RELAZIONE ANNUALE DELL O.I.V. SUL FUNZIONAMENTO COMPLESSIVO DEL SISTEMA DI VALUTAZIONE, TRASPARENZA E INTEGRITA DEI CONTROLLI INTERNI Parco Archeologico Storico Naturale delle Chiese Rupestri del Materano (ai sensi dell articolo 14, comma 4, lett.a) del D.Lgs. n.150/2009) Annualità 2016 1
Sommario Premessa... 3 A. Performance organizzativa... 4 B. Performance individuale... 5 C. Processo di attuazione del ciclo della performance... 5 D. Infrastruttura di supporto... 6 E. Sistemi informativi e informatici a supporto dell attuazione del Programma Triennale per la Trasparenza e l integrità e per il rispetto degli obblighi di pubblicazione... 6 F. Definizione e gestione degli standard di qualità... 6 G. Utilizzo dei risultati del Sistema di misurazione e valutazione...7 H. Descrizione delle modalità del monitoraggio dell O.I.V...7 I. Proposte di miglioramento...7 J. Allegati...8 2
Premessa La presente Relazione, elaborata in attuazione dell art. 14, comma 4, lettera a) del D.Lgs. 150/2009 e dell art. 42, comma 1, lettera b) Legge Regionale n.4 del 27/01/2015, pubblicata sul BURB n.3 del 31/01/2015, che modifica l art. 3 della Legge Regionale n.31 del 25/10/2010, secondo le linee guida approvate dalla CiVIT con la Delibera n.4/2012 e la successiva Delibera n.23/2013, riferisce sul funzionamento complessivo del sistema di valutazione, trasparenza e integrità dei controlli interni del Parco Archeologico Storico Naturale delle Chiese Rupestri del Materano per l anno 2016, con lo scopo di rilevare eventuali criticità e favorire un graduale processo di miglioramento. Per l annualità 2016 l evidenzia un miglioramento rispetto a quanto rilevato nella Relazione sul funzionamento complessivo del Sistema di valutazione, trasparenza e integrità dei controlli interni per l annualità 2015, con riferimento alla predisposizione dei documenti di programmazione previsti per il triennio 2016/2018, per l adozione di un nuovo sistema di valutazione, per un parziale miglioramento della sezione Amministrazione Trasparente, sebbene per quest ultimo elemento, tuttora permangono delle criticità. L O.I.V. ispirandosi a principi di indipendenza e imparzialità garantisce l applicazione delle Linee guida, delle metodologie e degli strumenti predisposti dalla CiVIT/A.N.AC. Funzione Pubblica. 3
A. PERFORMANCE ORGANIZZATIVA Dalle verifiche effettuate sul sito istituzionale del Parco Archeologico Storico Naturale delle Chiese Rupestri del Materano, l O.I.V. ha rilevato la pubblicazione del Piano della Performance 2016-2018, Allegato alla deliberazione del Consiglio Direttivo n.15 del 27/07/2016, in cui l Ente individua, sebbene con notevole ritardo per il triennio di riferimento, 3 Aree strategiche in coerenza con la Mission e con il mandato istituzionale. La prima area strategica d intervento è identificata nella conservazione della Natura e delle risorse storiche ed archeologiche presenti nell Area Protetta. La seconda area strategica interessa l informazione, l educazione ambientale e la promozione dell area protetta, della sua immagine e l ampliamento della sua fruibilità qualitativa da parte dei visitatori. La terza area strategica di intervento è interna all Ente e riguarda le attività amministrative e istituzionali. Ogni Area strategica viene descritta e suddivisa in Outcome e obiettivi strategici da raggiungere che sono a loro volta collegati agli obiettivi operativi. L Ente sottolinea che Gli obiettivi strategici costituiscono dunque la priorità dell Ente, ma il loro raggiungimento è comunque subordinato alle risorse disponibili assegnate dalla Regione e alla possibilità di attivare ulteriori canali finanziari. A tal proposito l O.I.V. suggerisce una esatta definizione degli obiettivi strategici con le risorse realmente a disposizione per garantirne un effettivo conseguimento. Inoltre, nel caso in cui in corso d anno si dovessero riscontrare difficoltà nel raggiungimento di quanto programmato, l Organismo scrivente invita l Ente a definire un percorso di rimodulazione degli obiettivi per assicurare un coerente