10/09/2013 PROCEDURA RAPPORTII SCUOLA/FAMIIGLIIA COPIA N : ASSEGNATA A : FUNZIONE: DATA CONSEGNA: N.B.:. Questo documento è di esclusiva proprietà del I.P.S.I.A. A.Parma di Saronno e non può essere riprodotto in alcun modo e/o divulgato a terzi senza autorizzazione scritta da parte del Dirigente Scolastico. Questo documento può subire modifiche e/o aggiornamenti; è pertanto importante che gli utenti della stessa si accertino di essere in possesso dell'ultima edizione. Preparato da : Componente/ii GQ Verificato da: DS RGQ Approvato da: Responsabile Procedura 10/09/2013 Emesso, distribuito e archiviato da: RGQ Codice documento: PRO502-1-5 nome file: PRO502-1-5.doc Pagina 1 di 9
INDICE: 1. Scopo. 2. Campo di applicazione. 3. Responsabilità. 4. Riferimenti. 5. Modalità operative. 5.1 Generalità 5.2 Programmazione, calendarizzazione e realizzazione 5.2.1. Assemblee e/o consigli di classe 5.2.2. Ricevimento individuale genitori 5.2.3. Comunicazioni assenze, ritardi, permessi, risultati verifiche e note disciplinari 5.2.4. Comunicazioni valutazioni profitto 5.2.6. Comunicazioni individuali di attività extracurricolari 5.2.7. Comunicazioni sospensioni attività didattica 5.3 Gestione non conformità 5.4 Monitoraggio e misurazione del processo/servizio 5.5 Archiviazione delle registrazioni 6. Allegati 7. Lista delle revisioni Codice documento: PRO502-1-5 nome file: PRO502-1-5.doc Pagina 2 di 9
1. SCOPO Definire le modalità operative, le responsabilità e la documentazione dei rapporti scuola / famiglia al fine di poterne valutare l efficienza e l efficacia e per garantire una corretta e puntuale 2. CAMPO DI APPLICAZIONE La presente procedura si applica alle modalità delle comunicazioni aventi carattere istituzionale (pagelle, sospensione giudizio, ecc ), e a quelle comunicazioni previste nella carta dei servizi e nel POF. 3. RESPONSABILITÀ Il responsabile della presente procedura è il Dirigente Scolastico (DS), in collaborazione con il docente Collaboratore Vicario (CV), gli Assistenti Amministrativi dell ufficio di segreteria didattica (USD), i docenti coordinatori di classe, i singoli docenti. 4. RIFERIMENTI Norma UNI EN ISO 9001:2008 - Sistemi di gestione per la qualità - Requisiti Manuale Qualità - Sezione 5 Responsabilità della direzione scolastica O.M. calendario scolastico nazionale e regionale DM n 80 del 03/10/2007 OM n 92 del 05/11/2007 Piano dell Offerta Formativa, Delibera del Collegio Docenti (CD) Verbali assemblee di classe Verbali comitato dei genitori PRO402 Gestione dei documenti di registrazione della qualità PRO501 Gestione delle comunicazioni dell Istituto PRO702 Servizio iscrizioni PRO712 Servizio attività didattica PRO714 Servizio IDEI PRO722 Servizio uscite didattiche PRO731 Gestione orario lezioni e personale ATA PRO735 Servizio certificazioni studenti PRO804 Modalità di monitoraggio e misurazione dei processi/servizi erogati PRO805 Gestione della non conformità Codice documento: PRO502-1-5 nome file: PRO502-1-5.doc Pagina 3 di 9
5. MODALITÀ OPERATIVE 5.1 Generalità Gli obiettivi sono: Garantire alle famiglie degli studenti una informazione completa e puntuale sulle attività curricolari ed extracurricolari. Offrire alle famiglie diverse possibilità di comunicazione e di incontro con i docenti, con il D.S. e con altri genitori. Assicurare alle famiglie costanti informazioni circa l andamento scolastico e disciplinare dei propri figli. 5.2 Programmazione, calendarizzazione e realizzazione delle attività 5.2.1 Assemblee e/o consigli di classe (CdC) Nella riunione del mese di settembre il Collegio Docenti (CD) delibera: la scansione periodica del calendario in trimestre o quadrimestre, se la scelta è quella del quadrimestre, delibera anche le modalità di comunicazione degli esiti di profitto infraquadrimestrale (vedi procedura PRO712). I adattamento del calendario scolastico alla realtà locale da sottoporre alla delibera del Consiglio d Istituto. (Calendario nazionale e regionale). Il numero di assemblee di classe o consigli di classe Il CD indica, nel Piano Annuale delle Attività, l ordine del giorno e la cadenza, di solito bimestrale, delle Assemblee di classe aperte ai rappresentanti di classe dei genitori e degli studenti, che si terranno nel corso dell anno scolastico (vedi procedura PRO712). Nel corso della prima assemblea, che si svolge entro la fine del mese di ottobre, i rappresentanti dei genitori presenti, i cui nomi sono riportati sul verbale della riunione, vengono messi al corrente, da parte del docente coordinatore di classe, delle deliberazioni assunte in sede di CD della