Istituto Istruzione Superiore Sansi Leonardi Volta Piazza Carducci, 1 06049 Spoleto (PG) Tel. 0743 22 35 05 Fax 0743 22 53 18 e-mail: pgis026007@istruzione.it Circ. Nr.54 Spoleto, 5 ottobre 2015 Ai Docenti di tutti gli indirizzi (tranne CdR) p.c. al DSGA p.c. agli Ass. Amm.vi area Alunni e Protocollo p.c. ai Coll. Scol. delle sedi al sito web Oggetto: Trasmissione REgilamento modificato e modulistica richiesta Viaggi d istruzione/uscite Didattiche/Visite guidate ecc. Si tasmette quanto in oggetto. La tempestica dela riconsegna è indicata nel relativo Regolamento di gestione già emanato. Allegati: Regolamento gestionale; A) richiesta Viaggio B) Scheda capitolato Il DIRIGENTE SCOLASTICO Prof.ssa Roberta Galassi -------------------------------------------------------------------------
Circ. Nr.54 Istituto Istruzione Superiore Sansi Leonardi Volta Piazza Carducci, 1 06049 SPOLETO Tel. 0743 22 35 05 Fax 0743 22 53 18 e-mail: pgis026007@istruzione.it sito web: www.liceospoleto@gov.it Spoleto, 5 ottobre 2015 Ai Docenti Agli Studenti e ai Genitori Al DSGA Al Personale ATA Al registro elettronico Al sito web Oggetto: Gestione Viaggi d Istruzione, Uscite, Visite didattiche, Stage e scambi linguistici - Visto il Regolamento dei Viaggi d Istruzione, Visite, Uscite, Stage linguistici, Scambi linguistici (d ora in avanti sintetizzato in Viaggi/Uscite ecc.) emanato su delibera della relativa Commissione; - Visto il Piano di lavoro del Personale ATA; - Visto il D. Lgs 163/06 e le norme applicative; - Considerata la pregressa esperienza di VdI, Uscite ecc.; con la presente si comunicano le disposizioni gestionali relative all oggetto: Presentazione progetti di Viaggio, Uscite ecc: 1) Presentazione al DS, esclusivamente in formato digitale da inviarsi alla mail dell Istituto, della proposta di Viaggio/Uscite ecc. accuratamente articolato, con specifica di: file A) (obbligatorio): classi interessate esplicita indicazione degli obiettivi didattici che si intendono perseguire e dei legami tra l uscita e l attività didattica preparatoria e della relativa ricaduta educativo-didattica; Docenti accompagnatori (1 ogni 15 Alunni più almeno 2 riserve che si assumono la responsabilità di accompagnare il gruppo con rinuncia solo in caso di eccezionali e gravi motivi documentati); Docente Referente, che si assume esplicitamente la responsabilità di: curare il progetto di Viaggio/Uscita ecc.; raccogliere le adesioni delle Famiglie (utilizzando i mezzi idonei a verificare che le famiglie siano effettivamente a conoscenza di ogni aspetto e dettaglio del viaggio); verificare i versamenti effettuati dalle Famiglie; fornire alla Segreteria, in formato digitale, tutte le informazioni di dettaglio necessarie per la richiesta di preventivo e per la successiva comunicazione della proposta di Viaggio/Uscita ecc. alle Famiglie. file B) (distinto dal file A, obbligatorio, per la successiva strutturazione della circolare da inviarsi alle Famiglie per l adesione/non adesione e per la strutturazione del file da pubblicarsi sul sito per l invito a presentare offerte da parte delle Agenzie di Viaggio): classi interessate, data/periodo di svolgimento; dettaglio del programma di visita (giorni, ore, visite), dettaglio dei luoghi, monumenti, centri scientifici ecc da visitare; costo massimo del Viaggio/Uscita ecc. su cui è stata verificata l effettiva convergenza della disponibilità delle Famiglie; Si fa presente che, nel caso in cui la proposta di viaggio/uscita non presentasse i caratteri della esplicita motivazione didattica e della sostenibilità (ad esempio per costo eccessivo, numero di giorni superiori a quanto previsto, programma di visite sovra o sotto-dimensionato o distanze implausibili rispetto ai giorni utilizzati, o altro) sarà rinviato al relativo Consiglio di Classe con richiesta di rettifica.