raggiungimento degli stessi, a patto che il documento di programmazione venga approvato nei termini stabiliti dalla normativa di riferimento e non tardivamente. Le criticità riscontrate riguardano principalmente: - l Albero della Performance che non viene correttamente rappresentato all interno del Piano della Performance 2016/2018 e in quanto non fornisce informazioni complete come previsto; - l assenza di indicatori e di pesi sia per gli obiettivi strategici che operativi. L O.I.V. rileva che il Sistema di Misurazione e Valutazione adottata dall Ente è quello approvato con D.G.R. 559/2015. Atteso che, con D.G.R. n. 1147 del 13/10/2016 avente ad oggetto D.G.R. N. 559 del 29 aprile 2015, Sistema di misurazione e valutazione della performance del personale, dei dirigenti generali, dei dirigenti della Regione Basilicata, Organismi sub regionali e di tutti gli Enti strumentali del Sistema Basilicata Delibera di indirizzo per le annualità 2015, 2016 e 2017 veniva modificato il Sistema di misurazione e valutazione della performance nella parte relativa alla performance organizzativa. Con deliberazione n. 20 del 01/12/2016 del Consiglio Direttivo, l Ente recepisce la suddetta D.G.R. stabilendo che la mancata rilevazione del fattore relativo al grado di soddisfazione dell utenza comporterebbe una penalizzazione del 30% nella valutazione della performance organizzativa dei dipendenti e che, considerando anche la valutazione sulla performance individuale, ciò si tradurrebbe in una penalizzazione complessiva della valutazione pari al 9% che, per le ragioni rappresentate, non può ricadere negativamente sulla premialità dei singoli dipendenti. Ed inoltre che, allo scopo di compensare la mancata rilevazione del fattore relativo al grado di soddisfazione dell utenza per la performance organizzativa, di dover comunque prendere in considerazione la qualità dei servizi erogati dall Ente Parco e per l anno 2016, di poter considerare un buon grado di 4
erogazione di tali servizi all utenza la presenza di un indice di prestazione di performance organizzativa, legata al grado di raggiungimento medio degli obiettivi programmati affidati al Direttore, pari almeno ad 80 (come risulta dalla Tabella 4 contenuta nella D.G.R. n.1147/2016) e che a partire dal 2017, i fattori di performance organizzativa previsti dal Sistema di misurazione e valutazione della performance saranno aggiunti ulteriori indicatori di performance. Con riferimento alla modalità di assegnazione degli obiettivi, l O.I.V. riscontra un miglioramento rispetto all annualità 2015 in quanto l Ente, partendo dalla individuazione delle Aree strategiche, declina gli obiettivi strategici ad esse collegate, ne individua gli obiettivi operativi, i capitoli di spesa, l area di competenza, il responsabile dell obiettivo ed altro personale coinvolto ed i tempi di attuazione. Come riferito dal personale dell Ente e come riportato nell Allegato 1 alla Delibera CiVIT n.23/2013 sezione A. Performance Organizzativa, non vengono effettuati monitoraggi intermedi per misurare lo stato d avanzamento degli obiettivi e conseguentemente non risultano modifiche agli obiettivi pianificati ad inizio anno. Alla data di redazione della presente Relazione non si può procedere alla valutazione finale dei risultati. B. PERFORMANCE INDIVIDUALE Con Deliberazione n. 20 del 01/12/2016 il Consiglio Direttivo dell Ente, recepisce la Delibera di Giunta Regionale n.559/2016 e successive modifiche ed integrazioni come già ampiamente illustrato nel paragrafo precedente. La modalità di assegnazione degli obiettivi individuali al personale non dirigente avviene tramite colloquio con il valutatore, come riferito dal personale dell Ente e riportato nell Allegato 1 alla Delibera CiVIT n.23/2013 sezione B. Performance Individuale. Per quanto riguarda Il grado di condivisione del Sistema di misurazione e valutazione della performance individuale, l O.I.V. non è in grado di fornire alcun riscontro in merito, in quanto non sono disponibili i risultati delle indagini volte a rilevare il livello di Benessere