COMUNE DI ROVELLASCA Provincia di COMO REGOLAMENTO PER LE ATTIVITA DI COMUNICAZIONE E PER LE RELAZIONI ESTERNE DEL COMUNE Approvato con deliberazione C.C. n. 13 del 04.05.2015 Ripubblicato all Albo Pretorio dal 11.06.2015 al 26.06.2015 1
INDICE Art. 1 Finalità e oggetto Art. 2 Obiettivi attività di comunicazione e per le relazioni esterne del Comune Art. 3 Soggetti preposti alla gestione della comunicazione e dell informazione Art. 4 Attività di comunicazione del Comune Piano della Comunicazione Art. 5 Riprese audio/video sedute Consiglio Comunale Art. 6 Relazioni esterne del Comune Art. 7 Comunicazione via internet - Sito istituzionale Art. 8 Comunicazione via internet - I Social network Art. 9 Entrata in vigore 2
Art. 1 Finalità e oggetto Il Comune di Rovellasca con il presente Regolamento intende promuovere le attività di comunicazione e le attività di relazione rivolte ai cittadini singoli e ai gruppi di cittadini (associazioni), alle imprese e ai soggetti pubblici e privati presenti od operanti a livello locale mettendo in atto: - tutti gli strumenti necessari per sviluppare le relazioni con i cittadini e una maggiore conoscenza dell attività dell Ente - una più ampia partecipazione e condivisione da parte della comunità alle scelte e alle strategie dell Amministrazione Comunale - una migliore immagine dell Ente a livello sovra-comunale - un sistema di rete di comunicazione interna all Ente efficiente ed efficace attraverso l azione sinergica tra gli organi di governo e di gestione. In particolare il presente Regolamento disciplina, nel rispetto della legislazione vigente in materia e in applicazione dello Statuto Comunale, i seguenti aspetti: a) le attività di comunicazione del Comune b) le relazioni con la cittadinanza e con enti ed istituzioni, soggetti socio-economici, associazioni presenti od operanti a livello locale (relazioni esterne). Art. 2 Obiettivi attività di comunicazione e per le relazioni esterne del Comune Le attività disciplinate dal presente Regolamento recepiscono i contenuti, le priorità e gli indirizzi del programma amministrativo di governo dell Ente, garantiscono il raccordo operativo delle varie attività di comunicazione esterna e interna all Ente. In particolare, il Comune promuove le attività di comunicazione istituzionale e le relazioni con la comunità con i seguenti obiettivi: a) promuovere la partecipazione dei cittadini alla vita civica, garantendo l accesso alle informazione e l esercizio del diritto di proposta, attivando forme d ascolto permanenti finalizzate all individuazione dei bisogni e al miglioramento della qualità dei servizi b) illustrare le attività e i servizi dell ente e il loro funzionamento, promuovendone la conoscenza per favorirne l accesso a cittadini, altri enti, associazioni c) garantire la trasparenza dell azione amministrativa d) favorire la semplificazione delle procedure e i processi di innovazione della macchina amministrativa e degli uffici e) attuare, anche mediante eventuali rilevazioni periodiche, il livello di soddisfazione dell utenza per i servizi erogati, anche attraverso la raccolta e la gestione di segnalazioni, suggerimenti e reclami f) promuovere le necessarie conoscenze su temi di rilevante interesse pubblico, sociale e culturale g) promuovere l'identità e i valori dell istituzione comunale e della comunità locale, attraverso un rapporto di ascolto e collaborazione con cittadini, altri enti, associazioni Art. 3 Soggetti preposti alla gestione della comunicazione e dell informazione Sono individuati quali soggetti preposti alla gestione della comunicazione e dell informazione - il Responsabile della Comunicazione - i singoli Responsabili di Servizio ciascuno per la propria competenza e per quanto previsto dal presente Regolamento - il Comitato di redazione delle attività di comunicazione e per le relazioni esterne 3