2) il Referente di viaggio, con circolare SOLO vistata dal DS, comunicherà alle famiglie la proposta di Viaggio/Uscita ecc con richiesta di indicare esplicitamente l adesione o la non adesione: tale comunicazione dovrà contenere il programma dettagliato di viaggio (vedi sopra) e il costo massimo del Viaggio/Uscita, che non potrà essere superato, pena la non effettuazione del viaggio ecc.: questi dati (programma DETTAGLIATO e costo massimo, saranno forniti alla segreteria dal Docente Referente in formato digitale, vedi sopra). 3) Raccolta adesioni e versamento quota: Il Docente Referente dovrà raccogliere le adesioni (vedi sopra, accuratamente verificando che le Famiglie siano effettivamente e precisamente a conoscenza di tutte le informazioni disponibili) e la quota di adesione, pari ad almeno la metà della quota ipotizzata come massima. Si specifica che tale quota sarà restituita solo nel caso in cui il viaggio non venga effettuato (o perché il costo superi quello ipotizzato come massimo, o perché il programma di viaggio offerto dall agenzia non sia coerente con quanto richiesto, ecc.): si specifica che tale misura è assunta in quanto, negli anni passati, si sono verificati numerosi e sgradevoli episodi per cui le classi, per il tramite dei Docenti/Consigli di Classe, hanno chiesto alla Segreteria/Dirigenza di mettere in moto la complessa procedura della richiesta preventivi, apertura delle buste, comparazione, verbalizzazione ecc., con le connesse, gravose, operazioni gestionali, senza che poi, abbastanza frequentemente senza giustificati motivi, seguisse l effettiva adesione al viaggio da parte degli studenti: tale disposizione di richiesta precoce della prima quota è assunta per responsabilizzare le classi e per far capire che il lavoro connesso all effettuazione dei Viaggi d Istruzione, per la sua estrema complessità e delicatezza, non può essere profuso invano, da parte di nessuna delle figure coinvolte. Per un altro verso, si ricorda che, negli anni passati, si sono verificate rinunce da parte di studenti quando il contratto era stato già stipulato con l Agenzia, con conseguenti incrementi di costo a carico degli Alunni partecipanti. Tutto ciò, dunque, ovvero episodi, ricorrenti, a cui si è assistito nel passato, di mancata consapevolezza della complessità delle operazioni connesse all effettuazione dei Viaggi d Istruzione/Uscite ecc., costringe purtroppo ad assumere misure vincolanti che ci si augura possano costituire motivo di responsabilizzazione da parte degli Alunni/Famiglie. 4) Richiesta dei preventivi da parte della scuola; si specifica che i preventivi saranno richiesti sulla base del programma di viaggio dettagliato fornito dal Docente referente (vedi sopra). NB: la scuola, a differenza di quanto occorso negli anni scorsi per alcuni Viaggi, non interverrà in alcun modo per sanare lacune di definizione di programma di viaggio. SI RICORDA che TRA LA RICHIESTA DI PREVENTIVI e LA PRESENTAZIONE DEGLI STESSI da patre delle AGENZIE DEBBONO INTERCORRERE ALMENO 7GG LAVORATIVI. 5) Apertura delle buste e individuazione della migliore offerta; tale apertura si svolgerà nelle seguenti forme: l apertura delle buste (già siglate dal Dirigente Scolastico) avverrà in orario pomeridiano ad opera di una Commissione formata da: 2 Docenti della classe, di cui 1 sarà obbligatoriamente il Docente referente del Viaggio/Uscita ecc., e i Rappresentanti di Classe, degli Studenti e dei Genitori; la Commissione redigerà un verbale analitico (su modello predisposto dalla segreteria) riportante i criteri adottati per l individuazione della migliore offerta, la comparazione del dettaglio delle offerte delle diverse Agenzie riportate per voci, le motivazioni analitiche poste a fondamento dell individuazione del migliore offerente. Tali verbali saranno trasmessi al DS che, congiuntamente al DSGA, verificherà eventuali scelte non motivate (ad esempio scelta di Agenzia proponente un costo superiore a quello di altre Agenzie senza differenza di servizi offerti; scelta di un offerta che si discosti significativamente dalla richiesta dell Istituto), nel qual caso provvederà a riconvocare la suddetta Commissione. 6) L Istituto comunicherà alle Agenzie l aggiudicazione provvisoria. Trascorsi 5gg dalla trasmissione dell aggiudicazione provvisoria, l Istituto comunicherà l aggiudicazione definitiva. Il contratto con l Agenzia individuata sarà siglato trascorso il termine di still stand, ovvero il termine di 35gg dalla comunicazione dell aggiudicazione definitiva previsto dalla normativa trascorso il quale il contratto potrà essere stipulato.
