COMUNE DI SAN POLO D ENZA Provincia di Reggio Emilia tel.0522/241711 fax.0522/874867 - cod.fis. 00445450356 - c.a.p. 42020 DELIBERA DI GIUNTA COMUNALE NR.73 DEL 12/10/2015 Oggetto: MANUALE DI GESTIONE PROTOCOLLO, DOCUMENTI ED ARCHIVIO. APPROVAZIONE.
COMUNE DI SAN POLO D ENZA Provincia di Reggio nell Emilia DELIBERAZIONE N. 73 COPIA del 12/10/2015 VERBALE DI DELIBERAZIONE DELLA GIUNTA COMUNALE OGGETTO: MANUALE DI GESTIONE PROTOCOLLO, DOCUMENTI ED ARCHIVIO. APPROVAZIONE. L'anno DUEMILAQUINDICI il giorno DODICI del mese di OTTOBRE alle ore 15:00 nella sala della Giunta Comunale, previa l'osservanza di tutte le formalità prescritte dalla vigente legge comunale e provinciale, sono oggi convocati a seduta i componenti la Giunta Comunale. All' appello risultano: Nominativo Carica Presenza Assenza CARLETTI MIRCA Sindaco X GRASSELLI EDMONDO Vice Sindaco X CAMINATI DANIELE Assessore X FONTANILI MARCO Assessore X GIORDANI CINZIA Assessore X Totale Presenti: 5 Totale Assenti: 0 ===================================================================== Assiste Il Segretario Comunale Stefanini Maria la quale provvede alla redazione del presente verbale. Essendo legale il numero degli intervenuti, Carletti Mirca assume la Presidenza e dichiara aperta la seduta per la trattazione dell'oggetto sopra indicato. 1
LA GIUNTA COMUNALE VISTO il D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445 "Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa" che al capo IV pone l'obiettivo della razionalizzazione della gestione dei flussi documentali coordinata con la gestione dei procedimenti amministrativi da parte delle Pubbliche Amministrazioni, al fine di migliorare i servizi e potenziare i supporti conoscitivi delle stesse secondo i criteri di economicità, efficacia e trasparenza dell'azione amministrativa; VISTO che il D.P.C.M. 31 ottobre 2000 Regole tecniche per il protocollo informatico prescrive che il Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione informatica dei flussi documentali e degli archivi predisponga lo schema del Manuale di gestione e di conservazione dei documenti, e che ciascuna pubblica amministrazione adotti un proprio manuale; VISTO il Decreto del Ministro per l Innovazione e le Tecnologie del 14 ottobre 2003, con il quale sono state approvate le linee guide per l adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi; VISTE le deliberazioni AIPA n. 51/2000 e n. 42/2001; VISTO il D.Lgs. 7 marzo 2005 n. 82 Codice dell amministrazione digitale ; VISTO il D.Lgs. 30 dicembre 2010, n. 235 che ha introdotto significative modifiche ed integrazioni al Codice dell Amministrazione Digitale, al Testo Unico delle disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa e, di conseguenza, al DPCM 31 ottobre 2000; VISTO il DPCM 13 novembre 2014 che detta le regole per la formazione, l archiviazione e la trasmissione di documenti con strumenti informatici e telematici sia per i privati che per le pubbliche amministrazioni; PRESO ATTO della bozza delle Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n.82 del 2005. redatta da DigitPA (ora Agenzia per l Italia Digitale) e nell attesa dell approvazione in sostituzione e abrogazione del D.P.C.M. 31 ottobre 2000, sopra citato, che nell ultima versione conferma comunque l obbligo dell adozione del suddetto manuale di gestione; PREMESSO: a. che il Comune di San Polo d Enza ha individuato, con delibera di Giunta Comunale n. 136 del 30.12.2003, una unica (AOO) area organizzativa omogenea per la gestione coordinata dei documenti, con relativa istituzione del "Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi (Servizio archivistico) nell'ambito del Settore Affari Generali e Istituzionali; b. ha approvato, con delibera di Giunta n. 69 del 05.12.2006 avente ad oggetto Servizio per la tenuta del Protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi manuale di gestione Approvazione aveva adottato il manuale di gestione dei documenti amministrativi; c. che con l adozione di suddetto Manuale è stato individuato il Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico e gestione flussi documentali nel Responsabile del 1 Servizio Affari Generali e Istituzionali e in sua assenza nel Segretario Comunale; DATO ATTO: 2