Il Responsabile della Comunicazione sovrintende e coordina tutta l attività di comunicazione dell Ente avvalendosi delle risorse umane, strumentali ed economiche messe a disposizione annualmente dell Amministrazione. Il Comitato di Redazione delle attività di comunicazione e per le relazioni esterne, nominato dalla Giunta Comunale, sarà così composto: - Assessore o Consigliere incaricato in materia che assume il ruolo di coordinatore - da un numero massimo di 8 componenti, Alle riunioni del Comitato di Redazione partecipa il Responsabile della Comunicazione o altro dipendente dell Ente dallo stesso incaricato Della costituzione del predetto Comitato deve essere data comunicazione alla prima seduta di Consiglio Comunale utile successiva alla nomina. Il Comitato di Redazione delle attività di comunicazione e per le relazioni esterne del Comune ha il compito di organizzare ed espletare le attività elencate nel presente Regolamento ricorrendo ad apposite riunioni periodiche convocate dall Assessore o dal Consigliere delegato in materia nel ruolo di Coordinatore. Possono essere chiamati a partecipare alle riunioni del Comitato anche giovani impiegati in Comune nell ambito dei progetti di Servizio Civile e/o di tirocinio, i Volontari Civici ed esperti in materia. Il Comitato di Redazione resta in carica sino al termine del mandato amministrativo durante il quale è stato nominato. Il Comitato di Redazione attività di comunicazione e per le relazioni esterne svolge la propria attività a titolo gratuito per tutta la durata del mandato amministrativo avvalendosi del personale, degli uffici e delle strutture comunali. Art. 4 Attività di comunicazione del Comune Piano della Comunicazione L attività di comunicazione di cui alla lettera a) del precedente art.1 risulta indicativamente così articolata: - conferenze, incontri, assemblee ed eventi per la presentazione dell attività e dell Amministrazione Comunale o di specifiche problematiche d attualità - redazione periodica di un Foglio informativo dell attività della Giunta Comunale - istituzione di una Newsletter istituzionale - rapporti continuativi con i media (agenzie di stampa, quotidiani, periodici, emittenti radiofoniche e televisive).anche attraverso comunicati-stampa - predisposizione periodica di una Rassegna Stampa avente per oggetto l attività dell Ente e le notizie riguardanti la nostra comunità - realizzazione di prodotti informativi a supporto delle attività e dei servizi pubblici, inclusi prodotti per la raccolta dati che consentano di acquisire informazioni sulle esigenze della comunità locale o che consentano di contattare in maniera diretta il cittadino (via web con newsletter o App, o via telefonica con invio SMS) - pannelli informativi elettronici dislocati sul territorio comunale - approntamento di un canale informativo tra cittadinanza e Servizio di Protezione Civile - diffusione audio/video delle sedute del Consiglio Comunale con i strumenti informatici - elaborazione di altri specifici progetti di comunicazione. Le predette attività i comunicazione possono essere declinate e meglio specificate annualmente attraverso il Piano della Comunicazione che rappresenta lo strumento atto a programmare annualmente le azioni di comunicazioni dell Ente. Detto Piano viene predisposto dal Comitato per la comunicazione e per le relazioni esterne di cui all art. 3 di concerto con il responsabile della Comunicazione annualmente e dovrà contenere tra l altro: 4
- la definizione della strategia e degli obiettivi con i quali si intende produrre la comunicazione dell Ente - la descrizione delle singole azioni con l indicazione dei tempi di realizzazione - la scelta dei mezzi di diffusione e i relativi budget - la pianificazione ed il coordinamento dei contenuti degli strumenti di comunicazione e informazione realizzati dall Ente Annualmente la Giunta Comunale, attraverso gli strumenti programmatori (Bilancio di previsione, PEG/PRO), stabilisce le risorse umane, strumentali e finanziarie a disposizione dell attività di comunicazione dell Ente. Art. 5 Riprese audio/video sedute Consiglio Comunale Il Comune intende procedere nella ripresa audio-visiva e nella diffusione delle sedute del Consiglio Comunale per dare la possibilità a tutti di assistere ai Consigli Comunali e per promuovere la partecipazione dei cittadini alla vita civica. L iniziativa ha altresì l obiettivo di rispettare quanto stabilito dalle