SI RICHIAMA CON PARTICOLARE FORZA L ATTENZIONE SU TALE DATO TEMPORALE e SULLE CONSEGUENZE ORGANIZZATIVE CHE ESSO PUO GENERARE (ad esempio, in caso di viaggi che prevedano l utilizzo dell aereo, è alquanto probabile che, trascorso il termine di still stand il costo del biglietto sia aumentato e/o che addirittura i posti non siano disponibili). Si ponga inoltre l attenzione su un altro dato: nel caso in cui, trascorsi i 35gg di rito, la quota di partecipazione dovesse risultare significativamente diversa rispetto a quella inizialmente proposta dall Agenzia, e in base alla quale si è avuta l attribuzione del contratto, l intero procedimento riprenderà dall inizio, con richiesta di nuovo preventivo alle diverse Agenzie e azioni successive. Si ricorda che il rispetto di tale termine di 35gg è imposto dalla normativa e si declina ogni responsabilità sugli effetti che il rispetto di tale procedura possa eventualmente comportare. Entro il termine indicato dalla scuola, prima della stipula del contratto tra la scuola e l Agenzia, gli Alunni partecipanti dovranno versare il saldo. Nel caso in cui, per la diminuzione del numero di adesioni, la quota di partecipazione dovesse subire incrementi rispetto a quanto inizialmente stabilito, il viaggio sarò effettuato solo se la nuova quota rientri comunque nel costo massimo indicato inizialmente e su cui si è verificata l adesione iniziale. Ove tale quota superi il massimo prestabilito, o in caso di esiguo numero di partecipanti (inferiore ai 2/3 della classe), il viaggio non sarà effettuato e saranno restituite le quote inizialmente versate. Come già detto, la quota versata a fronte della dichiarazione di adesione al Viaggio/Uscita sarà restituita solo nel caso in cui il Viaggio/Uscita non si effettui. Pertanto, nel caso in cui il Viaggio si effettui e ovviamente si effettuerà solo se corrisponderà ESATTAMENTE a quanto richiesto dal Docente referente - e lo Studente decida di non prendervi più parte, per qualsiasi ragione, la quota già versata non sarà restituita. I Docenti Referenti dovranno spiegare accuratamente tale fatto al momento in cui lo Studente/Genitore indicherà la propria adesione alla proposta di viaggio: l iniziale adesione, infatti, innescando il procedimento amministrativo, dovrà essere effettuata da parte dello Studente/Genitore con il più alto grado di responsabilità. Si richiama ancora una volta l attenzione sul termine di 35gg trascorso il quale sarà stipulato il contratto con l Agenza vincitrice: infatti, se, trascorso questo termine, le condizioni di viaggio offerte dall Agenzia dovessero subire modifiche, la procedura riprenderà da capo. Si fa presente che: - non si accoglieranno proposte di Viaggi/Uscite ecc presentate senza aver seguito la procedura indicata; - i Consigli dovranno presentare una sola richiesta per tipologia di Viaggio/Uscita ecc. - a fronte di una proposta di Viaggio/Uscita per cui si sia attivata la procedura che non sia giunta a buon fine, l Istituto non procederà con ulteriori ipotesi - non si effettueranno Viaggi/Uscite ecc a cui non partecipino almeno i 2/3 della classe. NB: come si sarà notato, la circolare non indica date di scadenza per i vari adempimenti, poiché le singole date non sono strettamente vincolanti; SONO INVECE VINCOLANTI i DIVERSI PASSAGGI GESTIONALI e LA TEMPISTICA CHE ESSI PRESUPPONGONO, IL RISPETTO DELLA QUALE NON PUO ESSERE IN ALCUN MODO DEROGATA (in particolare ci si riferisce ai 7gg lavorativi richiesti tra pubblicazione dell invito a presentare offerte e deposito delle stesse; aggiudicazione provvisoria; aggiudicazione definitiva; stipula del contratto con l Agenzia aggiudicataria). Nell ipotizzare