modalità di rapporti scuola famiglia e della programmazione delle attività didattiche, degli obiettivi educativi, didattici e comportamentali deliberate nel precedente consiglio di classe per soli docenti. (vedi procedura PRO712). Nelle successive riunioni, che si effettuano con cadenza di solito bimestrale, i rappresentanti dei genitori vengono messi al corrente dell'andamento dell'attività didattica e delle iniziative curricolari ed extracurricolari programmate dal CdC per soli docenti. In ogni riunione, i rappresentanti dei genitori intervengono per chiarimenti ed espongono eventuali problemi emersi della classe, per ricercare insieme ai docenti la soluzione più idonea. Il Docente Coordinatore di Classe (DCC), su richiesta ed indicazione dell ordine del giorno di una delle componenti del CdC, procede ad eventuali convocazioni di assemblee straordinarie. Le convocazioni delle assemblee di classe sono effettuate con circolari numerate progressivamente per ciascun anno scolastico, che vengono consegnate alle famiglie tramite gli studenti (vedi procedura PRO501). Il docente in servizio al momento della consegna della circolare, ne annota il numero di riferimento sul registro di classe. Questo tipo di comunicazione riporta allegato un tagliando da riconsegnare, firmato in segreteria per attestare l avvenuta presa visione da parte delle famiglie (vedi allegato). Codice documento: PRO502-1-5 nome file: PRO502-1-5.doc Pagina 4 di 9
5.2.2. Ricevimento individuale genitori Nella riunione del CD di settembre i docenti deliberano le modalità del ricevimento individuale dei genitori. Nei giorni di colloquio ogni docente registra i nominativi dei genitori incontrati. Questi fogli vengono raccolti in una carpetta depositata in vicepresidenza per il monitoraggio e la valutazione del servizio. In qualunque momento dell'anno i docenti o la presidenza, nel caso di particolari problemi didattico disciplinari, per riscontrate prolungate o anomale assenze, possono richiedere un incontro con i genitori, che vengono a tale proposito convocati telefonicamente. Tutti i contatti telefonici sono segnati su un apposito registro sul quale viene riportato il nome del dipendente che trasmette, il nome del familiare che riceve, la data e la sintesi della comunicazione (vedi allegato). In qualunque momento dell anno i genitori, previo appuntamento telefonico o, in casi di urgenza durante l orario scolastico, possono conferire con il DS o con il Vicario. Il ricevimento avviene nell ufficio di Presidenza o in vicepresidenza. 5.2.3.Comunicazioni assenze, ritardi, permessi, risultati di verifiche e note disciplinari. Nell istituto si usa il libretto personale dello studente (ved PRO702) per giustificare assenze, richiedere permessi di entrata o uscite anticipate nel rispetto del regolamento d istituto, ma anche per comunicare al genitore le note disciplinari. Per conoscere il numero di assenze/ritardi, uscite anticipate e le valutazioni i genitori possono consultare da casa on line il registro elettronico usando la password consegnata agli alunni unitamente al libretto personale (ved PRO702). Il numero massimo di ore di assenza affinché l anno scolastico risulti valido, è definito dal MIUR. Il controllo delle ore di assenza e la loro comunicazione alla famiglia è effettuato dal coordinatore di classe ( voce inserita nella nomina annuale). 5.2.4.Comunicazioni valutazioni profitto Gli strumenti di comunicazione del profitto sono il pagellino del primo e secondo quadrimestre, nel caso di suddivisione in quadrimestri dell a.s., che viene redatto e distribuito dal docente coordinatore di classe e il facsimile dalla pagella del primo quadrimestre, compilato nella seduta per lo scrutinio. Questi documenti vengono inviati alle famiglie tramite gli studenti, e dagli stessi riportati in segreteria, firmati da un genitore. (vedi PRO712). Nel caso di sospensione dal giudizio deliberato ai sensi del DM n 80 del 03/10/2007 e dell OM n 92 del 05/11/2007 (vedi procedura PRO712), l istituto invia o consegna ai genitori una comunicazione scritta riguardante l esito dello scrutinio (Lettera sospensione giudizio per la famiglia ),una Lettera compiti per sospensione giudizio (facsimile), se la famiglia intende avvalersi o meno dei corsi organizzati dall istituto e il calendario dei corsi attivati. Codice documento: PRO502-1-5 nome file: PRO502-1-5.doc Pagina 5 di 9
