UTILIZZO DELL AUDITORIUM DI CORSO INGHILTERRA. INDIRIZZI OPERATIVI SPERIMENTALI INDICE Art. 1 - Oggetto Art. 2 - Principi Generali Art. 3 - Modalità di richiesta di utilizzo Art. 4 - Capienza Art. 5 - Fasce orarie di utilizzo Art. 6 Altri usi dell Auditorium e divieti Art. 7 - Contribuzione a carico dell utenza Art. 8 - Spazio mostre Modello di richiesta di utilizzo 1
Art. 1 - OGGETTO Con il presente documento si intende disciplinare in via sperimentale l utilizzo della Sala Auditorium al II piano del palazzo provinciale di Corso Inghilterra. Art. 2 PRINCIPI GENERALI La Sala Auditorium può essere destinata prioritariamente ad attività istituzionali di tipo convegnistico della Provincia di Torino. ART. 3 MODALITA DI RICHIESTA DI UTILIZZO L utilizzo dell Auditorium può avvenire subordinatamente al parere favorevole dell Ufficio di Presidenza della Provincia, cui andrà rivolta specifica richiesta scritta, secondo il modulo allegato, scaricabile mediante il sito internet della Provincia. La richiesta di utilizzo, sottoscritta dal responsabile organizzativo dell evento, dovrà contenere: - una descrizione dettagliata dell evento - l indicazione dell orario di utilizzo - il numero previsto dei partecipanti - i relatori - gli strumenti ed i servizi di supporto richiesti La richiesta di utilizzo dell Auditorium dovrà pervenire all Ufficio di Presidenza della Giunta almeno 45 giorni prima della data dell evento e comunque non oltre 4 mesi prima. L Ufficio di Presidenza della Giunta, entro 10 giorni dalla presentazione della richiesta, esprime il proprio parere sulla richiesta, e ne invia copia corredata di bollettino, oltre che al soggetto organizzatore, anche all Ufficio Organizzazione Eventi ed alla Direzione dell Area Patrimonio per i seguenti servizi di supporto: - pulizia - vigilanza - supporto audio-video - informazione su norme di sicurezza - supporto informativo L organizzatore, durante l evento, è tenuto a dare puntuale applicazione alle prescrizioni in materia di sicurezza impartite dal coordinatore dell emergenza presente in sala. Art. 4 CAPIENZA L Auditorium ha la capienza massima individuata a cura dei competenti uffici tecnici provinciali (attualmente di n. 317 persone). Ai fini del rispetto delle norme di sicurezza tale capienza non può essere in alcun modo superata. Art. 5 FASCE ORARIE DI UTILIZZO L uso delle sale viene normalmente concesso nel rispetto degli orari di apertura delle sedi provinciali. Qualsiasi utilizzo che comporti un prolungamento di tali fasce orarie deve essere espressamente autorizzato. 2
ART. 6 ALTRI USI DELL AUDITORIUM E DIVIETI La Sala Auditorium deve essere destinata prioritariamente ad attività istituzionali di tipo convegnistico promosse ed organizzate dall Ente. Tuttavia la Provincia, qualora ne valuti l opportunità, può mettere a disposizione l Auditorium anche a soggetti esterni che organizzino iniziative ritenute meritevoli, in specie se patrocinate dall Ente. Attività convegnistiche organizzate da soggetti esterni all Ente (quali altri enti pubblici, associazioni e istituzioni di vario tipo pubbliche o private, non direttamente collegate all Amministrazione Provinciale) potranno essere autorizzate, previa valutazione discrezionale del loro contenuto e modalità. E fatto divieto di utilizzi legati ad attività partitiche o propagandistiche, anche se in qualche modo attinenti ad attività istituzionali della Provincia. In particolare, viste le norme restrittive della comunicazione durante i periodi di propaganda elettorale o referendaria, è fatto divieto di utilizzare tali spazi se non per iniziative di carattere istituzionale promosse ed organizzate dalla Provincia. Verrà valutata di volta in volta l ammissibilità dell utilizzo per attività sponsorizzate o di natura, direttamente o indirettamente, commerciale. ART. 7 CONTRIBUZIONE A CARICO DELL UTENZA E previsto il pagamento di una contribuzione a carico dei soggetti organizzatori degli enti presso l Auditorium provinciale, sia interni che esterni all Ente, stabilito come segue: - eventi organizzati da soggetti esterni con patrocinio provinciale: Euro 750,00 per intera giornata (ore 8-18) Euro 550,00 per mezza giornata (5 ore) Per la giornata del sabato l utilizzo ordinario è previsto