Organizzativo, il grado di condivisione del Sistema di valutazione e la valutazione del proprio superiore gerarchico (art. 14, comma 5 del D.Lgs. n.150/2009), per l annualità 2016 così come già rilevato per l annualità 2015. C. PROCESSO DI ATTUAZIONE DEL CICLO DELLA PERFORMANCE Il Ciclo di gestione della performance, essendo un processo da sviluppare coerentemente il ciclo della programmazione finanziaria e del bilancio, deve essere articolato attraverso le seguenti fasi operative: Pianificazione, Monitoraggio, Misurazione e Valutazione, Rendicontazione dei risultati (Relazione sulla Performance). L O.I.V. non può esprimere un giudizio in merito alla gestione del Ciclo della Performance non avendo notizia dei monitoraggi intermedi per misurare il grado di raggiungimento degli obiettivi strategici/operativi. Per quanto concerne la Struttura Tecnica Permanente a supporto dell O.I.V., come già riportato nella Relazione sul funzionamento complessivo del Sistema di valutazione, trasparenza e integrità dei controlli interni annualità 2015, è stata costituita D.G.R. 5
n.1465 del 17/11/2015 e con successiva Determinazione n.482 del 29/04/2016 del Dirigente Generale Dipartimento Presidenza della Giunta, sono individuati formalmente i componenti della medesima. Considerato che l O.I.V. della Regione Basilicata svolge le proprie funzioni oltre che per Giunta e Consiglio, anche per gli Enti subregionali, è stato necessario prevedere una STP in grado di fornire un adeguato supporto alle attività che l Organismo svolge per tutti gli Enti vigilati. D. INFRASTRUTTURA DI SUPPORTO L Ente non è dotato di un Sistema di Controllo di Gestione come riferito dal personale dell Ente e come riportato nella sezione D. Infrastruttura di supporto - Allegato 1 Delibera CiVIT n.23/2013. E. SISTEMI INFORMATIVI E INFORMATICI A SUPPORTO DELL ATTUAZIONE DEL PROGRAMMA TRIENNALE PER LA TRASPARENZA E L INTEGRITÀ E PER IL RISPETTO DEGLI OBBLIGHI DI PUBBLICAZIONE Con particolare riferimento la sezione E.1.a, Sistemi informativi e informatici per l archiviazione, la pubblicazione e la trasmissione dei dati, l O.I.V. rileva che per la Trasmissione dei dati al soggetto responsabile della pubblicazione è stata indicata la modalità Consegna cartacea per tutte le Tipologie di dati. La pubblicazione dei dati nella sezione Amministrazione Trasparente avviene con Inserimento manuale per tutte le Tipologie di dati, mentre per quanto riguarda la Disponibilità del dato, la modalità utilizzata è Archivio cartaceo per tutte le Tipologie di dati. Per quanto riguarda la sezione E.1.b. Sistemi informativi e informatici per l archiviazione, la pubblicazione e la trasmissione dei dati si rileva che l accesso alle banche dati di archivio per la pubblicazione dei dati avviene da parte del Referente Amministrazione Trasparente. In riferimento al Modello organizzativo di raccolta, pubblicazione e monitoraggio dei dati, sezione E.2 dell Allegato 1 alla Delibera CiVIT n. 23/2013, si rinvia a quanto riportato nel medesimo. Nella sezione E.3 dell Allegato 1 alla Delibera CiVIT n.23/2013, Monitoraggio sulla pubblicazione dei dati svolto dall O.I.V., è stato indicato che l oggetto del monitoraggio ha riguardato sia Avvenuta pubblicazione dei dati che Qualità (completezza, aggiornamento e apertura) dei dati pubblicati. La modalità di monitoraggio è stata la verifica sul sito e l estensione del monitoraggio ha riguardato la totalità dei dati. La Frequenza del monitoraggio è Annuale, riferendosi alla compilazione e pubblicazione delle Griglie di rilevazione al 30/03/2016 (Delibera A.N.AC. n. 236/2017), ma è stato indicato anche Altro, riferendosi a diverse verifiche periodiche effettuate durante l anno 2016. Gli esiti dei vari monitoraggi sono stati comunicati all Ente, al fine di adempiere agli obblighi di pubblicazione. Nella sezione E.4 dell Allegato 1 alla Delibera CiVIT n.23/2013, è stato indicato che l Ente non utilizza sistemi per la rilevazione quantitativa e qualitativa degli accessi alla sezione Amministrazione Trasparente. F. DEFINIZIONE E GESTIONE DEGLI STANDARD DI QUALITÀ Come già evidenziato nella Relazione sul funzionamento complessivo del Sistema di valutazione, trasparenza e integrità dei controlli interni per l annualità 2014 e 2015, 6