che successivamente all approvazione del vigente Manuale di Gestione sono intervenute disposizioni legislative, che non incidono direttamente sulle argomentazioni contenute nel manuale di gestione, ma che inducono le pubbliche amministrazione all'adozione di comportamenti improntati alla "...piena valorizzazione degli investimenti già realizzati, alla razionalizzazione del sistema nel suo complesso, alla interoperabilità tra le amministrazioni, alla effettiva ed ampia transizione verso modalità di erogazione dei servizi on line ed, infine, al raccordo pieno tra digitalizzazione, organizzazione, processi e servizi al pubblico..."; che, stante l'evoluzione tecnologica in corso, il Manuale di Gestione e conservazione dei documenti dove essere periodicamente aggiornato e rivisto, in particolare in occasione di modifiche normative o di acquisizione di nuove tecnologie; DATO ATTO altresì che il Comune di San Polo d Enza partecipa attivamente alle Comunità Tematiche della Community Network Emilia Romagna recependo e condividendo le buone prassi ed in particolare proprio nell area documentale finalizzata ai processi di formazione, archiviazione e dematerializzazione; VALUTATI i rilevanti cambiamenti intervenuti nella gestione/utilizzo del protocollo informatico e ritenuto doveroso procedere ad una nuova redazione del Manuale di Gestione; RITENUTO pertanto opportuno procedere all approvazione del Manuale di gestione e di conservazione dei documenti e del corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico in quanto: nuova normativa sopravvenuta; introduzione di nuove pratiche tendenti a migliorare l azione amministrativa in termini di efficacia, efficienza e trasparenza; inadeguatezza delle procedure rilevate nello svolgimento delle attività correnti; è necessario perseguire i criteri definiti dalla Community Network Emilia Romagna che ha l obiettivo della creazione di un circuito virtuoso che permetta a tutte le P.A.L. della CNER di muoversi in maniera condivisa, coordinata e con le stesse modalità operative sul tema della comunicazione digitale da e verso l esterno degli Enti, contribuendo in questo modo alla semplificazione del lavoro del personale interno; RITENUTO altresì opportuno approvare contemporaneamente anche il nuovo Piano di Classificazione (titolario), corredato dalla relazione introduttiva, per la classificazione e la protocollazione degli atti, che scaturisce da un apposito gruppo di lavoro costituitosi a livello nazionale e formato da esperti della materia, e il Piano di Conservazione (massimario di scarto) degli atti comunali, che costituiscono allegati al suddetto Manuale di Gestione; CONSIDERATO che nel Manuale di Gestione e conservazione dei documenti devono essere riportati, tra l'altro le norme di sicurezza dei documenti informatici; le modalità di utilizzo di strumenti informatici per lo scambio di documenti all'interno e all'esterno dell'amministrazione; la descrizione del flusso di lavorazione dei documenti ricevuti, spediti o interni; l'indicazione delle regole di smistamento ed assegnazione dei documenti ricevuti; l'indicazione delle unità organizzative responsabili delle attività di registrazione di protocollo; l'elenco dei documenti esclusi dal protocollo; il sistema di classificazione dei documenti; le modalità di produzione e conservazione delle registrazioni di protocollo; la descrizione funzionale e operativa del sistema di protocollo informatico; i criteri e le modalità per il rilascio delle abilitazioni di accesso interno ed esterno alle informazioni documentali; le modalità di utilizzo del registro di emergenza; CONSIDERATO fondamentale che, i requisiti per l adozione del protocollo informatico ed il trattamento elettronico dei procedimenti amministrativi riguardano il documento informatico, il 3
formato dello stesso, la firma digitale, l archiviazione, l accesso telematico, la sicurezza e che gli stessi vincolano le Amministrazioni sul piano organizzativo, tecnologico ed archivistico; VISTO l allegato Manuale di Gestione e di conservazione dei documenti e del corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico denominato MANUALE DI GESTIONE, PROTOCOLLO, DOCUMENTI ED ARCHIVIO predisposto dal Servizio Affari Generali, in collaborazione con la Comunità Tematica Locale (CL Documentale) della Provincia di Reggio Emilia (CNER) formato da n. 80 articoli e dai seguenti allegati: o ALLEGATO A STRUTTURA AOO o ALLEGATO B TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE o ALLEGATO C PIANO DI CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI E MASSIMARIO DI SCARTO o ALLEGATO D LINEE GUIDA PER FASCICOLI E SERIE o ALLEGATO D1 - PRONTUARIO AL PIANO DI CLASSIFICAZIONE o ALLEGATO E ISTRUZIONI PER IL RIORDINO DEI FASCICOLI o ALLEGATO F FLUSSI DI LAVORO o ALLEGATO G POSTA ELETTRONICA o ALLEGATO H FIRMA DIGITALE o ALLEGATO I - RIEPILOGO POSTA CERTIFICATA/PROTOCOLLO - GLOSSARIO o ALLEGATO K FORMATI INFORMATICI TENUTO CONTO che i testi allegati alla presente deliberazione fanno riferimento alla situazione attuale, in forte fase evolutiva, in cui sono in corso notevoli cambiamenti, e che è caratterizzata dalla sperimentazione di nuove tecnologie e nuove soluzioni organizzative