Data: 1/08/2013 Edizione n 1 rev. 0 Destinatario: Copia n Direzione HR REDAZIONE E VERIFICA APPROVAZIONE Rappresentante della Direzione COPIA ELETTRONICA CONTROLLATA, COPIA CARTACEA NON CONTROLLATA CODICE DI CONDOTTA FORNITORI Manitalidea S.p.A. Sede Legale ed Amministrativa Via G. Di Vittorio n. 29 Cap 10015 IVREA (TO) Tel. 0125.422.811 Fax 0125.19.20.242 E-mail: manital@manital.it Sito WEB: http://www.manital.it P. IVA 07124210019 R.E.A. n 841907 C.F. e Reg. Imprese 07124210019 Capitale sociale 1.800.000,00 i.v.
Indice Premessa ai fornitori 3 1. Guida all uso del Codice 4 2. Politiche di condotta 5 Situazioni di conflitto di interesse 5 Insider trading e divieto di uso delle informazioni riservate 5 Corruzione e pagamenti illeciti 5 Prevenzione del riciclaggio di denaro 5 privacy 5 3. Rapporti con l esterno 6 Clienti 6 Istituzioni pubbliche 6 Organizzazioni sindacali 6 Comunità 6 4. Salute, Sicurezza e Ambiente 6 5. Attuazione e Garanzie 7 Appendici A Normativa di riferimento 7 B Interpretazione e segnalazioni di violazioni 7 Pagina 2 di 7
Premessa ai fornitori Manitalidea S.p.A per l estrazione territoriale, le dimensioni e l estensione geografica delle sue attività, svolge un ruolo rilevante rispetto allo sviluppo economico e al benessere delle comunità in cui è presente. La missione è incentrata sulla crescita e sulla creazione di valore, attraverso la fornitura di servizi innovativi per la massima soddisfazione del cliente, nel dovuto rispetto dei legittimi interessi di tutte le categorie di soggetti interessati, delle pratiche di equità, della correttezza nella gestione del rapporto di lavoro, delle norme sulla sicurezza dei lavoratori e nel rispetto delle leggi e delle disposizioni regolamentari applicabili ai suoi diversi settori di attività. Sulla base di tali principi, Manitalidea S.p.A si impegna a una condotta corretta e imparziale. Tutti i rapporti di affari dovranno essere improntati a integrità e lealtà e dovranno essere intrattenuti senza alcun conflitto tra interessi aziendali e personali. Manitalidea Spa, per raggiungere questo obiettivo, richiede ai propri fornitori, nello svolgimento delle loro attività, il rispetto dei più elevati standard di condotta negli affari, come stabilito dalle normative vigenti e nel presente Codice. Pertanto Manitalidea Spa si è dotata di un sistema di qualificazione e valutazione fornitori per il quale Vi viene gentilmente richiesto di accedere all indirizzo web http://intranet.manital.it/alboforniotri che attraverso il percorso guidato Vi permetterà di essere registrati all Albo Fornitori di Manitalidea Spa. La qualificazione sarà ottenuta alla verifica di conformità ai requisiti richiesti dalle norme UNI EN ISO 9001 14001, BS OHSAS 18001 e SA8000, oltre che dalla normativa cogente, che avverrà attraverso la registrazione, la certificata presa visione dei documenti scaricabili dall Albo, la compilazione del questionario ed eventuali audit di seconda parte poste in essere dal personale di Manitalidea presso le Vostre sedi. In quest ottica di miglioramento continuo Vi invitiamo a sviluppare un reale rapporto di partnership condividendo con i referenti della Manitalidea Spa eventuali non conformità rispetto ai requisiti richiesti e relative azioni correttive, oltre che gli indicatori di sostenibilità della Vostra gestione di impresa (emissioni in atmosfera, consumi di acqua, ore di straordinario, assenteismo, eventuali contestazioni al personale dipendente e rispetto dei minimi contrattuali, contribuzione, lavoro infantile e obbligato, prevenzione e protezione sicurezza, discriminazione e libertà di associazione). Nel presente Codice per soggetto interessato si intende un individuo, una comunità o un organizzazione che influisce sulle operazioni dell Azienda o ne subisce le ripercussioni. I soggetti interessati possono essere interni (per esempio i dipendenti) o esterni (per esempio: clienti, fornitori, azionisti, comunità locali). Pagina 3 di 7
1. Guida all uso del Codice di Condotta Fornitori Che cos è il Codice di Condotta Fornitori? Il Codice è un documento approvato dal Consiglio di Amministrazione di Manitalidea S.p.A S.p.A. che definisce i principi di condotta negli affari nonché gli impegni e le responsabilità dei soggetti interessati. Il Codice costituisce il programma per assicurare un efficace prevenzione e rilevazione di violazioni di leggi e di disposizioni regolamentari applicabili all attività. Nel caso le norme vigenti in una particolare giurisdizione fossero più permissive di quelle del Codice, saranno queste ultime a prevalere. Chi sono i destinatari del Codice di Condotta Fornitori? Il Codice si applica ai fornitori e subappaltatori con cui Manitalidea Spa intrattiene rapporti di affari. Dove si applica il Codice di Condotta Fornitori? Il Codice si applica in Italia. Dove è reperibile il Codice di Condotta Fornitori? Il Codice è portato a conoscenza di tutti i soggetti interessati tramite la intranet aziendale o il sito. Può inoltre essere richiesto all Ufficio Risorse Umane o all Ufficio Acquisti. Il Codice può essere modificato? Il Codice è soggetto a revisione da parte del Consiglio di Amministrazione di Manitalidea S.p.a. L attività di revisione tiene conto dei contributi ricevuti da dipendenti e da terzi, così come delle evoluzioni normative e delle più affermate prassi internazionali, nonché dell esperienza acquisita nell applicazione del Codice stesso. Le eventuali modifiche al Codice introdotte a seguito di questa attività di revisione sono pubblicate e rese disponibili con le modalità sopra riportate. Pagina 4 di 7
