MOBILITA INDIVIDUALE DEL PERSONALE PER FORMAZIONE PROGRAMMA ERASMUS + AZIONE CHIAVE 1 (KA1)- ISTRUZIONE SUPERIORE VADEMECUM Si riportano i seguenti adempimenti necessari ai fini della mobilità per formazione nell ambito del Programma Erasmus+. Novità Periodo trascorso all estero: Con Erasmus+ la durata minima prevista per la mobilità è stata fissata in 2 giorni lavorativi (escluso il viaggio) fino ad un massimo di 60 giorni (compresi sabati domeniche e giorni festivi ma escluso il viaggio). Il finanziamento Per l anno accademico 2015/2016 l Agenzia Nazionale Erasmus+ Indire ha messo a disposizione dell Ateneo un contributo totale di Euro 20.395 euro. Il contributo per ciascuna missione, a valere dei fondi comunitari, quindi non è più fisso ma viene calcolato in base a tre parametri previsti dalle tabelle comunitarie (vedi sezione Aspetti finanziari ). I) PRIMA DELLA PARTENZA ASPETTI AMMINISTRATIVI Almeno dieci giorni prima della partenza deve essere compilata e sottoscritta, presso il Servizio Relazioni Internazionali Via Roma, 38, la seguente documentazione: 1) L accordo finanziario richiesto dall Agenzia Nazionale Erasmus+ ai fini dell erogazione del contributo comunitario; l adempimento è condizione necessaria per l erogazione di un anticipo. Il modulo è scaricabile on-line dall elenco della modulistica. 2) Il modulo di missione: il modulo è scaricabile on-line dall elenco della modulistica. Rispettando la tempistica indicata la modulistica di cui ai punti 1) (Accordo finanziario) e 2) (modulo di missione) potrà essere eventualmente inviata per posta interna al: Servizio Relazioni Internazionali Erasmus - Staff Training Mobilty Via Roma, 38 Padova c.a. Dr. Nicola Benfatto
debitamente compilata e sottoscritta dall interessato. La consegna, o l invio, di tutta la documentazione dovrà comunque avvenire prima della partenza: il rispetto della tempistica consente l erogazione dell anticipo di cui al paragrafo II, punto 1). Si ricorda che tutta modulistica è disponibile in formato elettronico alla pagina web http://www.unipd.it/servizi/le-esperienze-internazionali/esperienze-allestero-staff?target=staff II) IN MISSIONE: Durante il viaggio l interessato dovrà conservare, o procurarsi, i seguenti documenti: 1) Biglietto del viaggio originale: nel caso di volo aereo le carte d imbarco nel caso di viaggio in treno i biglietti ferroviari. 2) Dichiarazione dell Istituzione ospitante di fine soggiorno su carta intestata dall istituzione/impresa ospitante, firmata e timbrata, indicante il periodo di formazione del personale presso la stessa (gg/mm/aa) (vedi fac-simile scaricabile dalla pagina Web). 3) Pezze giustificative di altre spese sostenute, sempre in originale, (pernottamento, pasti, trasporti urbani, ecc.) in base ai criteri dei costi eleggibili (vedi paragrafo Aspetti finanziari ). 4) Originale del modulo Training Programme, firmato e timbrato per accettazione dall istituzione/impresa ospitante, qualora questo non sia stato già consegnato all atto della domanda. III) AL RIENTRO: Entro 15 giorni dal rientro dovrà essere consegnata al Servizio Relazioni Internazionali la seguente documentazione originale: 1. Biglietto del viaggio 2. Tutte le pezze giustificative di ulteriori spese rimborsabili 3. Dichiarazione fine soggiorno dell Istituzione ospitante 4. Relazione conclusiva sulle attività svolte e risultati ottenuti (min. 3 cartelle) Nell impossibilità dell interessato di consegnare personalmente i documenti di fine soggiorno entro i tempi richiesti, è possibile spedirla per posta interna al seguente indirizzo: Servizio Relazioni Internazionali Staff Training LLP 35122 Padova c.a. Dr. Nicola Benfatto In caso di spedizione l interessato dovrà inoltre allegare inoltre un breve riepilogo indicante: a) data e ora di partenza e arrivo; b) tragitto effettuato; c) elenco di tutte le spese sostenute (ordinate e pinzate in fogli A4); d) ogni altra indicazione utile per ricostruire la missione e consentirne il rimborso. Una volta consegnata tale documentazione l assegnatario riceverà, via mail, una richiesta per la 2