la tempistica di un Viaggio ecc., si dovrà tener conto del fatto che l insieme delle procedure previste per l effettuazione di un VdI in un Ente pubblico, come è la scuola, impegna un periodo di almeno 2 mesi tra il momento dell ideazione del viaggio al momento dell attribuzione del contratto all Agenzia aggiudicatrice. IL DIRIGENTE SCOLASTICO Prof.ssa Roberta Galassi
A) Al Dirigente Scolastico Al DSGA SEDE Oggetto: Richiesta Viaggio di Istruzione/Uscita Didattica/Visite guidate ecc. Il sottoscritto,.., Docente di.., in qualità di Referente per l iniziativa sotto descritta, vista la delibera del Consiglio di Classe (vedi verbale n..., del giorno, delbera n..), CHIEDE che sia attivata la procedura amministrativa per la realizzazione della sotto indicata iniziativa. Classe/classi: META (Dettagliatamente descritta nell Allegato B), SCHEDA CAPITOLATO): Durata (giorni/notti): Costo massimo: ESPLICITA INDICAZIONE degli obiettivi didattici che si intendono perseguire e dei legami tra l uscita e l attività didattica preparatoria e della relativa ricaduta educativo-didattica: Docenti accompagnatori (1 ogni 15 Alunni più almeno 2 riserve che si assumono la responsabilità di accompagnare il gruppo con rinuncia solo in caso di eccezionali e gravi motivi documentati): Il sottoscritto Docente Referente, si assume esplicitamente la responsabilità di: curare il progetto di Viaggio/Uscita ecc.; raccogliere le adesioni delle Famiglie (utilizzando i mezzi idonei a verificare che le famiglie siano effettivamente a conoscenza di ogni aspetto e dettaglio del viaggio); verificare i versamenti effettuati dalle Famiglie; fornire alla Segreteria, in formato digitale, tutte le informazioni di dettaglio necessarie per la richiesta di preventivo e per la comunicazione della proposta di Viaggio/Uscita ecc. alle Famiglie; curarae i rapporti con i Musei, Fondazioni, Centri di Ricerca o altro per la richiesta di prenotazioni e di ogni dettaglio informativo si renda necessario. Spoleto, Il Docente Referente del Viaggio Firma
B) Viaggio di Istruzione/ Uscita didattica/ Visita guidata a. SCHEDA CAPITOLATO classi interessate: DESTINAZIONE: durata: giorni/notti: periodo di svolgimento (generico o puntuale a seconda delle esigenze): numero partecipanti: numero Docenti accompagnatori: costo massimo: fascia oraria di partenza: fascia oraria di arrivo nella meta di destinazione: fascia oraria di partenza dalla meta richiesta: fascia oraria di arrivo in sede: mezzo di trasporto richiesto: Dettaglio del programma di visita richiesto (comprensivo di monumenti, centri scientifici ecc. e tutto quanto di cui si richiede la visita, con esplicita indicazione del programma): Altro: camere singole per i Docenti accompagnatori: guide richieste: prenotazioni richieste: modalità di soggiorno richiesta (mezza pensione, cestino, quanto altro richiesto): quanto altro richiesto per lo svogimento dell iniziativa: In fede Spoleto, Il Docente Referente del Viaggio/Uscita/Visita FIRMA