Accessibilità Utilizzo di MS-Word-2007 e conversione in formato PDF

Dipartimento federale delle finanze DFF Ufficio federale dell informatica e della telecomunicazione UFIT Centro soluzioni Prodotti di Governo elettronico Centro competenze Internet 21 ottobre 2010 Accessibilità Utilizzo di MS-Word-2007 e conversione in formato PDF Partecipanti Autori: Utilizzatori/utenti: Tina Kohler autori di documenti MS-Word-2007, redattori Web, Web publisher, Webmaster Controllo della modifiche, verifica, approvazione Quando 1.0 Tina Kohler Versione iniziale 21.10.2010 1.0 Tina Kohler Versione iniziale

Indice 1 Realizzazione di documenti MS-Word-2007 3 1.1 Lavorare con gli stili... 3 1.2 Verifica degli stili utilizzati... 3 1.3 Altri punti importanti per lavorare con MS-Word... 4 2 Conversione di file MS-Word-2007 in formato PDF 5 2.1 Modificare le impostazioni di conversione... 5 2.2 Conversione... 7 3 Ultimazione del documento PDF 8 3.1 Definizione della lingua del documento... 8 3.2 Definizione dell ordine dei tab... 9 3.3 Inserimento del tag di apertura «Documento»... 10 3.4 Ottimizzazione del documento PDF... 11 4 Verifica dei documenti PDF 12 4.1 Verifica tecnica dei documenti PDF... 12 4.1.1 Verifica completa in Acrobat Professional... 12 4.1.2 PDF-Accessibility-Checker (PAC): strumento di verifica gratuito... 12 4.2 Verifica manuale dei documenti PDF... 12 4.2.1 Verifica visiva dell ordine di ridisposizione (Ctrl + 4)... 12 4.2.2 Verifica visiva della struttura ad albero dei tag (finestra di navigazione «Tag»)... 13 2/13

1 Realizzazione di documenti MS-Word-2007 1.1 Lavorare con gli stili In MS Word vi raccomandiamo di lavorare esclusivamente servendovi degli stili. Se utilizzate gli stili, quando dovrete convertire i file, tutti gli elementi strutturali necessari saranno trasferiti nel documento PDF. Per utilizzare gli stili esistono due metodi: nel menù, cliccate sulla scheda «Home» e scegliete direttamente tra gli stili principali: oppure, nella stessa scheda, attivate la funzione «Cambia stili» cliccando sulla freccetta: aprirete così una finestra separata contenente gli stili. Per fare in modo che la finestra si ag- ganci al margine destro dello schermo, trascinatela fuori dal margine destro e quindi riporta- tela lentamente indietro. Per applicare uno stile a ogni elemento di testo, potete sia evidenziare il testo e quindi cliccare sullo stile corrispondente, sia selezionare lo stile prima di iniziare a scrivere. 1.2 Verifica degli stili utilizzati Prima di convertire il file MS-Word in formato PDF, controllate tutto il documento per accer- tarvi che abbiate applicato gli stili correttamente. Posizionate il puntatore sul primo elemento di testo e navigate nel documento con i tasti freccia della vostra tastiera. Ora gli stili cambia- no a dipendenza dell elemento di testo e voi potete verificare il vostro documento Word: 3/13

1.3 Altri punti importanti per lavorare con MS-Word Aggiungete ai grafici/alle immagini un testo alternativo: o o file docx: cliccate con il tasto destro del mouse sull immagine > «Dimensioni» > «Testo alternativo»; file.doc: cliccate con il tasto destro del mouse sulla scheda > «Formatta grafica» > «Testo alternativo». Rinunciate a collocare informazioni importanti soltanto nelle intestazioni e nelle note a piè di pagina, poiché esse non vengono riprese nella struttura dei file PDF. Inserite i link in modo corretto nella scheda «Inserisci» > «Collegamento ipertestuale». Per il testo in colonne e analoghe tecniche di layout, utilizzate la scheda «Layout di pagi na» > «Colonne». Nelle tabelle, impedite la divisione delle righe tra le pagine. Con il tasto destro del mouse cliccate sulla tabella, selezionate «Proprietà tabella» > e nella scheda «Riga» disattiva- te l opzione «Permetti la divisione della riga tra le pagine». Accertatevi che in MS-Word le intestazioni delle tabelle vengano ripetute in ogni pagina. Con il tasto destro del mouse cliccate sulla tabella, selezionate «Proprietà tabella» > scheda «Riga» e attivate l opzione «Ripeti come riga di intestazione in ogni pagina». - 4/13

2 Conversione di file MS-Word-2007 in formato PDF 2.1 Modificare le impostazioni di conversione Quando convertite per la prima volta un file MS-Word in formato PDF, definite nel modo se- guente le impostazioni di conversione (nota: tutte le impostazioni di conversione vengono memorizzate; quindi dovete effettuare questa operazione una sola volta): aprite il documento MS-Word da convertire e nella scheda «Acrobat» > «Preferences». Nella scheda «Impostazioni» mantenete l impostazione «Standard» e lasciate le crocette senza modificarle: Nella scheda «Protezione» avete la possibilità di immettere una password per aprire il do- cumento PDF e limitare le autorizzazioni. Tenete presente che le opzioni «Abilita la copia del testo, delle immagini e di altri contenuti» e «Consenti l accesso al testo dei dispositivi di lettu- ra dello schermo per gli utenti con problemi di vista» devono sempre essere attivate (altri- menti i non vedenti non possono accedere al testo utilizzando un lettore di schermo): 5/13