disposizioni concernenti l organizzazione e l attività delle Pubbliche Amministrazioni per favorire le forme diffuse di controllo sul perseguimento delle funzioni istituzionali e sull utilizzo delle risorse pubbliche. L'autorità competente per le riprese audio-video del Consiglio Comunale e per la relativa diffusione. è il Sindaco in qualità di Presidente del Consiglio Comunale, Al Sindaco compete: - vigilare sulle operazioni di audio-video registrazione in modo che esse avvengano regolarmente e senza alcun turbamento dell attività del Consiglio Comunale - sospendere le operazioni di audio-video registrazione in caso di trattazione di argomenti da cui possano emergere dati sensibili di soggetti presenti o riconoscibili Nella ripresa audiovisiva e nella diffusione delle sedute del Consiglio Comunale non è ammesso: - manipolare il contenuto delle riprese video e delle registrazioni audio allo scopo di modificare o distorcere le dichiarazioni espresse dai membri del Consiglio Comunale - esprimere giudizi e commenti durante le riprese - utilizzare le immagini a scopo di lucro. Il Sindaco, in qualità di autorità competente per le riprese audio-video del Consiglio Comunale, si impegna a far affiggere nella sala consiliare e nelle zone di accesso, avvisi da cui tutti i partecipanti al Consiglio Comunale (Consiglieri Comunali e Cittadini) possano venire a conoscenza della ripresa audio-visiva e della successiva diffusione delle immagini. La registrazione integrale delle sedute e la relativa diffusione integrale a mezzo web (canale ufficiale YouTube e/o pagina Facebook del Comune qualora istituzionalizzate, streaming sul sito istituzionale del Comune) è di esclusiva competenza dell Ente La registrazione e la diffusione delle sedute del Consiglio Comunale potrà avvenire attraverso una o più telecamere fisse che inquadreranno esclusivamente lo spazio riservato ai Consiglieri Comunali, evitando di inquadrare il pubblico. Soggetti terzi che intendano registrare le sedute potranno farlo previa richiesta e autorizzazione scritta. Competente al rilascio dell'autorizzazione è il Sindaco. I video diffusi dal Comune sui media sopra elencati possono essere liberamente condivisi da chiunque sulla propria pagina Facebook o sul proprio canale YouTube, nel pieno rispetto dei limiti di utilizzo elencati. Art. 6 Relazioni esterne del Comune Le relazioni con la cittadinanza, con enti ed istituzioni, soggetti socio-economici, associazioni presenti od operanti a livello locale di cui alla lettera b) del precedente art. 1 sono espletate dagli 5
Amministratori Comunali e da ogni singolo Responsabile di Servizio che, ciascuno per le rispettive competenze, dovranno assicurare: - ogni informazione relativa agli atti amministrativi (deliberazioni, determinazioni, ordinanze e decreti etc.), nel rispetto della legislazione vigente in materia di pubblicità degli atti amministrativi - ogni informazione necessaria per garantire la massima accessibilità ai servizi dell Ente sia in modalità tradizionale sia in modalità telematica, così come previsto dal nuovo Codice di Amministrazione digitale - chiarezza e semplificazione di procedure e linguaggio nelle comunicazioni dirette al cittadino (con lettere, avvisi, bandi, notifiche), in applicazione delle direttive di legge vigenti in materia di semplificazione - attività di ascolto e rilevazione che consentano di cogliere i bisogni e le loro trasformazioni nel tempo dei cittadini singoli e associati e il livello di soddisfazione dei per i servizi erogati anche attraverso eventuali procedure di rilevazione - predisposizione di apposita modulistica finalizzata alla presentazione di istanze/segnalazioni/suggerimenti/reclami da parte di cittadini singoli e/o associati - tempestiva ed esauriente risposta a istanze//segnalazioni/suggerimenti/reclami presentati nel rispetto delle disposizioni di legge vigenti e dello Statuto Comunale - costituzione e efficace funzionamento di forme di partecipazione e consultazione dei cittadini singoli e associati previste dallo Statuto Comunale e da altri Regolamenti (Commissioni di studio, Consulte, consultazioni periodiche o una