compilazione del rapporto narrativo (EU SURVEY). Nella sezione della Modulistica per il rientro si potrà trovare il fac-simile delle domande che verranno richieste nel questionario. L avvenuta compilazione sarà considerata come richiesta dell eventuale saldo delle spese sostenute. N.B. Tutta la documentazione indicata è obbligatoria ai fini dell eleggibilità del periodo di mobilità. ASPETTI FINANZIARI Il contributo totale assegnato a ciascun partecipante viene calcolato utilizzando le tabelle comunitarie per le spese di viaggio e soggiorno, ed è composto da: 1) contributo per spese di viaggio, (calcolato in base costi unitari per fasce di distanza tra Padova e la sede di destinazione); 2) contributo per spese di soggiorno, calcolato in base al costo della vita del Paese di destinazione, (sono previsti 4 gruppi di Paesi) e alla durata del soggiorno (diarie giornaliere fino al 14 giorno e diarie giornaliere dal 15 fino al 60 giorno per ciascuno dei 4 gruppi). I costi di viaggio vanno sempre documentati: in caso di costo reale superiore al limite tabellare l eccedenza sarà cofinanziata con i fondi di Ateneo; eventuali costi inferiori al limite tabellare saranno rimborsati solo per la spesa realmente sostenuta. Anche i costi di soggiorno vanno sempre documentati e saranno rimborsati in base alla spesa effettivamente sostenuta: in caso di costo reale superiore al limite tabellare l eccedenza sarà cofinanziata con i fondi di Ateneo, nel rispetto dei limiti previsti dal Regolamento missioni di Ateneo. Nei limiti della disponibilità finanziaria, l Ateneo garantirà a titolo di cofinanziamento la copertura di costi aggiuntivi fino ad un massimo di 600,00 euro per missione. IV) SPESE DI VIAGGIO Il contributo per il viaggio, in base a quanto previsto dalla Guida del Programma (pag. 47 della guida) è calcolato sulla base di scale di costi unitari per fasce di distanza. La fascia chilometrica si riferisce ad una sola tratta del viaggio mentre la tariffa corrispondente copre sia il viaggio di andata che quella di ritorno. Fascia chilometrica 0-99 km 0,00 100-499 km 180,00 500-1999 km 275,00 2000-2999 km 360,00 3000 3999 km 530,00 4000 7999 km 820,00 8000-19999 km 1100,00 La distanza dovrà essere verificata utilizzando esclusivamente lo strumento di calcolo fornito dalla CE e disponibile al seguente indirizzo web: http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm Esempio calcolo contributo viaggio: Città di partenza: Padova Città di destinazione: Oslo Distanza rilevata dal calcolatore (Padova - Oslo): 1614.63 km Fascia corrispondente: 500 1999 km 3
Contributo ammissibile: 275,00 (A/R) Le spese di viaggio comprendono tutti i costi effettivamente sostenuti per raggiungere il luogo di destinazione (anche se in alcuni casi il viaggio richiedesse l utilizzo di più mezzi di trasporto. Ad esempio: aereo + treno, treno + autobus, ecc..). Sono altresì spese di viaggio quelle relative a mezzi di trasporto sussidiari utilizzati in Italia per raggiungere l aeroporto o la stazione ferroviaria dalla sede di servizio (sia nel viaggio di andata che in quello di ritorno) e nel Paese ospitante come il tragitto dall aeroporto all istituzione (sia all andata che al ritorno). I costi per gli spostamenti locali (per esempio dall albergo o al luogo di riunione) fanno parte dei costi di soggiorno; tuttavia come prevede il Regolamento di Ateneo se documentati possono essere fatti gravare su eventuali cofinanziamenti di Ateneo in virtù di quanto descritto al prossimo paragrafo V Soggiorno.. A giustificazione delle spese di viaggio saranno tenuti in considerazione solo gli originali dei documenti di spesa (biglietto viaggio a/r; carte di imbarco, etc.) e dovrà essere utilizzata la tariffa più conveniente del mezzo di trasporto scelto. Ad esempio: in caso di viaggio aereo dovranno essere utilizzate le tariffe Apex e/o optare per le tariffe più economiche. a) Mezzi di trasporto Per distanze non superiori a 400 km sono ammessi esclusivamente i viaggi in treno, salvo in caso di urgenza o per tragitti che prevedono l attraversamento di un tratto di mare. Per le distanze superiori a 400 chilometri è possibile ricorrere al viaggio aereo, ma limitatamente alle tariffe della classe economica (Apex o altre tariffe scontate). Per il taxi: sarà ammissibile il costo effettivamente sostenuto soltanto se non eccessivo rispetto a quello di altri mezzi di trasporto oppure se l impiego si è reso necessario per fattori quali: tempo, bagagli eccessivi, orari. Il rimborso sarà unico indipendentemente dal numero di persone in viaggio sullo stesso veicolo. Tranne che per giustificati motivi (tempo, bagagli eccessivi, orari, ecc.), il rimborso del taxi nei tragitti di collegamento (ad esempio casa/aeroporto o aeroporto/istituzione ospitante oppure hotel) è rimborsabile sui fondi comunitari su presentazione della ricevuta di pagamento per un importo equivalente al prezzo del biglietto ferroviario (in I^ classe) o del mezzo pubblico esistente nel tragitto in