in mezza giornata dalle ore Euro 550,00 è aumentato ad Euro 690,00. - eventi organizzati da soggetti esterni con sponsorizzazioni: Euro 2.000,00 per intera giornata (ore 8-18) Euro 1.500,00 per mezza giornata (5 ore) Per la giornata del sabato l utilizzo ordinario è previsto in mezza giornata dalle ore Euro 1.500,00 è aumentato del 25%. In tali casi la Provincia si riserva di valutare la concessione in uso dell Auditorium, concordandone le modalità con gli organizzatori, ivi comprese l eventuale esposizione di marchi o altri strumenti di sponsorizzazione. - eventi organizzati da soggetti esterni, senza sponsor e senza patrocinio provinciale: Euro 1.500,00 per intera giornata (ore 8-18) Euro 1.100,00 per mezza giornata (5 ore) 3
Per la giornata del sabato l utilizzo ordinario è previsto in mezza giornata dalle ore Euro 1.100,00 è aumentato del 25%. Per quanto concerne eventi organizzati da soggetti esterni per il sabato pomeriggio o sabato intera giornata e per la domenica verrà valutata caso per caso l ammissibilità dell utilizzo e l ammontare del rimborso spese, necessariamente maggiorato rispetto agli importi sopra previsti. Per quanto concerne gli importi sopra indicati quale contribuzione dell utenza comprendono: - microfoni tavolo relatori e un microfono gelato - PC da tavolo - audio sala - un videoproiettore - un lettore DVD e un lettore VHS - servizio internet Wi- fi - una hostess - un tecnico sala regia - n. 6 video schermi da 42 pollici - n. 3 persone dipendenti dell Ente per assistenza sala ed accoglienza - n. 2 persone dell Ente addette al coordinamento ed alla sicurezza - presidi tecnici (elettrico e meccanico) - pulizie prima e dopo l evento ed un addetto al presidio per le pulizie durante l evento - area guardaroba attrezzata - area banconi per la registrazione dei partecipanti - area buffet Agli importi delle contribuzioni sopra indicati dovrà essere aggiunta l IVA al 20%. I servizi del bar (ivi compresi il catering) sito al II piano della sede provinciale di Corso Inghilterra, e gestito da ditta esterna, potranno essere richiesti a pagamento dagli organizzatori dell evento previo accordo diretto con la ditta medesima. Eventuali rinfreschi e servizi aggiuntivi (quali ad es. collegamento Internet, servizio streaming, videoconferenza ecc ) non sono compresi nei rimborsi sopra indicati. Le contribuzioni dovranno essere versate dai soggetti esterni alla Provincia almeno 5 giorni prima della data dell evento. ART. 8 SPAZIO MOSTRE Lo spazio al I piano del palazzo di C.so Inghilterra, pari a circa 250 metri quadrati, utilizzabile normalmente per i servizi di catering, potrà eventualmente anche essere concesso a soggetti esterni per l allestimento di mostre, compatibilmente con le altre esigenze istituzionali. In tal caso è previsto il pagamento di una contribuzione a carico dei soggetti organizzatori di Euro 300,00, esclusa IVA al 20%, a giornata dal lunedì al venerdì. 4
MARCA DA BOLLO DA EURO 16,00 Richiesta di utilizzo Auditorium del palazzo di Corso Inghilterra n. 7 Al Presidente della Provincia di Torino Il sottoscritto Sig.,nato a il, in qualità di dell Ente/Associazione/Società (C.F./P.IVA..), con sede legale in - Via n., con la presente RIVOLGE ISTANZA Per l utilizzo dell Auditorium sito al II piano del Palazzo della Provincia di Torino di Corso Inghilterra n. 7 per lo svolgimento del, qui di seguito descritto: A tal fine DICHIARA 1) che l utilizzo avverrà nei giorni dalle ore alle ore ; 2) che il numero di partecipanti previsto è di ; 3) che i relatori previsti sono: 4) di aver necessità di ulteriori strumenti : Al fine di ottenere il permesso all utilizzo della sala richiesta SI IMPEGNA A versare la somma che verrà richiesta dall Amministrazione provinciale quale contribuzione sul conto corrente bancario n. 3233854 intestato a AMMINISTRAZIONE PROVINCIA DI TORINO presso Unicredit Banca Agenzia 054 di Via Bogino n. 12/b- Torino ABI 2008 CAB 1051 IBAN IT54F0200801051000003233854 BIC UNCRITB1AF4 OPPURE SUL C.C. POSTALE n. 216101 INTESTATO A PROVINCIA DI TORINO, indicando quale CAUSALE: CONTRIBUZIONE PER UTILIZZO AUDITORIUM EVENTO RELATIVO A DEL -_(data) e a sostenere le spese dei servizi non comprese nella contribuzione, in particolare:.. Torino, lì 5