e che pertanto i documenti dovranno e potranno essere periodicamente aggiornati e rivisti in occasione di modifiche normative, o di acquisizione di nuove tecnologie, o in base ai risultati conseguiti durante il loro utilizzo effettivo; DATO ATTO che tale regolamento attiene alla materia d'ordine degli uffici e dei servizi, restando, pertanto, di competenza della Giunta in riferimento all'art. 48 comma 3 del D.Lgs n. 267/00 e successive modifiche ed integrazioni; VISTO il parere favorevole del Responsabile del 1 Servizio Affari Generali e Istituzionali in ordine alla regolarità tecnica, ai sensi dell'art.49 del D.Lgs.267/2000; Con voti favorevoli unanimi espressi ai sensi di legge; DELIBERA 1. DI ADOTTARE, APPROVANDOLO dal 12 OTTOBRE 2015 il Manuale di gestione del protocollo informatico dei documenti denominato MANUALE DI GESTIONE, PROTOCOLLO, DOCUMENTI ED ARCHIVIO secondo il testo che viene approvato con la presente deliberazione a formarne parte integrante e sostanziale (Allegato 1), composto da n. 80 articoli e dai seguenti allegati: o ALLEGATO A STRUTTURA AOO o ALLEGATO B TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE o ALLEGATO C PIANO DI CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI E MASSIMARIO DI SCARTO o ALLEGATO D LINEE GUIDA PER FASCICOLI E SERIE o ALLEGATO D1 - PRONTUARIO AL PIANO DI CLASSIFICAZIONE o ALLEGATO E ISTRUZIONI PER IL RIORDINO DEI FASCICOLI 4
o ALLEGATO F FLUSSI DI LAVORO o ALLEGATO G POSTA ELETTRONICA o ALLEGATO H FIRMA DIGITALE o ALLEGATO I - RIEPILOGO POSTA CERTIFICATA/PROTOCOLLO - GLOSSARIO o ALLEGATO K FORMATI INFORMATICI 2. DI ADOTTARE conseguentemente, dalla medesima data, il nuovo Titolario di Classificazione e Piano per la Classificazione; 3. DI CONFERMARE l individuazione di una sola area organizzativa omogenea denominata AOO COMUNE DI SAN POLO D ENZA composta dall insieme di tutte le sue unità organizzative, il cui codice identificativo è: aoo01 = c_i123; 4. DI CONFERMARE che il servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi viene effettuato nell ambito del Settore Affari Generali; 5. DI DARE ATTO che il responsabile del servizio è individuato nella persona del Dott. Stefano Rosati Saturni responsabile del Settore Affari Generali e Istituzionali; 6. DI TRASMETTERE copia della presente, per il tramite dell Ufficio Segreteria, all Organo di Revisione e alle OO.SS; 7. DI TRASMETTERE il presente atto corredato degli allegati di riferimento agli uffici dell Ente via posta elettronica; 8. DI EFFETTUARE la pubblicazione del Manuale, ai sensi art. 5 comma 3 del D.P.C.M. 31.10.2000, così come per ogni altro Regolamento, sul sito Internet del Comune, per il tramite della Segreteria e sul portale dell Agenzia per l Italia Digitale nella sezione riferita; 9. DI DARE ATTO che con l entrata in vigore del presente Manuale sono annullati tutti i regolamenti interni all amministrazione/aoo nelle parti contrastanti con lo stesso; E, quindi, con unanime separata votazione espressa ai sensi di legge DELIBERA Di dichiarare che il presente atto sia immediatamente eseguibile ai sensi dell art.134 del D.Lgs.267/2000. 5
PARERE DEL RESPONSABILE DEL SERVIZIO AI SENSI DELL ART. 49, COMMA 1, DEL D.LGS. 267 DEL 18/08/2000 (ALLEGATI ALL ORIGINALE DEL PRESENTE ATTO) Seduta di Giunta del 12/10/2015 OGGETTO : MANUALE DI GESTIONE PROTOCOLLO, DOCUMENTI ED ARCHIVIO. APPROVAZIONE. PARERE TECNICO DEL RESPONSABILE DI SERVIZIO FAVOREVOLE San Polo d Enza, lì 09/10/2015 Firma del Responsabile F.to Stefano Rosati Saturni 6
Letto, approvato e sottoscritto: Il Presidente F.to Carletti Mirca Il Segretario Comunale F.to Stefanini Maria ********** CERTIFICATO DI PUBBLICAZIONE La deliberazione viene pubblicata all Albo Pretorio di questo comune per 15 giorni consecutivi a partire dal 14/10/2015 Contestualmente alla pubblicazione la deliberazione viene comunicata in elenco ai Capigruppo consiliari (art.125 D.Lgs.267/2000) Addì 14/10/2015 Il Segretario Comunale F.to Stefanini Maria ********** Copia conforme all'originale, in carta libera per uso amministrativo Addi, 14/10/2015 Il Segretario Comunale Stefanini Maria ********** Il sottoscritto Segretario Comunale, visti gli atti d ufficio ATTESTA Che la presente deliberazione è dichiarata immediatamente eseguibile ai sensi dell art. 134, comma 4, del D.L.gs 267/2000. che la presente deliberazione, é stata pubblicata nelle forme di legge all' Albo Pretorio del Comune, come prescritto dall art.124 del D.Lgs 267/2000 e che decorsi 10 giorni dalla pubblicazione non sono pervenute denunce di vizi di legittimità o competenza, per cui la stessa é divenuta ESECUTIVA ai sensi del 3 comma dell' art. 134 del D.Lgs.267 del 18.8.2000 Addi, Il Segretario Comunale F.to Stefanini Maria 7