COME REALIZZARE IL CAMBIAMENTO ATTRAVERSO METODOLOGIE ADATTATIVE L AGILE COME ABILITATORE AL CAMBIAMENTO NTT DATA Italia S.p.A. viale Cassala 14/A 20143 Milano Tel. +39 02 8312 51 www.nttdata.com/it
Realizzare progetti nell Information Technology è per sua natura sfidante, in un contesto in continua evoluzione. Il successo delle iniziative è legato al raggiungimento degli obiettivi ed alla creazione di valore per le aziende. NTT DATA propone un approccio che, grazie alle esperienze maturate e alle metodologie applicate, consente di rispondere in maniera adeguata alle mutevoli condizioni del mercato. 2
IL MERCATO Nell attuale contesto di mercato, sempre più dinamico e caratterizzato da un inarrestabile richiesta di flessibilità, è indispensabile possedere la capacità di evolvere ed adattarsi alle mutevoli condizioni di mercato, guidando il cambiamento costantemente in atto. I progetti che nascono e si sviluppano in questo scenario dinamico e complesso sono soggetti a molteplici sollecitazioni. Necessitano, pertanto, di un governo strutturato e di una guida sicura per il loro completamento e il loro successo. PERCHE ADOTTARE UN APPROCCIO ADATTATIVO E AGILE? Laddove lo scenario presenti Scope non pienamente definiti e il perimetro di progetto non sia ben tracciato, è preferibile orientarsi verso le metodologie Agili. In un Progetto Agile, infatti, lo Scope del progetto deve adattarsi e la soluzione individuata viene realizzata in modo incrementale, iterativo ed adattativo. All avvio del progetto, viene definita una Roadmap delle macro-attività, senza entrare nel dettaglio, e vengono definiti gli Sprint Goal, gli obiettivi per ogni singolo Sprint allineati alla Vision del progetto. Tali obiettivi vengono raggiunti attraverso sviluppi mirati e puntuali, che consentono la creazione di valore sin da subito, realizzando parti del prodotto finale e limitando gli sprechi in termini di tempi, costi e risorse disponibili. Tra i benefici di un approccio Agile, indicati nell annuale report di VersionOne, Survey di riferimento sulle tematiche Agile da oltre 10 anni, si riscontrano l incremento della produttività e l orientamento alla creazione di valore, attraverso una combinazione di efficienza, collaborazione, auto-organizzazione del team e grazie ad un maggior Commitment e coinvolgimento da parte di tutti gli Stakeholders (1). I PRINCIPI I principi su cui si basano le metodologie Agile affondano le loro radici negli approcci Lean, sviluppati a partire dal dopoguerra con il Lean Manufactoring di Toyota da cui si assumono i principali aspetti, così come descritto nell Agile Practice Guide del Project Management Institute (2). Gli stessi aspetti sono stati recepiti prima nell Agile Manifesto del 2001 (3), e poi in tutti i Framework Agile che sono stati realizzati sulle basi dei principi Lean ed Agile. Focus sul valore: creare concretamente valore attraverso la riduzione dei cosiddetti Waste, cioè del superfluo; limitare all essenziale il prodotto e la documentazione, che non significa, però, non redigerla o attribuirle una scarsa considerazione. Nell IT, numerose sono le Survey che indicano come oltre il 50% delle funzionalità realizzate siano poco utilizzate o non utilizzate: emerge, quindi, l esigenza di focalizzarsi su ciò che realmente serve. Attenzione alle persone: coinvolgere risorse motivate, che partecipino in maniera attiva alla creazione di valore, gestendo in autonomia attività, problemi e criticità, nell ambito di un metodo rigido ed organizzato. Le risorse sono il valore del progetto; possono quindi contribuire al raggiungimento dell obiettivo e non solo all esecuzione delle attività definite dal Project Manager. Stakeholder Engagement: utenti, esperti e sponsor collaborano al raggiungimento dell obiettivo, valore ultimo condiviso da tutti. In una logica Win-Win, se il progetto viene realizzato con successo, i benefici sono per tutti. In funzione dei diversi Framework, gli attori devono essere sempre presenti, sia durante l intera vita del progetto, sia nelle fasi iniziali, per costruire il Deliverable insieme, sin dalla sua definizione e non solo durante lo sviluppo. L Ownership, inoltre, non