l Ente anche per il 2016, non ha definito standard di qualità per i servizi erogati e non ha predisposto la Carta dei Servizi. L O.I.V. sottolinea che il rispetto dei valori programmati per gli standard di qualità dei servizi, come stabilito dalla Delibera CiVIT n.6/2013, oltre ad essere un impegno verso l esterno, costituisce una responsabilità collegata alla valutazione della Performance organizzativa ed individuale. G. UTILIZZO DEI RISULTATI DEL SISTEMA DI MISURAZIONE E VALUTAZIONE Con riferimento all utilizzo dei risultati conseguiti nell anno 2015, l O.I.V. non può riferire sul processo valutativo del personale dell Ente per una serie di motivazioni tra cui l assenza del Piano della Performance 2015/2017 e la mancata adozione di un nuovo Sistema di valutazione (o proroga di quello adottato nelle precedenti annualità). H. DESCRIZIONE DELLE MODALITÀ DEL MONITORAGGIO DELL O.I.V. L O.I.V. ha provveduto ad attestare al 31/03/17, l assolvimento di specifici obblighi di pubblicazione, come richiesto dalla Delibera A.N.AC. n. 236/2017, compilando le griglie e predisponendo i documenti di Sintesi e di Attestazione, da pubblicare nella Sezione Amministrazione Trasparente, sottosezione Controlli e rilievi sull'amministrazione - Organismi indipendenti di valutazione, nuclei di valutazione o altri organismi con funzioni analoghe Attestazioni OIV o struttura analoga. La rilevazione è stata avviata con le seguenti modalità: - Accesso al Sito Istituzionale dell Ente - Sezione Amministrazione Trasparente e predisposizione di una preliminare Griglia di rilevazione, di cui all'allegato 2 della Delibera n.236/2017 A.N.AC.; - Verifica dell attività svolta dal Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza per riscontrare l adempimento degli obblighi di pubblicazione; - Verifica finale sul Sito Istituzionale, al fine di procedere alla compilazione della Griglia di rilevazione definitiva e del relativo Documento di attestazione. In sede di verifica sono state rilevate le seguenti criticità: - Non viene riportata la data di aggiornamento su tutte le pagine web della sezione Amministrazione trasparente ; - Pubblicazione di alcuni documenti in formato non aperto, in difformità alle indicazioni della normativa sulla Trasparenza; - La sotto-sezione Controlli e rilievi sull amministrazione - Organismi indipendenti di valutazione, nuclei di valutazione o altri organismi con funzioni analoghe è priva di contenuto in quanto i documenti risultano pubblicati in altre sotto-sezioni. I. PROPOSTE DI MIGLIORAMENTO - Assicurare una corretta integrazione tra Piano della Performance, Programma Triennale per la Trasparenza e l Integrità e Piano Triennale di Prevenzione della Corruzione e la programmazione economico-finanziaria dell Ente. - Dotarsi di un Sistema di Controllo di Gestione. - Prevedere un processo di monitoraggio intermedio e finale degli obiettivi in grado di fornire risultati sul conseguimento degli medesimi e consentirne eventuali rimodulazioni. - Predisporre la Carta dei Servizi. 7
- Curare maggiormente le sottosezioni di Amministrazione Trasparente nel quale la pubblicazione dei dati e delle informazioni vanno riportate esattamente dove previsto dalla normativa di riferimento. J. ALLEGATI Allegato 1 Monitoraggio sul funzionamento complessivo del Sistema di valutazione, trasparenza e integrità dei controlli interni relativo al ciclo della performance precedente. Allegato 2 Monitoraggio sull assegnazione degli obiettivi organizzativi e individuali relativo al ciclo della performance in corso. Allegato 3 Monitoraggio sulla valutazione del grado di conseguimento degli obiettivi individuali e sull erogazione dei premi, relativo al ciclo della Performance precedente della Regione Basilicata (Dott.ssa Angela Paschino Presidente) (Dott.ssa Concetta Santarsiero Componente) (Dott.ssa Maria Zito - Componente) 8