Nella scheda «Word» potete mantenere le seguenti impostazioni: 6/13

Nella scheda «Segnalibri» attivate l opzione «Converti intestazioni Word in segnalibri». Di- sattivate l opzione «Converti stili Word in segnalibri» e selezionate manualmente i soli stili che volete convertire in segnalibri nel file PDF: Per confermare tutte le impostazioni di conversione cliccate su «OK». 2.2 Conversione Nel menu «Acrobat» > selezionate «Create PDF»: Importante: NON convertite documenti Word passando dal menu «File» > «Stampa» oppure «biopdf», poiché con questa operazione le informazioni sulla struttura non vengono trasferite! Una volta terminata la conversione potete chiudere il documento MS-Word. Ora potete aprire il documento PDF appena creato (con Acrobat Professional). 7/13

3 Ultimazione del documento PDF Nel documento PDF occorre procedere alle seguenti operazioni o verifiche: definire la lingua del documento (se questa impostazione non è stata trasferita) e l ordine dei tab, inserire il tag di apertura «Documento» e ottimizzare il documento. 3.1 Definizione della lingua del documento Per definire la lingua dell intero documento procedete come segue: premete Ctrl + D oppure selezionate la lingua desiderata nel menu «File» > «Proprietà del documento» e nella scheda «Avanzate» alla voce «Lingua»; 8/13

3.2 Definizione dell ordine dei tab Per assicurarvi che l ordine dei tab sia congruente, definite la «struttura del documento»: nella finestra di navigazione a sinistra aprite la scheda «Pagine»; in questa scheda selezio- nate tutte le pagine; ora cliccate in alto, sopra le pagine evidenziate, su «Opzioni» > «Pro- prietà pagine» selezionate la scheda «Ordine di tabulazione» e «Struttura documento». 9/13

3.3 Inserimento del tag di apertura «Documento» Per inserire nel documento PDF il tag di apertura «Documento» procedete come segue: con il tasto destro del mouse cliccate sul pannello «Tags» e quindi su «Nuovo tag»; alla voce «Tipo» scegliete «Documento»; ora trascinate in un colpo solo tutti i tag in questo nuovo contenitore di livello superiore; suggerimento: prima di procedere effettuate una copia di sicurezza, poiché questa operazio- ne può facilmente danneggiare il file PDF. 10/13

3.4 Ottimizzazione del documento PDF Nel menu «File» > «Proprietà» (oppure premendo Crtl + D) potete definire altre utili proprie- tà: nella scheda «Descrizione»: inserire titolo, autore, oggetto nella scheda «Vista iniziale»: selezionare l opzione «Segnalibri e pagina» (in tal modo i segnalibri sono già visibili alla successiva apertura del documento); visualizzazione: selezionare l opzione «Titolo documento» invece di «Nome file» (in tal modo il lettore di schermo leggerà a un non vedente il titolo del documento come prima cosa); 11/13

4 Verifica dei documenti PDF 4.1 Verifica tecnica dei documenti PDF 4.1.1 Verifica completa in Acrobat Professional Il programma Adobe Acrobat Professional (versione 7 e successive) dispone di uno strumen- to che consente di verificare l accessibilità dei documenti PDF dal punto di vista tecnico: nel menu «Avanzate» > «Accessibilità» aprite «Controllo completo», mantenete tutte le op- zioni senza modificarle e cliccate su «Avvia controllo». Cliccando su «Apri rapporto sull accessibilità» disporrete di utili indicazioni per la correzione. Una volta perfezionato il do- cumento, il rapporto non dovrebbe più contenere messaggi di errore. 4.1.2 PDF-Accessibility-Checker (PAC): strumento di verifica gratuito La fondazione «Accesso per tutti» offre lo strumento di verifica PDF-Accessibility-Checker (PAC). Il programma può essere scaricato gratuitamente e non è necessario installarlo. La verifica del PAC è più approfondita rispetto a quella del tool di Acrobat Professional. Ad e- sempio, il PAC segnala se manca il tag di apertura «Documento». Download del programma PDF-Accessibility-Checker (PAC): http://www.access-for-all.ch/ch/pdf-werkstatt/pdf-accessibility-checker-pac.html 4.2 Verifica manuale dei documenti PDF 4.2.1 Verifica visiva dell ordine di ridisposizione (Ctrl + 4) La funzione «Ridisponi» è utilizzata dai non vedenti per visualizzare il documento con un in- grandimento. Il layout di pagina viene disposto su tutta la larghezza di pagina andando a ca- po automaticamente e viene sempre presentato come colonna singola. In tal modo è possibi- le visualizzare il testo anche con un forte ingrandimento senza dover scorrere in senso oriz- zontale per leggerlo. Grazie alla funzione «Ridisponi» potete verificare rapidamente i punti seguenti: l ordine degli elementi è corretto? (ad es. nel caso di documenti a più colonne) il layout va a capo correttamente? sono presenti tutti gli elementi di contenuti significativi? tutti i testi sono leggibili? gli elementi di sfondo sono davvero nascosti? 12/13

4.2.2 Verifica visiva della struttura ad albero dei tag (finestra di navigazione «Tag») Nella struttura ad albero dei tag potete verificare e correggere l ordine e i tag. L ordine della struttura ad albero dei tag corrisponde esattamente a quella di un lettore di schermo. Per questa verifica è utile possedere conoscenze del linguaggio HTML. nella finestra di navigazione «Tag», selezionate il primo tag di contenuto in alto; premete il tasto destro del mouse e attivate «Seleziona contenuto»; con la freccetta verso il basso, cliccate nella struttura ad albero dei tag e verificate i se- guenti punti: l ordine è corretto? i tag sono corretti dal profilo semantico? da <H1> a <H6>, <L> con <LI>, <P>, <TABLE> ecc. 13/13