RELAZIONE ANNUALE SULLO STATO DI ATTUAZIONE DEL SISTEMA DI GESTIONE DELLA PERFORMANCE Anno 2017 Data di rilascio della relazione 19.3.2018 Il Il Componente esterno Prof. Luca Bisio 1
SOMMARIO 1. PRESENTAZIONE... 3 2. FUNZIONAMENTO COMPLESSIVO DEL SISTEMA DI MISURAZIONE E VALUTAZIONE... 4 2.1. Rappresentazione della performance... 4 2.2. Misurazione e valutazione della performance organizzativa... 4 2.3. Definizione degli obiettivi individuali, indicatori e target... 5 2.4. Definizione dei comportamenti organizzativi... 5 2.5. Misurazione e valutazione della performance organizzativa e individuale... 5 2.6. Gestione del processo di misurazione e valutazione... 6 2.7. Integrazione con il ciclo di bilancio ed i sistemi di controllo interni... 6 3. SISTEMA PREMIALE... 7 4. ATTIVITÀ DEL NUCLEO DI VALUTAZIONE 2017... 10 5. ATTIVITÀ DEL NUCLEO DI VALUTAZIONE 2018... 11 2
1.- PRESENTAZIONE Mediante la presente relazione il Nucleo di Valutazione fornisce un analisi generale sul grado di sviluppo e di attuazione del sistema di gestione della performance adottato dall ente. La relazione prende in considerazione tutti i principali aspetti che caratterizzano l implementazione del sistema di misurazione e valutazione della performance, nonché l integrazione con i diversi sistemi di controllo interno adottati. La relazione fornisce la valutazione del Nucleo a seguito delle attività di verifica condotte nel pieno rispetto del proprio ruolo di autonomia e indipendenza rispetto all organizzazione analizzata. La relazione prende come riferimento il ciclo della performance dell esercizio 2017 ed è da portare all attenzione del Presidente della Provincia. La relazione prende in considerazione i seguenti ambiti: funzionamento complessivo del Sistema di misurazione e valutazione; sistema premiale. 3
2.- FUNZIONAMENTO COMPLESSIVO DEL SISTEMA DI MISURAZIONE E VALUTAZIONE 2.1.- Rappresentazione della performance Verifica dei criteri di: - chiara definizione degli obiettivi; - presenza consistente di indicatori di outcome; - legame tra obiettivi, indicatori e target; - caratterizzazione di indicatori e target secondo schede anagrafiche, test di qualità e di affidabilità; - rilevazione effettiva della performance secondo le indicazioni fornite nelle schede anagrafiche degli indicatori Verifica del grado di rispetto dei requisiti ex art. 5, c. 2 del D. Lgs. 150/09 sugli obiettivi del piano della performance Gli obiettivi sono rappresentati in modo chiaro e misurabile. Il raccordo tra obiettivi, indicatore e target è garantito da un sistema informativo di programmazione e controllo efficace e trasparente. La maggior parte degli indicatori hanno connotati di indicatori di risultato. È presente una anagrafica degli indicatori strutturata con riferimento alla performance organizzativa. Le schede obiettivo sono strutturate in modo da essere completamente coerenti con il dettato dell art. 5, c. 2 del D.Lgs. 150/09. 2.2.- Misurazione e valutazione della performance organizzativa Adeguatezza delle modalità di misurazione della performance Frequenza dei monitoraggi Qualità dei dati utilizzati a sup- La performance organizzativa attesa è riportata nel Piano esecutivo di gestione 2017, in cui sono unificati organicamente il Piano della performance 2017 e il Piano dettagliato degli obiettivi 2017, ed è definita all interno della sezione Indicatori di performance organizzativa di settore. La corretta e chiara misurazione della performance organizzativa conseguita è assicurata dell integrazione strutturale tra DUP e PEG. Il monitoraggio è stato effettuato: - al 30/09/2017-31/12/2017. I servizi di controllo interno gestiscono direttamente una le 4
porto della misurazione della performance (pari al 24 ) degli indicatori ed effettuano verifiche a campione su quelli rilevati direttamente dai dirigenti. 2.3.- Definizione degli obiettivi individuali, indicatori e target Collegamento tra obiettivi individuali documenti di programmazione triennali e di mandato Gli indirizzi e le strategie che hanno guidato l'azione dell'ente nell'anno di riferimento sono quelle contenute Documento Unico di Programmazione 2017. Per quanto concerne il collegamento con i documenti di programmazione è stato garantito il seguente raccordo: Aree strategiche missioni e programmi Obiettivi strategici Obiettivi operativi Obiettivi esecutivi Modalità di assegnazione degli obiettivi individuali Gli obiettivi sono affidati dal Presidente al Segretario generale ed ai dirigenti, che a loro volta li sotto assegnano alle POG ed alle AP. 2.4.