COORDINAMENTO ATTIVITA AMMINISTRATIVA SEGRETARIO GENERALE
02 - Dematerializzazione Creazione di un modello funzionale che tenda progressivamente a ridurrre l'utilizzo della carta. Studio e analisi delle azioni mirate a fornire informazioni e supporto alle strutture comunali attraverso l'utilizzo delle nuove tecnologie (PEC Documenti digitali Protocollo informatico) Ampliamento delle procedure e dell'applicazione di strumenti digitali a diversi servizi dell'ente (Polizia Municipale, servizi demografici/elettorali) Progetto Strategico 7.2.1 - Semplificazione procedurale Periodo Obiettivo 01/01/2012 fasi Date Gen Feb Mar Apr Mag Giu Lug Ago Set Ott Nov Dic Creazione nuove scrivanie Iride alla Polizia Municipale 01/01/2012 30/05/2012 Gestione scrivanie e sottoscrivanie iride (P.M.) e formazione degli operatori 01/06/2012 31/07/2012 Estensione Apec e Pec ai servizi demografici /elettorali e formazione degli operatori 01/01/2012 30/06/2012 Utilizzo della firma digitale ai servizi demografici 01/07/2012 30/10/2012 Verifica delle procedure e dell'applicazione degli strumenti digitali 01/11/2012 35
03 - Conservazione permanente dei documenti Occorre creare un sistema che consenta la conservazione permanente dei documenti attraverso azioni e prassi lavorative finalizzate ad allineare il documento cartaceo a quello digitale Individuazione tramite la partecipazione al Polo archivistico della Regione Emilia Romagna, di regole e procedure per l'attivazione dell'archiviazione elettronica Progetto Strategico 7.2.1 - Semplificazione procedurale Periodo Obiettivo 01/01/2012 fasi Date Gen Feb Mar Apr Mag Giu Lug Ago Set Ott Nov Dic Studio e individuazione dei servizi pilota, per l'attivazione dell'archiviazione elettronica 01/07/2012 Attivazione procedure per versamento documenti al Polo Archivistico 01/12/2012 36
04 - Fascicolazione documentale Le nuove procedure informatiche relative anche alla trasmissione via telematica delle istanze presentate dai cittadini e dalle imprese impongno di adottare regole e prassi comuni all'interno dell'ente per la gestione e l'archiviazione dei documenti. Nasce quindi la necessità di estendere le regole archivistiche all'interno delle strutture organizzative al fine di definire e condividere buone pratiche e regole uniformi di gestione dei documenti. Al fine di consentire l'archiviazione e conservazione duratura dei documenti occorre provvedere ad un riordino dei vari archivi comunali attraverso la selezione e lo scarto dei documenti, il tutto per dare avvio al nuovo archivio di Piangipane. Omogeneizzazione di prassi lavorative e di procedure archivistiche per i servizi di P.M. demografici e SUAP. Elaborazione di un documento relativo alle regole archivistiche anche a seguito delle eventuali criticità emerse dai corsi di formazione. Selezione e scarto di materiale documentale del Comune presente nell'archivio del Tribunale a Piangipane. Progetto Strategico 7.2.1 - Semplificazione procedurale Periodo Obiettivo 01/01/2012 fasi Date Gen Feb Mar Apr Mag Giu Lug Ago Set Ott Nov Dic Formazione e addestramento sulla fascicolazione pratiche e legatura dei fascicoli - P.M. - Demografici - Suap Formazione e addestramento sulla rintracciabilità dei documenti - P.M. - Demografici - Suap 01/02/2012 30/09/2012 01/04/2012 30/09/2012 Formazione interna per lo scarto e il versamento all'archivio di deposito 01/09/2012 Elaborazione di un documento relativo alle regole archivistiche 01/11/2012 Selezione e scarto del materiale depositato nell'archivio del Tribunale a Piangipane 01/11/2012 01 - Gestione Atti degli Organi dell'ente e assistenza ai Gruppi Consiliari Attività inerente il perfezionamento degli atti deliberativi e relativa pubblicazione. Gestione delle attività a supporto dei Gruppi consiliari e dei relativi consiglieri anche in ordine a interrogazioni, ordini del giorno proposti ecc.. 37
02 - Gestione Archivio e Notificazione Svolgimento di tutti gli adempimenti connessi alla tenuta del protocollo e dell'archivio generale (Classificazione, protocollazione e archiviazione pubblicazione atti all'albo pretorio ecc.. ). Cura della pubblicazione delle determine dei dirigenti. Attività di spedizione della corrispondenza del Comune e notifica degli atti secondo le disposizioni di legge. Smistamento posta in arrivo agli uffici interessati, deposito atti giudiziari non notificati, deposito atti Equitalia, ricerche d'archivio. 03 - Gestione Affari Istituzionali Istruttoria e redazione di decreti sindacali, designazioni, deleghe temporane e permanenti, nomine rinnovi sostituzione dei rappresentanti del Comune presso Enti, Aziende, Commissioni Fondazioni. Adempimenti connessi al cerimoniale anche in collaborazione con il Gabinetto del Sindaco e predisposizione degli atti amministrativi vari (determine, provvedimenti pubblicazione di bandi e concorsi, selezioni, comunicazioni al Garante della Pubblicità) 04 - Attività messi Servizio di portineria, relative indicazioni e informazioni rese al pubblico, distribuzione posta e atti vari ai diversi uffici, servizi connessi ad alcuni Enti esterni. Presenza e assistenza al Consiglio comunale e alle cerimonie istituzionali organizzate dall'ente, incontri, manifestazioni ecc... 05 - Attività assicurazioni Istruttoria sinistri passivi e istruttoria gestione sinistri attivi: Monitoraggio/verifiche programma assicurativo, gestione dei contratti/consulenza in materia assicurativa - Svolgimento e gestione gare Broker. 38
