COMUNE DI IMBERSAGO Provincia di Lecco REGOLAMENTO PER L UTILIZZO DELLE SALE DEL MUNICIPIO Approvato con deliberazione consiliare n. 34 del 27.11.2013
Art. 1 Il presente Regolamento disciplina la concessione in uso temporaneo della Sala Civica al primo piano, della Sala al secondo piano e della Sala Consiliare ubicate nel Palazzo del Municipio di via Castelbarco, n. 1, in Imbersago. Art. 2 La finalità primaria della Sala Civica al primo piano e di quella al secondo piano è di ospitare iniziative diverse a fini esclusivamente socioculturali: incontri, dibattiti, seminari, assemblee, riunioni, mostre, ecc., purché queste non ostacolino in alcun modo l esplicazione dell attività dell Amministrazione del Comune di Imbersago. La Sala Civica del primo piano è pure concessa, secondo criteri e modalità concordati e direttamente stabiliti dal Sindaco, ai gruppi consiliari del Comune di Imbersago, affinché possano liberamente svolgere tutte le attività proprie del mandato amministrativo. Nel caso di iniziative o attività ritenute di interesse per l Amministrazione comunale, la Giunta ha la facoltà di concedere ai soggetti proponenti, con deliberazione motivata, l uso temporaneo e gratuito delle Sale, oppure di stipulare apposite convenzioni finalizzate a consentire l eventuale utilizzo prolungato nel tempo. E comunque esclusa la possibilità di utilizzo delle Sale per scopi commerciali con fini di lucro (attività di propaganda, dimostrazioni, vendite, ecc ). La richiesta di concessione avviene mediante appositi moduli (Allegato A per la Sala Civica al primo piano e Allegato B per la Sala al secondo piano), disponibili presso gli uffici comunali o sul sito internet ufficiale del Comune, nei quali sono contenute tutte le informazioni necessarie a definire con esattezza il tipo di iniziativa che si intende attuare (data e orario, scopo e finalità, programma, eventuali relatori, ecc.). Il modulo di richiesta deve essere sottoscritto dal responsabile dell iniziativa o, nel caso di concessione ai gruppi politici di cui al secondo comma del presente articolo, dal Capogruppo consiliare. La finalità primaria della Sala Consiliare, oltre a quella istituzionale, è quella di ospitare matrimoni celebrati con il rito civile e assemblee pubbliche, incontri, riunioni o dibattiti promossi da enti, associazioni o gruppi senza scopo di lucro con sede in Imbersago, per i quali sia prevista un affluenza di pubblico compresa fra 50 e 99 persone. La Sala Consiliare può inoltre ospitare eventuali iniziative socioculturali nelle modalità previste dall art. 1 del regolamento per l utilizzo dell edificio comunale ad uso Mediateca, esclusivamente nel caso in cui la Mediateca sia occupata da altre iniziative o sia inagibile. L uso della Sala Consiliare per iniziative, mostre e manifestazioni organizzate o patrocinate dal Comune di Imbersago sarà a titolo gratuito. In ogni caso, è esclusa la possibilità di utilizzo della Sala Consiliare per scopi commerciali non attinenti l ambito culturale. La Sala Consiliare può essere chiesta in uso da espositori, per ospitare eventuali iniziative socioculturali nelle modalità previste dall art. 1 del regolamento per l utilizzo dell edificio comunale ad uso Mediateca, esclusivamente nel caso in cui la Mediateca sia occupata da altre iniziative o sia inagibile. In questo caso, si applica la medesima tariffa prevista per la sala mostre al piano terra della Mediateca e la concessione in uso è subordinata a: - disponibilità della Sala Consiliare e compatibilità dell iniziativa con attività istituzionali a carattere d urgenza;
- pagamento anticipato della tariffa giornaliera. In luogo del denaro il Comune di Imbersago può chiedere all espositore che venga ceduta una sua opera scelta dall Amministrazione comunale tra quelle esposte in accordo con l espositore. La richiesta di concessione avviene mediante un apposito modulo (Allegato C ) disponibile presso gli uffici comunali o sul sito internet ufficiale del Comune. Art. 3 L uso della Sala Civica, della Sala al secondo piano e della Sala Consiliare è soggetto a tariffe giornaliere, a pagamento anticipato, determinate dalla Giunta comunale. Il mancato pagamento comporta l esclusione di qualsiasi utilizzo. L uso della Sala Civica al primo piano per le finalità di cui all art. 2, comma 2 (gruppi consiliari), è a titolo gratuito. L utilizzazione delle Sale Civica, al secondo piano e Consiliare per le finalità di cui all art. 2 è comunque subordinata alla presenza nei locali di meno di 100 persone contemporaneamente. Art. 4 Qualsiasi iniziativa diversa da quelle direttamente legate all attività amministrativa svolta nelle Sale deve essere di norma, organizzata senza alcun fine di lucro. Nel caso particolare di iniziative (corsi, seminari, ecc.) che prevedono l intervento di figure professionali alle quali è corrisposto denaro in relazione alle prestazioni da essi fornite, il richiedente si impegna affinché siano adempiuti tutti gli obblighi fiscali previsti dalla vigente