- Definizione dei comportamenti organizzativi Modalità di rappresentazione dei comportamenti organizzativi Modalità di assegnazione dei comportamenti organizzativi I comportamenti organizzativi sono articolati in tipologie e categorie. Le tipologie di comportamento hanno riguardato: - capacità di governance esterna e comunicazione; - capacità di pianificazione e controllo; - capacità organizzative e di gestione del personale; - capacità di valutazione dei propri collaboratori. Tali tipologie sono articolate in categorie (come previsto dal Sistema) che ne qualificano il contenuto. La selezione dei comportamenti è stata verificata dal Nucleo di valutazione. 2.5.- Misurazione e valutazione della performance organizzativa e individuale Modalità di comunicazione della metodologia di misurazione e valutazione all interno dell amministrazione e grado di condivisione della metodologia Le metodologie di misurazione e valutazione della performance sono state elaborate grazie ad un costante confronto con i soggetti interessati. 5
di misurazione e valutazione della performance Modalità di monitoraggio in corso d anno e di raccolta dei dati ai fini della misurazione Il monitoraggio è effettuato in concomitanza con i momenti di controllo connessi al ciclo della performance (PEG, relazione al rendiconto, ecc.). 2.6.- Gestione del processo di misurazione e valutazione Rispetto delle tempistiche del ciclo della performance Sistema informativo ed informatico utilizzato per la raccolta dei dati per la misurazione della performance Utilizzo effettivo dei risultati del sistema di misurazione per orientare le decisioni del valutatore La valutazione dirigenti 2017 è stata chiusa il 18 luglio 2018, anche sulla base della Relazione sulla performance approvata il 26/06/2018. I dati rilevati hanno fatto riferimento ai sistemi informativocontabili dell ente nonché a quelli di programmazione e controllo. Le risultanze del sistema di misurazione hanno costituito una base fondante del percorso di valutazione. 2.7.- Integrazione con il ciclo di bilancio ed i sistemi di controllo interni Integrazione con il ciclo di bilancio e con gli altri sistemi di controllo L integrazione tra il sistema di bilancio e quello di performance management risulta di assoluta significatività. Anche dal punto di vista organizzativo, la composizione della struttura di supporto al NDV garantisce attenzione al tema dell integrazione tra i sistemi. 6
3.- SISTEMA PREMIALE Grado di correlazione tra esiti del sistema di misurazione e valutazione e struttura del sistema premiale dirigenti La valutazione dei dirigenti si presenta coerente con l evoluzione della situazione organizzativa della Provincia che ha visto l applicazione della L. 190/14 relativa alla riduzione della spesa del personale al 50. In particolare la dotazione dei dirigenti si è ridotta dai 12 (oltre Segretario generale e Direttore generale) del 2013 a 3 (di cui uno Direttore generale con funzioni dirigenziali per una parte del 2017), oltre il Segretario generale, anch esso avente funzioni dirigenziali. NB: Per il Direttore generale e il Segretario generale si rimanda ai relativi Sistemi di misurazione e valutazione. PERSONALE DIRIGENTE La valutazione della performance individuale dei dirigenti è collegata: a indicatori di performance, al raggiungimento di specifici obiettivi individuali e a comportamenti organizzativi ed alla capacità di valutazione dei propri collaboratori. Grado differenziazione Valutazioni N. Da A Dir. Punteggi PER- FORMANCE N. Dir. Premi collegati budget corrispondente Valore premi distribuiti 0-5,99 0,00 Da 0 a 5,99 0-0,00 6-6,49 0,00 Da 6 a 6,49 30 0,00 6,5-6,99 0,00 Da 6,5 a 6,99 40 0,00 7-7,49 0,00 Da 7 a 7,49 50 0,00 7,5-7,99 0,00 Da 7,50 a 7,99 60 0,00 8-8,49 0,00 Da 8 a 8,49 70 0,00 8,5-8,99 0,00 Da 8,50 a 8,99 80 0,00 9-9,49 1 33,33 9,5-9,99 2 66,67 Da 9 a 10 3 100 100,00 35.210,80 10 0,00 3 100,00 3 35.210,80 100,00 7