2. Politiche di condotta Manitalidea S.p.A struttura, gestisce e sviluppa la propria attività imprenditoriale richiedendo a tutti i soggetti destinatari di adeguare i loro comportamenti ai propri valori di condotta negli affari. Tutti i suoi soggetti destinatari perseguiranno la mission aziendale osservando le seguenti politiche: Situazioni di conflitto di interesse Tutte le decisioni e le scelte imprenditoriali prese per conto di Manitalidea S.p.A devono corrispondere al suo migliore interesse. Pertanto i soggetti destinatari devono evitare ogni possibile conflitto di interesse, con particolare riferimento a interessi personali o societari che potrebbero influenzare l indipendenza di giudizio nel decidere quale sia il miglior interesse di Manitalidea S.p.A e il modo più opportuno di perseguirlo. Insider trading e divieto di uso delle informazioni riservate Tutti i fornitori e subappaltatori sono rigorosamente tenuti a osservare le leggi in materia di abuso di informazioni riservate (cosiddetto insider trading) vigenti nella giurisdizione. In particolare, in nessuna circostanza i soggetti interessati devono utilizzare informazioni non di dominio pubblico acquisite in funzione del loro rapporto con Manitalidea S.p.A per negoziare direttamente o indirettamente e per trarne un vantaggio personale, così come per favorire altri terzi. Le informazioni riservate sono sempre trattate con la più rigorosa condotta e per determinare quando informazioni riservate debbano essere rese pubbliche ci si deve attenere alle procedure previste dalle leggi vigenti. Corruzione e pagamenti illeciti Manitalidea S.p.A e gli altri destinatari del Codice Fornitori si impegnano al rispetto dei più elevati standard di integrità, onestà e correttezza in tutti i rapporti all interno e all esterno. Nessun fornitore e subappaltatore deve direttamente o indirettamente accettare, sollecitare, offrire o pagare somme di denaro o altre utilità (inclusi regali o doni, ad eccezione di oggetti commerciali comunemente accettati a livello nazionale) anche a seguito di pressioni illecite. Manitalidea S.p.A non tollera alcun tipo di corruzione nei confronti di pubblici ufficiali, o qualsivoglia altra parte connessa o collegata con pubblici ufficiali, in qualsiasi forma o modo, in qualsiasi giurisdizione interessata, neanche in quelle dove tali attività siano nella pratica ammesse o non perseguite giudizialmente. Per quanto sopra, è vietato offrire omaggi commerciali, regali o altre utilità che possano costituire violazioni di leggi o regolamenti, o siano in contrasto con il Codice, o possano, se resi pubblici, costituire un pregiudizio, anche solo di immagine, a Manitalidea S.p.A. Prevenzione del riciclaggio di denaro I fornitori e subappaltatori non devono mai svolgere o essere coinvolti in attività tali da implicare il riciclaggio (cioè l accettazione o il trattamento) di introiti da attività criminali in qualsivoglia forma o modo. I fornitori e subappaltatori devono sempre ottemperare all applicazione delle leggi antiriciclaggio in qualsiasi giurisdizione competente. Privacy Nell ambito dello svolgimento del suo business, Manitalidea S.p.A raccoglie una quantità significativa di dati personali e di informazioni riservate, che si impegna a trattare in ottemperanza a tutte le leggi in materia di riservatezza e privacy vigenti. A tal fine, Manitalidea S.p.A garantisce un elevato livello di sicurezza nella selezione e nell uso dei propri sistemi di information technology destinati al trattamento di dati personali e di informazioni riservate. Pagina 5 di 7