questione (bus, metropolitana, ecc.). Il costo dovrà essere documentabile e risultare da una dichiarazione o di un agenzia di viaggio, o delle ferrovie, o della società di trasporti pertinente; da tale dichiarazione si dovrà evincere la tratta per la quale si chiede il rimborso. Eventuali eccedenze non saranno rimborsate. Esempio: utilizzando il taxi collettivo che collega Padova all'aeroporto "Marco Polo" verrà rimborsato solo il costo del biglietto della corriera (SITA) che effettua la medesima tratta. Il costo del taxi nei tragitti urbani non è rimborsabile perché il rimborso forfetario di soggiorno include anche quello dei trasporti locali. L eventuale disponibilità di un cofinanziamento di Ateneo, potrà consentire la copertura dei costi per i trasporti locali (inclusa quindi anche quella del taxi) se la spesa dei costi di soggiorno sommata a quella di tali trasporti risulterà superiore al massimale fissato come forfeit giornaliero ammissibile (vedi paragrafo V, lettera a) ). In presenza dei fondi di Ateneo ovvero di un cofinanziamento, il superamento del forfeit giornaliero a causa dei costi dei trasporti locali comporta l applicazione della procedura prevista dal regolamento di Ateneo: i costi dei trasporti locali si rimborsano analiticamente a parte rispetto al forfait. Agli atti dovrà essere conservata una dichiarazione del partecipante con la quale si motiva l uso del taxi. 4
b) Documentazione delle spese di viaggio A giustificazione dell effettivo utilizzo dei mezzi di trasporto verrà presa in considerazione, per la liquidazione, solo la seguente documentazione originale: Viaggio in treno: biglietto delle ferrovie con obliterazione; Viaggio in aereo: biglietto e carte d imbarco; Taxi: ricevuta del taxi alla quale si dovrà allegare il certificato dell ente di trasporto pubblico locale e/o ferroviario attestante il costo del biglietto per la stessa tratta. c) Altri costi connessi al viaggio I costi di assicurazione per il viaggio vanno inclusi nell ambito dei costi di soggiorno. Per spese di assicurazione, si intendono costi come l assicurazione dell auto a nolo, in quanto il contratto di assicurazione si sottoscrive obbligatoriamente con quello di noleggio. Altre coperture assicurative, come quella per il furto del bagaglio, non sono rimborsabili in quanto il bagaglio è già assicurato dalla compagnia aerea con l acquisto del biglietto. Saranno inoltre a carico del Beneficiario le spese per l assicurazione sanitaria. Nei costi di viaggio può essere rimborsato quello relativo al visto. d) Giorni di viaggio ammissibili Saranno riconosciuti fino ad un massimo di due giorni per il viaggio: 1 giorno per l andata e 1 giorno per il ritorno. L Agenzia Nazionale si riserva di non rimborsare i costi del viaggio se il partecipante si trattiene per motivi personali oltre il periodo ammissibile (prima o dopo l attività di formazione). Inoltre tale opzione dovrà essere dichiarata nel modulo di missione dallo stesso (autocertificazione). V) SOGGIORNO (vitto, alloggio, trasporti urbani, comunicazione, assicurazione del viaggio) L Autorità Nazionale ha deciso, d intesa con l Agenzia Nazionale Erasmus+/INDIRE, di ridurre all 80% gli importi delle diarie indicati dalle tabelle comunitarie (Programme Guide tabelle A1.1). Gruppo Paesi Paesi Diaria giornaliera ammissibile fino al 14 giorno GRUPPO A Denmark, Ireland, Netherlands, Sweden, United Kingdom GRUPPO B Austria, Belgium, Bulgaria, Cyprus, Czech Republic, Finland, France, Greece, Hungary, Iceland, Italy, Liechtenstein, Luxembourg, Norway, Poland, Romania, Turkey GRUPPO C Former Yugoslav Republic of Macedonia, Germany, Latvia, Malta, Portugal, Slovakia, Spain GRUPPO D Croatia, Estonia, Lithuania, Slovenia Diaria giornaliera ammissibile dal 15 al 60 giorno 128,00 89,60 112,00 78,40 96,00 67,20 80,00 56,00 5
Il rimborso delle SPESE DI SOGGIORNO nell ambito dell attività di Staff Training è solo analitico in base al numero di giorni. Il cofinanziamento di Ateneo consente la copertura di costi non eleggibili per il regolamento comunitario. L insieme del contributo comunitario più quello di ateneo, stabiliti nel bando, costituiscono il limite massimo di rimborso per la missione del personale in mobilità Erasmus+. Considerati gli importi in questione e considerato l ammontare totale del finanziamento assegnato dalla Commissione Europea, nel caso di soggiorni lunghi (indicativamente superiori ai 15 giorni), il numero di giorni rimborsati potrebbe essere inferiore al numero effettivo di giorni di durata della missione. 6