Grado di correlazione tra esiti del sistema di misurazione e valutazione e struttura del sistema premiale PO/AP Le Posizioni organizzative della Provincia hanno costituito un valido supporto ai dirigenti. Per tale motivo sono stati selezionati soggetti in grado di assicurare performance significative. Tale considerazione motiva le valutazioni di rilievo date per il 2017. PERSONALE TITOLARE DI POSIZIONE DI RESPONSABILITA' (PO/AP) La valutazione della performance individuale delle PO/AP è collegata: a indicatori di performance, al raggiungimento di specifici obiettivi individuali e a comportamenti organizzativi ed alla capacità di valutazione dei propri collaboratori. Grado differenziazione Premi collegati Da Valutazioni A N. Dip. Punteggi PER- FORMANCE N. Dip. budget corrispondente Valore premi distribuiti 0-5,99 0,00 Da 0 a 5,99 0-0,00 6-6,49 0,00 Da 6 a 6,49 40 0,00 6,5-6,99 0,00 Da 6,5 a 6,99 48 0,00 7-7,49 0,00 Da 7 a 7,49 56 0,00 7,5-7,99 0,00 Da 7,50 a 7,99 64 0,00 8-8,49 0,00 Da 8 a 8,49 72 0,00 8,5-8,99 0,00 Da 8,50 a 8,99 80 0,00 9-9,49 5 17,86 Da 9 a 9,46 5 100 9,5-9,99 8 28,57 Da 9,50 a 9,99 8 100 10 15 53,57 10 15 100 28 100,00 28 8.120,83 17.445,44 38.235,43 63.801,70 12,73 27,34 59,93 100,00 8
Grado di correlazione tra esiti del sistema di misurazione e valutazione e struttura del sistema premiale dipendenti La valutazione dei dipendenti appare sufficientemente differenziata. PERSONALE DIPENDENTE La valutazione della performance individuale dei dipendenti è collegata: a indicatori di performance/partecipazione a obiettivi individuali e a comportamenti organizzativi. Grado differenziazione Premi collegati Valutazioni N. Punteggi PER- N. budget corrispondente distribuiti Valore premi Da A Dip. FORMANCE Dip. 0-5,99 2 1,32 Da 0 a 5,99 2 0-0 6-6,49 2 1,32 Da 6 a 6,99 2 50 6,5-6,99 0,00 1.103,00 0,58 7-7,49 3 1,99 Da 7 a 7,99 6 75 7,5-7,99 3 1,99 5.230,00 2,73 8-8,49 5 3,31 Da 8 a 8,99 16 85 8,5-8,99 11 7,28 18.033,00 9,43 9-9,49 43 28,48 9,5-9,99 56 37,09 Da 9 a 10 125 100 87,26 166.910,00 10 26 17,22 151 100,00 151 191.276,00 100,00 9
4.- ATTIVITÀ DEL NUCLEO DI VALUTAZIONE 2017 15/3/2017 Aggiornamento microstruttura e pesatura servizi Primo esame risultati Peg 2016 Avvio processo di valutazione 28/3/2017 Esame finale risultati Peg 2016 Validazione della Relazione sulla performance 2016 Validazione della Relazione annuale sullo stato di attuazione del sistema di gestione della performance anno 2016 4/4/2017 INCONTRO TECNICO verifiche e controlli pubblicazioni su amministrazione trasparente 7/4/2017 Attestazione sull assolvimento degli obblighi di trasparenza al 31/3/2017, ex D. Lgs. 14 marzo 2013, n. 33 Esito valutazioni della performance 2016 Dipendenti. Valutazione dirigenti Verifiche di sistema sulla valutazione DG e SG Avvio della Programmazione annuale 2017 17/5/2017 Esito valutazioni della performance 2016 Dipendenti titolari PO/AP analisi ricorso Aggiornamento sistema di performance management 22/6/2017 Presa d atto del DDP 62 del 8.6.2017 di aggiornamento del Sistema di performace management e quindi di composizione monocratica del Nucleo di Valutazione Chiusura percorso di valutazione della performance 2016 17/7/2017 Presa d atto aggiornamenti organizzativi 25/7/2017 Pesatura posizioni dirigenziali Aggiornamenti ciclo performance 9/8/2017 Pesatura posizioni dirigenziali 25/10/2017 Processo valutazione performance segretario generale 1/1-31/10/2017 13/11/2017 Pesatura posizioni dirigenziali Performance 2017 - aggiornamenti 28/12/2017 Aggiornamenti organizzativi 10
5.- ATTIVITÀ DEL NUCLEO DI VALUTAZIONE 2018 5/2/2018 Pesatura direzioni e PO/AP all esito delle modifiche sulla struttura organizzativa avvenute con DDP152 del 28.12.2017 Presa d atto monitoraggio lavoro flessibile 2017 15/2/2018 Pesatura direzioni e PO/AP all esito delle modifiche sulla struttura organizzativa avvenute con DDP152 del 28.12.2017 30/3/2018 Validazione della Relazione annuale sullo stato di attuazione del sistema di gestione della performance anno 2016 23/4/2018 Attestazione sull assolvimento degli obblighi di trasparenza al 31/3/2017, ex D. Lgs. 14 marzo 2013, n. 33 5/6/2018 Incontro con un dirigente Avvio processo di valutazione 2017 e relative problematiche Prima analisi risultati Peg 2017 18/6/2018 Avvio valutazione performance 2017 dipendenti incaricati di PO/AP Valutazione dirigenti 2017 Peg 2018 Primo report valutazioni performance dipendenti 25/6/2018 Validazione relazione sulla performance 2017 Piano esecutivo di gestione 2018 12/7/2018 Report valutazioni dipendenti e titolari posizioni organizzative 2017 Valutazioni 2017 dirigenti, direttore generale e segretario generale: verifica finale per poi sottoporre le schede al Presidente 19/11/2018 Ipotesi riorganizzazione struttura Pesatura degli interim assegnati nel periodo dall 8/3/2018 al 17/9/2018 in relazione alle funzioni del settore ambiente e patrimonio vacante in quel periodo Aggiornamento su programmazione annuale e pluriennale 14/12/2018 Area delle posizioni organizzative, in scadenza al 31.12.2018, proroghe e aggiornamenti 11