2. Rapporti con l esterno I fornitori/subappaltatori sono tenuti a intrattenere e sviluppare i propri rapporti con tutte le categorie di soggetti interessati agendo in buona fede, con lealtà, correttezza, trasparenza e con il dovuto rispetto per i valori essenziali di Manitalidea S.p.A. Clienti Manitalidea S.p.A persegue l obiettivo di soddisfare pienamente le aspettative del cliente e ritiene essenziale che questi ultimi siano sempre trattati in modo corretto e onesto. Pertanto, esige dai propri fornitori/subappaltatori che ogni rapporto e contatto con la clientela sia improntato a onestà, correttezza professionale e trasparenza. Istituzioni pubbliche I rapporti con le istituzioni pubbliche devono essere gestiti con la massima integrità tale da non porre in atto comportamenti finalizzati ad acquisire indebiti vantaggi per Manitalidea S.p.A. Manitalidea S.p.A agisce in piena collaborazione con organismi normativi e governativi nel contesto del loro legittimo ambito di attività. Qualora un istituzione pubblica sia cliente di Manitalidea S.p.A, i fornitori e/o subappaltatori interessati devono agire nel rigoroso rispetto delle leggi e norme che regolano la vendita di beni e/o servizi a quella particolare istituzione pubblica. Organizzazioni sindacali Si richiede a fornitori e/o subappaltatori il rispetto delle relazioni con le organizzazioni sindacali e loro rappresentanti improntato ai più elevati principi di trasparenza, correttezza e libertà di associazione. Comunità Conformemente alle fondamentali Convenzioni dell Organizzazione Internazionale del Lavoro (O.I.L.), Manitalidea S.p.A richiede ai Suoi fornitori e/o subappaltatori di non impiegare lavoro minorile, ovvero persone di età inferiore a quella stabilita per l avviamento al lavoro dalle normative del luogo in cui la prestazione lavorativa è eseguita e, in ogni caso, di età inferiore a quindici anni, fatte salve le eccezioni espressamente previste dalle convenzioni internazionali ed eventualmente dalla legislazione locale. I fornitori e/o subappaltatori si impegnano a non instaurare rapporti d affari con fornitori che impieghino lavoro minorile, come sopra definito. 3. Salute, sicurezza e ambiente Manitalidea S.p.A non accetta alcun compromesso nel campo della tutela della salute e della sicurezza dei lavoratori sul posto di lavoro. Ogni fornitore e/o subappaltatore di Manitalidea S.p.A non deve porre i dipendenti di fronte a rischi inutili che possano provocare danni alla loro salute o incolumità fisica. Manitalidea S.p.A persegue l obiettivo di garantire una gestione efficace di salute, sicurezza e ambiente, che considera fattori decisivi per il suo successo. Tutti coloro che lavorano per Manitalidea S.p.A sono responsabili della buona gestione di salute, sicurezza e ambiente. Manitalidea S.p.A adotta un efficace sistema di gestione ambientale che ottempera a tutte le normative nazionali e internazionali in materia. Questi sono i principi fondamentali a cui si ispira e per i quali richiede ai propri fornitori e/o subappaltatori di allinearsi: cercare il miglioramento continuo dell'impegno per l'ambiente, mirando sempre alla prevenzione dell'inquinamento; ottimizzare costantemente l impiego delle risorse; promuovere la sensibilizzazione ed il coinvolgimento dei propri lavoratori, appaltatori, fornitori;; effettuare ricerca continua di prodotti / attrezzature / impianti innovativi in termini di eco-efficienza. Pagina 6 di 7
4. Attuazione e garanzie Manitalidea S.p.A è impegnata al raggiungimento dei più elevati standard di best practice relativamente alle sue responsabilità morali, sociali e di business nei confronti dei soggetti interessati. Il Codice definisce le aspettative di Manitalidea S.p.A nei confronti delle persone che ne fanno parte e le responsabilità di cui queste devono farsi carico per comportamenti coerenti. I fornitori e/o subappaltatori di Manitalidea Spa hanno la responsabilità di far sì che tali aspettative siano messe in pratica. Manitalidea S.p.A incoraggia i fornitori e/o subappaltatori a rivolgersi ai propri referenti di riferimento in ogni situazione inerente al Codice in cui essi possano essere in dubbio su quale sia il comportamento più appropriato. A tutte le richieste di chiarimenti viene data una tempestiva risposta senza che vi sia per il soggetto interessato alcun rischio di subire qualsiasi forma, anche indiretta, di ritorsione. Le violazioni del Codice possono determinare la cessazione del rapporto con Manitalidea S.p.A con le conseguenze contrattuali e di legge rispetto al contratto previste dalle norme vigenti. Il Responsabile del Sistema di Gestione Integrato in collaborazione con i Responsabili degli specifici schemi e con il supporto del Responsabile Acquisti, ha la facoltà di condurre periodiche attività di auditing presso le sedi dei fornitori e/o subappaltatori. Appendici Appendice A Normativa di riferimento Convenzione ILO 138 e raccomandazione 146 Convenzione ILO 29-105 D. Lgs 81/2008 e smi Convenzione ILO 155 e raccomandazione 164 Convenzione ILO 87 98 Convenzione ILO 100 111 e 159 Procedure disciplinari Statuto dei Lavoratori Dichiarazione Universale dei diritti umani Contrattazione collettiva nazionale Appendice B Interpretazione e segnalazioni di violazioni Per quesiti relativi a specifiche norme, per chiarimenti sul Codice o per segnalare una violazione (o presunta) i fornitori e/o subappaltatori sono invitati a contattare l Ufficio HR Funzione Sistema Gestione Integrata. Pagina 7 di 7