5.2.5. Comunicazioni individuali relative ad attività extra-curricolari Le attività extracurricolari deliberate dai C.d.C quali viaggi d istruzione, visite guidate, partecipazione a spettacoli teatrali, cinematografici, convegni, seminari, vengono comunicate alle famiglie degli studenti interessati, tramite circolare che contiene un tagliando da riconsegnare in segreteria che, firmato da un genitore, attesta l avvenuta presa visione e acquisisce il consenso richiesto alle famiglie degli studenti minorenni. 5.2.6 Comunicazione sospensione attività didattica Ai sensi della normativa vigente le comunicazioni riguardanti le sospensioni dell attività didattica per scioperi del personale e per assemblee sindacali, vengono comunicate con nota riportata sul registro di classe, trasmessa alle famiglie, utilizzando lo spazio comunicazioni del libretto personale. La firma del genitore, attesta l avvenuta presa visione. 5.3 Gestione non conformità Chiunque rilevi, durante l erogazione del servizio, una situazione di non conformità rispetto alle prescrizioni della presente procedura, si comporta come indicato nella PRO805 e, in particolare, avvisa il responsabile del servizio affinché decida in merito alla sua risoluzione. 5.4 Monitoraggio e misurazione del servizio I 1-PRO502 numero di colloqui effettuati durante l anno scolastico I 4-PRO502 Numero di accessi al REGISTRO ELETTRONICO effettuati da utilizzatori esterni famiglie, alunni) Le modalità di: raccolta dei dati, tabulazione dei dati con misurazione degli indicatori elementari sopra definiti, misurazione dell indicatore complessivo del servizio I PRO502 (ottenuto come combinazione pesata degli Indicatori I I-PRO502 definizione dei singoli pesi, accettabilità sia degli indicatori parziali che di quello complessivo sono riportate, unitamente a quelle definite per gli altri servizi, in una specifica procedura (vedi procedura PRO804 Modalità per il monitoraggio e misurazione dei processi/servizi). La raccolta dei dati è effettuata dal responsabile della procedura. Codice documento: PRO502-1-5 nome file: PRO502-1-5.doc Pagina 6 di 9
5.5 Archiviazione I verbali dei Consigli di Classe, delle assemblee di classe e dei Collegi Docenti e dei genitori sono conservati nell ufficio di presidenza per cinque anni. Le pagelle, i pagellini, le comunicazioni alle famiglie sono archiviati dal personale dell USD nei fascicoli personali degli studenti e consegnati agli interessati al termine dell intero percorso scolastico, di solito al momento del ritiro del diploma. I documenti rimanenti sono conservati per dieci anni. La documentazione relativa al monitoraggio e misurazione del servizio è di competenza del RGQ ed è archiviata per almeno due anni. 6. ALLEGATI Convocazione assemblee di classe (fac-simile) Comunicazione attività extracurricolari (fac-simile) Lettera sospensione giudizio per la famiglia (facsimile) Lettera compiti per sospensione giudizio (facsimile) Registro telefonate (facsimile) Codice documento: PRO502-1-5 nome file: PRO502-1-5.doc Pagina 7 di 9
7. LISTA DELLE REVISIONI: Revisione N Data Descrizione delle modifiche 0 11/10/2002 Prima emissione 1 27/09/2006 Punto 5.2.2: modificata modalità di ricevimento genitori e di registrazione dei nominativi dei genitori. Punto 5.2.3: tolto uso del Trampolino e inserita consultazione on line dei voti e assenze alunni. Punto 6: Eliminato Trampolino Eliminato facsimile calendario ric. genitori Eliminato foglio prenotazione ric. Genitori (facsimile) 2 27/09/08 Punto 4: Modifica riferimenti normativi (abolizione DF) Punto5.2.4: tolto riferimento a debiti formativi e inserito modalità di comunicazione sospensione del giudizio. Punto 5.4:inserito I 4-PRO502 Punto 6: tolto facsimile lettera DF inserito Lettera sospensione giudizio per la famiglia (facsimile) inserito lettera compiti per sospensione giudizio (facsimile) 3 25/10/10 Punto 4 : modificata la Norma di riferimento Punto 5.2.1:inserita la presenza nelle assemblee dei soli rappresentanti di classe dei genitori e degli alunni. Tolto il riferimento ai colloqui individuali al termine delle assemblee. Punto 5.2.5: eliminato punto del comitato dei genitori Punto 5.4: modificato I 1-PRO502 ed eliminato I 2-PRO502 Punto 6: modificati Lettera sospensione giudizio per la famiglia (facsimile) e Lettera compiti per sospensione giudizio (facsimile) 4 20/07/11 Punto 5.2.3: inserimento responsabilità e modalità di comunicazione numero assenze alla famiglia e numero massimo ore di assenza. Codice documento: PRO502-1-5 nome file: PRO502-1-5.doc Pagina 8 di 9
5 Punto 5.4 eliminato I 3-PRO502 media mensile delle comunicazioni telefoniche intercorse tra scuola e famiglie e modificato I 1-PRO502 Codice documento: PRO502-1-5 nome file: PRO502-1-5.doc Pagina 9 di 9