legislazione. Art. 5 L uso della Sala Civica e del secondo piano è prioritariamente concesso ad associazioni, enti, gruppi di varia natura con sede legale o operativa in Imbersago, a cittadini ivi residenti e, di regola, per iniziative senza fine di lucro. L uso delle Sale è, di norma, giornaliero, limitatamente al periodo di tempo dichiarato nel modulo di richiesta. Il Responsabile del Servizio valuta la compatibilità di iniziative di durata superiore al giorno. Il richiedente che utilizza le Sale al di fuori degli orari concessi, le concede a terzi senza autorizzazione, ne fa uso diverso da quello segnalato, è escluso da ulteriori concessioni della struttura pubblica. L autorizzazione all uso della Sala Consiliare per la celebrazione di matrimoni secondo il rito civile, da parte di non residenti, e per altri scopi ammessi dal presente Regolamento è soggetta a tariffe stabilite con deliberazione della Giunta comunale. Art. 6
Le richieste per l uso giornaliero della Sala Civica e del secondo piano devono pervenire agli uffici comunali almeno entro il 5 giorno precedente la data fissata per l iniziativa, per utilizzi superiori a quello giornaliero dovranno pervenire con 10 giorni di anticipo. Le richieste degli espositori per l uso della Sala Consiliare, nelle forme previste dal precedente art. 2, devono pervenire agli uffici comunali almeno 30 giorni prima della data fissata per l iniziativa. Eventuali riprese radiotelevisive, messaggi pubblicitari di qualsiasi genere e forma, messi in atto nelle Sale devono essere preventivamente autorizzate dal Responsabile del Servizio. Art. 7 L uso della Sala Civica, del secondo piano e della Sala Consiliare non è concesso allorquando sussistano esigenze connesse allo svolgimento dì attività di interesse diretto del Comune. Per esigenze tecniche legate alla gestione dello stabile e al funzionamento degli impianti, l Amministrazione comunale si riserva comunque di indicare i giorni e gli orari ottimali di utilizzo delle Sale. La decisione sulla richiesta in uso delle Sale è riservata al Responsabile del Servizio il quale può, mediante comunicazione al richiedente, modificare, sospendere ovvero motivatamente revocare in qualsiasi momento la concessione già accordata. Il Responsabile del Servizio, nell esame delle richieste pervenute, si attiene all ordine cronologico di presentazione delle domande. La decisione sulla concessione all uso delle Sale è comunicata al richiedente non oltre il 3 giorno successivo alla data di presentazione della richiesta presso gli uffici comunali. Durante i periodi elettorali l uso delle Sale è limitato a due giorni, in orari da concordare, per ciascun raggruppamento politico. Art. 8 All apertura e alla chiusura della Sala Civica e del secondo piano provvede direttamente il richiedente, che ne risulta responsabile. Il richiedente ritira e riconsegna presso gli uffici comunali le chiavi di accesso alla struttura pubblica. In nessun caso al richiedente è concesso l indebito trattenimento delle chiavi di accesso. Il ritiro della chiave avviene, contestualmente al pagamento della tariffa dovuta, lo stesso giorno in cui è applicata la concessione; la riconsegna il giorno successivo a quello di concessione. Nei casi in cui, per cause esclusivamente imputabili agli uffici comunali, non sia possibile seguire detta procedura, ritiro e/o riconsegna delle chiavi avvengono il primo giorno a ciò utile. Il periodo di ritardo nella riconsegna delle chiavi viene addebitato al richiedente, applicando la tariffa d utilizzazione della struttura pubblica. Art. 9
Il richiedente è ritenuto responsabile di ogni danno che dovessero subire le persone o beni di proprietà comunale per effetto o in conseguenza dell uso della struttura. Il richiedente, nell accettare l uso della Sala Civica, del secondo piano e della Sala Consiliare, si intende obbligato a tenere sollevata l Amministrazione comunale da ogni e qualsiasi pretesa o responsabilità verso terzi, per effetto della concessione in uso, rimanendo l Amministrazione comunale totalmente estranea da tutti i rapporti posti in essere per l attuazione dell iniziativa. Qualsiasi iniziativa per cui è stato concesso l uso delle Sale non deve in alcun modo modificare l assetto, la disposizione degli arredi e aspetto generale delle Sale medesime; di ciò è responsabile il richiedente, il quale è altresì tenuto a riconsegnare la struttura pubblica in perfette condizioni di pulizia ed igiene. Art. 10 Il richiedente è tenuto, sotto responsabilità e a spese proprie, ad ottemperare quanto prescritto dalle Autorità di Pubblica Sicurezza e dalle norme vigenti in materia di polizia, fiscali, assicurative, sanitarie, di propaganda e pubblicità. Art. 11 La richiesta di uso della Sala Civica del secondo piano e della Sala Consiliare comporta automaticamente la conoscenza e l incondizionata accettazione di tutte le norme contenute nel presente Regolamento. Il richiedente risponde sull osservanza di quanto prescritto dal presente Regolamento.