1 ISTRUZIONE SUPERIORE a.a. 2014/2015 1 Ai sensi dell Articolo I.4.2 dell Accordo Finanziario stipulato con l Agenzia Nazionale ERASMUS+/INDIRE relativo alla Mobilità per l apprendimento individuale ERASMUS+ KA1, dovrà essere presentato il Rapporto Intermedio (RI). Il Mobility Tool, la piattaforma fornita dalla Commissione Europea per la gestione delle mobilità e dei Rapporti intermedi e finali, è ancora in fase di sviluppo: nello specifico le sezioni relative al Rapporto intermedio non saranno disponibili in tempo utile per il corrente anno accademico. La Commissione Europea ha pertanto predisposto un file alternativo per consentire a tutti i beneficiari la compilazione del rapporto intermedio per l a.a. 2014/2015. Attraverso lo stesso file l Agenzia procederà, inoltre, a monitorare l impiego dei fondi comunitari ERASMUS+ KA1 relativi all a.a. 2014/2015 per valutare l eventuale necessità di fondi aggiuntivi da parte di ciascun Istituto/Mobility Consortium partecipante, rispetto ai fondi già accordati e nel limite di quanto richiesto in sede di Candidatura per le singole attività di mobilità. Il file utile per la presentazione del Rapporto Intermedio/Monitoraggio dovrà essere scaricato da Dyners (www.programmallp.it/erasmus/dyners) a.a. 2014/2015 sezione Contratti e Linee Guida, alla voce Rapporto Intermedio/Monitoraggio cliccando il link Rapporto. Una volta scaricato il file, il Beneficiario dovrà salvarlo in locale rinominandolo con il numero di Accordo Finanziario.
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Il file è composto da tre parti: il foglio Overview, il foglio New Durations relativa ai maggiori dettagli che il Beneficiario deve inserire sulla durata delle mobilità aggiuntive richieste e il foglio Country Groups. I campi evidenziati in verde (celle editabili) devono essere compilati dal Beneficiario mentre i campi evidenziati in grigio (celle bloccate) sono calcolati in automatico. 3 In caso di errori derivanti dall inserimento dei dati nei campi evidenziati in verde, il valore indicato comparirà contrassegnato in rosso. OVERVIEW Il foglio Overview, si compone di due sezioni fondamentali: le attività di mobilità (colonne mobilities, organisational support e total grant), con i relativi contributi e la sezione per la rendicontazione dell OLS. Nella parte relativa alle attività di mobilità (come da immagine di seguito riportata) il Beneficiario comunica, oltre all utilizzo dei fondi assegnati, anche le eventuali richieste aggiuntive di fondi. ATTENZIONE: 1. Nelle colonne denominate number il Beneficiario dovrà indicare il numero di mobilità e non il numero delle mensilità. 2. Qualora uno studente effettui un periodo di traineeship nell'ambito di un periodo di studio (cfr. Programme Guide 2014 pag.35) lo studente dovrà essere rendicontato solamente una volta. 3. Qualora uno studente riceva una borsa ai fini di studio ed una borsa ai fini di traineeship lo studente dovrà essere rendicontato due volte. 4. Se un docente/staff realizza più flussi, dovrà essere indicato il numero totale dei flussi e non dei docenti/staff. 5. Nelle colonne Staff Mobility (number e grant) dovrà essere indicata la somma delle mobilità STA (in e out) e STT. 6. I fondi aggiuntivi assegnati per studenti/staff con esigenze speciali non devono essere considerati in questo rapporto in quanto l' AN non ha ancora provveduto a trasmettere il relativo emendamento all accordo finanziario. 7. Il Contributo aggiuntivo per gli studenti con condizioni socio-economiche svantaggiate deve essere aggiunto al contributo per la mobilità studenti SMS.
A B C D E F G H KA103 HE interim report Awarded mobility numbers and grants (as in the grant agreement) Transfers of the funds (between budget items) Awarded mobility number and grants after transfers Achieved mobility numbers and grant use (in MT+) Planned (to be achieved) mobility numbers and grant use Achieved and planned mobility numbers and grant use Additional mobility numbers and grants requested Calculated mobility numbers and grants (for the grant agreement amendment) MOBILITIES Study periods (SMS) Traineeships (SMP) Student mobility (SM) Staff mobilty (ST) Total mobility number grant number number grant number grant number grant - - - - - from SMP: - from SMS: - from ST: - from ST: - from ST: - from OS: - from OS: - from OS: - from OS: - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 4 Si riportano di seguito le indicazioni per una corretta compilazione del report: RIGA A: Awarded mobility numbers and grants (as in the grant agreement) devono essere riportati i dati indicati nell accordo finanziario (Allegato I- Dettagli delle Attività e Allegato II Budget approvato). Il Contributo aggiuntivo per gli studenti con condizioni socio-economiche svantaggiate assegnato deve essere aggiunto al contributo per la mobilità studenti SMS.