tantum ) Istanze/segnalazioni/suggerimenti/reclami regolarmente registrate al protocollo dovranno essere trasmesse, unitamente alla proposta di risposta, alla Giunta Comunale a cura del rispettivo responsabile di Servizio competente in materia. Art. 7 Comunicazione via internet. Sito istituzionale Le descritte attività di comunicazione e le relazioni esterne del Comune possono essere espletate mediante mezzi resi disponibili dalle diverse tecnologie informatiche. L Amministrazione Comunale considera il ricorso ad internet ed ai social-network un opportunità per rafforzare la cittadinanza attiva e strumenti efficaci di libero scambio ed accesso alle informazioni. L Amministrazione Comunale, anche in attuazione delle disposizioni di legge vigenti in materia di amministrazione pubblica digitale, dispone di un proprio Sito internet istituzionale con dominio www.comune.rovellasca.co.it, utilizzato quale strumento per: la comunicazione istituzionale e di interesse locale e per garantire la massima trasparenza dell attività amministrativa e l erogazione dei servizi al cittadino e alla comunità. I dati pubblicati sul sito web sono resi accessibili gratuitamente e senza necessità di autenticazione informatica. Le pubblicazioni sul sito Internet non pregiudicano il diritto di accesso agli atti amministrativi nelle forme e con le modalità previste dalla legge e dal Regolamento comunale per l accesso agli atti. L utilizzo e la gestione dei descritti mezzi informatici saranno conformi alle disposizione di legge vigenti in materia, a protocolli di intesa, contratti e regolamentazioni a cui dovesse aderire il Comune e alle disposizioni dell Amministratore di Sistema e del Gestore del dominio, anche con riferimento alle misure di sicurezza, alle garanzie dell integrità e della salvaguardia del patrimonio informativo, al trattamento dei dati personali, ai diritti degli utenti in conformità alle misure di legge vigenti in materia. I singoli Responsabili di Servizio, ciascuno per le proprie competenze, ferme restando le competenze e responsabilità già previste dal Programma triennale per la trasparenza e l integrità vigente nel tempo, sono tenuti, sotto la propria responsabilità, a trasmettere tutte le informazioni, i dati e i documenti soggetti alla pubblicazione sul sito istituzionale al responsabile della Comunicazione che curerà e sovrintenderà alla corretta pubblicazione dei medesimi. 6
Art. 8 Comunicazione via internet. I Social network L Amministrazione Comunale perseguendo le proprie finalità istituzionali e di interesse generale, intende favorire la partecipazione e il confronto con i cittadini e la comunità anche attraverso i Social network (es. Facebook, Twitter, You-Tube ecc. ecc.). L Amministrazione Comunale può istituire il profilo istituzionale del Comune di Rovellasca in Facebook e ogni altro media dei Social network Il profilo istituzionale del Comune su Facebook è una risorsa che deve essere utilizzata in coerenza con le funzioni e gli obiettivi fondamentali dell Ente ed è da intendersi, dunque, oltre al sito ufficiale, come fonte di informazione per finalità di promozione del territorio, documentazione ed informazione in generale. Nel rispetto delle disposizioni di legge vigenti in materia, sul profilo Facebook del Comune possono essere pubblicate tutte le informazioni riguardanti l attività amministrativa, le notizie su eventi, manifestazioni in genere organizzate e/o patrocinate dal Comune, nonché tutte le manifestazioni e/o informazioni di interesse pubblico. Le pubblicazioni potranno essere proposte dai Responsabili di Servizio e dagli Amministratori Comunali. Tali pubblicazioni si aggiungono ma non sostituiscono in alcun modo, le forme di pubblicità prescritte dalla legge, né pregiudicano il diritto di accesso agli atti amministrativi. Nel rispetto dell art. 22 comma 11 del D.Lgs. n. 196/03, non devono essere diffusi dati sensibili né giudiziari sul profilo Facebook del Comune; pertanto, prima della pubblicazione, gli stessi nonché ogni altra informazione che permetta, direttamente o indirettamente, l attribuzione a determinate persone, dovranno essere rimossi od