deve mai mancare durante tutte le iterazioni, per garantire l allineamento allo Scope e supportare il progetto. Comunicazione Face-to-Face: l Agile predilige l adozione minima necessaria della tecnologia, preferendo sempre il confronto personale, aperto e interattivo, riducendo l utilizzo dei canali tradizionali quali e-mail/telefono e promuovendo l impiego di strumenti a carattere visuale come Post-it, Flip Chart e White Board da fissare alle pareti dell Agile Room, dove il team lavora insieme. La soluzione ottimale consiste nella colocazione, in un unico ambiente, sia di sviluppo che di Business, utilizzando anche soluzioni come Cave&Commons, un Open Space in cui lavorare tutti insieme e uno spazio privato riservato alle proprie necessità. 3
Tuttavia è noto che, in alcuni casi, è necessario lavorare con team distribuiti o virtualizzati: si consiglia allora l utilizzo delle attuali tecnologie ed infrastrutture per migliorare e facilitare lo scambio interattivo delle informazioni, preferendo quelle che consentono anche un interazione visuale, per esempio la Webcam. La comunicazione va quindi gestita in maniera opportuna, ovvero definendo la soluzione più idonea a garantire la disponibilità delle informazioni al momento opportuno. UN AGILE PER OGNI NECESSITA Numerosi Framework soddisfano i principi Agile, alcuni preesistenti all Agile Manifesto e molti altri successivi. I diversi Framework sono stati sviluppati in funzione di specifiche esigenze e contesti. Il primo ambiente in cui si sono applicati i Framework Agile ha visto la presenza di piccoli team, che hanno applicato Framework volti a gestire team costituiti da poche persone. In tale constesto, lo Scrum ha rappresentato la soluzione migliore, applicata poi come base di tanti altri modelli. Successivamente si sono esplorati Framework più complessi per sfide più complesse, come i grandi progetti e i programmi, in cui massimizzare i benefici dell Agile attraverso metodi che vanno dallo Scrum of Scrum fino al più complesso SAFe. Come ultimo passo, alcune aziende stanno iniziando a valutare la gestione Agile dell intera organizzazione con modelli come il SAFe. Lo Scrum: considerata come una delle metodologie Agile più robuste e diffuse (la sua presenza sul mercato copre circa il 60% del totale progetti Agile realizzati), lo Scrum si fonda sui principi descritti nel Manifesto (3), assegnando priorità al valore di business nel Product Backlog (l insieme prioritizzato dei requisiti espressi come User Stories), che si aggiorna ad ogni iterazione (detta Sprint ), sulla base dei rilasci effettivi. Gli Sprint (da 2 a 4 settimane) consentono di ottenere la soddisfazione di utenti e sponsor e, insieme al controllo dello Scrum Master, di mantenere una forte attenzione al rispetto dei tempi. Lo Scrum (3) rappresenta la tecnica più adottata per la gestione di team di sviluppo di dimensioni contenute, in cui testare i benefici degli approcci adattativi. Scrum of Scrum: la metodologia più semplice e diffusa, per la gestione di progetti di ampie dimensioni, è lo Scrum of Scrum, in cui più team, basati sullo Scrum, vengono gestiti in maniera organizzata per raggiungere un obiettivo attraverso opportuni incontri di coordinamento. La soluzione è semplice e facilmente applicabile da chi vuole scalare in maniera semplice e cogliere i benefici sui progetti più complessi. LeSS: la metodologia usata per la gestione dei progetti complessi, arricchendo il Framework Scrum of Scrum e proponendo due diverse versioni, differenziando i progetti grandi dai progetti Huge. Oltre a diversi aspetti correlati alla gestione del team, contiene un attenta definizione dei ruoli, soprattutto dei Product Owner e della loro organizzazione. Portfolio Management Agile: l insieme delle iniziative aziendali, o dell IT, possono essere gestite in maniera Agile, prioritizzando le iniziative in funzione delle esigenze e attraverso una gestione non più annuale ma molto più breve, dove l insieme delle attività in corso e da realizzare può essere rivisto in funzione dei mutati contesti. Lo Scaled Agile Framework: il SAFe - Scaled Agile Framework ha raccolto in un unico Framework