Centro di responsabilità 03023 - Appalti e Contratti Responsabile Neri Paolo 01 - Predisposizione centralizzata dei bandi gara relativamente al settore dei lavori pubblici ed a quello dei servizi e forniture. Consulenza ed assistenza alla struttura comunale in materia contrattuale Relativamente agli appalti di lavori, di servizi, di forniture, alle concessioni di lavori pubblici, alle procedure di project financing ed alle concessioni di servizi, il Servizio Appalti e Contratti gestisce la redazione centralizzata, a livello dell intero Ente, dei bandi di gara curandone, altresì, gli obblighi di pubblicizzazione e le connesse formalità. Limitatamente al settore dei lavori pubblici, viene gestita in modo centralizzato anche tutta la fase di espletamento della procedura di gara (gestione delle sedute di gara e redazione dei relativi verbali, comunicazioni e verifiche nei confronti degli operatori partecipanti, ecc.) fino all adozione del provvedimento di aggiudicazione definitiva ed alla stipula del relativo contratto. Sempre con riferimento al settore dei lavori pubblici, vengono gestite in modo centralizzato anche le procedure negoziate. Invece, nel settore dei servizi e delle forniture, vengono gestite in modo centralizzato solo le fasi della redazione e pubblicazione dei bandi gara e della stipulazione di contratti, mente la fase di gestione della gara in carico ai servizi competenti in base all oggetto del contratto i quali sono altresì responsabili, così come anche per i lavori pubblici, della fase di esecuzione dei contratti stessi. Il Servizio Appalti e Contratti svolge anche attività di consulenza ed assistenza ai vari uffici della struttura comunale relativamente alle procedure di acquisizione di beni-servizi in economia ed in generale per quanto riguarda tutte le fasi di un appalto/concessione (dalla progettazione fino al collaudo / verifica delle opere / prestazioni) Brighi Alessandro 02 - Stipulazione dei contratti e atti di esproprio Il Servizio Appalti e Contratti, relativamente a tutta l attività contrattuale del Comune (settore appalti, settore immobiliare, convenzioni) e per gli espropri, svolge le seguenti attività: - istruttoria e trattazione di tutte le pratiche concernenti la stipulazione, la registrazione e l eventuale trascrizione di contratti in forma pubblica amministrativa e per scrittura privata autenticata; - istruttoria e trattazione delle pratiche concernenti la stipulazione, la registrazione di contratti e convenzioni redatti per scrittura privata ove il perfezionamento del contratto non sia stato effettuato direttamente presso i Servizi competenti per materia nei casi consentiti dalla vigente normativa; - istruttoria e trattazione di tutte le pratiche concernenti il rilascio di concessioni per l uso e la gestione di aree facenti parte del patrimonio indisponibile comunale o demaniale; - tenuta degli archivi, dei registri e del repertorio connessi ai contratti nonché gestione dei rapporti conseguenti con l Agenzia delle Entrate e l Agenzia del Territorio; - gestione e contabilizzazione dei diritti di segreteria e delle spese contrattuali; - gestione dell intera attività espropriativa dell ente. Fra le suddette attività, quelle che rientrano nella competenza dell'ufficio immobiliare sono sotto la diretta responsabilità del Segretario Generale Brighi Alessandro 39
Centro di responsabilità 03040 - Servizi Generali Coordinamento Attività Amministrativa Segretario Generale Responsabile Neri Paolo 02 - Coordinamento processo di semplificazione regolamentare All'interno del processo di semplificazione della Pubblica Amministrazione, assume sempre più rilevo una fase di semplifazione regolamentare che implica una revisone delle normative in un ottica di snellimento delle procedure per i cittadini e le imprese salvaguardando gli obblighi normativi di buon andamento della Pubblica Amministrazione. A tal fine è necessario attuare una azione di coordinamento all'interno dell'ente per garantire una omogenità di comportamenti e di indirizzi di semplificazione. Verifica dei regolamenti da revisonare ed inizio delle attività di modifica/variazione regolamenti prioritari Neri Paolo Progetto Strategico 7.2.2 - Semplificazione regolamentare e normativa Periodo Obiettivo 01/01/2012 fasi Date Gen Feb Mar Apr Mag Giu Lug Ago Set Ott Nov Dic Ricognizione dei regolamenti dell'ente da aggiornare 15/03/2012 15/05/2012 Individuazione delle priorità di revsione 01/05/2012 30/06/2012 Avvio delle attività sulla base delle priorità 01/07/2012 01 - Attività di Supporto al Sindaco, alla Giunta Comunale, al Consiglio Comunale e all'ente Il Segretario Generale deve svoglere una generale funzione di supporto agli organi istituzionali, in tutte le attività propedeutiche all'attività deliberativa di Giunta Comunale e Consiglio Comunale e nella maggior parte dei casi, in relazione alla loro natura e complessità, alla redazione delle ordinanze sindacali. Segue più da vicino, su indicazione del Sindaco, alcune pratiche di rilevante importanza e complessità. Svolge altresì, una continua attività di supporto e consulenza sulle principali attività amministrative dei dirigenti e quadri dell'ente. Neri Paolo 40