oscurati. Il Responsabile della Comunicazione provvede a gestire le abilitazioni del profilo, ad effettuare le opportune comunicazioni, ad accreditarsi al servizio con username e password, ad aggiornare i profili di accesso e ad ogni altro adempimento riguardante il profilo Facebook del Comune. E preciso compito e diritto Facebook del Comune di Rovellasca cancellare commenti e interventi formulati con un linguaggio scurrile, offensivo ed inappropriato. In caso di cancellazione nessuna spiegazione sarà dovuta agli autori di tali messaggi. L accesso al profilo di Facebook del Comune è libero ed aperto a tutti ma viene regolamentato come segue: - accesso apponendo semplicemente un mi piace e successiva ricezione notifiche - il soggetto in relazione con il profilo Facebook, può liberamente esprimersi in forma critica o propositiva, non ricorrendo in alcun caso a locuzioni o affermazioni scurrili, bestemmie o turpiloqui in genere, che possono ledere la sensibilità o l orientamento politico e religioso della comunità presente - possibilità di bloccare linguaggi offensivi attraverso l inserimento e la personalizzazione di una lista di termini vietati che vengono automaticamente oscurati se digitati dall utente - uso della bacheca ( wall ) con moderazione, evitando le reiterazioni che potrebbero configurare un abuso a danno della rapidità interpretativa della stessa - i collegamenti ad altri siti web o i contenuti e le foto che possono essere inserite nella bacheca devono essere di interesse generale o criticamente propositive e sono sottoposti all approvazione del Responsabile della Comunicazione - ogni singolo utente deve tenere un comportamento rispettoso dell etica e delle norme di buon uso dei servizi di rete ed è direttamente responsabile, civilmente e penalmente, a norma delle vigenti leggi, per l uso fatto del servizio. La responsabilità si estende anche alla violazione degli accessi protetti, del copyright e delle licenze d uso - tutti gli utenti devono adoperarsi per un uso positivo e rispettoso del profilo segnalando anche al Comune eventuali comportamenti incompatibili. Sono inoltre espressamente vietati: 7
- l utilizzazione della bacheca e del forum come mezzo per pubblicizzare un partito od un esponente politico; - gli insulti di qualsiasi genere rivolti a personaggi pubblici, mentre le eventuali critiche devono essere rispettose delle idee altrui e sempre nei limiti del commento e non dell insulto; - le apologie di ideologie politiche, religiose, o qualsiasi enfatizzazione di superiorità di una razza, etnia, nazionalità, regione, ideologia o credo religioso; - l inserimento di link di carattere commerciale con scopi di lucro; - le comunicazioni scritte e le discussioni non dovranno essere in nessun caso di contenuto politico e propagandistico né riferirsi direttamente o indirettamente alla politica o a personaggi del mondo politico; - gli atteggiamenti sarcastici e denigratori, in modo da rendere il clima delle discussioni il più sereno possibile; - postare link riconducibili a siti con contenuto pornografico, pedopornografico, worms, trojans o virus in genere. Il controllo e la verifica di quanto disposto nel presente regolamento, fermo restando l obbligo di denunciare all Autorità Giudiziaria eventuali reati perseguibili d ufficio, è in capo al Responsabile della Comunicazione I controlli possono essere fatti al momento e/o a campione, anche in tempi successivi e qualsiasi comportamento ritenuto non ammissibile alla luce dei regolamenti verrà punito. Il Responsabile della Comunicazione potrà, a sua discrezione, modificare, rifiutare di inserire o rimuovere ogni materiale che giudica essere in violazione delle precedenti norme. Tali provvedimenti seguiranno una gradualità a seconda della violazione e/o abuso commesso. Art. 9 Entrata in vigore Il presente Regolamento, divenuta esecutiva la relativa delibera di approvazione del Consiglio Comunale, entra in vigore il quindicesimo giorno successivo a quello della sua pubblicazione all Albo pretorio del Comune. È fatto obbligo a chiunque spetti di osservarlo e farlo osservare come Regolamento ufficiale del Comune. 8