tutte le esigenze gestionali di un intera struttura, garantendo una corretta gestione delle iniziative, dal Portfolio Management alla gestione operativa dei singoli team. Lo Scaled Agile è un modello sempre più richiesto dalle aziende per poter massimizzare i benefici della metodologia, non solo sui piccoli progetti. OLTRE LO SVILUPPO Gli approcci Lean ed Agile si stanno velocemente applicando non solo alle attività di sviluppo, dove hanno raggiunto ormai una buona maturità, ma anche alle altre fasi di progetto ed oltre. La Business Analysis Agile consente di far emergere i requisiti con un approccio Agile. Attraverso una guida sicura e Timeboxed, le necessità vengono esplorate e sviluppate attraverso tecniche di Design Thinking e di definizione delle Personas, riuscendo quindi a far emergere le reali esigenze. Tali tecniche utilizzano Hackaton e Workshop per poter guidare le persone in un processo strutturato e ben organizzato, in linea con quanto indicato nell Agile Extension del BABoK, il libro di riferimento sulla Business Analysis di IIBA. Un altro termine molto spesso associato all Agile è il DevOps, dove i principi Agili vengono applicati al rapporto tra lo sviluppo e la Delivery. Processi automatizzati ed organizzazioni snelle esaltano la velocità di rilascio di quanto realizzato. Sviluppare in maniera Agile senza poi poter rilasciare in maniera rapida può vanificare i benefici dello sviluppo. In tali contesti, si può scegliere di adottare un modello DevOps 4
che si integra con soluzioni come quella proposta nello Spotify Engineering Culture (4). SE UN AZIENDA NON E AGILE E COMUNQUE APPLICABILE QUESTA METODOLOGIA? Assolutamente sì. Non tutte le Aziende nascono Agili, ma possono diventarlo. Le Start-up nascono Agili ma molte grandi aziende hanno accettato la sfida e stanno progressivamente apprezzando i benefici dell Agile, adattando i propri processi e la propria organizzazione in funzione della migliore soluzione Agile. Il passaggio dalle metodologie Waterfall a quelle Agili richiede un cambiamento culturale importante e un forte Commitment, non proveniente solo dalla base o dal Top Management ma condiviso da tutti gli attori coinvolti. Sebbene il cambiamento in sé possa generare timore, soprattutto in una fase iniziale di progetto, è bene comprendere il forte orientamento delle metodologie Agili verso il pieno raggiungimento del valore, che si può ottenere anche cambiando lo Scope - quando necessario - a fasi avanzate di progetto, ovvero Abbracciando il cambiamento! Mantenere rigidamente un requisito inalterato poiché ormai condiviso non rappresenta un approccio efficiente alla gestione dei contesti mutevoli, sia aziendali che di mercato. Il fattore tempo è determinante, e ciò che poteva andar bene mesi fa potrebbe non andar bene ora. Passando ad un livello superiore, si dovrebbe avere il coraggio di chiudere i progetti se non più in grado di creare valore, piuttosto che investire ancora in qualcosa che non restituirà ciò che era atteso mesi fa. Cambiare lo Scope è possibile per ottimizzare il valore. Quando un azienda comprende appieno i benefici di questo cambiamento culturale, volto a ridurre gli sprechi e a non disperdere energie, focalizzandosi su ciò che è davvero importante, allora il passo verso la metodologia Agile è possibile, sostenibile, concreto. E non importa se un azienda non sia nata Agile: può senz altro diventarlo ed in tempi relativamente brevi. Ma, affinché questo avvenga, è sostanziale che siano diffusi ed alimentati nell azienda stessa valori di etica, affidabilità, credibilità ed integrità. A volte, la vera sfida, è solo questa. PERCHE NTT DATA Clienti di grandi dimensioni, che, attraverso questa metodologia, hanno cambiato con successo le modalità implementative e gestionali dei loro progetti. Ciò è stato reso possibile grazie alle ampie conoscenze su queste tematiche: numerose figure professionali hanno ottenuto le certificazioni SAFe, PMI-ACP, PSM I e PSPO I, conoscono appieno le metodologie Agile alternative a SCRUM, nonché quelle più complesse come Scrum of Scrum e SAFe, in caso progetti di ampie dimensioni ne richiedano l impiego. La creazione