RIGA B: Transfers of the funds (between budget items) devono essere indicati eventuali trasferimenti tra categorie di budget, effettuati ai sensi dell art I.3.2. dell Accordo finanziario. RIGA C: Awarded mobility number and grants after transfers devono essere indicati solo i numeri delle attività di mobilità a seguito di trasferimenti tra categorie di budget. Gli importi verranno invece calcolati in automatico. 5 RIGA D: Achieved mobility numbers and grant use (in MT+) devono essere indicate le mobilità già svolte (sia concluse che attualmente in corso) e il contributo utilizzato/impegnato. Laddove l importo indicato in questa riga sia pari o superiore al 70% del primo prefinanziamento ricevuto, il suddetto Rapporto verrà considerato come richiesta di pagamento di un ulteriore prefinanziamento corrispondente al 20% del contributo indicato nell Articolo I.3.1. dell Accordo finanziario. RIGA E: Planned (to be achieved) mobility numbers devono essere indicate sia le mobilità che si intendono realizzare con i fondi non ancora utilizzati sia le mobilità aggiuntive per le quali si richiedono ulteriori fondi. I dati delle righe F, G e H sono calcolati automaticamente dal sistema; pertanto, se la compilazione dei campi verdi è corretta, alla riga G nelle colonne grant risulterà: - l importo aggiuntivo che si intende richiedere nel caso in cui si abbia un fabbisogno superiore rispetto a quanto indicato nell Accordo finanziario (trasferimenti inclusi); oppure - l eventuale richiesta da parte dell Agenzia di restituzione di fondi non utilizzati.
Nella parte relativa al Supporto Organizzativo (OS) (come da immagine di seguito riportata) i contributi sono calcolati automaticamente in base al numero totale di mobilità indicato nelle diverse righe. N.B. L importo della cella Awarded OS grant deve essere uguale a quello indicato nell allegato II dell Accordo finanziario, pertanto si prega di controllare che i due importi coincidano. 6 ORGANISATIONAL SUPPORT (OS) Awarded OS grant: Transfers from OS (max. 50%): OS after transfers: OS calculated for achieved mobilities (capped by max. OS available + 90% rule): OS calculated for achieved and planned mobilities (capped + 90% rule): Additional OS grant requested (difference between future and previously awarded OS): Calculated OS based on amended total mobilities, including transfer from OS:
Nella parte relativa al TOTAL GRANT (come da immagine di seguito riportata) i contributi sono calcolati automaticamente sommando gli importi delle colonne Total mobility e OS. 7 TOTAL GRANT KA103 HE interim report Awarded mobility numbers and grants (as in the latest valid grant agreement) Transfers of the funds (between budget items) Awarded mobility number and grants after transfers Achieved mobility numbers and grant use (in MT+) Planned (to be achieved) mobility numbers and grant use Achieved and planned mobility numbers and grant use Additional mobility numbers and grants requested Calculated mobility numbers and grants (for the grant agreement amendment)
La parte relativa alle licenze linguistiche OLS (come da immagine di seguito riportata) prevede l inserimento delle informazioni relative alle licenze per la valutazione linguistica e alle licenze per i corsi di lingua online. Licenze per la valutazione linguistica: 1. inserire il numero di licenze assegnate per i test linguistici OLS; 2. inserire il numero di licenze utilizzate per i testi linguistici OLS; 3. inserire il numero di licenze per i test linguistici OLS che si intende utilizzare, tra quelle già ricevute; 4. indicare l eventuale numero di licenze per i test linguistici OLS aggiuntivi che si richiede. 