di un ambiente favorevole alla diffusione dell Agile passa attraverso un processo che combini l esperienza e le teorie, sapendo consigliare le migliori soluzioni da adottare per una corretta gestione del progetto, individuando i punti critici da smarcare per consentirne la corretta esecuzione anche in contesti complessi come quelli delle grandi aziende multinazionali. NTT DATA dispone di un proprio Agile Professional Center (APC) per la condivisione, a livello mondiale, delle Expertise in ambito Agile. Ha costruito modelli di Maturity & Readiness per valutare il grado di maturità di un azienda verso l adozione delle metodologie emergenti. Ha effettuato, mantenendo costantemente un occhio vigile sul mercato, lo Scouting di piattaforme Software commerciali e Open per supportare al meglio le richieste del cliente, suggerendo la scelta più idonea al contesto di riferimento. NTT DATA è in grado di suggerire la migliore metodologia da adottare, sia essa Waterfall che Agile, sulla base delle caratteristiche di un azienda, delle sue esigenze e del suo scenario di riferimento. Da anni, NTT DATA ha maturato una forte competenza nella gestione di progetti Agile per 5
Key Takeaways Contatti Innovazione, introdotta ormai da anni ma che si sta concretizzando in poche Metodologie Agile, che consentono una gestione efficace dei progetti in contesti sfidanti. Creazione di valore, attraverso un attenta gestione che consente di ottimizzare le attività e presidiare i rischi. Scrum, con l adozione del Framework ad oggi più diffuso, Scrum ma anche Project Management, introducendo le corrette linee guida per una più complessa gestione dei progetti. Lo Scaling Agile, ovvero la gestione di iniziative complesse, per cogliere le sfide e massimizzare i benefici grazie a diversi Framework, da definire in funzione delle diverse esigenze. Il Portfolio Management, cambiando il Mindset dell intera struttura IT, al fine di renderla snella ed adattativa. Carmine Paragano Manager Program Management e Governance Consulting Responsabile della Practice di Consulting Program Management & Governance, da oltre 15 anni svolge attività di Project Management in tutti i principali Mercati. Coach e formatore su tematiche di Project Management tradizionale ed Agile. Svolge docenza universitaria in un Master di Project Management. E responsabile del Comitato Operations presso il PMI Central Italy Chapter. Laureato in ingegneria meccanica, ha conseguito le certificazioni PMP, Scaled Agile (SA), Agile (PMI-ACP), Cobit 5 Foundation, ITIL v.3 Foundation. Cristina Paternoster Manager Program Management e Governance Consulting Responsabile della Practice di Consulting IT Program/Agile ed esperta sulle tematiche di Business Analysis. Da oltre 15 anni impegnata su progetti di grandi dimensioni e di IT Transformation. Attualmente IIBA Deputy Director Branches Coordination e PMI volunteer. Tra le sue responsabilità, docenza in azienda: Project Management, Agile e Business Analysis. Laureata in economia e commercio, ha conseguito le certificazioni CBAP, PMP, Professional Scrum Master, PMI-ACP,Professional Scrum. Product Owner. Fonti: 1 Fonte: Annual state of Agile - 2018 - VersionOne. 2 Project Management Institute - La più diffusa associazione di Project Management con oltre 800.000 certificati a livello globale, autore del PMBoK 6. 3 Fonte: Agile Manifesto - http://agilemanifesto.org 4 Fonte Spotify - https://labs.spotify.com/tag/engineering-culture/ NTT DATA NTT DATA Italia è parte della multinazionale giapponese NTT DATA, uno dei principali player a livello mondiale nell ambito della Consulenza e dei Servizi IT. Digitale, Consulenza, Cyber Security e System Integration sono solo alcune delle principali linee di Business. La nostra missione è creare valore per i nostri clienti attraverso l innovazione. NTT DATA conta su una presenza globale in oltre 50 paesi, 110.000 professionisti e una rete internazionale di centri di ricerca e sviluppo a Tokyo, Palo Alto e Cosenza. NTT DATA è presente in Italia con oltre 3000 dipendenti e 8 sedi: Milano, Roma, Torino, Genova, Treviso, Pisa, Napoli e Cosenza. Copyright 2018 NTT DATA Italia SpA 2018-11 6