8 Licenze per i corsi di lingua OLS: 1. inserire il numero di licenze assegnate per i corsi di lingua OLS; 2. inserire il numero di licenze utilizzate per i corsi di lingua OLS; 3. inserire il numero di licenze per i corsi di lingua OLS che si intende utilizzare, tra quelle già ricevute; 4. indicare l eventuale numero di licenze per i corsi di lingua OLS aggiuntivi che si richiede. Online Linguistic Support (OLS) OLS assessment licences allocated OLS assessment licences used OLS assessment licences planned to be used OLS language course licences allocated OLS language course licences used OLS language course licences planned to be used Additional assessment licences requested Additional language course licences requested
NEW DURATIONS Attraverso il foglio New durations il Beneficiario potrà calcolare l importo corrispondente al numero di mobilità aggiuntive che intende richiedere. Activity Type Groups Requested total number of participants (mobilities New SMS SM Group 1 countries - 280 New SMS SM Group 2 countries - 230 New SMS SM Group 3 countries - 230 New SMP SM Group 1 countries - 480 New SMP SM Group 2 countries - 430 New SMP SM Group 3 countries - 430 Additional student mobilities Requested total duration (months) Requested grant New SM 0 0-9 Activity Type Groups Requested total number of participants (mobilities New STA New STA New STA New STA New STT New STT New STT New STT ST Group 1 countries ST Group 2 countries ST Group 3 countries ST Group 4 countries ST Group 1 countries ST Group 2 countries ST Group 3 countries ST Group 4 countries Additional staff mobilities Requested total duration (days) Requested grant New ST 0 0 -
COUNTRY GROUPS Il foglio Country Groups è un pro-memoria utile al Beneficiario per la compilazione del foglio New duration. In esso sono riepilogati, suddivisi per gruppi di Paesi, i contributi ammissibili per gli studenti e i contributi ammissibili per l individual support dei docenti/staff. Inoltre sono indicati tutti i Paesi e il loro gruppo di riferimento per la mobilità degli studenti e dei docenti/staff. 10 Country SM groups Grant Country ST groups Grant - Individual supporrt Countrycode Country SM Group ST Group SMS - Group 1 28 STGroup 1 128,00-89,60 AT Austria Group 1 STGroup 2 SMS - Group 2 23 STGroup 2 112,00-78,40 BE Belgium Group 2 STGroup 2 SMS - Group 3 23 STGroup 3 97,00-67,20 BG Bulgaria Group 3 STGroup 2 SMP - Group 1 48 STGroup 4 80,00-56,00 CY Cyprus Group 2 STGroup 2 SMP - Group 2 43 CZ Czech Republic Group 2 STGroup 2 SMP - Group 3 43 DE Germany Group 2 STGroup 3 DK Denmark Group 1 STGroup 1 EE Estonia Group 3 STGroup 4 EL Greece Group 2 STGroup 2 ES Spain Group 2 STGroup 3 FI Finland Group 1 STGroup 2 FR France Group 1 STGroup 2 GB United Kingdom Group 1 STGroup 1 HR Croatia Group 2 STGroup 4 HU Hungary Group 3 STGroup 2 IE Ireland Group 1 STGroup 1 IS Iceland Group 2 STGroup 2 IT Italy Group 1 STGroup 2 LI Liechtenstein Group 1 STGroup 2 LT Lithuania Group 3 STGroup 4 LU Luxembourg Group 2 STGroup 2 LV Latvia Group 3 STGroup 3 MK FYR Macedonia Group 3 STGroup 3 MT Malta Group 3 STGroup 3 NL Netherlands Group 2 STGroup 1 NO Norway Group 1 STGroup 2 PL Poland Group 3 STGroup 2 PT Portugal Group 2 STGroup 3 RO Romania Group 3 STGroup 2 SE Sweden Group 1 STGroup 1 SI Slovenia Group 2 STGroup 4 SK Slovakia Group 3 STGroup 3 TR Turkey Group 2 STGroup 2
MODALITA DI TRASMISSIONE Il Beneficiario dovrà inviare il rapporto intermedio/monitoraggio opportunamente compilato entro il 30 maggio 2015 attraverso Dyners. 11 Il file scaricato da Dyners, rinominato con il numero dell Accordo Finanziario, compilato secondo le istruzioni suddette, dovrà essere inviato accedendo alla sezione Contratti e Linee Guida di Dyners. Cliccando sul link Rapporto il beneficiario accederà alla pagina Rapporto Intermedio/Monitoraggio - a.a. 2014/2015 -> Invio Rapporto Intermedio attraverso la quale sarà possibile inviare il Rapporto.